Scopul proiectului este piatra de temelie a unei organizații, ghidând echipele prin provocările complexe ale transformării ideilor în rezultate tangibile. Definirea scopului unui proiect este crucială pentru succesul său în procesul de management.
Scopul acestui articol este de a introduce conceptul de definire a scopului proiectului prin o revizuire concisă a definiției sale, inclusiv cele mai bune practici și exemple illustrative. Prin explorarea specificului definiri scopului proiectului, veți câștiga o înțelegere cuprinzătoare și veți fi mai bine pregătiți pentru a naviga complexitățile execuției proiectului cu mai multă precizie și încredere.
Ce este scopul proiectului?
Semnificația scopului în managementul proiectelor este descrierea precisă a obiectivelor, livrabilelor și limitelor unui proiect. Definirea a ceea ce este inclus și exclus din proiect stabilește cadrul pentru sarcinile care trebuie îndeplinite pentru a atinge obiectivele proiectului.
Scopul proiectului servește ca un ghid pentru ceea ce trebuie realizat și volumul de lucru necesar. Asigură că toate părțile interesate au o înțelegere comună a scopului programului și a obiectivelor proiectului și definește munca necesară pentru a le atinge. Definirea scopului proiectului este esențială pentru managementul proiectului și servește ca fundație pe care se construiește execuția cu succes a proiectului.
Importanța definirii scopului proiectului
Scopul proiectului definește meticulos obiectivele, livrabilele și limitele unui proiect. Detaliază sarcinile specifice care trebuie întreprinse, deliniind ce va fi inclus și ce nu, stabilind astfel un cadru clar pentru atingerea obiectivelor proiectului. Această schiță cuprinzătoare acționează ca un plan de acțiune vital, asigurând că toate părțile interesate au o înțelegere unificată a obiectivelor proiectului. Identifică livrabilele care trebuie produse și pașii necesari pentru a le livra. Crucial în managementul proiectelor, scopul proiectului formează fundația pentru planificarea, execuția și finalizarea reușită a proiectului, ghidând toate eforturile spre rezultatele convenite. O astfel de claritate împiedică confuzia, aliniază așteptările părților interesate și susține abordarea structurat a proiectului pentru atingerea obiectivelor sale.
Ce este o declarație a scopului proiectului?
Declarația scopului proiectului, un document fundamental în managementul proiectelor, detaliază pe larg obiectivele, livrabilele, constrângerile, presupunerile și criteriile necesare pentru acceptarea acestuia. Declarația scopului proiectului funcționează ca un acord obligatoriu, oferind o imagine de ansamblu cuprinzătoare și transparentă a ceea ce intenționează să realizeze proiectul și eforturile necesare pentru a ajunge la finalizare.
Acest document de definire a scopului este critic pentru menținerea unei înțelegeri comune între toate părțile interesate ale proiectului și susține acțiuni coordonate și concentrate pe întreaga durată a proiectului, asigurând că toată lumea este aliniată cu obiectivele proiectului și cu scopul acestuia.
Ce este creep-ul scopului?
Creep-ul scopului proiectului, în contextul managementului proiectelor, este expansiunea insidioasă și adesea imperceptibilă a scopului inițial al proiectului care apare fără aprobat formal. A acest proces afectează negativ programele proiectului, crește costurile și poate impacta serios rezultatul general al proiectului.
Aceste schimbări necontrolate din scopul inițial planificat necesită strategii de management capabile pentru a păstra integritatea obiectivelor proiectului și alocarea resurselor. Gestionarea expertă a creep-ului scopului proiectului este esențială pentru a menține proiectul pe drumul cel bun, la timp și în buget, menținând în același timp standardele de calitate ale proiectului.
Cum să definești scopul proiectului
Pentru a defini scopul în managementul proiectelor, trebuie să treci printr-un proces în mai multe etape care necesită atenție la detalii și planificare strategică:
1 Stabilirea obiectivelor și scopurilor
Definirea unor obiective și scopuri clare, specifice și cuantificabile este prima etapă în definirea scopului unui proiect și este critică pentru direcția sa strategică.
Această etapă implică identificarea detaliată a scopului proiectului și a rezultatelor dorite. Aceasta necesită o analiză profundă a obiectivelor de bază ale proiectului și impune stabilirea de obiective SMART — criterii care asigură că obiectivele sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și cu termen limită. Stabilirea acestor obiective ghidează întreaga echipă a proiectului spre o direcție unificată, asigurând că fiecare sarcină și decizie se aliniază cu aceste obiective predefinite. De asemenea, ajută la evaluarea succesului proiectului la finalizare.
2 Colectarea cerințelor proiectului
Colectarea cerințelor detaliate ale proiectului asigură un scop cuprinzător al muncii, având în vedere întreaga gamă de sarcini și așteptări pentru a îndeplini eficient obiectivele proiectului. Colectarea cerințelor detaliate ale proiectului este un proces de implicare cu părțile interesate pentru a înțelege pe deplin nevoile și așteptările lor.
Acest proces include realizarea de interviuri, sondaje și sesiuni de revizuire pentru a aduna informații cuprinzătoare despre ceea ce are nevoie proiectul pentru a funcționa. Este procesul de compilare a unei liste de sarcini, funcționalități, caracteristici și standarde pe care proiectul trebuie să le respecte, asigurând o abordare unificată a definiției scopului proiectului.
3 Identificarea și alocarea resurselor
Identificarea și alocarea resurselor necesare, inclusiv timp, buget și personal, este esențială pentru finalizarea cu succes a proiectului.
Identificarea și alocarea resurselor depășește simpla listare a ceea ce este necesar; este despre planificarea strategică a modului de utilizare eficientă a resurselor disponibile. Acesta implică evaluarea cerințelor proiectului în raport cu bugetul disponibil, forța de muncă, echipamentele și tehnologia. Include, de asemenea, planificarea disponibilității resurselor, asigurând că proiectul nu se confruntă cu întârzieri sau probleme de calitate din cauza constrângerilor de resurse. Această etapă asigură că toate intrările necesare sunt disponibile pentru a atinge obiectivele proiectului în cadrul parametrilor stabiliți.
4 Crearea excluderilor și constrângerilor
Definirea a ceea ce este în afara domeniului este la fel de importantă ca definirea a ceea ce este în domeniu. Crearea de excluderi și constrângeri este despre stabilirea unor limite clare pentru proiect. Constrângerile ajută la gestionarea așteptărilor și la stabilirea limitelor realiste pentru execuția proiectului.
Acestea includ documentarea a ceea ce este în afara domeniului pentru a preveni creep-ul scopului proiectului și detalierea oricăror constrângeri ale proiectului, cum ar fi constrângerile de reglementare, tehnologice sau financiare. Ajută la gestionarea așteptărilor părților interesate și oferă îndrumări clare cu privire la ceea ce echipa proiectului ar trebui să se concentreze.
5 Definirea livrabilelor
Definirea livrabilelor este o fază critică în managementul proiectelor, necesitând identificarea precisă a rezultatelor tangibile și intangibile așteptate de la proiect. Această etapă merge dincolo de o simplă listă de verificare și necesită o explicație detaliată a caracteristicilor, funcționalității și conformității fiecărei livrabile cu standardele de calitate predefinite.
Această detaliere meticuloasă nu numai că conduce echipa de proiect și părțile interesate către o viziune comună a succesului. De asemenea, facilitează monitorizarea riguroasă a progresului. Asigurarea că specificațiile fiecărei livrabile sunt definite explicit este esențială pentru atingerea obiectivelor și scopurilor proiectului, stabilind astfel cadrul pentru finalizarea sa reușită.
6 Obținerea susținerii din partea părților interesate
Pentru a asigura alinierea și a evita neînțelegerile ulterioare, este important să obții acordul și sprijinul tuturor părților interesate la începutul procesului de definire a scopului proiectului. Obținerea susținerii părților interesate implică prezentarea scopului și planului proiectului tuturor părților interesate și obținerea acordului și sprijinului lor.
Aceast proces necesită comunicare eficientă, negociere și, uneori, compromisuri pentru a alinia așteptările și angajamentele tuturor. Susținerea părților interesate ajută proiectul să decurgă fără probleme și îmbunătățește colaborarea. Este esențial pentru un proiect de succes și pentru reducerea riscurilor asociate cu rezistența sau conflictul.
7 Stabilirea unui proces de control al schimbărilor
Operativizarea unui cadru sistematic pentru controlul schimbărilor de scop este obligatorie atunci când se gestionează proiecte. Stabilirea unui proces de control al schimbărilor este fundamentală și implică crearea unui protocol formalizat pentru gestionarea schimbărilor de scop.
Aceast proces cuprinzător include definirea metodelor de propunere a schimbărilor, stabilirea criteriilor de evaluare, schițarea nivelurilor de aprobat și detalierea execuției și a declarației de scop a proiectului pentru schimbările aprobate. Un mecanism de control al schimbărilor bine conceput este crucial pentru menținerea integrității scopului proiectului, prevenind schimbările neautorizate și asigurându-se că ajustările necesare sunt efectuate într-un mod ordonat și transparent.
Exemplu de scop al proiectului
Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine cum să definiți scopul proiectului, iată câteva exemple din diferite domenii de afaceri.
Exemplu pentru proiectul de dezvoltare software
Proiect dezvoltarea aplicației mobile
1 Stabilirea obiectivelor și scopurilor
Proiectul are ca scop dezvoltarea unei aplicații mobile cuprinzătoare pentru gestionarea financiară care ajută utilizatorii să își urmărească bugetele, să raportze cheltuielile și să analizeze portofoliile de investiții pentru a facilita luarea unor decizii financiare mai bune.
2 Colectarea cerințelor proiectului
Implicarea utilizatorilor potențiali și a părților interesate pentru a aduna cerințe detaliate, inclusiv funcționalitățile dorite, preferințele interfeței utilizatorului și caracteristicile de securitate. Realizarea de studii de piață pentru a identifica caracteristicile competitive.
3 Identificarea și alocarea resurselor
Determinarea bugetului necesar, a instrumentelor software, a compunerii echipei de dezvoltare (dezvoltatori, designeri, teste QA) și a pachetului tehnologic (de exemplu, pentru dezvoltarea frontend și backend).
4 Crearea excluderilor și constrângerilor
Definirea limitărilor proiectului, cum ar fi neacceptarea sistemelor de operare vechi și respectarea strictă a unui termen de șase luni pentru dezvoltare. Documentarea excluderilor proiectului pentru a gestiona eficient creep-ul scopului proiectului.
5 Definirea livrabilelor
Livrabilele principale includ aplicația mobilă, documentația utilizatorului cuprinzătoare și materialele de instruire pentru utilizatorii finali. Livrabilele secundare cuprind rapoarte regulate de progres și planuri de suport după lansare.
6 Obținerea susținerii din partea părților interesate
Prezentarea planului de proiect, inclusiv scopul proiectului, bugetul și termenul limită, tuturor părților interesate pentru aprobat. Participarea la discuții pentru a aborda îngrijorările și a include feedback-ul, asigurând alinierea și angajamentul.
7 Stabilirea unui proces de control al schimbărilor
Implementarea unui proces formal de management al schimbărilor pentru a evalua, a aproba și a documenta orice schimbări solicitate ale scopului proiectului, asigurându-se că sunt gestionate sistematic și transparent.
Exemplu pentru proiectul de construcții
Proiect construcția unui centru comunitar
1 Stabilirea obiectivelor și scopurilor
Scopul principal este de a construi un centru comunitar care oferă un spațiu multifuncțional pentru evenimente, cursuri și activități recreative, îmbunătățind astfel implicarea și bunăstarea comunității.
2 Colectarea cerințelor proiectului
Adunarea specificațiilor detaliate de la reprezentanții comunității, autoritățile locale și utilizatorii potențiali cu privire la designul centrului, facilitățile (de exemplu, auditoriul, sălile de clasă, facilitățile sportive) și caracteristicile de sustenabilitate ecologică.
3 Identificarea și alocarea resurselor
Evaluarea și asigurarea surselor de finanțare (finanțare publică, granturi, donații). Alocarea resurselor pentru materiale de construcție, forță de muncă, servicii de design arhitectural și managementul proiectului.
4 Crearea excluderilor și constrângerilor
Excluderea spațiului comercial din scopul proiectului. Identificarea constrângerilor, inclusiv respectarea codurilor de construcție locale, reglementărilor de mediu și un termen de construcție de 24 de luni.
5 Definirea livrabilelor
Livrabilele includ centrul comunitar finalizat, spațiile exterioare amenajate, facilitățile de parc, declarația de conformitate a proiectului și un plan de întreținere post-construcție.
6 Obținerea susținerii din partea părților interesate
Implicarea oficialilor guvernamentali locali, liderilor comunității și utilizatorilor potentiici ai centrului prin prezentări și întâlniri pentru a obține sprijinul lor și a aborda orice îngrijorări.
7 Stabilirea unui proces de control al schimbărilor
Stabilirea unui proces structurat pentru a gestiona schimbările în scopul proiectului, inclusiv trimiterea, revizuirea, aprobarea și documentarea schimbărilor, asigurând transparență și implicarea părților interesate pe parcursul întregului proiect.
Exemplu pentru proiectul de marketing
Proiect campania de marketing pentru lansarea produsului
1 Stabilirea obiectivelor și scopurilor
Scopul este de a crește notorietatea brandului și de a stimula vânzările pentru noul produs lansat, țintind o penetrare pe piață de 20% în prima trimestru după lansare.
2 Colectarea cerințelor proiectului
Colectarea opiniilor echipelor de marketing, vânzări și dezvoltare a produsului pentru a defini mesajele cheie, demografia publicului țintă și canalele de marketing preferate.
3 Identificarea și alocarea resurselor
Determinarea bugetului pentru campanie, alocarea personalului pentru crearea de conținut, gestionarea rețelelor sociale și coordonarea evenimentelor. Identificarea instrumentelor tehnologice necesare pentru urmărirea campaniei și analiza acesteia.
4 Crearea excluderilor și constrângerilor
Excluderea piețelor în care produsul nu va fi disponibil inițial. Identificarea constrângerilor, cum ar fi limitele bugetului de publicitate și conformitatea cu reglementările pentru materialele de marketing.
5 Definirea livrabilelor
Livrabilele includ o serie de anunțuri pe rețelele sociale, colaborări cu influenceri, comunicate de presă, evenimente de promovare și un raport cuprinzător despre performanța campaniei.
6 Obținerea susținerii din partea părților interesate
Prezentarea strategiei campaniei echipei de management senior, echipelor de vânzări și altor părți interesate pentru a obține aprobarea, a include feedback-ul și a asigura alinierea cu obiectivele generale ale afacerii.
7 Stabilirea unui proces de control al schimbărilor
Implementarea procedurilor pentru solicitarea, revizuirea, aprobarea și documentarea schimbărilor în strategia sau execuția campaniei, asigurând adaptabilitate în timp ce se menține concentrarea strategică.
Scopul proiectului vs. Scopul produsului
Scopul Proiectului
Obiectivul proiectului: Definește sarcinile și activitățile necesare în planul de livrare al proiectului.
Componente: Include planuri detaliate de proiect, cronologii, alocarea resurselor (buget, oameni, tehnologie), planuri de gestionare a riscurilor și procese de control al schimbărilor.
Management: Se concentrează pe controlul limitelor proiectului pentru a preveni creep-ul scopului și a asigura finalizarea livrabilelor în termenii de timp, cost și calitate.
Alinierea părților interesate: Asigură că obiectivele, livrabilele și responsabilitățile proiectului sunt clar înțelese de părțile interesate.
Scopul Produsului
Obiectivul produsului: Descrie caracteristicile aflate în dezvoltare care reflectă cerințele utilizatorilor finali și ale pieței.
Componente: Cuprinde specificațiile de design ale produsului, cerințele funcționale, declarația de scop a proiectului și criteriile de performanță.
Asigurarea calității: Se concentrează pe satisfacerea sau depășirea așteptărilor clienților pentru produsul final, asigurându-se că caracteristicile produsului se aliniază cu scopul definit.
Evoluția: Poate evolua și necesita actualizări ale specificațiilor produsului pe baza feedback-ului din testarea de acceptare a utilizatorilor, tendințelor pieței și avansurilor tehnologice.
Intersecție și Divergență
Deși scopul proiectului și scopul produsului sunt interconectate, ele servesc scopuri diferite. Managementul scopului proiectului este esențial pentru profesioniștii în managementul proiectelor pentru a asigura finalizarea proiectului în cadrul parametrilor stabiliți, în timp ce managementul scopului produsului se concentrează pe calitatea și relevanța produsului pentru a satisface nevoile utilizatorilor. Înțelegerea modului în care fiecare scop impactează managementul proiectului este esențială pentru succes.
Concluzie
Înțelegerea scopului proiectului este fundamentală pentru managementul proiectului deoarece asigură că toate sarcinile, resursele și activitățile sunt aliniate pentru a atinge obiectivele proiectului. Previne creep-ul scopului și aliniază așteptările părților interesate prin stabilirea unor limite clare și definirea căii spre succes.
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...