À propos de Volta One:
- Agence numérique;
- 30 personnes dans l’équipe;
- 3 ans sur le marché;
- Worksection est utilisé depuis le début de l’entreprise.
- Clients : Uber, L’Oréal, Garnier, AB InBev, KFC, etc.
Pourquoi Worksection
Volta One fonctionne déjà depuis 3 ans. Nous fournissons des services en Production Digitale et marketing sur les réseaux sociaux. Nous coopérons principalement avec des clients d’entreprise — Uber, AB InBev, L’Oréal et leurs marques, telles que Bud, Staropramen, Maybelline New York, etc. Nous aidons également les startups à diffuser leurs produits sur le marché international.
Le problème de la plupart des gestionnaires de tâches est qu’ils sont adaptés aux entreprises informatiques, et mal réglés pour les réalités quotidiennes d’une agence numérique.
Le problème d’organisation du processus de travail est apparu dès le premier jour de l’existence de l’entreprise. Nous avons essayé Trello, Asana et d’autres gestionnaires de tâches. Le problème de ces systèmes est qu’ils sont mal adaptés aux réalités quotidiennes d’une agence numérique. La plupart d’entre eux sont conçus pour des entreprises informatiques avec des processus internes spécifiques.
Comment nous l’avons lancé
Bien sûr, nous avons été aidés pour adopter Worksection : nous avons reçu des conseils, des explications et une formation. Il est essentiel que les développeurs de produits consultent leurs clients, les écoutent et les aident à trouver des réponses aux questions qui peuvent surgir dans le travail. Un tel soutien personnel est très important.
Maintenant, Worksection est l’outil de base des activités opérationnelles de l’entreprise. Dans Worksection, nous définissons des tâches, planifions des projets, calculons le temps consommé. Chaque membre de l’équipe qui demande « que dois-je faire aujourd’hui ? » trouve une réponse dans Worksection.
Sans ce système, l’entreprise continuerait à fonctionner, mais cela nécessiterait beaucoup plus de ressources pour la gestion quotidienne. Nous devrions embaucher des personnes pour compenser la fonction actuellement remplie par Worksection, ou accrocher des tableaux avec les tâches dans le bureau.
Maintenant, Worksection est l’outil principal dans les activités opérationnelles de l’entreprise
Ce que nous utilisons
Nous utilisons presque toutes les fonctionnalités de Worksection, sauf pour le stockage de fichiers. Les chefs de projet utilisent le diagramme de Gantt. Cela leur permet de planifier les ressources de l’entreprise de manière flexible, de comprendre comment les projets se relient entre eux, et de s’assurer qu’ils né se chevauchent pas.
Diagramme de Gantt dans Worksection
Nous avons eu des expériences de connexion des clients à Worksection, mais cela n’a pas pris racine. Dans notre cas, le gestionnaire de compte transmet au client ce dont il a besoin.
Les principaux rapports que nous utilisons couvrent le temps consommé et sa répartition par projets. Ainsi, nous
évaluons la performance de l’ensemble de l’entreprise et de chaque employé.
Rapports dans Worksection
La façon dont nous l’utilisons
Au début, nous avons utilisé Worksection de la manière dont il avait été conçu par les développeurs, selon les conseils de ses auteurs. Tout né s’est pas bien passé. Il était difficile de gérer une telle vaste gamme de tâches, et nous pouvions gérer 20 – 30 projets simultanément. Nous devions les contrôler en continu à tous les niveaux — gestion supérieure, gestion intermédiaire et exécutants.
Lorsque le kanban de Worksection a été introduit, ces problèmes ont été résolus. Nous pouvions pleinement représenter la structure de gestion de l’entreprise, ainsi que la structure de gestion des projets. Le “Kanban” a permis à chaque groupe d’obtenir ce dont il avait besoin.
À un certain moment, nous avons réalisé que la puissance de cet outil réside dans la personnalisation, et nous avons décidé de modifier Worksection pour répondre à nos besoins.
Version personnalisée
Notre première solution non évidente a été de renoncer à la gestion des projets dans la section « Projets ». Notre projet typique prend la forme d’une tâche avec des sous-tâches.
Nous divisons nos projets en externes et internes. La vue de base que nous utilisons est « kanban »
avec un flux de travail préconçu, des statuts et des étiquettes guidant le projet. Chaque tableau représente un
département composé de designers, rédacteurs, développeurs et chefs de marketing. Il y a aussi
des tableaux liés à l’état du projet, tels que « documents » et « registre général des projets ».
Chaque projet commence dans la section À venir. Nous le planifions et réalisons la manière dont il doit décoller, la façon de le gérer. Ensuite, le projet entre dans le tableau du département concerné. Le chef de projet est responsable de tout ce qui se passé au sein du projet. Il consulte toutes les tâches, leur séquence et cohérence, ainsi que les délais et priorités pour les utilisateurs finaux. Les exécuteurs, quant à eux, voient leur charge de travail et les priorités des tâches en cliquant simplement sur leurs photos. La direction peut également surveiller tous les projets.
Qu’est-ce qui est pratique dans un tel système ? Chaque employé de l’entreprise comprend ce qu’il/elle doit faire maintenant et bientôt. L’exécutant peut obtenir des tâches de différents chefs de projet, et il coordonne également les priorités dans l’exécution des tâches avec les PM. Lors de nos réunions hebdomadaires, nous établissons des priorités globales.
Statuts et étiquettes
Nous avons développé des statuts pour les processus qui se déroulent réellement dans notre entreprise. Par exemple, le département de production vidéo a ses propres processus de travail et étiquettes. Ils peuvent personnaliser le flux de travail “pour eux-mêmes”, pour l’adapter à leur réalité. C’est une caractéristique unique de Worksection que nous n’avons pas rencontrée dans d’autres systèmes.
Étiquettes dans Worksection
- Les étiquettes sont un aspect important des possibilités fonctionnelles de Worksection. Elles aident à identifier le type de projet.
- Vous pouvez également utiliser des étiquettes pour indiquer le statut de la tâche.
les gens sont la principale ressource
Conçu pour le numérique
Notre modèle de travail dans Worksection pourrait être utilisé dans n’importe quelle agence numérique qui gère de nombreux projets. Si plusieurs dizaines de projets — internes, externes, suspendus ou peut-être en attente — il est très difficile de les gérer. Il est même impossible d’évaluer ce qui se passé.
Nous pouvons gérer environ 20 projets simultanément. Grâce à Worksection, quatre chefs de projet s’attaquent à ce volume. Worksection s’adaptera à tous les types d’entreprises où les gens sont la principale ressource. Ce sont des entreprises de production, des agences numériques, des bureaux d’architecture peut-être.
Pour gérer efficacement les projets et les personnes, un outil adéquat est nécessaire. Worksection est précisément ce genre d’outil.