ORNER opera nel mercato ucraino da 11 anni e ha un team di 40 specialisti. Questi sono designer, marketer, logistica, contabili e altri dipartimenti.
L’azienda è in costante crescita e sta provando nuove direzioni. Il ritmo di sviluppo ha plasmato la necessità dell’azienda di gestire in modo trasparente vari processi. ORNER ha implementato Worksection per mantenere il controllo e scalare l’attività senza caos.
Informazioni sull’azienda
ORNER è un marchio ucraino che sviluppa e produce regali di qualità a prezzi accessibili. I prodotti dell’azienda includono articoli per la tavola, cancelleria, giochi da tavolo, tessuti, e altro ancora. Il marchio collabora solo con produttori ucraini e controlla ogni fase del processo produttivo, dall’idea al prodotto finito.
Il team di 40 specialisti elabora con successo 100.000 ordini all’anno, creando nuovi design e testando costantemente nuovi formati.
Richiesta
ORNER ha utilizzato Trello prima di iniziare a lavorare con Worksection. Dopo un po’, lo strumento non soddisfaceva più le esigenze dell’azienda. I compiti si accumulavano sotto forma di liste, ed era difficile tenere traccia delle modifiche.
“Trello è più simile a un taccuino per compiti, e noi avevamo bisogno di uno strumento con funzionalità avanzate per sistematizzarli”, — Olena Sidenko, Direttore Creativo di ORNER
Oltre alla gestione caotica dei compiti, c’erano difficoltà con l’archiviazione e la condivisione dei file. Era impossibile caricare documenti di grandi dimensioni, il che creava problemi per designer, marketer e altri team.
Approvare layout, creare materiale collaterale e specifiche tecniche richiede un accesso costante alle versioni più recenti dei documenti. Ma a causa delle limitazioni di Trello, informazioni importanti erano spesso perse.
Queste sfide hanno creato la necessità di una piattaforma che sistematizzasse la gestione dei compiti e fornisse una gestione dei file conveniente in un unico sistema.
Problemi del cliente
Implementazione di un nuovo sistema
Problema: Passare da Trello a Worksection richiedeva di imparare un nuovo strumento insieme alla revisione dei flussi di lavoro consolidati. Poiché Trello era diventato parte della routine quotidiana, questi cambiamenti hanno causato resistenza da parte del team e hanno richiesto tempo per adattarsi.
Soluzione: L’azienda ha prestato particolare attenzione al processo di adattamento. Ogni dipendente ha ricevuto tempo sufficiente per padroneggiare Worksection senza pressioni inutili.
“Sono sicura che i cambiamenti debbano avvenire in modo organico, altrimenti non si stabilizzano a lungo”, – Olena Sidenko, Direttore Creativo di ORNER
L’azienda ha designato una persona responsabile per gestire il processo di implementazione per passare a Worksection. Le consultazioni con il manager di Worksection hanno aiutato a immergersi di più nel sistema e comprendere come personalizzare meglio lo strumento alle esigenze del team.
Worksection offre un modo conveniente per migrare da Trello grazie alla funzione di importazione automatica dei dati. In pochi minuti, sarai in grado di trasferire tutti i tuoi compiti e progetti.
Ora l’azienda ha creato progetti separati in Worksection per ciascun area di business. I compiti sono divisi in categorie, come attuali, nuove idee e in attesa.
Unificazione degli strumenti di lavoro
Il problema: I compiti venivano impostati tramite email o messaggeri, i permessi per malattia e ferie venivano annotati in un servizio separato, e i file di lavoro erano archiviati in strumenti diversi. Ciò complicava il processo di gestione a causa della necessità di costante riconciliazione tra gli strumenti.
Soluzione: Worksection ha unificato tutti i processi in un unico sistema, semplificando la gestione dei compiti e la condivisione dei file.
La funzionalità degli orari dei dipendenti consente di vedere chi del team è in ferie o malato. Questo ha reso possibile abbandonare altri strumenti per controllare i giorni di riposo dei dipendenti.
“La funzione di marcatura delle ferie e malattie è ottima. È comodo inserire un compito e vedere se la persona responsabile è in ferie o malato”, – Olena Sidenko, Direttore Creativo di ORNER
Strutturazione del lavoro
Problema: La mancanza di un sistema di monitoraggio ha reso difficile rispettare le scadenze. Era difficile coordinare molti compiti con stati e priorità diverse. Di conseguenza, alcuni compiti erano in ritardo in determinate fasi.
Soluzione: L’uso di stati personalizzati ha aiutato a sistematizzare i flussi di lavoro e rispondere rapidamente a fasi problematiche. Inoltre, il team ha designato una persona responsabile per monitorare aggiornamenti e scadenze in Worksection.
Questo ha ridotto significativamente il rischio di perdere le scadenze e migliorato la continuità dei processi. Questo approccio ha aumentato la prevedibilità dei compiti e minimizzato il tempo perso a causa di incoerenze nel team.
Controllo e pianificazione del carico di lavoro
Problema: La mancanza di dati accurati sul tempo impiegato per i compiti ha portato a imprecisioni nella pianificazione del carico di lavoro. Le scadenze erano impostate in modo approssimativo e i carichi di lavoro irregolari erano stressanti per il team.
Soluzione: L’implementazione di un tracker di tempo ha consentito al team di misurare oggettivamente il tempo impiegato per i compiti. Questo ha aiutato a pianificare le scadenze in modo più accurato ed evitare di sovraccaricare il team.
“È importante poter identificare il momento in cui i cambiamenti non migliorano più il risultato. Grazie al tracker di tempo, puoi vedere quanto tempo viene speso in ciascuna fase e se vale la pena investire ulteriori risorse”, – Olena Sidenko, Direttore Creativo di ORNER.
Il sistema di reportistica trasparente ha fornito dati reali per analizzare la produttività e pianificare correttamente i progetti futuri. Comprendere il carico di lavoro del team ha aiutato a allocare le risorse in modo efficiente, ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre il rischio di perdere scadenze.
Molte notifiche e aggiornamenti
Il problema: Le notifiche di aggiornamento dei compiti venivano inviate alle email di lavoro, causando confusione e intasando le caselle di posta. Di conseguenza, importanti messaggi venivano persi nel caos e il team poteva perdere aggiornamenti critici.
Soluzione: L’integrazione di Worksection con Telegram ha permesso al team di ricevere notifiche in un formato conveniente e rispondere rapidamente ai cambiamenti. Ha semplificato la comunicazione tra i partecipanti al compito ed eliminato la necessità di creare chat separate per le discussioni.
“L’integrazione di Worksection con Telegram ha reso il nostro lavoro molto più facile. Tutte le notifiche sono sempre a portata di mano, e possiamo vedere istantaneamente gli aggiornamenti sui compiti”, ha detto Olena Sidenko, Direttore Creativo di ORNER.
La versione mobile di Worksection fornisce accesso immediato agli aggiornamenti, il che è particolarmente importante per revisioni e approvazioni rapidi.