Haben Sie jemals dringend eine Präsentation suchen müssen — aber sie ist nirgendwo im Chat, in E‑Mails oder auf dem Laufwerk zu finden? Arbeitsdateien sind überall verstreut: in Messengern, auf Google Drive, in E‑Mails oder sogar auf dem Computer eines Kollegen. Und oft — dauert es eine Weile, bis man findet, was man benötigt.
Das Ergebnis ist, dass Zeit verloren geht, Duplikate entstehen und Verwirrung über Versionen herrscht. Forschungen zeigen, dass Mitarbeiter mindestens 2,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach benötigten Dokumenten verbringen.
Um dies zu vermeiden, benötigen Sie nicht noch einen weiteren Chat oder Cloud-Laufwerk, sondern ein einheitliches System. Der ukrainische Online-Service Worksection vereint alle Werkzeuge für die Teamarbeit auf einer Plattform. Es hält auch Dateien zentral, sodass jedes Teammitglied weiß, wie es schnell das findet, was es braucht.
Betrachten wir daher, welche Probleme durch Chaos im Dateimanagement entstehen und wie Worksection hilft, diese zu lösen.
Was sind die Folgen des Dokumentenverlusts für ein Team
Man könnte denken, dass der Verlust einer einzelnen Datei trivial ist. Aber wenn das wiederholt passiert, gewinnt das Problem an Ausmaß. Das Team verbringt Stunden mit der Suche nach Dokumenten, verpasst Fristen und arbeitet unter ständigem Stress.
8 von 10 Mitarbeitern sind gezwungen, bestehende Dokumente neu zu erstellen.
Hier sind die Folgen eines unorganisierten Dateispeichers:
Zeitverlust
Jede “verlorene” Datei bedeutet Zeit, die für die Suche oder Rekonstruktion verloren geht. Über eine Woche kann sich dies auf mehrere volle Arbeitsstunden summieren, die ein Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben hätte widmen können.
Verringerte Produktivität
Prozesse verlangsamen sich, da anstelle von klaren Aktionen ständig zurückgegangen werden muss: “Wo ist die Datei?”, “Welche Version ist aktuell?”, “Wer hat Zugriff?”. All dies kostet Zeit, stört die Planung und zwingt zur Verschiebung wichtiger Aufgaben.
Verwirrung mit Dokumentversionen
Wenn dieselbe Datei in mehreren Chats, E‑Mails oder Cloud-Laufwerken existiert — entsteht Chaos. Das Team könnte versehentlich veraltete Versionen verwenden, Entscheidungen auf der Grundlage falscher Daten treffen oder unnötige Arbeiten durchführen.
Stress und Frustration
Wenn die Arbeit durch triviale Probleme behindert wird, entmutigt das. Routinetätigkeiten werden kompliziert, und die Menschen brennen schneller aus. Dies wirkt sich direkt auf die Stimmung des Teams, die Qualität der Kommunikation und das Endergebnis aus.
Der einzige Weg, Chaos zu beseitigen, besteht darin, die Dateiarbeit an einem Ort zu organisieren, an dem sie logisch strukturiert, für das Team zugänglich und immer auf dem neuesten Stand sind. Genau das bietet Worksection.
Lösung — Alle Dateien in Worksection speichern
Worksection vereint Werkzeuge zur Planung, Überwachung, Kommunikation, Zeiterfassung und Berichterstattung auf einer Plattform, die an alle Teamprozesse angepasst werden kann. Darüber hinaus sorgt es für Ordnung im Dateimanagement: Alle Dokumente sind Aufgaben und Projekten zugeordnet, logisch strukturiert und das Team arbeitet nur mit den aktuellen Versionen. Keine langen Suchen, Duplikate oder unnötige Fragen.
Dateien — innerhalb von Aufgaben und Projekten
Alle Dokumente werden direkt im Kontext von Aufgaben oder Projekten gespeichert. Das bedeutet, dass Sie sie nicht mehr in externen Diensten oder Korrespondenzen suchen müssen — öffnen Sie die Aufgabe und sehen Sie alles, was damit verbunden ist. Zum Beispiel:
- Benötigen Sie ein Briefing für die Präsentation? Es ist der Aufgabe “Vorbereitung der Präsentation” angehängt — und jederzeit griffbereit.
- Verlorene die Mockups? Der Designer hat sie in der Aufgabe “Design der Hauptseite” gespeichert — es ist also nicht notwendig, ihn zu bitten, die Datei erneut zu senden.
Vorteil: Durch das Öffnen der Aufgabe sehen Sie sofort alle Dateien, die damit verbunden sind, und das Team arbeitet in einem einheitlichen Informationsraum.
Cloud-Speicher mit logischer Struktur
Worksection organisiert alle Dateien in einer Cloud-Umgebung und sortiert sie automatisch:
- Jedes Projekt hat seinen eigenen Ordner.
- Dateien sind strukturiert nach Aufgaben und Kontext.
- Zugriff auf Dateien ist flexibel konfiguriert — jeder sieht nur, was er für die Arbeit benötigt.
Vorteil: Keinerlei Notwendigkeit, Dokumente mehrfach zu senden oder Links zu kopieren. Das gesamte Team arbeitet aus einer Quelle.
Intelligente Suche
Das System hat eine integrierte Suche, die die benötigte Datei findet, selbst wenn Sie sich nicht an den genauen Dateinamen erinnern. Daher kann es sie finden durch:
Beschreibung von Aufgaben;Kommentare;Namen der Projektteilnehmer.Beispiel: Sie suchen eine Präsentation für einen Kunden, können sich aber nicht erinnern, wo sie ist? Geben Sie in die Suche “Präsentation + Name des Kunden” ein — und das System findet die benötigte Aufgabe mit der angehängten Datei.
Vorteil: Zeit- und Nervenersparnis. Sie finden, was Sie brauchen, in Sekunden, selbst wenn das Dokument vor sechs Monaten hochgeladen wurde.
Dateien auf dem Projekt-Dashboard
jedes Projekt in Worksection hat ein Dashboard — eine Startseite, die alle wichtigen Daten sammelt: Anzahl der Aufgaben, deren Status, aufgewendete Zeit, Budget und aktuelle Aktionen des Teams.
Ein separater Block auf dem Dashboard — visuelle Dateigalerie, die automatisch aus allen Aufgaben und Kommentaren gesammelt wird. Hier ist es einfach, das benötigte Dokument, Bild oder die Präsentation zu finden, ohne einzelne Aufgaben öffnen zu müssen.
Vorteil: Der Manager sieht sofort alle Projektdokumente an einem Ort und kann deren Relevanz schnell überprüfen.
Aktuelle Versionen von Dateien ohne Verwirrung
Dateien können direkt innerhalb von Aufgaben aktualisiert werden — ohne Duplikate zu erstellen. Andere Teilnehmer sehen nur die aktuelle Version, wodurch Fragen wie: “Ist das definitiv die neueste Version?” entfallen.
Vorteil: Weniger Fehler und Verwirrung und mehr Konzentration auf die Arbeit.
Worksection sammelt alle Dateien, organisiert sie und macht sie für das gesamte Team zugänglich.
Dateimanagement: Worksection vs Wettbewerber
Viele Plattformen bieten nur die grundlegende Möglichkeit, eine Datei an eine Aufgabe anzuhängen. In der Praxis ist dies jedoch nicht genug: Es ist unerlässlich, eine vollständige Speicherstruktur, Suche, Versionskontrolle und schnellen Zugriff für das gesamte Team zu haben.
Wir haben drei Lösungen verglichen — Worksection, Trello und Asana — und die Funktionen jeder Plattform hervorgehoben, um Ihnen bei einer fundierten Entscheidung zu helfen:
| Plattform | Worksection | Trello | Asana |
| Dateien im Kontext von Aufgaben |  Ja — direkt an Aufgaben angehängt |  Teilweise (über Power-Ups oder Kommentare) | Teilweise (in Anhängen) |
| Strukturierter Cloud-Speicher | Ja — zentraler Speicher mit Projektverteilung |  Kein dedizierter Dateimanager | Verfügt nicht über ein umfassendes Speichersystem |
| Dateihistorie und Versionskontrolle | Ja — Dateien können ohne Duplikation aktualisiert werden | Nein | Nein |
| Suche nach Dateien und Aufgaben | Integriert: nach Aufgaben, Kommentaren und Dateinamen | Eingeschränkt | Suche ohne Fokussierung auf Dateien |
| Anzahl der gespeicherten Dateien (im Plan) | In vorteilhaften Plänen — unbegrenzt | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| Preis* pro Benutzer | ≈ 4 $ (bei jährlicher Zahlung) | 10,99 $ | 5 $ |
*Preise sind gültig ab Juni 2025 und können sich ändern.
Einfache Migration zu Worksection von anderen Plattformen
Der Wechsel zu einem neuen System ist immer eine Herausforderung. In Worksection können Sie jedoch schnell und einfach Daten aus anderen Diensten importieren — ohne Projektstruktur zu verlieren und ohne alles manuell eingeben zu müssen.
Worksection unterstützt den Import von Trello, Asana, Basecamp, Jira, Google Sheets und anderen Plattformen. Daten werden in Form von Aufgaben, Unteraufgaben, Kommentaren, Status, Fristen und Zuweisungen übertragen. Alle Dateien bleiben ebenfalls an ihren Plätzen: an die entsprechenden Aufgaben angehängt und nach Projekten organisiert.
Worksection — mehr als nur Ordnung in Dateien
Worksection ist nicht nur ein Speicher für Dateien. Es ist eine Plattform, die alle notwendigen Werkzeuge für das Projektmanagement zusammenführt:
- Flexibles Aufgabenmanagement
- Zeit- und Budgetkontrolle
- Integrierte Analytik und Berichterstattung
Das System sammelt automatisch Daten zu Aufgaben, Zeit und Arbeitsbelastung. Sie erhalten Berichte ohne manuelle Verarbeitung, was die Kontrolle und die Kommunikation mit Kunden vereinfacht.
- Kommunikation im Kontext von Aufgaben
Kommentare, Erwähnungen, Diskussionen und Dateien — alles wird innerhalb der Aufgabe aufgezeichnet. Informationen gehen nicht in Messengern verloren und sind immer am richtigen Ort verfügbar.
- Zugriffseinstellungen
Sie können Kunden, Auftragnehmer oder Freiberufler einladen und nur die notwendigen Aufgaben für sie öffnen. Dies ist praktisch für Agenturen, Outsourcing-Teams und Unternehmen, die mit Partnern arbeiten.
- Dateien und zentraler Speicher
Dokumente sind Aufgaben und Projekten zugeordnet, logisch strukturiert und in der Cloud-Umgebung zugänglich. Die integrierte Suche hilft, das, was Sie brauchen, in Sekunden zu finden.
- Schneller Support
Das Worksection-Team ist immer verfügbar — vom Start bis zur vollständigen Anpassung. Sie erhalten nicht nur Antworten, sondern Unterstützung von Spezialisten, die Ihre Prozesse verstehen.