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Alcance del proyecto
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P.M Proyectos Gestión de proyectos

Alcance del proyecto

El alcance del proyec­to es la piedra angu­lar de una orga­ni­zación, guian­do a los equipos a través de los com­ple­jos desafíos de trans­for­mar ideas en resul­ta­dos tan­gi­bles. Definir el alcance de un proyec­to es críti­co para su éxi­to en el pro­ce­so de gestión.  


El propósi­to de este artícu­lo es intro­ducir el con­cep­to de alcance del proyec­to a través de una revisión con­cisa de su defini­ción, incluyen­do mejores prác­ti­cas y ejem­p­los ilus­tra­tivos. Al aden­trarse en los aspec­tos especí­fi­cos del alcance del proyec­to, obten­drá una com­pren­sión inte­gral y estará mejor prepara­do para nave­g­ar las com­ple­ji­dades de la eje­cu­ción del proyec­to con may­or pre­cisión y confianza. 

¿Qué es el alcance del proyecto?

El sig­nifi­ca­do del alcance en la gestión de proyec­tos es la descrip­ción pre­cisa de los obje­tivos, entre­gables y límites de un proyec­to. Define qué tra­ba­jo está inclu­i­do y exclu­i­do del proyec­to y establece el mar­co para las tar­eas que deben realizarse para alcan­zar los obje­tivos del proyecto.


El alcance del proyec­to sirve como guía para lo que se nece­si­ta lograr y la can­ti­dad de tra­ba­jo requeri­do. Ase­gu­ra que todos los intere­sa­dos ten­gan una com­pren­sión común del alcance del pro­gra­ma y los obje­tivos del proyec­to y define el tra­ba­jo nece­sario para alcan­zar­los. Definir el alcance del proyec­to es fun­da­men­tal para la gestión de proyec­tos y sirve como la base sobre la cual se con­struye una eje­cu­ción exi­tosa del proyec­to.

La impor­tan­cia de definir el alcance del proyecto

El alcance del proyec­to define metic­u­losa­mente los obje­tivos, entre­gables y límites de un proyec­to. Detal­la las tar­eas especí­fi­cas a lle­var a cabo, delin­e­an­do lo que se incluirá y lo que no, estable­cien­do así un mar­co claro para alcan­zar los obje­tivos del proyec­to. Este esque­ma inte­gral actúa como una hoja de ruta vital, ase­gu­ran­do que todos los intere­sa­dos posean una com­pren­sión unifi­ca­da de los obje­tivos del proyec­to. Iden­ti­fi­ca los entre­gables que deben pro­ducirse y los pasos requeri­dos para entre­gar­los. Cru­cial en la gestión de proyec­tos, el alcance del proyec­to for­ma la base para la plan­i­fi­cación, eje­cu­ción y final­ización exi­tosa del proyec­to, guian­do todos los esfuer­zos hacia los resul­ta­dos acor­da­dos. Dicha clar­i­dad pre­viene con­fu­siones, alin­ea las expec­ta­ti­vas de los intere­sa­dos, y respal­da el enfoque estruc­tura­do del proyec­to para alcan­zar sus obje­tivos.

¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyec­to, un doc­u­men­to fun­da­men­tal en la gestión de proyec­tos, elab­o­ra exten­sa­mente sobre los obje­tivos del proyec­to, entre­gables, restric­ciones, suposi­ciones y los cri­te­rios requeri­dos para su aceptación. La declaración del alcance del proyec­to fun­ciona como un acuer­do vin­cu­lante, ofre­cien­do una visión com­pren­si­va y trans­par­ente de lo que el proyec­to pre­tende lograr y los esfuer­zos nece­sar­ios para alcan­zar la finalización. 


Este doc­u­men­to de alcance es críti­co para man­ten­er una com­pren­sión común entre todos los intere­sa­dos del proyec­to y apoya las acciones coor­di­nadas y enfo­cadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyec­to, ase­gu­ran­do que todos estén alin­ea­d­os con los obje­tivos del proyec­to y el alcance del proyec­to.

¿Qué es la expan­sión del alcance?

La expan­sión del alcance del proyec­to, en el con­tex­to de la gestión de proyec­tos, es la insidiosa y a menudo imper­cep­ti­ble expan­sión del alcance orig­i­nal del proyec­to que ocurre sin aprobación for­mal. Este pro­ce­so afec­ta neg­a­ti­va­mente los crono­gra­mas del proyec­to, incre­men­ta cos­tos y puede impactar seri­amente el resul­ta­do gen­er­al del proyecto. 


Cam­bios no con­tro­la­dos del alcance orig­i­nal­mente planea­do requieren estrate­gias de gestión hábiles para preser­var la inte­gri­dad de los obje­tivos del proyec­to y la asi­gnación de recur­sos. Mane­jar ade­cuada­mente la expan­sión del alcance es esen­cial para man­ten­er el proyec­to en el camino cor­rec­to, a tiem­po y den­tro del pre­supuesto, mien­tras se mantienen los están­dares de cal­i­dad del proyec­to.

Cómo definir el alcance del proyecto

Para definir el alcance en la gestión de proyec­tos, se supone que se debe seguir un pro­ce­so de múlti­ples pasos que exige aten­ción al detalle y plan­i­fi­cación estratég­i­ca:

1 Estable­cer metas y objetivos

Definir metas y obje­tivos claros, especí­fi­cos y cuan­tifi­ca­bles es el primer paso en la defini­ción del alcance de un proyec­to y es críti­co para su direc­ción estratégica. 


Este paso impli­ca iden­ti­ficar el propósi­to del proyec­to y los resul­ta­dos desea­d­os en detalle. Esto requiere una inmer­sión pro­fun­da en los obje­tivos cen­trales del proyec­to y man­da el establec­imien­to de metas SMART — cri­te­rios que ase­gu­ran que las metas sean especí­fi­cas, med­i­bles, alcan­z­ables, rel­e­vantes y tem­po­rales. Estable­cer estas metas guía a todo el equipo del proyec­to hacia una direc­ción unifi­ca­da, ase­gu­ran­do que cada tarea y decisión esté alin­ea­da con estos obje­tivos pre­definidos. Tam­bién ayu­da a eval­u­ar el éxi­to del proyec­to al com­ple­tarse.

2 Recopi­lar req­ui­si­tos del proyecto

La recopi­lación de req­ui­si­tos detal­la­dos del proyec­to ase­gu­ra un alcance com­ple­to de tra­ba­jo, tenien­do en cuen­ta la gama com­ple­ta de tar­eas y expec­ta­ti­vas para cumplir efi­cien­te­mente con los obje­tivos del proyec­to. La recopi­lación de req­ui­si­tos detal­la­dos del proyec­to es un pro­ce­so de com­pro­miso con los intere­sa­dos para com­pren­der ple­na­mente sus necesi­dades y expectativas. 


Este pro­ce­so incluye lle­var a cabo entre­vis­tas, encues­tas y sesiones de revisión para recopi­lar infor­ma­ción com­pren­si­va sobre lo que el proyec­to nece­si­ta para fun­cionar. Es el pro­ce­so de com­pi­lar una lista de tar­eas, car­ac­terís­ti­cas, fun­cional­i­dades y están­dares que el proyec­to debe cumplir, ase­gu­ran­do un enfoque unifi­ca­do para la defini­ción del alcance del proyec­to.

3 Iden­ti­ficar y asig­nar recursos

Iden­ti­ficar y asig­nar los recur­sos requeri­dos, incluyen­do tiem­po, pre­supuesto y per­son­al, es esen­cial para la exi­tosa final­ización del proyecto. 


La iden­ti­fi­cación y asi­gnación de recur­sos va más allá de sim­ple­mente lis­tar lo que se nece­si­ta; se tra­ta de plan­i­ficar estratégi­ca­mente cómo usar los recur­sos disponibles de man­era efi­ciente. Esto impli­ca eval­u­ar los req­ui­si­tos del proyec­to frente al pre­supuesto disponible, mano de obra, equipo y tec­nología. Tam­bién incluye plan­i­ficar la disponi­bil­i­dad de recur­sos, ase­gu­ran­do que el proyec­to no enfrente retra­sos o prob­le­mas de cal­i­dad debido à la fal­ta de recur­sos. Este paso ase­gu­ra que todos los insumos nece­sar­ios estén disponibles para lograr los obje­tivos del proyec­to den­tro de los parámet­ros estable­ci­dos.

4 Crear exclu­siones y restricciones

Definir lo que está fuera de alcance es tan impor­tante como definir lo que está den­tro del alcance. Crear exclu­siones y restric­ciones es estable­cer límites claros para el proyec­to. Las restric­ciones ayu­dan a ges­tionar expec­ta­ti­vas y estable­cer límites real­is­tas para la eje­cu­ción del proyecto.

Esto incluye doc­u­men­tar lo que está fuera de alcance para pre­venir la expan­sión del alcance del proyec­to y detal­lar cualquier restric­ción del proyec­to, como restric­ciones reg­u­la­to­rias, tec­nológ­i­cas o financieras. Ayu­da a ges­tionar las expec­ta­ti­vas de los intere­sa­dos y pro­por­ciona ori­enta­ciones claras sobre en qué debe cen­trarse el equipo del proyec­to.

5 Definir entregables

La defini­ción de entre­gables es una fase críti­ca en la gestión de proyec­tos, que requiere la iden­ti­fi­cación pre­cisa tan­to de resul­ta­dos tan­gi­bles como intan­gi­bles esper­a­dos del proyec­to. Este paso va más allá de una sim­ple lista de ver­i­fi­cación y requiere una expli­cación detal­la­da de las car­ac­terís­ti­cas, fun­cional­i­dades y la adheren­cia a los están­dares de cal­i­dad pre­definidos de cada entregable.


Este detal­la­do metic­u­loso no solo guía al equipo del proyec­to y a los intere­sa­dos hacia una visión común de éxi­to. Tam­bién facili­ta un rig­uroso mon­i­toreo del pro­gre­so. Ase­gu­rar que las especi­fi­ca­ciones de cada entre­gable estén definidas explíci­ta­mente es fun­da­men­tal para el logro de los obje­tivos y metas del proyec­to, estable­cien­do así el esce­nario para su cul­mi­nación exi­tosa.

6 Obten­er apoyo de los interesados

Para ase­gu­rar alin­eación y evi­tar malen­ten­di­dos futur­os, es impor­tante ase­gu­rar el acuer­do y apoyo de todos los intere­sa­dos al ini­cio del pro­ce­so de defini­ción del alcance del proyec­to. Obten­er apoyo de los intere­sa­dos impli­ca pre­sen­tar el alcance y el plan del proyec­to a todos los intere­sa­dos y ase­gu­rar su acuer­do y apoyo. 


 Este pro­ce­so requiere comu­ni­cación efec­ti­va, nego­ciación y a veces com­pro­miso para alin­ear las expec­ta­ti­vas y com­pro­misos de todos. El apoyo de los intere­sa­dos ayu­da a que el proyec­to fun­cione sin prob­le­mas y mejo­ra la colab­o­ración. Es críti­co para un proyec­to exi­toso y para reducir los ries­gos aso­ci­a­dos con la resisten­cia o el con­flic­to.

7 Estable­cer un pro­ce­so de con­trol de cambios

Opera­cionalizar un mar­co sis­temáti­co para con­tro­lar los cam­bios de alcance es innego­cia­ble al ges­tionar proyec­tos. Estable­cer un pro­ce­so de con­trol de cam­bios es fun­da­men­tal e impli­ca la creación de un pro­to­co­lo for­mal­iza­do para ges­tionar cam­bios de alcance. 


Este pro­ce­so inte­gral incluye definir méto­dos para pro­pon­er cam­bios, estable­cer cri­te­rios de eval­u­ación, delin­ear nive­les de aprobación y detal­lar la eje­cu­ción y declaración del alcance del proyec­to de cam­bios aproba­dos. Un mecan­is­mo de con­trol de cam­bios bien dis­eña­do es críti­co para man­ten­er la inte­gri­dad del alcance del proyec­to, pre­venir cam­bios no autor­iza­dos y ase­gu­rar que los ajustes nece­sar­ios se real­i­cen de man­era orde­na­da y trans­par­ente.

Ejem­p­lo de alcance del proyecto

Para ayu­dar­lo a enten­der mejor cómo definir el alcance del proyec­to, aquí hay algunos ejem­p­los de difer­entes ámbitos de nego­cio.

Ejem­p­lo para Proyec­to de Desar­rol­lo de Software 

Proyec­to desar­rol­lo de apli­cación móvil

1 Estable­cer Metas y Objetivos
El proyec­to tiene como obje­ti­vo desar­rol­lar una apli­cación móvil de gestión financiera inte­gral que ayude a los usuar­ios a seguir sus pre­supuestos, infor­mar gas­tos y analizar carteras de inver­sión para facil­i­tar mejores deci­siones financieras.
2 Recopi­lar Req­ui­si­tos del Proyecto
Involu­crar a usuar­ios poten­ciales y a intere­sa­dos para recopi­lar req­ui­si­tos detal­la­dos, incluyen­do fun­ciones deseadas, pref­er­en­cias de inter­faz de usuario y car­ac­terís­ti­cas de seguri­dad. Realizar inves­ti­ga­ciones de mer­ca­do para iden­ti­ficar car­ac­terís­ti­cas competitivas.
3 Iden­ti­ficar y Asig­nar Recursos
Deter­mi­nar el pre­supuesto nece­sario, her­ramien­tas de soft­ware, com­posi­ción del equipo de desar­rol­lo (desar­rol­ladores, dis­eñadores, testers de QA) y stack tec­nológi­co (por ejem­p­lo, para desar­rol­lo frontal y trasero).
4 Crear Exclu­siones y Restricciones
Definir lim­ita­ciones del proyec­to, como la fal­ta de soporte para sis­temas oper­a­tivos antigu­os y una estric­ta adheren­cia a un crono­gra­ma de desar­rol­lo de seis meses. Doc­u­men­tar exclu­siones del proyec­to para ges­tionar efi­caz­mente la expan­sión del alcance del proyecto.
5 Definir Entregables
Los prin­ci­pales entre­gables incluyen la apli­cación móvil, doc­u­mentación de usuario com­ple­ta y mate­ri­ales de capac­itación para los usuar­ios finales. Los entre­gables secun­dar­ios incluyen informes de pro­gre­so reg­u­lares y planes de soporte post-lanzamiento.
6 Obten­er Apoyo de los Interesados
Pre­sen­tar el plan del proyec­to, incluyen­do el alcance del proyec­to, pre­supuesto y crono­gra­ma, a todos los intere­sa­dos para su aprobación. Par­tic­i­par en dis­cu­siones para abor­dar pre­ocu­pa­ciones e incor­po­rar comen­tar­ios, ase­gu­ran­do alin­eación y compromiso.
7 Estable­cer un Pro­ce­so de Con­trol de Cambios
Imple­men­tar un pro­ce­so for­mal de gestión de cam­bios para eval­u­ar, apro­bar y declarar el alcance del proyec­to cualquier cam­bio solic­i­ta­do al alcance del proyec­to, ase­gu­ran­do que se ges­tio­nen de man­era sis­temáti­ca y trans­par­ente.

Ejem­p­lo para Proyec­to de Construcción

Proyec­to con­struc­ción de un cen­tro comunitario 

1 Estable­cer Metas y Objetivos
El obje­ti­vo prin­ci­pal es con­stru­ir un cen­tro comu­ni­tario que pro­por­cione un espa­cio mul­ti­fun­cional para even­tos, clases y activi­dades recre­ati­vas, mejo­ran­do la par­tic­i­pación y el bien­es­tar de la comunidad.
2 Recopi­lar Req­ui­si­tos del Proyecto
Recopi­lar especi­fi­ca­ciones detal­ladas de rep­re­sen­tantes de la comu­nidad, del gob­ier­no local y de usuar­ios poten­ciales sobre el dis­eño del cen­tro, insta­la­ciones (por ejem­p­lo, audi­to­rio, aulas, insta­la­ciones deporti­vas) y car­ac­terís­ti­cas de sosteni­bil­i­dad ambiental.
3 Iden­ti­ficar y Asig­nar Recursos
Eval­u­ar y ase­gu­rar fuentes de finan­ciamien­to (finan­ciación públi­ca, sub­ven­ciones, dona­ciones). Asig­nar recur­sos para mate­ri­ales de con­struc­ción, mano de obra, ser­vi­cios de dis­eño arqui­tec­tóni­co y gestión de proyectos.
4 Crear Exclu­siones y Restricciones
Exclusión de declaración del alcance del proyec­to como la no inclusión de espa­cio com­er­cial minorista. Iden­ti­ficar restric­ciones, incluyen­do el cumplim­ien­to con códi­gos de con­struc­ción locales, reg­u­la­ciones ambi­en­tales y un pla­zo de con­struc­ción de 24 meses.
5 Definir Entregables
Los entre­gables incluyen el cen­tro comu­ni­tario ter­mi­na­do, espa­cios exte­ri­ores ajar­di­na­dos, insta­la­ciones de esta­cionamien­to, cumplim­ien­to con la declaración del alcance del proyec­to, y un plan de man­ten­imien­to post-construcción.
6 Obten­er Apoyo de los Interesados
Involu­crar a fun­cionar­ios del gob­ier­no local, líderes comu­ni­tar­ios y usuar­ios poten­ciales del cen­tro a través de pre­senta­ciones y reuniones para ase­gu­rar su apoyo y abor­dar cualquier preocupación.
7 Estable­cer un Pro­ce­so de Con­trol de Cambios
Estable­cer un pro­ce­so estruc­tura­do para mane­jar cam­bios en el alcance del proyec­to, incluyen­do la pre­sentación, revisión, aprobación y doc­u­mentación de cam­bios, ase­gu­ran­do trans­paren­cia y la par­tic­i­pación de intere­sa­dos a lo largo del proyec­to.

Ejem­p­lo para Proyec­to de Marketing

Proyec­to cam­paña de mar­ket­ing para lan­za­mien­to de producto

1 Estable­cer Metas y Objetivos
El obje­ti­vo es aumen­tar el reconocimien­to de la mar­ca y fomen­tar las ven­tas para el lan­za­mien­to del nue­vo pro­duc­to, apun­tan­do a una pen­e­tración del mer­ca­do del 20% den­tro del primer trimestre pos­te­ri­or al lanzamiento.
2 Recopi­lar Req­ui­si­tos del Proyecto
Recopi­lar aportes de los equipos de mar­ket­ing, ven­tas y desar­rol­lo de pro­duc­tos para definir los men­sajes clave, la demografía del públi­co obje­ti­vo y los canales de mar­ket­ing preferidos.
3 Iden­ti­ficar y Asig­nar Recursos
Deter­mi­nar el pre­supuesto para la cam­paña, asig­nar per­son­al para la creación de con­tenido, gestión de redes sociales y coor­di­nación de even­tos. Iden­ti­ficar her­ramien­tas tec­nológ­i­cas nece­sarias para el seguimien­to y análi­sis de la campaña.
4 Crear Exclu­siones y Restricciones
Excluyen­do mer­ca­dos donde el pro­duc­to no estará disponible ini­cial­mente. Iden­ti­ficar restric­ciones como límites de pre­supuesto pub­lic­i­tario y cumplim­ien­to reg­u­la­to­rio para mate­ri­ales de marketing.
5 Definir Entregables
Los entre­gables incluyen una serie de anun­cios en redes sociales, colab­o­ra­ciones con influ­encers, comu­ni­ca­dos de pren­sa, even­tos pro­mo­cionales y un informe de rendimien­to de cam­paña integral.
6 Obten­er Apoyo de los Interesados
Pre­sen­tar la estrate­gia de cam­paña à la alta direc­ción, equipos de ven­tas y otros intere­sa­dos para ase­gu­rar la aprobación, incor­po­rar comen­tar­ios y garan­ti­zar alin­eación con los obje­tivos com­er­ciales generales.
7 Estable­cer un Pro­ce­so de Con­trol de Cambios
Imple­men­tar pro­ced­imien­tos para solic­i­tar, revis­ar, apro­bar y doc­u­men­tar cam­bios en la estrate­gia o eje­cu­ción de cam­paña, ase­gu­ran­do adapt­abil­i­dad mien­tras se mantiene el enfoque estratégico.

Alcance del proyec­to vs. Alcance del producto

Alcance del Proyecto

  • Obje­ti­vo del proyec­to: Define las tar­eas y activi­dades requeri­das en el plan de entre­ga del proyecto.
  • Com­po­nentes: Incluye planes detal­la­dos del proyec­to, crono­gra­mas, asi­gnación de recur­sos (pre­supuesto, per­sonas, tec­nología), planes de gestión de ries­gos y pro­ce­sos de con­trol de cambios.
  • Gestión: Se cen­tra en con­tro­lar los límites del proyec­to para pre­venir la expan­sión del alcance y ase­gu­rar que los entre­gables se com­pleten den­tro de los pla­zos, cos­tos y están­dares de calidad.
  • Alin­eación de Intere­sa­dos: Ase­gu­ra que los obje­tivos, entre­gables y respon­s­abil­i­dades del proyec­to sean clara­mente enten­di­dos por los interesados.

Alcance del Producto

  • Obje­ti­vo del pro­duc­to: Describe las car­ac­terís­ti­cas en desar­rol­lo que refle­jan los req­ui­si­tos del usuario final y del mercado.
  • Com­po­nentes: Incluye especi­fi­ca­ciones de dis­eño del pro­duc­to, req­ui­si­tos fun­cionales, declaración del alcance del proyec­to y cri­te­rios de rendimiento. 
  • Garan­tía de Cal­i­dad: Se cen­tra en cumplir o super­ar las expec­ta­ti­vas del cliente para el pro­duc­to final, ase­gu­ran­do que las car­ac­terís­ti­cas del pro­duc­to estén alin­eadas con el alcance definido.
  • Evolu­ción: Puede evolu­cionar y requerir actu­al­iza­ciones a las especi­fi­ca­ciones del pro­duc­to basadas en los comen­tar­ios de prue­bas de aceptación del usuario, ten­den­cias del mer­ca­do y avances tecnológicos.

Inter­sec­ción y Divergencia

Mien­tras que el alcance del proyec­to y el alcance del pro­duc­to están entre­laza­dos, sir­ven difer­entes propósi­tos. La gestión del alcance del proyec­to es fun­da­men­tal para los pro­fe­sion­ales de gestión de proyec­tos para ase­gu­rar la final­ización del proyec­to den­tro de los parámet­ros estable­ci­dos, mien­tras que la gestión del alcance del pro­duc­to se cen­tra en la cal­i­dad y rel­e­van­cia del pro­duc­to para sat­is­fac­er las necesi­dades del usuario. Com­pren­der cómo cada alcance impacta la gestión del proyec­to es críti­co para el éxi­to.

Con­clusión

Enten­der el alcance del proyec­to es fun­da­men­tal para la gestión de proyec­tos porque ase­gu­ra que todas las tar­eas, recur­sos y activi­dades estén alin­ea­d­os para lograr los obje­tivos del proyec­to. Pre­viene la expan­sión del alcance y alin­ea las expec­ta­ti­vas de los intere­sa­dos al estable­cer límites claros y definir el camino hacia el éxito. 

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