Про компанію Volta One:
- Digital агентство.
- 30 осіб у команді.
- 3 роки на ринку.
- Зі старту користуються Worksection.
- Клієнти: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC и другие.
Відео версія як завжди на нашому Youtube Worksection
Чому Worksection
Компанія Volta One працює вже 3 роки. Послуги, які ми надаємо — це Digital Production і маркетинг соціальних мереж. Співпрацюємо здебільшого з корпоративними клієнтами — Uber, AB InBev, L’Oreal — та їхніми брендами: Bud, Staropramen, Maybelline New York та іншими. Також працюємо зі стартапами, які виводять свої продукти на міжнародний ринок.
Проблема більшості task-менеджерів у тому, що вони заточені під IT-компанії і погано пристосовані для реалій роботи digital-агентства
Питання організації робочого процесу виникло з першого дня існування компанії. Ми пробували Trello, Asana, інші task-менеджери. Проблема подібних систем у тому, що вони погано пристосовані для реалій роботи digital-агентства. Більшість із них заточені під IT-компанії зі специфічними внутрішніми процесами.
Worksection хороший тим, що дає можливість
налаштувати роботу під свої потреби
Як запускали
Звичайно, нам допомагали впроваджувати Worksection: консультували, пояснювали, проводили тренінг. Це важливий момент, коли розробники продукту консультують своїх клієнтів, чують їх, допомагають відповісти на запитання, які можуть виникати під час роботи. Така персональна підтримка дуже важлива.
Зараз Worksection — основний інструмент операційної роботи компанії. У ньому ми ставимо завдання, плануємо проєкти, рахуємо витрачений час. Кожен співробітник на запитання “що я сьогодні роблю?” знаходить відповідь у Worksection.
Якщо прибрати цю систему, робота компанії не зупинилася б, але знадобилося б набагато більше ресурсів на щоденний менеджмент. Довелося б функцію, яку зараз виконує Worksection, компенсувати людьми. Або обвісити весь офіс дошками і обписати їх завданнями.
Зараз Worksection — основний інструмент операційної роботи компанії
Що використовуємо
Ми використовуємо майже весь функціонал Worksection за винятком зберігання файлів. Проджект-менеджери користуються діаграмою Ганта. Вона дає змогу гнучко планувати ресурси компанії, розуміти, як проєкти стикуються між собою, чи немає накладок.
Діаграма Ганта Worksection
У нас були експерименти з додавання в Worksection клієнтів, але це не прижилося. У нашому випадку акаунт-менеджер доносить усе, що потрібно клієнту.
Основні звіти, якими користуємося, — це витрачений час і його розподіл за проєктами. Так ми оцінюємо ефективність роботи всієї компанії і кожного співробітника.
Звіти Worksection
Як використовуємо
Спочатку ми використовували Worksection так, як він був задуманий розробниками, згідно з рекомендаціями його авторів. Не все йшло гладко. Було складно керувати великою кількістю завдань, а в нас у роботі може бути 20 – 30 проєктів одночасно. Потрібно було постійно контролювати їх на всіх рівнях — топ-менеджменту, менеджменту середньої ланки, виконавців.
Із впровадженням у Worksection “канбана” ці проблеми вирішилися. Ми змогли повністю відобразити структуру управління компанії та структуру ведення проєктів. “Канбан” дозволив кожній групі отримувати потрібне.
У певний момент ми зрозуміли, що сила цього інструменту — у кастомізації, і вирішили змінити Worksection під свої потреби
Кастом-версія
Перше і неочевидне рішення — ми відмовилися від ведення проєктів у розділі “проєкти”. У нас проєкт — це завдання з підзавданнями.
Наші проєкти ми ділимо на зовнішні та внутрішні. Основний вид, яким користуємося, — “канбан” із заздалегідь побудованим workflow, статусами і мітками, за якими рухається проєкт. Кожна дошка — це відділ: дизайнери, копірайтери, розробники, маркетологи. Також є дошки, пов’язані зі статусом проєкту: “документи”, “загальний реєстр проєктів”.
Кожен наш проєкт стартує в розділі Upcoming. Ми його плануємо, розуміємо, як він має розпочатися, як з ним працювати. Потім проєкт потрапляє на дошку певного відділу. За все, що відбувається всередині проєкту, відповідає project-менеджер. Він бачить усі завдання, їхню черговість і зв’язність, дедлайни та пріоритети для кінцевих виконавців. Кінцеві виконавці, зі свого боку, бачать своє завантаження і пріоритети за завданнями, просто натискаючи на своє фото. А топ-менеджмент може спостерігати за всіма проєктами.
Чим зручна така система? Кожен співробітник компанії розуміє, чим він займатиметься зараз і найближчим часом. Виконавець може отримувати завдання від різних project-менеджерів, пріоритети в їх виконанні він також погоджує з “проджектами”. Глобальні пріоритети ми розставляємо на щотижневих зборах.
Статуси та мітки
Ми розробляли статуси під ті процеси, які у нас дійсно відбуваються. Наприклад, у відділу відео-продакшну свої робочі процеси і свої мітки. Вони можуть кастомізувати workflow “під себе” — так, як це у них дійсно відбувається. Це унікальна особливість Worksection, в інших системах ми такого не бачили.
Мітки в Worksection
- Мітки — важлива частина функціональних можливостей Worksection. Вони допомагають ідентифікувати тип проєкту.
- Мітками також можна вказати стан задачі.
люди — основний ресурс
Заточено під Digital
Наша модель роботи в Worksection може бути використана в будь-якому digital-агентстві, яке веде багато проєктів. Якщо в роботі одночасно перебувають кілька десятків проєктів —внутрішніх, зовнішніх, поставлених на паузу, можливо, завислих — ними дуже складно керувати. Неможливо навіть оцінити картину того, що відбувається.
Ми одночасно ведемо близько 20 проєктів. Завдяки Worksection, з таким обсягом справляються чотири project-менеджери. Worksection підійде всім типам бізнесу, де люди — це основний ресурс. Це продакшн-компанії, digital агентства, можливо, архітектурні бюро.
Щоб ефективно управляти проєктами і людьми, потрібен правильний інструмент. Worksection — саме такий інструмент.
Крутяк, спасибо за инфу