Über Volta One:
- Digitale Agentur;
- 30 Personen im Team;
- 3 Jahre auf dem Markt;
- Worksection wird seit dem Gründungszeitpunkt des Unternehmens verwendet.
- Kunden: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC usw.
Warum Worksection
Volta One ist bereits seit 3 Jahren tätig. Wir bieten Dienstleistungen in der digitalen Produktion und im Social-Media-Marketing an. Wir arbeiten hauptsächlich mit Unternehmenskunden zusammen — Uber, AB InBev, L’Oreal und deren Marken wie Bud, Staropramen, Maybelline New York usw. Wir unterstützen auch Startups, die ihre Produkte auf dem internationalen Markt verbreiten.
Das Problem der meisten Aufgabenmanager ist, dass sie auf IT-Unternehmen zugeschnitten sind und schlecht an die täglichenREALITÄTEN einer digitalen Agentur angepasst sind.
Das Thema der Arbeitsorganisation tauchte am allerersten Tag der Unternehmensgründung auf. Wir probierten Trello, Asana und andere Aufgabenmanager aus. Das Problem solcher Systeme ist, dass sie schlecht auf die täglichen REALITÄTEN einer digitalen Agentur abgestimmt sind. Die meisten von ihnen sind auf IT-Unternehmen mit spezifischen internen Prozessen zugeschnitten.
Wie wir es gestartet haben
Natürlich wurden wir bei der Einführung von Worksection unterstützt: Wir erhielten Ratschläge, Erklärungen und Schulungen. Es ist entscheidend, dass die Produktentwickler ihre Kunden konsultieren, ihnen zuhören und helfen, Antworten auf Fragen zu finden, die im Arbeitsalltag auftauchen könnten. Solche persönliche Unterstützung ist sehr wichtig.
Jetzt ist Worksection das grundlegende Werkzeug für die operativen Aktivitäten des Unternehmens. In Worksection setzen wir Aufgaben, planen Projekte und berechnen die aufgewendete Zeit. Jedes Teammitglied, das fragt „Was soll ich heute tun?“, findet eine Antwort in Worksection.
Ohne dieses System würde das Unternehmen weiterhin arbeiten, aber es würde viel mehr Ressourcen für das Tagesgeschäft benötigen. Wir müssten Menschen einstellen, um die Funktion auszugleichen, die derzeit von Worksection erfüllt wird, oder Aufgaben auf Tafeln im Büro notieren.
Jetzt ist Worksection das wichtigste Werkzeug in den operativen Aktivitäten des Unternehmens.
Was wir nutzen
Wir nutzen fast alle Funktionen von Worksection, außer zum Speichern von Dateien. Die Projektmanager verwenden das Gantt-Diagramm. Es ermöglicht ihnen, die Ressourcen des Unternehmens flexibel zu planen, zu verstehen, wie Projekte miteinander verknüpft sind, und sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden.
Gantt-Diagramm in Worksection
Wir hatten Experimente, um Kunden mit Worksection zu verbinden, aber das hat sich nicht etabliert. In unserem Fall vermittelt der Account-Manager dem Kunden, was benötigt wird.
Die Hauptberichte, die wir verwenden, decken die aufgebrachte Zeit und deren Verteilung auf Projekte ab. So können wir
die Leistung des gesamten Unternehmens und jedes Mitarbeiters bewerten.
Berichte in Worksection
So nutzen wir es
Zunächst verwendeten wir Worksection so, wie es von den Entwicklern konzipiert wurde, gemäß den Ratschlägen der Autoren. Es lief nicht alles reibungslos. Es war schwierig, ein solch breites Spektrum an Aufgaben zu verwalten, und wir konnten 20 – 30 Projekte gleichzeitig bearbeiten. Wir mussten sie kontinuierlich auf allen Ebenen kontrollieren – Top-Management, mittleres Management und Ausführende.
Als das Kanban-System von Worksection eingeführt wurde, wurden diese Probleme gelöst. Wir konnten die Managementstruktur des Unternehmens sowie die Struktur der Projektbearbeitung vollständig abbilden. „Kanban“ ermöglichte jeder Gruppe, das zu erhalten, was benötigt wurde.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt erkannten wir, dass die Stärke dieses Werkzeugs in der Anpassung liegt, und wir entschieden uns, Worksection an unsere Bedürfnisse anzupassen.
Angepasste Version
Unsere erste und nicht offensichtliche Lösung war, im Abschnitt „Projekte“ auf die Bearbeitung von Projekten zu verzichten. Unser typisches Projekt nimmt die Form einer Aufgabe mit Unteraufgaben an.
Wir unterteilen unsere Projekte in externe und interne. Die grundlegende Ansicht, die wir verwenden, ist „Kanban“
mit einem vorgefertigten Workflow, Status und Labels, die das Projekt steuern. Jedes Board repräsentiert eine
Abteilung, die aus Designern, Textern, Entwicklern und Marketingmanagern besteht. Es gibt
auch Boards, die mit dem Projektstatus verbunden sind, wie „Dokumente“ und „Allgemeines Register der Projekte“.
Jedes unserer Projekte beginnt in der kommenden Sektion. Wir planen es und realisieren, wie es starten soll, wie es bearbeitet werden soll. Dann landet das Projekt auf dem Board der jeweiligen Abteilung. Der Projektmanager ist für alles verantwortlich, was im Projekt geschieht. Er sieht alle Aufgaben, deren Reihenfolge und Übereinstimmung sowie Fristen und Prioritäten für die Endnutzer. Die Ausführer wiederum sehen ihre Last und Prioritäten der Aufgaben, indem sie einfach auf ihre Fotos klicken. Das Top-Management kann auch alle Projekte überwachen.
Was ist an einem solchen System praktisch? Jeder Mitarbeiter des Unternehmens versteht, was er/sie jetzt und in naher Zukunft zu tun hat. Der Ausführende kann Aufgaben von verschiedenen Projektmanagern erhalten, und er koordiniert auch die Prioritäten in der Ausführung der Aufgaben mit den PMs. In unseren wöchentlichen Besprechungen setzen wir globale Prioritäten.
Statusse und Etiketten
Wir haben Statusse für die Prozesse entwickelt, die in unserem Unternehmen tatsächlich stattfinden. Beispielsweise hat die Videoproduktionsabteilung ihre eigenen Arbeitsprozesse und Labels. Sie können den Workflow „für sich selbst“ anpassen, um ihn in ihre Realität zu integrieren. Dies ist eine einzigartige inhärente Funktion von Worksection, die wir in anderen Systemen nicht gesehen haben.
Etiketten in Worksection
- Etiketten sind ein wichtiger Aspekt der funktionalen Möglichkeiten von Worksection. Sie helfen, den Projekttyp zu identifizieren.
- Sie können Etiketten auch verwenden, um den Status der Aufgabe anzugeben.
Menschen die Hauptressource sind
Maßgeschneidert für Digital
Unser Arbeitsmodell in Worksection kann in jeder digitalen Agentur verwendet werden, die viele Projekte bearbeitet. Wenn es mehrere Dutzend Projekte gibt – interne, externe, ruhende oder vielleicht ausstehende – ist es sehr schwierig, diese zu verwalten. Es ist sogar unmöglich, zu bewerten, was vor sich geht.
Wir können etwa 20 Projekte gleichzeitig bearbeiten. Dank Worksection kommen vier Projektmanager mit diesem Umfang zurecht. Worksection passt für alle Arten von Unternehmen, in denen Menschen die Hauptressource sind. Das sind Produktionsunternehmen, Digitalagenturen, vielleicht Architekturbüros.
Um Projekte und Menschen effizient zu managen, ist ein geeignetes Werkzeug erforderlich. Worksection ist genau eine solche Art von Werkzeug.