Sobre Volta One:
- Agencia digital;
- 30 personas en el equipo;
- 3 años en el mercado;
- Worksection ha sido utilizado desde el inicio de la empresa.
- Clientes: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC, etc.
Por qué Worksection
Volta One ha estado operando durante 3 años ya. Ofrecemos servicios en Producción Digital y marketing en redes sociales. Principalmente cooperamos con clientes corporativos — Uber, AB InBev, L’Oreal y sus marcas, como Bud, Staropramen, Maybelline New York, etc. También manejamos startups que están expandiendo sus productos al mercado internacional.
El problema de la mayoría de los gestores de tareas es que están diseñados para empresas de TI, estando mal ajustados a las realidades diarias de una agencia digital.
El tema de organizar el proceso de trabajo surgió desde el primer día de la existencia de la empresa. Probamos Trello, Asana y otros gestores de tareas. El problema de tales sistemas es que están mal ajustados a las realidades diarias de una agencia digital. La mayoría de ellos están diseñados para empresas de TI con procesos internos específicos.
Cómo lo lanzamos
Por supuesto, recibimos asistencia en la adopción de Worksection: obtuvimos consejos, explicaciones y capacitación. Es esencial que los desarrolladores del producto consulten a sus clientes, los escuchen y ayuden a encontrar respuestas a las preguntas que puedan surgir en el trabajo. Ese soporte personal es muy importante.
Ahora Worksection es la herramienta básica de las actividades operativas de la empresa. En Worksection, establecemos tareas, planeamos proyectos, calculamos el tiempo consumido. Cada miembro del equipo que pregunta “¿qué debo hacer hoy?” encuentra una respuesta en Worksection.
Sin este sistema, la empresa podría seguir trabajando, pero requeriría muchos más recursos para la gestión cotidiana. Necesitaríamos contratar personas para compensar la función que actualmente cumple Worksection, o colgar tableros escritos con tareas por toda la oficina.
Ahora Worksection es la herramienta principal en las actividades operativas de la empresa
Lo que usamos
Utilizamos casi toda la funcionalidad de Worksection, excepto para almacenar archivos. Los jefes de proyecto utilizan el diagrama de Gantt. Les permite planificar los recursos de la empresa de manera flexible, entender cómo se vinculan los proyectos, y asegurarse de que no se superpongan.
Diagrama de Gantt en Worksection
Hemos tenido experiencias conectando clientes a Worksection, pero no logró arraigarse. En nuestro caso, el gerente de cuentas transmite al cliente lo que es necesario.
Los principales informes que utilizamos cubren el tiempo consumido y su distribución por proyectos. Así, evaluamos el rendimiento de toda la empresa y de cada empleado.
Informes en Worksection
La forma en que lo usamos
Al principio, utilizamos Worksection de la forma en que había sido concebido por los desarrolladores, siguiendo los consejos de sus autores. No todo funcionó sin problemas. Era difícil gestionar un rango tan amplio de tareas y podíamos manejar de 20 a 30 proyectos simultáneamente. Necesitábamos controlarlos continuamente en todos los niveles – alta dirección, gestión media y ejecutores.
Cuando se introdujo el kanban de Worksection, estos problemas se resolvieron. Pudimos representar completamente la estructura de gestión de la empresa, así como la estructura de manejo de proyectos. “Kanban” permitió a cada grupo obtener lo que necesitaba.
En un momento determinado, nos dimos cuenta de que la potencia de esta herramienta es la personalización, y decidimos modificar Worksection para adaptarlo a nuestras necesidades.
Versión personalizada
Nuestra primera y no obvia solución fue optar por no manejar proyectos en la sección “Proyectos”. Nuestro proyecto típico toma la forma de una tarea con subtareas.
Dividimos nuestros proyectos en externos e internos. La vista básica que utilizamos es “kanban”
con un flujo de trabajo predefinido, estados y etiquetas que guían el proyecto. Cada tablero representa un
departamento compuesto por diseñadores, redactores, desarrolladores y gerentes de marketing. También existen
tableros relacionados con el estado del proyecto, como “documentos” y “registro general de proyectos”.
Cada uno de nuestros proyectos comienza en la sección de Próximos. Lo planificamos y realizamos la manera en que debe despegar, la manera de manejarlo. Luego, el proyecto entra en el tablero del departamento respectivo. El gerente de proyecto es responsable de todo lo que ocurre dentro del proyecto. Ve todas las tareas, su secuencia y coherencia, así como los plazos y prioridades para los usuarios finales. Los ejecutores finales, a su vez, ven su carga y prioridades de tareas simplemente haciendo clic en sus fotos. La alta dirección también puede supervisar todos los proyectos.
¿Qué es conveniente en tal sistema? Cada empleado de la empresa entiende qué debe hacer ahora y en cualquier momento pronto. El ejecutor puede obtener tareas de diferentes gerentes de proyecto, y también coordina las prioridades en la ejecución de tareas con los PMs. En nuestras reuniones semanales, establecemos prioridades globales.
Estados y etiquetas
Desarrollamos estados para los procesos que realmente tienen lugar en nuestra empresa. Por ejemplo, el departamento de producción de video tiene sus propios procesos de trabajo y etiquetas. Pueden personalizar el flujo de trabajo “para sí mismos”, para adaptarlo a su realidad. Esta es una característica única inherente a Worksection que no hemos visto en otros sistemas.
Etiquetas en Worksection
- Las etiquetas son un aspecto importante de las posibilidades funcionales de Worksection. Ayudan a identificar el tipo de proyecto.
- También puedes usar etiquetas para indicar el estado de la tarea.
las personas sean el recurso principal
Adaptado para Digital
Nuestro modelo de trabajo en Worksection podría ser utilizado en cualquier agencia digital que maneje un gran volumen de proyectos. Si se manejan varias decenas de proyectos – internos, externos, suspendidos o quizás pendientes — es muy difícil gestionarlos. Es incluso imposible evaluar qué está ocurriendo.
P podemos manejar alrededor de 20 proyectos simultáneamente. Gracias a Worksection, cuatro gerentes de proyecto se ocupan de tal carga. Worksection se ajustará a todo tipo de negocios donde las personas sean el recurso principal. Estas son empresas de producción, agencias digitales, posiblemente despachos de arquitectura.
Para gestionar proyectos y personas de manera eficiente, se necesita una herramienta adecuada. Worksection es exactamente ese tipo de herramienta.