Компанія ORNER працює на українському ринку вже 11 років та має команду з 40 спеціалістів. Це дизайнери, маркетологи, логісти, бухгалтери та інші відділи.
ORNER невпинно зростає та тестує для себе нові напрямки. Темп розвитку сформував потребу компанії у прозорому менеджменті різнопланових процесів в одному місці. Щоб не втрачати контроль і масштабувати бізнес без хаосу, команда ORNER впровадила Worksection.
Про компанію
ORNER — це український бренд, який розробляє та випускає якісні подарунки за доступною ціною. Серед продуктів компанії посуд, канцелярія, настільні ігри, текстиль тощо. Бренд працює виключно з українськими виробниками, контролюючи кожен етап виробництва — від ідеї до готового виробу.
Команда з 40 спеціалістів успішно обробляє 100 000 замовлень щорічно, створює нові дизайни та постійно експериментує з форматами.
Запит
До роботи з Worksection команда ORNER використовувала Trello. З часом інструмент перестав відповідати потребам бізнесу. Завдання накопичувалися у вигляді списків та було важко відстежити зміни.
«Trello більше схожий на записник для завдань, а нам потрібен був інструмент з розширеним функціоналом для їх систематизації», — Олена Сіденко, Art Director компанії ORNER
Окрім хаотичного управління задачами, виникали труднощі зі зберіганням і обміном файлами. Завантаження об’ємних документів було неможливим, що створювало проблеми в роботі дизайнерів, маркетологів та інших команд.
Узгодження макетів, підготовка рекламних матеріалів і технічних специфікацій вимагає постійного доступу до актуальних версій документів. Однак через системні обмеження Trello важлива інформація часто губилася.
Ці виклики сформували запит на платформу, яка мала систематизувати управління завданнями та забезпечити зручну роботу з файлами в межах однієї системи.
Виклики клієнта
Впровадження нової системи
Проблема: Перехід з Trello на Worksection вимагав освоєння нового інструменту разом з переглядом сталих робочих процесів. Оскільки Trello став частиною щоденної рутини, ці зміни викликали спротив команди та потребували часу на адаптацію.
Рішення: Компанія приділила особливу увагу процесу адаптації. Кожен співробітник отримав достатньо часу для освоєння Worksection без зайвого тиску.
«Я впевнена, що зміни повинні відбуватися органічно, інакше вони не приживаються», — Олена Сіденко, Art Director ORNER
Для переходу на Worksection компанія призначила відповідального, який керував процесом впровадження. Консультації з менеджером Worksection допомогли глибше зануритись в систему та зрозуміти, як краще налаштувати інструмент під потреби команди.
Worksection пропонує зручний спосіб міграції з Trello завдяки функції автоматичного імпорту даних. Всього за кілька хвилин ви зможете перенести всі завдання та проєкти.
Зараз у компанії для кожного напрямку діяльності створені окремі проєкти у Worksection. Задачі поділяються на категорії, такі як актуальні, нові ідеї, та відкладені.
Об’єднання робочих інструментів
Проблема: Завдання ставились на електронну пошту або месенджери, лікарняні та відпустки відзначалися в окремому сервісі, а робочі файли зберігалися у різних інструментах. Це ускладнювало процес управління через необхідність постійних узгоджень між інструментами.
Рішення: Worksection об’єднав усі процеси в одній системі, спрощуючи управління завданнями та обмін файлами.
Функціонал графіків співробітників дозволяє бачити, хто з команди у відпустці або на лікарняному. Це дало можливість відмовитися від сторонніх інструментів для контролю вихідних співробітників.
«Функція відмітки відпусток і лікарняних — це супер. Зручно заходити в задачу і бачити, відповідальна людина у відпустці або хворіє», — Олена Сіденко, Art Director ORNER
Структурування роботи
Проблема: Відсутність системи моніторингу ускладнювало дотримання термінів. Було важко координувати велику кількість задач із різними статусами та пріоритетами. Через це задачі затримувалися на окремих етапах.
Рішення: Використання кастомних статусів допомогло систематизувати робочі процеси та оперативно реагувати на проблемні етапи. Додатково команда призначила відповідальну особу для контролю оновлень і термінів у Worksection.
Це значно зменшило ризики зриву дедлайнів та підвищило безперебійність процесів. Такий підхід підвищив прогнозованість виконання завдань і мінімізував втрати часу через неузгодженості в команді.
Контроль та планування навантаження
Проблема: Відсутність точних даних про витрати часу на виконання завдань призводила до неточностей у плануванні навантаження. Дедлайни встановлювалися орієнтовно, нерівномірне навантаження було стресом для команди.
Рішення: Впровадження тайм-трекера дало змогу об’єктивно оцінювати витрати часу на завдання. Це допомогло точніше планувати терміни виконання та уникнути перевантаження команди.
«Важливо вміти визначити момент, коли правки вже не покращують результат. Завдяки тайм-трекеру видно, скільки часу йде на кожен етап і чи варто витрачати на нього більше ресурсів», — Олена Сіденко, Art Director ORNER
Прозора система звітності забезпечила реальні дані для аналізу продуктивності та коректного планування майбутніх проєктів. Розуміння завантаженості команди посприяло ефективному розподілу ресурсів, оптимізації робочих процесів і знизила ризики прострокованих дедлайнів.
Багато сповіщень і апдейтів
Проблема: Сповіщення про оновлення задач надходили на робочу пошту, що спричиняло плутанину та перевантаження вхідних листів. Через це важливі повідомлення губилися серед інших і команда могла пропустити критичні оновлення.
Рішення: Інтеграція Worksection із Telegram дозволила отримувати сповіщення у зручному форматі та швидко реагувати на зміни. Це спростило комунікацію між учасниками задач та усунуло потребу створювати окремі чати для обговорень.
«Інтеграція Worksection із Telegram значно спростила роботу. Усі сповіщення завжди під рукою, і ми миттєво бачимо оновлення по задачах», — Олена Сіденко, Art Director ORNER
Мобільна версія Worksection забезпечила доступ до оновлень у будь-який момент, що особливо важливо для швидких перевірок і узгоджень.
