Объем проекта — это краеугольный камень организации, направляющий команды в сложных задачах трансформации идей в осязаемые результаты. Определение объема проекта имеет критическое значение для его успеха в процессе управления.
Цель этой статьи — представить концепцию определения объема проекта через краткий обзор его определения, включая лучшие практики и иллюстративные примеры. Погружаясь в специфику определения объема проекта, вы получите всестороннее понимание и будете лучше подготовлены к навигации по сложностям выполнения проекта с большей точностью и уверенностью.
Что такое объем проекта?
Значение объема в управлении проектами это точное описание целей, результатов и границ проекта. Он определяет, какая работа включена и исключена из проекта, а также устанавливает рамки для задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.
Объем проекта служит ориентиром для того, что необходимо выполнить, и объема требуемой работы. Он обеспечивает наличие у всех заинтересованных сторон общего понимания объема программы и целей проекта и определяет работу, необходимую для их достижения. Определение объема проекта является основополагающим для управления проектом и служит основой для успешного выполнения проекта.
Важность определения объема проекта
Объем проекта тщательно определяет цели, результаты и границы проекта. Он подробно описывает конкретные задачи, которые должны быть выполнены, определяя, что будет и не будет включено, таким образом устанавливая четкие рамки для достижения целей проекта. Этот всеобъемлющий план действует как жизненно важная дорожная карта, обеспечивая, что у всех заинтересованных сторон есть единое понимание целей проекта. Он идентифицирует результаты, которые должны быть произведены, и шаги, необходимые для их предоставления. Ключевой в управлении проектами, объем проекта формирует основу для успешного планирования, выполнения и завершения проекта, направляя все усилия к согласованным результатам. Такая ясность предотвращает непонятности, согласовывает ожидания заинтересованных сторон и поддерживает структурированный подход проекта к достижению его целей.
Что такое заявление об объеме проекта?
Заявление об объеме проекта, основополагающий документ в управлении проектами, подробно описывает цели, результаты, ограничения, предположения и критерии, необходимые для его принятия. Заявление об объеме проекта выполняет функцию обязательного соглашения, предоставляя всесторонний и прозрачный обзор того, что проект намерен достичь, и необходимые усилия для его завершения.
Этот документ по определению объема критически важен для поддержания общего понимания между всеми заинтересованными сторонами проектa и поддерживает согласованные действия на протяжении всего жизненного цикла проекта, гарантируя, что все согласованы с целями проекта и объемом проекта.
Что такое разбухание объема проекта?
Разбухание объема проекта, в контексте управления проектами, — это коварное и зачастую незаметное расширение первоначального объема проекта, которое происходит без официального одобрения. Этот процесс отрицательно влияет на графики проекта, увеличивает затраты и может серьезно повлиять на общий результат проекта.
Такие неконтролируемые изменения по сравнению с первоначально запланированным объемом требуют мастерских стратегий управления для сохранения целостности целей проекта и распределения ресурсов. Экспертное обращение с разбуханием объема проекта имеет решающее значение для поддержания проекта в нужном русле, в срок и в рамках бюджета, при соблюдении стандартов качества проекта.
Как определить объем проекта
Для определения объема в управлении проектами вам необходимо пройти многопроцессный этап, который требует внимания к деталям и стратегического планирования:
1 Установите цели и задачи
Определение четких, конкретных и количественно измеримых целей и задач является первым шагом в определении объема проекта и критически важно для его стратегического направления.
Этот шаг включает в себя детальное определение цели проекта и желаемых результатов. Это требует углубленного анализа основных целей проекта и настоятельно требует установления SMART целей — критериев, которые гарантируют, что цели являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Установление этих целей направляет всю команду проекта к единой цели, гарантируя, что каждая задача и решение соответствуют этим заранее установленным целям. Это также помогает оценить успех проекта по завершении.
2 Соберите требования проекта
Сбор подробных требований проекта обеспечивает всесторонний объем работы, учитывая полный спектр задач и ожиданий для эффективного достижения целей проекта. Подробный сбор требований проекта — это процесс взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами для полного понимания их потребностей и ожиданий.
Этот процесс включает в себя проведение собеседований, опросов и обсуждений для сбора всесторонней информации о том, что проект должен выполнить. Это процесс составления списка задач, функций, функциональности и стандартов, которые проект должен удовлетворять, обеспечивая единый подход к определению объема проекта.
3 Определите и выделите ресурсы
Определение и выделение необходимых ресурсов, включая время, бюджет и персонал, является важным для успешного завершения проекта.
Определение и распределение ресурсов выходят за рамки простого перечисления необходимого; это о стратегическом планировании, как эффективно использовать доступные ресурсы. Это включает в себя оценку требований проекта по сравнению с доступным бюджетом, рабочей силой, оборудованием и технологиями. Это также включает в себя планирование доступности ресурсов, гарантируя, что проект не столкнется с задержками или проблемами качества из-за нехватки ресурсов. Этот шаг гарантирует, что все необходимые ресурсы доступны для достижения целей проекта в установленных параметрах.
4 Создайте исключения и ограничения
Определение того, что не включается в объем, так же важно, как и определение того, что включается в объем. Создание исключений и ограничений — это установка четких границ для проекта. Ограничения помогают управлять ожиданиями и устанавливать реалистичные пределы для выполнения проекта.
Это включает в себя документирование того, что не включается в объем, чтобы предотвратить разбухание объема проекта и детализировать любые ограничения проекта, такие как нормативные, технологические или финансовые. Это помогает управлять ожиданиями заинтересованных сторон и предоставляет четкие указания на то, на чем должна сосредоточиться команда проекта.
5 Определите результаты
Определение результатов — это критический этап в управлении проектами, требующий точной идентификации как осязаемых, так и неосязаемых результатов, ожидаемых от проекта. Этот шаг идет дальше простой проверки и требует детального объяснения характеристик каждого результата, функциональности и соответствия заранее установленным стандартам качества.
Это тщательное описание не только направляет проектную команду и заинтересованные стороны к единому видению успеха. Это также облегчает строгий мониторинг хода выполнения. Обеспечение того, чтобы спецификации каждого результата были четко определены имеет первостепенное значение для достижения целей и задач проекта, тем самым создавая условия для его успешного завершения.
6 Получите согласие заинтересованных сторон
Для обеспечения согласованности и избежания будущих недоразумений важно обеспечить согласие и поддержку всех заинтересованных сторон в начале процесса определения объема проекта. Получение согласия заинтересованных сторон включает в себя представление объема проекта и плана всем заинтересованным сторонам и получение их согласия и поддержки.
Этот процесс требует эффективного общения, переговоров и иногда компромисса, чтобы согласовать ожидания и обязательства всех. Согласие заинтересованных сторон помогает проекту идти гладко и улучшает сотрудничество. Это критически важно для успешного проекта и для снижения рисков сопротивления или конфликта.
7 Установите процесс контроля изменений
Операционализация систематической структуры для контроля изменений объема является обязательным при управлении проектами. Установление процесса контроля изменений является основополагающим и включает в себя создание формализованного протокола для управления изменениями объема.
Этот всесторонний процесс включает определение методов для предложения изменений, установление критериев оценки, определение уровней одобрения и детализацию исполнения и заявление об объеме проекта одобренных изменений. Правильно разработанный механизм контроля изменений имеет критическое значение для поддержания целостности объема проекта, предотвращения несанкционированных изменений и обеспечения того, чтобы необходимые коррективы вносились упорядоченно и прозрачно.
Пример объема проекта
Чтобы помочь вам лучше понять, как определить объем проекта, вот несколько примеров из разных сфер бизнеса.
Пример для проекта по разработке программного обеспечения
Проект разработка мобильного приложения
1 Установите цели и задачи
Цель проекта — разработать комплексное мобильное приложение для финансового управления, которое поможет пользователям отслеживать свои бюджеты, составлять отчеты о расходах и анализировать инвестиционные портфели для более взвешенных финансовых решений.
2 Соберите требования проекта
Взаимодействуйте с потенциальными пользователями и заинтересованными сторонами, чтобы собрать подробные требования, включая желаемые функциональности, предпочтения пользовательского интерфейса и функции безопасности. Проведите исследование рынка, чтобы определить конкурентные особенности.
3 Определите и выделите ресурсы
Определите необходимый бюджет, программные инструменты, состав команды разработчиков (разработчики, дизайнеры, тестировщики), и технологических стек (например, для фронтенда и бэкенда).
4 Создайте исключения и ограничения
Определите ограничения проекта, такие как ненадежная поддержка устаревших операционных систем и строгое соблюдение шестимесячного срока разработки. Документируйте исключения проекта, чтобы эффективно управлять разбуханием объема проекта.
5 Определите результаты
Основные результаты включают в себя мобильное приложение, полную документацию для пользователей и обучающие материалы для конечных пользователей. Второстепенные результаты охватывают регулярные отчеты о ходе выполнения и планы поддержки после запуска.
6 Получите согласие заинтересованных сторон
Представьте план проекта, включая объем проекта, бюджет и график, всем заинтересованным сторонам для одобрения. Участвуйте в обсуждениях, чтобы решить вопросы и учесть отзывы, обеспечивая согласованность и обязательства.
7 Установите процесс контроля изменений
Реализуйте формальный процесс управления изменениями для оценки, утверждения и проектирования заявления об объеме всех запрашиваемых изменений, обеспечивая их системное и прозрачное управление.
Пример для строительного проекта
Проект строительство центра общественных нужд
1 Установите цели и задачи
Основная цель заключается в строительстве центра общественных нужд, который предоставляет многофункциональное пространство для мероприятий, классов и рекреационных активностей, улучшая вовлеченность сообщества и благополучие.
2 Соберите требования проекта
Соберите подробные спецификации от представителей сообщества, местных властей и потенциальных пользователей о дизайне центра, его объектах (например, аудитория, классы, спортивные объекты) и экологической устойчивости.
3 Определите и выделите ресурсы
Оцените и обеспечьте источники финансирования (государственное финансирование, гранты, пожертвования). Выделите ресурсы для строительных материалов, рабочей силы, архитектурного проектирования и управления проектом.
4 Создайте исключения и ограничения
Исключения заявления об объеме проекта, такие как отсутствие коммерческих торговых площадей. Определите ограничения, включая соблюдение местных строительных норм, экологических регуляций и сроков строительства в 24 месяца.
5 Определите результаты
Результаты включают в себя завершающий центр общественных нужд, благоустроенные открытые пространства, парковочные сооружения, соблюдение заявления об объеме проекта и план обслуживания после строительства.
6 Получите согласие заинтересованных сторон
Взаимодействуйте с местными чиновниками, лидерами сообщества и потенциальными пользователями центра через презентации и встречи, чтобы обеспечить их поддержку и разрешить любые проблемы.
7 Установите процесс контроля изменений
Установите структурированный процесс для обработки изменений объема проекта, включая подачу, рассмотрение, одобрение и документацию изменений, обеспечивая прозрачность и вовлечение заинтересованных сторон на протяжении всего проекта.
Пример для маркетингового проекта
Проект маркетинговая кампания по запуску продукта
1 Установите цели и задачи
Цель — увеличить осведомленность о бренде и повысить продажи нового продукта, нацеливаясь на 20% проникновения на рынок в первый квартал после запуска.
2 Соберите требования проекта
Соберите информацию от команд маркетинга, продаж и разработки продукта, чтобы определить ключевые сообщения, целевую аудиторию и предпочитаемые маркетинговые каналы.
3 Определите и выделите ресурсы
Определите бюджет для кампании, выделите персонал для создания контента, управления социальными медиа и координации мероприятий. Определите необходимые технологические инструменты для отслеживания и аналитики кампании.
4 Создайте исключения и ограничения
Исключите рынки, где продукт изначально не будет доступен. Определите ограничения, такие как ограничения бюджета на рекламу и соблюдение нормативных требований для маркетинговых материалов.
5 Определите результаты
Результаты включают в себя серию реклам в социальных сетях, сотрудничество с влиятельными лицами, пресс-релизы, рекламные мероприятия и всесторонний отчет о результатах кампании.
6 Получите согласие заинтересованных сторон
Представьте стратегию кампании старшему руководству, командам продаж и другим заинтересованным сторонам для получения одобрения, включения отзывов и обеспечения согласованности с общими бизнес-целями.
7 Установите процесс контроля изменений
Реализуйте процедуры для запроса, рассмотрения, одобрения и документирования изменений в стратегии или выполнении кампании, обеспечивая гибкость при поддержании стратегического фокуса.
Объем проекта и объем продукта
Объем проекта
Цель проекта: Определяет необходимые задачи и действия в плане доставки проекта.
Компоненты: Включает детализированные планы проекта, графики, распределение ресурсов (бюджет, люди, технологии), планы управления рисками и процессы контроля изменений.
Управление: Сосредотачивается на контроле границ проекта, чтобы предотвратить разбухание объема и гарантировать, что результаты выполнены в рамках времени, стоимости и качественных ограничений.
Согласованность заинтересованных сторон: Обеспечивает, чтобы цели проекта, результаты и обязанности были ясно поняты заинтересованными сторонами.
Объем продукта
Цель продукта: Описывает характеристики подлежащие разработке, которые отражают требования конечного пользователя и рынка.
Компоненты: Охватывает спецификации дизайна продукта, требования к функциональности, заявление об объеме проекта и критерии производительности.
Контроль качества: Сосредотачивается на meeting или превышении ожиданий клиентов по конечному продукту, обеспечивая соответствие характеристик продукта определенному объему.
Эволюция: Может эволюционировать и требовать обновлений спецификаций продукта на основе отзывов от тестирования пользователями, рыночных тенденций и технологических достижений.
Пересечение и расхождение
Хотя объем проекта и объем продукта переплетаются, они служат разным целям. Управление объемом проекта имеет решающее значение для специалистов по управлению проектами, чтобы обеспечить завершение проекта в установленных параметрах, в то время как управление объемом продукта сосредоточено на качестве и актуальности продукта для удовлетворения потребностей пользователей. Понимание того, как каждое объем влияет на управление проектом является критически важным для успеха.
Заключение
Понимание объема проекта имеет основополагающее значение для управления проектами, поскольку оно обеспечивает, что все задачи, ресурсы и мероприятия согласованы для достижения целей проекта. Это предотвращает разбухание объема и согласовывает ожидания заинтересованных сторон, устанавливая четкие границы и определяя путь к успеху.
Мегаплан долгое время был популярным инструментом для управления задачами и продажами в России, но к 2025 году все больше команд ищут гибкие, визуальные и безопасные альтернативы. Некоторые компании устали...
Airtable эволюционировал из “упрощенной таблицы” в полноценную облачную базу данных, но расширение набора функций привело к увеличению цен. Многие компании теперь сталкиваются с перегруженным интерфейсом...
Рынок цифровых инструментов планирования развивается с головокружительной скоростью, что обусловлено гибридной работой, распределенными командами и растущими ожиданиями пользователей. Некоторые ищут мощную...
