Volta One: Сила Worksection у гнучкій кастомізації

Роман Сліпченко

Про компанію Volta One:

  • Digital агентство.
  • 30 осіб у команді.
  • 3 роки на ринку.
  • Зі старту користуються Worksection.
  • Клієнти: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC и другие.

Відео версія як завжди на нашому Youtube Worksection

Чому Worksection

Компанія Volta One працює вже 3 роки. Послуги, які ми надаємо — це Digital Production і маркетинг соціальних мереж. Співпрацюємо здебільшого з корпоративними клієнтами — Uber, AB InBev, L’Oreal — та їхніми брендами: Bud, Staropramen, Maybelline New York та іншими. Також працюємо зі стартапами, які виводять свої продукти на міжнародний ринок.

Проблема більшості task-менеджерів у тому, що вони заточені під IT-компанії і погано пристосовані для реалій роботи digital-агентства

Питання організації робочого процесу виникло з першого дня існування компанії. Ми пробували Trello, Asana, інші task-менеджери. Проблема подібних систем у тому, що вони погано пристосовані для реалій роботи digital-агентства. Більшість із них заточені під IT-компанії зі специфічними внутрішніми процесами. 


Worksection хороший тим, що дає можливість 
налаштувати роботу під свої потреби 

Як запускали

Звичайно, нам допомагали впроваджувати Worksection: консультували, пояснювали, проводили тренінг. Це важливий момент, коли розробники продукту консультують своїх клієнтів, чують їх, допомагають відповісти на запитання, які можуть виникати під час роботи. Така персональна підтримка дуже важлива. 

Зараз Worksection — основний інструмент операційної роботи компанії. У ньому ми ставимо завдання, плануємо проєкти, рахуємо витрачений час. Кожен співробітник на запитання що я сьогодні роблю?” знаходить відповідь у Worksection.

Якщо прибрати цю систему, робота компанії не зупинилася б, але знадобилося б набагато більше ресурсів на щоденний менеджмент. Довелося б функцію, яку зараз виконує Worksection, компенсувати людьми. Або обвісити весь офіс дошками і обписати їх завданнями.


Зараз Worksection — основний інструмент операційної роботи компанії

Що використовуємо

Ми використовуємо майже весь функціонал Worksection за винятком зберігання файлів. Проджект-менеджери користуються діаграмою Ганта. Вона дає змогу гнучко планувати ресурси компанії, розуміти, як проєкти стикуються між собою, чи немає накладок.


Діаграма Ганта Worksection

У нас були експерименти з додавання в Worksection клієнтів, але це не прижилося. У нашому випадку акаунт-менеджер доносить усе, що потрібно клієнту.

Основні звіти, якими користуємося, — це витрачений час і його розподіл за проєктами. Так ми оцінюємо ефективність роботи всієї компанії і кожного співробітника.


Звіти Worksection

Як використовуємо

Спочатку ми використовували Worksection так, як він був задуманий розробниками, згідно з рекомендаціями його авторів. Не все йшло гладко. Було складно керувати великою кількістю завдань, а в нас у роботі може бути 20 – 30 проєктів одночасно. Потрібно було постійно контролювати їх на всіх рівнях — топ-менеджменту, менеджменту середньої ланки, виконавців.

Із впровадженням у Worksection канбана ці проблеми вирішилися. Ми змогли повністю відобразити структуру управління компанії та структуру ведення проєктів. Канбан” дозволив кожній групі отримувати потрібне.

У певний момент ми зрозуміли, що сила цього інструменту — у кастомізації, і вирішили змінити Worksection під свої потреби

Кастом-версія

Перше і неочевидне рішення — ми відмовилися від ведення проєктів у розділі проєкти”. У нас проєкт — це завдання з підзавданнями.

Наші проєкти ми ділимо на зовнішні та внутрішні. Основний вид, яким користуємося, — канбан” із заздалегідь побудованим workflow, статусами і мітками, за якими рухається проєкт. Кожна дошка — це відділ: дизайнери, копірайтери, розробники, маркетологи. Також є дошки, пов’язані зі статусом проєкту: документи”, загальний реєстр проєктів”.



Кожен наш проєкт стартує в розділі Upcoming. Ми його плануємо, розуміємо, як він має розпочатися, як з ним працювати. Потім проєкт потрапляє на дошку певного відділу. За все, що відбувається всередині проєкту, відповідає project-менеджер. Він бачить усі завдання, їхню черговість і зв’язність, дедлайни та пріоритети для кінцевих виконавців. Кінцеві виконавці, зі свого боку, бачать своє завантаження і пріоритети за завданнями, просто натискаючи на своє фото. А топ-менеджмент може спостерігати за всіма проєктами.

Чим зручна така система? Кожен співробітник компанії розуміє, чим він займатиметься зараз і найближчим часом. Виконавець може отримувати завдання від різних project-менеджерів, пріоритети в їх виконанні він також погоджує з проджектами”. Глобальні пріоритети ми розставляємо на щотижневих зборах.

Статуси та мітки

Ми розробляли статуси під ті процеси, які у нас дійсно відбуваються. Наприклад, у відділу відео-продакшну свої робочі процеси і свої мітки. Вони можуть кастомізувати workflow під себе” — так, як це у них дійсно відбувається. Це унікальна особливість Worksection, в інших системах ми такого не бачили.


Мітки в Worksection
  1. Мітки — важлива частина функціональних можливостей Worksection. Вони допомагають ідентифікувати тип проєкту.
  2. Мітками також можна вказати стан задачі.

Worksection підійде всім типам бізнесу, де 
люди — основний ресурс

Заточено під Digital

Наша модель роботи в Worksection може бути використана в будь-якому digital-агентстві, яке веде багато проєктів. Якщо в роботі одночасно перебувають кілька десятків проєктів —внутрішніх, зовнішніх, поставлених на паузу, можливо, завислих — ними дуже складно керувати. Неможливо навіть оцінити картину того, що відбувається.

Ми одночасно ведемо близько 20 проєктів. Завдяки Worksection, з таким обсягом справляються чотири project-менеджери. Worksection підійде всім типам бізнесу, де люди — це основний ресурс. Це продакшн-компанії, digital агентства, можливо, архітектурні бюро. 

Щоб ефективно управляти проєктами і людьми, потрібен правильний інструмент. Worksection — саме такий інструмент.
відповісти
Владислав Остапчий 10 квітня 2019
Ворксекшен правда подходит для диджитала ?
Крутяк, спасибо за инфу
відповісти
Каретин Олег 30 жовтня 2020
Где же эта кастомизация ??????
відповісти
Ольга 17 січня 2021
Пользуемся в арх. Бюро. Вообще не представляю как жили до этого.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
З 8 квітня 2024 року робочий простір на безплатному тарифному плані Trello буде обмежено до 10 користувачів. Тож перед командами, що користувались безплатною версією сервісу, постає питання: що робити...
23 березня 2024   •   3 min read
Бізнес-кейси
Вадим Невмержицький, співзасновник і технічний керівник агенції shema.team, поділився, як Worksection допомагає контролювати роботу команди РРС-спеціалістів. Про компанію Назва shema.team з’явилась завдяки...
22 березня 2024   •   2 min read
Школа PM
Потрібна альтернатива Trello? Шукаєте найкраще рішення для керування своїми проектами? Спробуйте Worksection!
11 березня 2024   •   6 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂