ORNER ist seit 11 Jahren auf dem ukrainischen Markt tätig und hat ein Team von 40 Spezialisten. Dazu gehören Designer, Marketingexperten, Logistiker, Buchhalter und andere Abteilungen.
Das Unternehmen wächst ständig und probiert neue Richtungen aus. Das Entwicklungstempo hat den Bedarf an transparenter Verwaltung verschiedener Prozesse geprägt. ORNER hat Worksection implementiert, um die Kontrolle zu behalten und das Geschäft ohne Chaos zu skalieren.
Über das Unternehmen
ORNER ist eine ukrainische Marke, die qualitativ hochwertige Geschenke zu günstigen Preisen entwickelt und produziert. Die Produkte des Unternehmens umfassen Tableware, Schreibwaren, Brettspiele, Textilien usw. Die Marke arbeitet ausschließlich mit ukrainischen Herstellern zusammen und kontrolliert jeden Schritt des Produktionsprozesses, von der Idee bis zum fertigen Produkt.
Das Team von 40 Spezialisten bearbeitet erfolgreich 100.000 Bestellungen pro Jahr, kreiert neue Designs und testet ständig neue Formate.
Anfrage
Vor der Zusammenarbeit mit Worksection nutzte ORNER Trello. Nach einer Weile erfüllte das Tool nicht mehr die Bedürfnisse des Unternehmens. Aufgaben sammelten sich in Form von Listen, und es war schwierig, Änderungen nachzuverfolgen.
„Trello ist eher wie ein Notizbuch für Aufgaben, und wir benötigten ein Tool mit erweiterten Funktionen, um sie zu systematisieren“, — Olena Sidenko, Art Direktorin bei ORNER.
Zusätzlich zum chaotischen Aufgabenmanagement gab es Schwierigkeiten mit der Speicherung und dem Teilen von Dateien. Es war unmöglich, große Dokumente hochzuladen, was für Designer, Marketingspezialisten und andere Teams Probleme verursachte.
Die Genehmigung von Layouts, die Erstellung von Kommunikationsmitteln und technischen Spezifikationen erfordert ständigen Zugriff auf die neuesten Versionen der Dokumente. Aufgrund der Einschränkungen von Trello ging jedoch oft wichtige Informationen verloren.
Diese Herausforderungen schufen die Notwendigkeit einer Plattform, die das Aufgabenmanagement systematisiert und ein bequemes Dateimanagement in einem einzigen System bietet.
Kundenherausforderungen
Implementierung des neuen Systems
Problem: Der Wechsel von Trello zu Worksection erforderte das Erlernen eines neuen Tools sowie eine Überarbeitung der etablierten Arbeitsabläufe. Da Trello Teil des täglichen Ablaufs geworden war, verursachten diese Änderungen Widerstand im Team und benötigten Zeit zur Anpassung.
Lösung: Das Unternehmen legte besonderen Wert auf den Anpassungsprozess. Jeder Mitarbeiter erhielt genügend Zeit, um Worksection ohne unnötigen Druck zu meistern.
„Ich bin sicher, dass Veränderungen organisch geschehen sollten, ansonsten bleiben sie nicht lange bestehen“, – Olena Sidenko, Art Direktorin bei ORNER.
Das Unternehmen ernannte eine verantwortliche Person, um den Implementierungsprozess für den Wechsel zu Worksection zu steuern. Beratungen mit dem Worksection-Manager halfen, tiefer in das System einzutauchen und zu verstehen, wie das Tool besser auf die Bedürfnisse des Teams angepasst werden kann.
Worksection bietet eine bequeme Möglichkeit zur Migration von Trello dank der automatischen Datenimportfunktion. In nur wenigen Minuten können Sie alle Ihre Aufgaben und Projekte übertragen.
Jetzt hat das Unternehmen separate Projekte in Worksection für jeden Geschäftsbereich erstellt. Aufgaben sind in Kategorien wie aktuell, neue Ideen und ausstehend unterteilt.
Vereinigung der Arbeitsmittel
Problem: Aufgaben wurden per E‑Mail oder über Messenger festgelegt, Krankheits- und Urlaubszeiten wurden in einem separaten Dienst erfasst, und Arbeitsdateien wurden in verschiedenen Tools gespeichert. Dies komplizierte den Verwaltungsprozess aufgrund des ständigen Abgleichs zwischen den Tools.
Lösung: Worksection vereinte alle Prozesse in einem System und vereinfachte das Aufgabenmanagement sowie das Teilen von Dateien.
Die Funktionalität der Mitarbeitereinsatzpläne ermöglicht es zu sehen, wer aus dem Team im Urlaub oder krank ist. Dies ermöglichte es, auf andere Werkzeuge zur Überwachung der Urlaubstage der Mitarbeiter zu verzichten.
„Die Funktion zur Kennzeichnung von Urlauben und Krankheitszeiten ist großartig. Es ist praktisch, eine Aufgabe einzugeben und zu sehen, ob die verantwortliche Person im Urlaub oder krank ist“, – Olena Sidenko, Art Direktorin bei ORNER.
Strukturierung der Arbeit
Problem: Das Fehlen eines Überwachungssystems erschwerte es, Fristen einzuhalten. Es war schwierig, viele Aufgaben mit unterschiedlichen Status und Prioritäten zu koordinieren. Infolgedessen verzögerten sich Aufgaben in bestimmten Phasen.
Lösung: Die Verwendung von benutzerdefinierten Status half, die Arbeitsabläufe zu systematisieren und schnell auf problematische Phasen zu reagieren. Darüber hinaus ernannte das Team eine verantwortliche Person, um Aktualisierungen und Fristen in Worksection zu überwachen.
Dies reduzierte das Risiko, Fristen zu verpassen, erheblich und verbesserte die Prozesskontinuität. Dieser Ansatz erhöhte die Vorhersehbarkeit der Aufgaben und minimierte die durch Inkonsistenzen im Team verlorene Zeit.
Kontrolle und Planung der Arbeitslast
Problem: Das Fehlen genauer Daten über den Zeitaufwand für Aufgaben führte zu Ungenauigkeiten in der Planung der Arbeitslast. Fristen wurden grob gesetzt, und ungleichmäßige Arbeitslasten waren stressig für das Team.
Lösung: Die Implementierung eines Zeittrackers ermöglichte es dem Team, objektiv zu messen, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wurde. Dies half, die Fristen genauer zu planen und eine Überlastung des Teams zu vermeiden.
„Es ist wichtig, den Moment zu erkennen, in dem Veränderungen das Ergebnis nicht mehr verbessern. Dank des Zeittrackers kann man sehen, wie viel Zeit in jeder Phase aufgewendet wird und ob es sich lohnt, mehr Ressourcen dafür einzusetzen“, – Olena Sidenko, Art Direktorin bei ORNER.
Das transparente Berichtssystem lieferte reale Daten zur Analyse der Produktivität und zur richtigen Planung zukünftiger Projekte. Das Verständnis der Arbeitslast des Teams half, Ressourcen effizient zuzuweisen, Arbeitsabläufe zu optimieren und das Risiko von Fristversäumnissen zu reduzieren.
Viele Benachrichtigungen und Updates
Problem: Benachrichtigungen zu Aufgabenaktualisierungen wurden an Arbeits-E-Mails gesendet, was zu Verwirrung und überfüllten Posteingängen führte. Infolgedessen gingen wichtige Nachrichten in der Flut unter, und das Team konnte kritische Updates verpassen.
Lösung: Die Integration von Worksection mit Telegram ermöglichte es dem Team, Benachrichtigungen in einem bequemen Format zu erhalten und schnell auf Änderungen zu reagieren. Dies vereinfachte die Kommunikation zwischen den an den Aufgaben beteiligten Personen und beseitigte die Notwendigkeit, separate Chats für Diskussionen zu erstellen.
„Die Integration von Worksection mit Telegram hat unsere Arbeit erheblich erleichtert. Alle Benachrichtigungen sind immer griffbereit, und wir können sofort die Updates zu den Aufgaben sehen“, sagte Olena Sidenko, Art Direktorin bei ORNER.
Die mobile Version von Worksection bietet sofortigen Zugriff auf Updates, was besonders wichtig für schnelle Überprüfungen und Genehmigungen ist.