ORNER opère sur le marché ukrainien depuis 11 ans et dispose d’une équipe de 40 spécialistes. Ce sont des designers, des marketeurs, des logisticiens, des comptables et d’autres départements.
L’entreprise connaît une croissance constante et essaie de nouvelles directions. Le rythme de développement a façonné le besoin de l’entreprise de gérer divers processus de manière transparente. ORNER a mis en œuvre Worksection pour maintenir le contrôle et développer son activité sans chaos.
À propos de l’entreprise
ORNER est une marque ukrainienne qui développe et produit des cadeaux de qualité à des prix abordables. Les produits de l’entreprise comprennent de la vaisselle, de la papeterie, des jeux de société, des textiles, etc. La marque collabore uniquement avec des fabricants ukrainiens et contrôle chaque étape du processus de production, de l’idée au produit fini.
L’équipe de 40 spécialistes traite avec succès 100 000 commandes par an, créant de nouveaux designs et testant constamment de nouveaux formats.
Demande
ORNER utilisait Trello avant de commencer à travailler avec Worksection. Après un certain temps, l’outil né répondait plus aux besoins de l’entreprise. Les tâches s’accumulaient sous forme de listes, et il était difficile de suivre les changements.
“Trello ressemble plus à un carnet de tâches, et nous avions besoin d’un outil avec des fonctionnalités avancées pour les systématiser”, — Olena Sidenko, Directrice artistique chez ORNER
En plus d’une gestion chaotique des tâches, il y avait des difficultés avec le stockage et le partage de fichiers. Il était impossible de télécharger de gros documents, ce qui posait des problèmes pour les designers, les marketeurs et d’autres équipes.
L’approbation des maquettes, la création de supports et de spécifications techniques nécessite un accès constant aux dernières versions des documents. Mais en raison des limitations de Trello, des informations importantes étaient souvent perdues.
Ces défis ont créé un besoin pour une plateforme qui systématiserait la gestion des tâches et fournirait une gestion de fichiers pratique dans un système unique.
Défis du client
Mise en œuvre d’un nouveau système
Problème : La transition de Trello à Worksection nécessitait l’apprentissage d’un nouvel outil ainsi que la révision des flux de travail établis. Comme Trello était devenu une partie de la routine quotidienne, ces changements ont suscité de la résistance de la part de l’équipe et ont nécessité du temps pour s’adapter.
Solution : L’entreprise a accordé une attention particulière au processus d’adaptation. Chaque employé a eu suffisamment de temps pour maîtriser Worksection sans pression inutile.
“Je suis sûre que les changements doivent se faire de manière organique, sinon ils né s’installent pas longtemps”, – Olena Sidenko, Directrice artistique chez ORNER
L’entreprise a désigné une personne responsable de la gestion du processus de mise en œuvre pour passer à Worksection. Des consultations avec le gestionnaire de Worksection ont aidé à plonger plus profondément dans le système et à comprendre comment mieux personnaliser l’outil en fonction des besoins de l’équipe.
Worksection offre un moyen pratique de migrer depuis Trello grâce à la fonction d’importation automatique de données. En quelques minutes, vous pourrez transférer toutes vos tâches et projets.
Maintenant, l’entreprise a créé des projets séparés dans Worksection pour chaque domaine d’activité. Les tâches sont divisées en catégories, comme en cours, nouvelles idées et en attente.
Unification des outils de travail
Problème: Les tâches étaient définies par e‑mail ou messagers, les congés maladie et les vacances étaient notés dans un service séparé, et les fichiers de travail étaient stockés dans différents outils. Cela compliquait le processus de gestion en raison de la nécessité de réconciliation constante entre les outils.
Solution: Worksection a unifié tous les processus dans un système, simplifiant la gestion des tâches et le partage de fichiers.
La fonctionnalité des horaires des employés permet de voir qui de l’équipe est en vacances ou en congé maladie. Cela a permis d’abandonner d’autres outils pour contrôler les jours de congé des employés.
“La fonction de marquage des vacances et des congés maladie est excellente. C’est pratique d’entrer une tâche et de voir si la personne responsable est en vacances ou malade”, – Olena Sidenko, Directrice artistique chez ORNER
Structuration du travail
Problème: L’absence de système de suivi rendait difficile le respect des délais. Il était difficile de coordonner de nombreuses tâches avec différents statuts et priorités. En conséquence, les tâches étaient retardées à certaines étapes.
Solution: L’utilisation de statuts personnalisés a aidé à systématiser les flux de travail et à réagir rapidement aux étapes problématiques. De plus, l’équipe a désigné une personne responsable pour surveiller les mises à jour et les délais dans Worksection.
Cela a considérablement réduit le risqué de manquer des délais et a amélioré la continuité des processus. Cette approche a augmenté la prévisibilité des tâches et minimisé le temps perdu en raison d’incohérences dans l’équipe.
Contrôle et planification de la charge de travail
Problème: Le manqué de données précises sur le temps passé sur les tâches a conduit à des inexactitudes dans la planification de la charge de travail. Les délais étaient fixés de manière approximative, et les charges de travail inégales entraînaient du stress pour l’équipe.
Solution: La mise en œuvre d’un tracker de temps a permis à l’équipe de mesurer objectivement le temps passé sur les tâches. Cela a aidé à planifier les délais plus précisément et à éviter de surcharger l’équipe.
“Il est important de pouvoir identifier le moment où les changements n’améliorent plus le résultat. Grâce au tracker de temps, vous pouvez voir combien de temps est consacré à chaque étape et s’il vaut la peine d’investir plus de ressources”, – Olena Sidenko, Directrice artistique chez ORNER.
Le système de reporting transparent a fourni des données réelles pour analyser la productivité et planifier correctement les projets futurs. Comprendre la charge de travail de l’équipe a aidé à allouer les ressources efficacement, optimiser les flux de travail et réduire le risqué de manquer des délais.
Beaucoup de notifications et de mises à jour
Problème: Les notifications de mise à jour des tâches étaient envoyées aux e‑mails professionnels, provoquant de la confusion et encombrant les boîtes de réception. En conséquence, des messages importants étaient perdus dans le flot et l’équipe pouvait manquer des mises à jour critiques.
Solution: L’intégration de Worksection avec Telegram a permis à l’équipe de recevoir des notifications dans un format pratique et de réagir rapidement aux changements. Cela a simplifié la communication entre les participants aux tâches et a éliminé la nécessité de créer des discussions séparées.
“L’intégration de Worksection avec Telegram a rendu notre travail beaucoup plus facile. Toutes les notifications sont toujours à portée de main, et nous pouvons instantanément voir les mises à jour sur les tâches”, a déclaré Olena Sidenko, Directrice artistique chez ORNER.
La version mobile de Worksection offre un accès instantané aux mises à jour, ce qui est particulièrement important pour les examens et les approbations rapides.