O Volta One:
- Agencja cyfrowa;
- 30 osób w zespole;
- 3 lata na rynku;
- Worksection jest używane od początku istnienia firmy.
- Klienci: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC itd.
Dlaczego Worksection
Volta One działa już od 3 lat. Świadczymy usługi w zakresie produkcji cyfrowej i marketingu w mediach społecznościowych. Głównie współpracujemy z klientami korporacyjnymi — Uber, AB InBev, L’Oreal oraz ich markami, takimi jak Bud, Staropramen, Maybelline New York itd. Zajmujemy się również startupami, które rozprzestrzeniają swoje produkty na rynkach międzynarodowych.
Problemy większości menedżerów zadań polegają na tym, że są dostosowane do firm IT, a źle dostosowane do codziennych realiów agencji cyfrowej.
Problem zorganizowania procesu pracy pojawił się od pierwszego dnia istnienia firmy. Próbowaliśmy Trello, Asany i innych menedżerów zadań. Problem takich systemów polega na tym, że są źle dostosowane do codziennych realiów agencji cyfrowej. Większość z nich jest ukierunkowana na firmy IT z określonymi procesami wewnętrznymi.
Jak to uruchomiliśmy
Oczywiście, przy adoptowaniu Worksection mieliśmy wsparcie: otrzymaliśmy porady, wyjaśnienia i szkolenie. Jest istotne, by programiści produktu konsultowali się z klientami, słuchali ich i pomogli znaleźć odpowiedzi na pytania, które mogą powstać w pracy. Takie osobiste wsparcie jest bardzo ważne.
Teraz Worksection jest podstawowym narzędziem operacyjnym firmy. W Worksection ustalamy zadania, planujemy projekty, obliczamy zużyty czas. Każdy członek zespołu pytający „co mam robić dzisiaj?” znajduje odpowiedź w Worksection.
Bez tego systemu firma nadal by działała, ale wymagałaby znacznie większych zasobów do codziennego zarządzania. Musielibyśmy zatrudnić ludzi, aby zrekompensować funkcję, którą obecnie pełni Worksection, lub powiesić tablice z zadaniami w biurze.
Teraz Worksection jest głównym narzędziem w operacyjnych działaniach firmy
Co wykorzystujemy
wykorzystujemy prawie wszystkie funkcje Worksection, z wyjątkiem przechowywania plików. Kierownicy projektów używają wykresu Gantta. Umożliwia im to elastyczne planowanie zasobów firmy, zrozumienie, jak projekty się łączą, oraz upewnienie się, że się nie nakładają.
Wykres Gantta w Worksection
Mieliśmy eksperymenty z łączeniem klientów z Worksection, ale nie przyjęły się. W naszym przypadku menedżer konta przekazuje klientowi, co jest potrzebne.
Główne raporty używane przez nas obejmują czas zużyty i jego rozkład według projektów. W ten sposób
oceniamy wyniki całej firmy i każdego pracownika.
Raporty w Worksection
Jak to używamy
Początkowo używaliśmy Worksection w sposób, w jaki został zaprojektowany przez deweloperów, zgodnie z poradami jego autorów. Nie wszystko działało sprawnie. Trudno było zarządzać tak dużą liczbą zadań, a mogliśmy obsługiwać 20 – 30 projektów jednocześnie. Musieliśmy kontrolować je bez przerwy na wszystkich poziomach – zarządzie, średnim zarządzie i wykonawcach.
Wprowadzenie kanbana w Worksection rozwiązało te problemy. Mogliśmy w pełni przedstawić strukturę zarządzania firmy, a także strukturę zarządzania projektami. „Kanban” umożliwił każdej grupie uzyskanie tego, co było potrzebne.
W pewnym momencie zdaliśmy sobie sprawę, że moc tego narzędzia tkwi w dostosowaniu, i postanowiliśmy zmodyfikować Worksection, aby dostosować go do naszych potrzeb.
Wersja dostosowana
Naszym pierwszym i nieoczywistym rozwiązaniem było zrezygnowanie z obsługi projektów w sekcji „Projekty”. Nasz typowy projekt ma formę zadania z podzadaniami.
Dzielimy nasze projekty na zewnętrzne i wewnętrzne. Podstawowy widok używany przez nas to “kanban”
z predefiniowanym przepływem pracy, statusami i etykietami kierującymi projektem. Każda tablica reprezentuje
dział składający się z projektantów, copywriterów, deweloperów i menedżerów marketingu. Istnieją
również tablice związane ze statusem projektu, takie jak „dokumenty” i „ogólny rejestr projektów”.
Każdy nasz projekt zaczyna się w sekcji Nadchodzące. Planujemy go i realizujemy, jak ma się rozwijać, jak go obsługiwać. Potem projekt trafia do tablicy odpowiedniego działu. Menedżer projektu odpowiada za wszystko, co dzieje się w ramach projektu. Widzi wszystkie zadania, ich kolejność i spójność, jak również terminy i priorytety dla użytkowników końcowych. Wykonawcy, z kolei, widzą swoje obciążenie i priorytety zadań, po prostu klikając na swoje zdjęcia. Wyższy zarząd może również monitorować wszystkie projekty.
Co jest wygodne w takim systemie? Każdy pracownik firmy rozumie, co ma do zrobienia teraz i w najbliższym czasie. Wykonawca może otrzymać zadania od różnych kierowników projektów, a także koordynuje priorytety w realizacji zadań z PM-ami. Na naszych cotygodniowych spotkaniach ustalamy globalne priorytety.
Statusy i etykiety
Opracowaliśmy statusy dla procesów, które rzeczywiście odbywają się w naszej firmie. Na przykład dział produkcji wideo ma swoje własne procesy robocze i etykiety. Mogą dostosować przepływ pracy „dla siebie”, aby dostosować go do swojej rzeczywistości. To unikalna cecha Worksection, której nie widzieliśmy w innych systemach.
Etykiety w Worksection
- Etykiety są ważnym aspektem funkcjonalnych możliwości Worksection. Pomagają we wskazaniu rodzaju projektu.
- Możesz także używać etykiet do oznaczania statusu zadania.
ludzie są głównym zasobem
Dostosowane do cyfrowych
Nasz model pracy w Worksection może być używany w każdej agencji cyfrowej, która obsługuje wiele projektów. Jeśli kilka dziesiątek projektów – wewnętrznych, zewnętrznych, wstrzymanych lub może oczekujących – jest bardzo trudno nimi zarządzać. A nawet niemożliwe, aby ocenić, co się dzieje.
Możemy obsługiwać około 20 projektów jednocześnie. Dzięki Worksection czterech kierowników projektów radzi sobie z takim zakresem. Worksection będzie odpowiedni dla wszystkich rodzajów biznesów, w których ludzie są głównym zasobem. Są to firmy produkcyjne, agencje cyfrowe, biura architektoniczne, być może.
Aby skutecznie zarządzać projektami i ludźmi, potrzebne jest odpowiednie narzędzie. Worksection jest właśnie takim narzędziem.