Обсягу проєкту є ключовим елементом будь-якої організації. Він направляє команди через складні завдання перетворення ідей у конкретні результати. Визначення обсягу проєкту має критичне значення для його успіху.
Мета цієї статті в тому, щоб представити концепцію визначення обсягу проєкту через огляд його визначення, включаючи кращі практики та приклади. Занурюючись у специфіку визначення обсягу проєкту, ви отримаєте всебічне розуміння та будете краще підготовлені до керування складнощами під час виконання проєкту.
Що таке обсяг проєкту?
Обсяг проєкту в управлінні проєктами — це точний опис цілей проєкту, його результатів і меж. Він визначає, яка робота включена до проєкту та яка з нього виключена, встановлює рамки для завдань, які мають бути виконані для досягнення цілей проєкту.
Обсяг проєкту служить вказівником до того, що конкретно потрібно зробити та в якому обсязі. Він узгоджує розуміння обсягу плану та цілей проєкту між усіма зацікавленими сторонами та визначає роботу, необхідну для досягнення поставлених задач. Визначення обсягу проєкту є основоположним для управління і слугує фундаментом, на якому будується успішна реалізація проєкту.
Важливість визначення обсягу проєкту
Обсяг проєкту детально визначає цілі, результати та межі проєкту. Він докладно описує конкретні завдання, які потрібно виконати, тим самим встановлюючи чітку рамку для досягнення цілей проєкту.
Цей всебічний нарис діє як життєво важлива дорожня карта, забезпечуючи, що всі зацікавлені сторони мають єдине розуміння цілей проєкту. Він ідентифікує результати, які мають бути створені, та кроки, необхідні для їх виконання. Обсяг проєкту формує основу для успішного планування, виконання та завершення проєкту, направляючи всі зусилля в напрямку домовлених результатів.
Така чіткість запобігає плутанині, узгоджує очікування зацікавлених сторін та підкріплює структурований підхід проєкту до досягнення своїх цілей.
Що таке заява про визначення обсягу проєкту?
Заява про визначення обсягу проєкту, ключовий документ у управлінні проєктом. Він докладно описує цілі проєкту, результати, обмеження, припущення та критерії, необхідні для прийняття рішень щодо реалізації. Заява про обсяг проєкту функціонує як зобов’язуюча угода, пропонуючи всебічний та прозорий огляд того, що проєкт має на меті досягти та необхідних зусиль для завершення всіх цілей.
Цей документ із визначенням обсягу є критично важливим для підтримки спільного розуміння серед усіх зацікавлених сторін проєкту та підтримує координовані та зосереджені дії протягом усього життєвого циклу проєкту.
Що таке розширення обсягу проєкту?
Заява про визначення обсягу проєкту, у контексті управління проєктами, це непомітне та часто невловиме збільшення первісного обсягу проєкту, яке відбувається без формального затвердження. Цей процес негативно впливає на графіки проєктів, збільшує витрати та може серйозно вплинути на загальний результат проєкту.
Такі неконтрольовані зміни від первісно запланованого обсягу вимагають вправних стратегій управління, щоб зберегти цілісність цілей проєкту та розподіл ресурсів. Кваліфіковане управління розширенням обсягу проєкту є життєво важливим для збереження проєкту на правильному шляху, вчасно та в рамках бюджету, при цьому підтримуючи стандарти якості проєкту.
Як визначити обсяг проєкту?
Щоб визначити обсяг у управлінні проєктами, потрібно пройти кроки багатоетапного процесу, який вимагає уваги до деталей та стратегічного планування:
1 Встановити цілі та задачі
Встановлення чітких, специфічних та кількісно вимірюваних цілей та задач є першим кроком у визначенні обсягу проєкту та має критичне значення для його стратегічного напрямку.
Цей крок включає ідентифікацію мети проєкту та бажаних результатів. Етап вимагає глибокого аналізу основних цілей проєкту та встановлення SMART-цілей — критеріїв, які забезпечують, що цілі є конкретними, вимірюваними, досяжними, актуальними та обмеженими у часі.
Встановлення цих цілей направляє всю команду проєкту до єдиного напрямку, забезпечуючи, що кожне завдання та рішення узгоджуються попередньо визначеними цілями. Це також допомагає в оцінці успіху проєкту після його завершення.
2 Збір вимог проєкту
Збір детальних вимог проєкту забезпечує всебічний обсяг робіт, враховуючи повний спектр завдань та очікувань для ефективного досягнення цілей проєкту. Детальний збір вимог проєкту — це процес залучення зацікавлених сторін для повного розуміння їхніх потреб та очікувань.
Збір вимог проєкту включає проведення інтерв’ю, опитувань та оглядових сесій для збору всебічної інформації про те, що проєкт повинен виконувати. Це процес компіляції списку завдань, функцій, функціональності та стандартів, яким повинен відповідати проєкт, забезпечуючи єдиний підхід до визначення обсягу проєкту.
3 Ідентифікація та розподіл ресурсів
Ідентифікація та розподіл необхідних ресурсів, включаючи час, бюджет та персонал, є важливими для успішного завершення проєкту.
Ідентифікація та розподіл ресурсів виходить за рамки простого переліку необхідного та стосується стратегічного планування використання доступних ресурсів ефективно. Це включає оцінку вимог проєкту проти доступного бюджету, робочої сили, обладнання та технологій. Також включає планування доступності ресурсів, забезпечуючи, що проєкт не зіткнеться з затримками або проблемами якості через обмеження ресурсів.
Цей крок забезпечує, що всі необхідні вхідні дані доступні для досягнення цілей проєкту в межах встановлених параметрів.
4 Прорахунок виключень та обмежень
Визначення того, що не входить до обсягу проєкту, є так само важливим, як і визначення того, що входить. Створення виключень та обмежень полягає у встановленні чітких меж для проєкту. Обмеження допомагають керувати очікуваннями та встановлювати реалістичні ліміти для виконання проєкту.
Процес включає документування того, що не входить до обсягу, для запобігання розширенню обсягу проєкту та деталізації будь-яких обмежень проєкту, таких як регуляторні, технологічні або фінансові обмеження. Це допомагає керувати очікуваннями зацікавлених сторін та надає чіткі вказівки щодо того, на чому має зосередитись команда проєкту.
5 Визначення результатів
Визначення результатів є критичною фазою в управлінні проєктом, що вимагає точного ідентифікування як матеріальних, так і нематеріальних результатів, очікуваних від проєкту. Цей крок виходить за рамки простого переліку та вимагає вичерпного опису властивостей кожного результату, функціональності та відповідності попередньо визначеним стандартам якості.
Визначення результатів є ретельною деталізацією, що направляє команду проєкту та зацікавлених сторін до спільного бачення успіху. Воно також полегшує суворий моніторинг прогресу та є забезпеченням того, що специфікації кожного результату були чітко визначені, тим самим створюючи основу для його успішного завершення.
6 Залучення підтримки зацікавлених сторін
Щоб забезпечити узгодженість і уникнути майбутніх непорозумінь, важливо забезпечити згоду та підтримку всіх зацікавлених сторін на початку процесу визначення обсягу проєкту. Отримання підтримки зацікавлених сторін передбачає представлення обсягу проєкту та плану всім зацікавленим сторонам та забезпечення їх згоди та підтримки.
Цей процес вимагає ефективного спілкування, переговорів та іноді компромісів для узгодження очікувань та зобов’язань всіх сторін. Підтримка зацікавлених сторін допомагає проєкту просуватися гладко та покращує співпрацю. Вона є критичною для успішного проєкту та зменшення ризиків, пов’язаних з опором або конфліктами.
7 Встановлення процесу контролю змін
Впровадження систематичної рамки для контролю змін обсягу є невід’ємною частиною управління проєктами. Встановлення процесу контролю змін передбачає створення формалізованого протоколу для управління змінами обсягу.
Цей всебічний процес включає визначення методів пропонування змін, встановлення критеріїв оцінки, окреслення рівнів схвалення та деталізацію виконання та заяви про обсяг затверджених змін. Належно розроблений механізм контролю змін є важливим для збереження цілісності обсягу проєкту, запобігання несанкціонованим змінам та забезпечення того, що необхідні корективи здійснюються у впорядкований, прозорий спосіб.
Приклад обсягу проєкту
Щоб краще зрозуміти, як визначити обсяг проєкту, надамо вам декілька прикладів з різних сфер бізнесу.
Приклад для проєкту розробки програмного забезпечення
Проєкт розробка мобільного додатку
1 Встановлення цілей та задач
Мета проєкту полягає в розробці комплексного мобільного додатку для управління фінансами, який допомагатиме користувачам відстежувати свої бюджети, звітувати про витрати та аналізувати інвестиційні портфелі для прийняття фінансових рішень.
2 Збір вимог проєкту
Залучення потенційних користувачів та зацікавлених сторін для збору детальних вимог, включаючи бажані функції, переваги інтерфейсу користувача та функції безпеки. Проведення ринкових досліджень для ідентифікації конкурентних особливостей.
3 Ідентифікація та розподіл ресурсів
Визначення необхідного бюджету, програмних інструментів, складу команди розробників (розробники, дизайнери, тестувальники якості) та технологічного стеку (наприклад, для розробки фронтенду та бекенду).
4 Прорахунок виключень та обмежень
Визначення обмежень проєкту, таких як непідтримка застарілих операційних систем і суворе дотримання шестимісячного терміну розробки. Документування виключень проєкту для ефективного управління розширенням обсягу проєкту.
5 Визначення результатів
Основні результати включають мобільний додаток, комплексну документацію для користувачів та навчальні матеріали для кінцевих користувачів. Додаткові результати охоплюють регулярні звіти про прогрес та плани підтримки після запуску.
6 Залучення підтримки зацікавлених сторін
Презентація плану проєкту, включаючи обсяг проєкту, бюджет і терміни, всім зацікавленим сторонам для узгодження. Ведення дискусій для вирішення занепокоєнь та включення зворотного зв’язку, забезпечуючи виконання зобов’язань.
7 Встановлення процесу контролю змін
Впровадження формального процесу управління змінами для оцінки, схвалення та документування будь-яких запитаних змін до обсягу проєкту, забезпечуючи їх систематичне та прозоре управління.
Приклад для будівельного проєкту
Проєкт будівництво громадського центру
1 Встановлення цілей та задач
Основна мета полягає у будівництві громадського центру, який надасть багатофункціональний простір для подій, занять та рекреаційних заходів, сприяючи залученню громади та покращенню їх добробуту.
2 Збір вимог проєкту
Збір детальних специфікацій від представників громади, місцевої влади та потенційних користувачів щодо дизайну центру, об’єктів (наприклад, аудиторії, класів, спортивних споруд) та особливостей екологічної стійкості.
3 Ідентифікація та розподіл ресурсів
Оцінка та забезпечення джерел фінансування (публічне фінансування, гранти, донати). Розподіл ресурсів для будівельних матеріалів, робочої сили, послуг архітектурного проєктування та управління проєктом.
4 Прорахунок виключень та обмежень
Документація обмежень, таких як невключення комерційних роздрібних просторів. Визначення обмежень, включаючи дотримання місцевих будівельних кодексів, екологічних регуляцій та терміну будівництва 24 місяці.
5 Визначення результатів
Результати включають завершений громадський центр, озеленені зовнішні простори, парковки, дотримання заяви про обсяг проєкту та план післябудівельного обслуговування.
6 Залучення підтримки зацікавлених сторін
Взаємодія з представниками місцевої влади, лідерами громади та потенційними користувачами центру через презентації та зустрічі для забезпечення їх підтримки та вирішення будь-яких питань.
7 Встановлення процесу контролю змін
Створення структурованого процесу для обробки змін обсягу проєкту, включаючи подання, огляд, схвалення та документацію змін, забезпечуючи прозорість та участь зацікавлених сторін на всіх етапах проєкту.
Приклад для маркетингового проєкту
Проєкт маркетингова кампанія для запуску продукту
1 Встановлення цілей та задач
Мета полягає в підвищенні обізнаності бренду та стимулюванні продажів під час запуску нового продукту та 20% проникнення на ринок протягом першого кварталу після запуску.
2 Збір вимог проєкту
Збір вхідних даних від команд маркетингу, продажів та розробки продукту для визначення ключових повідомлень, демографічних характеристик цільової аудиторії та бажаних маркетингових каналів.
3 Ідентифікація та розподіл ресурсів
Визначення бюджету кампанії, розподіл персоналу для створення контенту, управління соціальними медіа та координації заходів. Ідентифікація необхідних технологічних інструментів для відстеження кампанії та аналітики.
4 Прорахунок виключень та обмежень
Виключення ринків, де продукт спочатку не буде доступний. Визначення обмежень, таких як ліміти бюджету на рекламу та регуляторне дотримання маркетингових матеріалів.
5 Визначення результатів
Результати включають серію реклам у соціальних медіа, співпрацю з інфлюенсерами, прес-релізи, промоційні заходи та всебічний звіт про ефективність кампанії.
6 Залучення підтримки зацікавлених сторін
Презентація стратегії кампанії вищому керівництву, командам продажів та іншим зацікавленим сторонам для схвалення, інтеграції зворотного зв’язку та забезпечення узгодженості з загальними бізнес-цілями.
7 Встановлення процесу контролю змін
Впровадження процедур для запиту, перегляду, схвалення та документування змін у стратегії або виконанні кампанії, забезпечуючи адаптивність, при цьому зберігаючи стратегічний фокус.
Обсяг проєкту та Обсягу продукту
Розуміння відмінностей між обсягом проєкту та обсягом продукту є важливими для успішного управління та реалізації проєктів.
Обсяг проєкту
- Мета проєкту: Визначає необхідні завдання та діяльності у плані виконання проєкту.
- Компоненти: Включають детальні плани проєкту, графіки, розподіл ресурсів (бюджет, люди, технології), плани управління ризиками та процеси контролю змін.
- Управління: Зосереджено на контролі меж проєкту для запобігання розширенню обсягу та забезпечення завершення результатів у межах встановлених обмежень часу, вартості та якості.
- Узгодження зацікавлених сторін: Забезпечує, що цілі, результати та відповідальності проєкту чітко зрозумілі всіма зацікавленими сторонами.
Обсяг продукту
- Мета продукту: Описує функції, які розробляються, відображаючи вимоги кінцевих користувачів та ринкові потреби.
- Компоненти: Охоплюють специфікації дизайну продукту, вимоги до функціональності, заяву про обсяг проєкту та критерії продуктивності.
- Забезпечення якості: Зосереджено на задоволенні або перевищенні очікувань клієнтів щодо кінцевого продукту, забезпечуючи відповідність функцій продукту визначеному обсягу.
- Еволюція: Може еволюціонувати та вимагати оновлень специфікацій продукту на основі зворотного зв’язку від тестування прийняття користувачами, ринкових тенденцій та технологічних досягнень.
Перетин та розходження
Хоча обсяг проєкту та обсяг продукту переплітаються, вони служать різним цілям. Управління обсягом проєкту є вирішальним для фахівців з управління проєктами, щоб забезпечити завершення проєкту в межах встановлених параметрів, тоді як управління обсягом продукту зосереджено на якості та актуальності продукту для задоволення потреб користувачів. Розуміння впливу кожного обсягу на управління проєктом є критично важливим для успіху.Висновок
Розуміння обсягу проєкту є фундаментальним для управління проєктами, оскільки воно забезпечує, що всі завдання, ресурси та діяльності узгоджені для досягнення цілей проєкту.
Воно запобігає розширенню обсягу та узгоджує очікування зацікавлених сторін, встановлюючи чіткі межі та визначаючи шлях до успіху.