Informazioni su Volta One:
- Agenzia digitale;
- 30 persone nel team;
- 3 anni sul mercato;
- Worksection è stato utilizzato sin dall’inizio dell’azienda.
- Clienti: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC ecc.
Perché Worksection
Volta One opera già da 3 anni. Forniamo servizi in Produzione Digitale e marketing sui social media. Collaboriamo principalmente con clienti aziendali — Uber, AB InBev, L’Oreal e i loro marchi, come Bud, Staropramen, Maybelline New York ecc. Ci occupiamo anche di startup che diffondono i loro prodotti sul mercato internazionale.
Il problema della maggior parte dei gestori di attività è che sono personalizzati per le aziende IT, risultando mal adattati alla realtà quotidiana di un’agenzia digitale.
La questione di organizzare il processo lavorativo è emersa sin dal primo giorno di esistenza dell’azienda. Abbiamo provato Trello, Asana e altri gestori di attività. Il problema di tali sistemi è che sono mal adattati alla realtà quotidiana di un’agenzia digitale. La maggior parte di essi è personalizzata per aziende IT con processi interni specifici.
Come lo abbiamo lanciato
Certo, siamo stati assistiti nell’adozione di Worksection: abbiamo ricevuto consigli, spiegazioni e formazione. È fondamentale che gli sviluppatori del prodotto consultino i loro clienti, li ascoltino e li aiutino a trovare risposte a domande che possono sorgere nel lavoro. Tale supporto personale è molto importante.
Ora Worksection è lo strumento base delle attività operative dell’azienda. In Worksection, impostiamo compiti, pianifichiamo progetti, calcoliamo il tempo consumato. Ogni membro del team che chiede “cosa devo fare oggi?” trova risposta in Worksection.
Senxa questo sistema, l’azienda continuerebbe a lavorare, ma richiederebbe molte più risorse per la gestione quotidiana. Dovremmo impiegare persone per compensare la funzione attualmente svolta da Worksection, oppure affiggere lavagne con compiti scritti in giro per l’ufficio.
Ora Worksection è il principale strumento nelle attività operative dell’azienda
Cosa utilizziamo
Noi utilizziamo quasi tutte le funzionalità di Worksection, tranne per la memorizzazione di file. I project manager usano il diagramma di Gantt. Questo consente loro di pianificare le risorse dell’azienda in modo flessibile, di comprendere come i progetti si collegano e di assicurarsi che non si sovrappongano.
Diagramma di Gantt in Worksection
Abbiamo avuto esperimenti di collegamento di clienti a Worksection, ma non ha preso piede. Nel nostro caso, il responsabile dell’account trasmette al cliente ciò che è necessario.
I principali rapporti utilizzati da noi coprono il tempo consumato e la sua distribuzione per progetti. Così, noi
valutiamo le prestazioni dell’intera azienda e di ogni dipendente.
Rapporti in Worksection
Il modo in cui lo usiamo
All’inizio, abbiamo utilizzato Worksection nel modo in cui era concepito dagli sviluppatori, secondo i consigli dei suoi autori. Non tutto è andato liscio. Era difficile gestire un’ampia gamma di compiti, e potevamo gestire 20 – 30 progetti simultaneamente. Dovevamo controllarli continuamente a tutti i livelli – alta direzione, media direzione ed esecutori.
Quando è stato introdotto il kanban di Worksection, questi problemi si sono risolti. Abbiamo potuto rappresentare completamente la struttura di gestione dell’azienda, così come la struttura di gestione dei progetti. “Kanban” ha consentito a ciascun gruppo di ottenere ciò che era necessario.
Ad un certo punto, ci siamo resi conto che la forza di questo strumento è la personalizzazione, e abbiamo deciso di modificare Worksection per adattarlo alle nostre esigenze.
Versione personalizzata
La nostra prima soluzione non ovvia è stata quella di rinunciare a gestire progetti nella sezione “Progetti”. Il nostro progetto tipico prende la forma di un compito con sotto-compiti.
Dividiamo i nostri progetti in esterni e interni. La vista di base utilizzata da noi è “kanban”
con un flusso di lavoro predefinito, stati e etichette che guidano il progetto. Ogni bacheca rappresenta un
dipartimento composto da designer, copywriter, sviluppatori e manager di marketing. Ci sono
anche bacheche relative allo stato del progetto, come “documenti” e “registro generale dei progetti”.
Ogni nostro progetto inizia nella sezione Prossimi. Lo pianifichiamo e realizziamo come deve decollare, il modo in cui gestirlo. Poi il progetto entra nella bacheca del dipartimento corrispondente. Il project manager è responsabile di tutto ciò che accade all’interno del progetto. Vede tutti i compiti, la loro sequenza e coerenza, così come le scadenze e le priorità per gli utenti finali. Gli esecutori finali, a loro volta, vedono il loro carico e le priorità dei compiti semplicemente cliccando sulle loro foto. Anche la direzione può monitorare tutti i progetti.
Qual è il vantaggio di tale sistema? Ogni dipendente dell’azienda comprende cosa deve fare ora e a breve. L’esecutore può ottenere compiti da diversi project manager, e coordina anche le priorità nell’esecuzione delle attività con i PM. Durante i nostri incontri settimanali, impostiamo priorità globali.
Stati e etichette
Abbiamo sviluppato stati per i processi che si svolgono realmente nella nostra azienda. Ad esempio, il dipartimento di produzione video ha i propri processi lavorativi ed etichette. Possono personalizzare il flusso di lavoro “per loro stessi”, per adattarlo alla loro realtà. Questa è una caratteristica unica di Worksection che non abbiamo visto in altri sistemi.
Etichette in Worksection
- Le etichette sono un aspetto importante delle possibilità funzionali di Worksection. Aiutano a identificare il tipo di progetto.
- Puoi anche usare le etichette per indicare lo stato del compito.
le persone sono la risorsa principale
Adattato per il Digitale
Il nostro modello di lavoro in Worksection potrebbe essere utilizzato in qualsiasi agenzia digitale che gestisce molti progetti. Se diversi decine di progetti – interni, esterni, sospesi o forse in attesa — è molto difficile gestirli. È addirittura impossibile valutare cosa stia succedendo.
Possiamo gestire circa 20 progetti simultaneamente. Grazie a Worksection, quattro project manager affrontano tale volume. Worksection si adatta a tutti i tipi di attività dove le persone sono la risorsa principale. Si tratta di aziende di produzione, agenzie digitali, studi di architettura forse.
Per gestire progetti e persone in modo efficiente, è necessario uno strumento adeguato. Worksection è proprio un tale strumento.