ORNER Украин нарығында 11 жыл бойы жұмыс істеп келеді және 40 маманнан тұратын командаға ие. Бұл дизайнерлер, маркетологтар, логистика, бухгалтерлер және басқа бөлімдер.
Компания үнемі өсіп, жаңа бағыттарды байқап отыр. Дамудың қарқыны компанияның әртүрлі процестерді айқын басқару қажеттілігін туындатты. ORNER бизнес бақылауды сақтап, хаоссыз масштабтау үшін Worksection енгізді.
Компания туралы
ORNER сапалы сыйлықтарды қолжетімді бағада жасап шығаратын украин бренді. Компанияның өнімдеріне ас үй ыдыстары, канцеляриялық заттар, үстел ойындары, текстильдер жатады. Бренд тек украин өндірушілерімен ынтымақтастық жасайды және өндіріс процесінің әр кезеңін — идеядан дайын өнімге дейін бақылауға алады.
40 маманнан тұратын команда жылына 100,000 тапсырысты тиімді өңдейді, жаңа дизайндар жасап, үнемі жаңа форматтарды сынақтан өткізеді.
Сұрау
ORNER Trello мен жұмыс істемес бұрын қолданған. Біраз уақыттан кейін, бұл құрал компанияның қажеттіліктерін қанағаттандырмады. Тапсырмалар тізімдер түрінде жинақталды, и өзгерістерді бақылау қиын болды.
“Trello тапсырмалар үшін дәптер сияқты, ал бізге оларды жүйелеу үшін дамыған функционалдылығы бар құрал қажет болды”, — Олена Сиденко, ORNER компаниясының арт-директоры
Хаостық тапсырмаларды басқарумен қатар, файлдарды сақтау және бөлісу кезінде қиындықтар болды. Үлкен құжаттарды жүктеп салу мүмкін емес еді, бұл дизайнерлер, маркетологтар және басқа командалар үшін мәселелер туғызды.
Нұсқаларды бекіту, материалдар мен техникалық сипаттамаларды жасау соңғы құжаттар нұсқаларына тұрақты қол жеткізуді талап етеді. Бірақ Trello-ның шектеулері nedeniyle маңызды ақпарат жиі жоғалып кететін.
Бұл қиындықтар тапсырмаларды басқаруды жүйелендіретін және файлдарды бір жүйеде тиімді басқаруды қамтамасыз ететін платформа қажеттілігін туындатты.
Клиенттің қиындықтары
Жаңа жүйені енгізу
Мәселе: Trello-дан Worksection-ға ауысу жаңа құралды игеруді талап етті, сонымен қатар орнатылған жұмыстарды қайта қарау қажет болды. Trello күнделікті рутинаның бір бөлігі болғандықтан, бұл өзгерістер команданың қарсылығына себеп болып, адаптацияға уақыт қажет етті.
Шешімі: Компания адаптация процесіне ерекше назар бөлді. Әр қызметкерге Worksection-ды игеру үшін жеткілікті уақыт берілді, қысымсыз.
“Меніңше, өзгерістер органикалық түрде орын алуы тиіс, әйтпесе олар ұзаққа созылмайды”, – Олена Сиденко, ORNER компаниясының арт-директоры
Компания Worksection-ға ауысу үшін енгізу процесін басқару жауапкерін тағайындады. Worksection менеджерімен кеңесу жүйенің тереңіне кіруге және құралды команда қажеттіліктеріне жақсырақ бейімдеуді түсінуге көмектесті.
Worksection Trello-дан көшу үшін ыңғайлы тәсілді автоматты деректерді импорттау мүмкіндігі арқасында ұсынады. Тек бірнеше минутта барлық тапсырмаларыңызды және жобаларыңызды тасымалдауға болады.
Қазір компания Worksection-да әр бизнес саласы үшін жеке жобаларды құрды. Тапсырмалар ағымдағы, жаңа идеялар және күту түрінде категорияларға бөлінді.
Жұмыс құралдарын біріктіру
Мәселе: Тапсырмалар электрондық пошта немесе мессенджерлер арқылы қойылды, ауырып қалу мен демалыс жеке қызметте көрсетілді, ал жұмыс файлдары түрлі құралдарда сақталды. Бұл процесті басқаруды тұрақты құралдар арасындағы келісуді қажет ету қиындатты.
Шешімі: Worksection барлық процестерді бір жүйеге біріктіріп, тапсырмаларды басқаруды және файлдарды бөлісуді жеңілдетті.
Қызметкерлер кестесінің функционалдығы командадан кімнің демалыста немесе ауруда екенін көруге мүмкіндік береді. Бұл қызметкерлердің демалыстарын бақылау үшін басқа құралдардан бас тартуды мүмкін етті.
“Демалыс пен ауру белгілерін белгілеу функциясы керемет. Тапсырма енгізу және жауапты адамның демалыста немесе ауруда екенін көру ыңғайлы”, – Олена Сиденко, ORNER компаниясының арт-директоры
Жұмысты құрылымдау
Мәселе: Бақылау жүйесінің жетіспеушілігі мерзімдерді орындауды қиындатты. Әртүрлі статустар мен приоритеттері бар көптеген тапсырмаларды үйлестіру қиын болды. Нәтижесінде, тапсырмалар белгілі кезеңдерде кешігіп қалды.
Шешімі: Арнайы статустарды қолдану жұмыс үдерістерін жүйелендіруге және проблемалы кезеңдерге тез жауап беруге көмектесті. Сонымен қатар, команда Worksection-дағы жаңартулар мен мерзімдерді бақылау үшін жауапты адам тағайындады.
Бұл мерзімдердің жіберіп алу тәуекелін едәуір төмендетіп, процестің тұрақтылығын жақсартты. Бұл тәсіл тапсырмалардың алдын ала болжауын арттыруға және команда арасындағы келіспеушіліктерден болған уақытты азайтуға көмектесті.
Жұмыс жүктемесін бақылау және жоспарлау
Мәселе: Тапсырмаларға жұмсалған уақыт бойынша дәл деректердің жетіспеушілігі жұмыс жүктемесін жоспарлау кезінде дәлсіздіктерге алып келді. Мерзімдер жуықтап қойылды, және теңгерілмеген жүктемелер команда үшін стрессті болды.
Шешімі: Уақыт бақылайтын құралды енгізу командаға тапсырмаларға жұмсалған уақытты объективті өлшеуге мүмкіндік берді. Бұл мерзімдерді дәлірек жоспарлауға көмектесті және команданы артық жүктеуден қорғады.
“Өзгерістердің нәтижені жақсартпайтындай кезеңді анықтау маңызды. Уақыт трекері арқылы әр кезеңге қанша уақыт жұмсалатынын көруге болады және оған көбірек ресурстар жұмсау қажеттігін түсінуге болады”, – Олена Сиденко, ORNER компаниясының арт-директоры.
Ашық есеп беру жүйесі өнімділікті талдауға және болашақ жобаларды дұрыс жоспарлауға нақты деректер берді. Команданың жүктемесін түсіну ресурстарды тиімді бөлуге, жұмыс арттыруларына оңтайландыруға және мерзімдерді жіберіп алу тәуекелін төмендетуге көмектесті.
Көп хабарландырулар мен жаңартулар
Мәселе: Тапсырмалардың жаңарту хабарландырулары жұмыс электрондық поштасына жіберіліп, шатасуға алып келді және поштаның кіріс жәшіктерін толтырды. Нәтижесінде, маңызды хабарламалар жойылып, команда критикалық жаңартуларды өткізіп алуы мүмкін еді.
Шешімі: Worksection-ның Telegram-пен интеграциясы командаға ыңғайлы форматта хабарландыруларды алуға және өзгерістерге тез жауап беруге мүмкіндік берді. Бұл тапсырма қатысушылары арасындағы коммуникацияны жеңілдетіп, талқылау үшін бөлек чаттар жасау қажеттілігін жойды.
“Worksection-ның Telegram-пен интеграциясы біздің жұмысымызды әлдеқайда жеңілдетті. Барлық хабарландырулар әрдайым қолжетімді, және біз тапсырмалардағы жаңартуларды бірден көре аламыз”, — деді Олена Сиденко, ORNER компаниясының арт-директоры.
Worksection-ның мобильді нұсқасы жаңартуларға бірден қол жеткізуді қамтамасыз етеді, бұл тез шолулар мен бекітулер үшін өте маңызды.