ORNER działa na rynku ukraińskim od 11 lat i dysponuje zespołem 40 specjalistów. Są to projektanci, marketerzy, logistycy, księgowi i inne działy.
Firma ciągle się rozwija i próbuje nowych kierunków. Tempo rozwoju ukształtowało potrzebę zarządzania różnymi procesami w sposób przejrzysty. ORNER wdrożył Worksection, aby utrzymać kontrolę i skalować biznes bez chaosu.
O firmie
ORNER to ukraińska marka, która rozwija i produkuje wysokiej jakości prezenty w przystępnych cenach. Produkty firmy obejmują naczynia, artykuły papiernicze, gry planszowe, tekstylia itd. Marka współpracuje wyłącznie z ukraińskimi producentami i kontroluje każdy etap procesu produkcji, od pomysłu do gotowego produktu.
Zespół 40 specjalistów pomyślnie przetwarza 100 000 zamówień rocznie, tworząc nowe projekty i nieustannie testując nowe formaty.
Prośba
ORNER wykorzystywał Trello, zanim zaczął pracować z Worksection. Po pewnym czasie narzędzie przestało spełniać potrzeby firmy. Zadania gromadziły się w postaci list, a śledzenie zmian stawało się trudne.
„Trello bardziej przypomina notatnik do zadań, a my potrzebowaliśmy narzędzia z zaawansowaną funkcjonalnością, aby je systematyzować”, — Olena Sidenko, Dyrektor Artystyczny w ORNER
Oprócz chaotycznego zarządzania zadaniami, występowały trudności z przechowywaniem i udostępnianiem plików. Niemożliwe było przesyłanie dużych dokumentów, co stwarzało problemy dla projektantów, marketerów i innych zespołów.
Akceptowanie układów, tworzenie materiałów promocyjnych i specyfikacji technicznych wymaga stałego dostępu do najnowszych wersji dokumentów. Jednak z powodu ograniczeń Trello, ważne informacje często się gubiły.
Te wyzwania stworzyły potrzebę platformy, która systematyzowałaby zarządzanie zadaniami i zapewniałaby wygodne zarządzanie plikami w jednym systemie.
Wyzwania klienta
Wdrożenie nowego systemu
Problem: Przejście z Trello na Worksection wymagało nauki nowego narzędzia oraz rewizji ustalonych procesów. Ponieważ Trello stało się częścią codziennej rutyny, te zmiany wywołały opór ze strony zespołu i wymagały czasu na dostosowanie się.
Rozwiązanie: Firma zwróciła szczególną uwagę na proces adaptacji. Każdemu pracownikowi dano wystarczająco dużo czasu na opanowanie Worksection bez zbędnego nacisku.
„Jestem pewna, że zmiany powinny zachodzić organicznie, inaczej nie trwają długo”, – Olena Sidenko, Dyrektor Artystyczny w ORNER
Firma wyznaczyła odpowiedzialną osobę do zarządzania procesem wdrożenia przejścia na Worksection. Konsultacje z menedżerem Worksection pomogły lepiej zgłębić system i zrozumieć, jak lepiej dostosować narzędzie do potrzeb zespołu.
Worksection oferuje wygodny sposób migracji z Trello dzięki funkcji automatycznego importowania danych. W zaledwie kilka minut będziesz w stanie przenieść wszystkie swoje zadania i projekty.
Teraz firma stworzyła osobne projekty w Worksection dla każdej dziedziny biznesu. Zadania są dzielone na kategorie, takie jak bieżące, nowe pomysły i w toku.
Ujednolicanie narzędzi pracy
Problem: Zadania były ustalane za pośrednictwem e‑maili lub komunikatorów, zwolnienia i urlop były odnotowywane w osobnej usłudze, a pliki robocze były przechowywane w różnych narzędziach. To komplikowało proces zarządzania z powodu potrzeby ciągłej zgody między narzędziami.
Rozwiązanie: Worksection zjednoczył wszystkie procesy w jednym systemie, upraszczając zarządzanie zadaniami i udostępnianie plików.
Funkcjonalność harmonogramów pracowników pozwala zobaczyć, kto z zespołu jest na urlopie lub na zwolnieniu. Dzięki temu możliwe było zrezygnowanie z innych narzędzi do kontrolowania dni wolnych pracowników.
„Funkcja oznaczania urlopów i zwolnień jest świetna. Wygodnie jest wprowadzać zadanie i widzieć, czy osoba odpowiedzialna jest na urlopie lub chora”, – Olena Sidenko, Dyrektor Artystyczny w ORNER
Struktura pracy
Problem: Brak systemu monitorowania utrudniał dotrzymywanie terminów. Trudno było skoordynować wiele zadań z różnymi statusami i priorytetami. W rezultacie zadania były opóźniane na niektórych etapach.
Rozwiązanie: Użycie niestandardowych statusów pomogło systematyzować przepływy pracy i szybko reagować na problematyczne etapy. Dodatkowo zespół wyznaczył odpowiedzialną osobę do monitorowania aktualizacji i terminów w Worksection.
To znacznie zmniejszyło ryzyko przekroczenia terminów i poprawiło ciągłość procesów. Takie podejście zwiększyło przewidywalność zadań i zminimalizowało czas stracony z powodu niezgodności w zespole.
Kontrola obciążenia pracą i planowanie
Problem: Brak dokładnych danych na temat czasu spędzonego na zadaniach prowadził do niedokładności w planowaniu obciążenia pracą. Terminy były ustalane w sposób ogólny, a nierównomierne obciążenie było stresujące dla zespołu.
Rozwiązanie: Wdrożenie narzędzia do śledzenia czasu pozwoliło zespołowi obiektywnie mierzyć czas spędzony na zadaniach. To pomogło w dokładniejszym planowaniu terminów i unikaniu przeciążania zespołu.
„Ważne jest, aby móc zidentyfikować moment, w którym zmiany przestają poprawiać wynik. Dzięki narzędziu do śledzenia czasu można zobaczyć, ile czasu spędzono na każdym etapie i czy warto na niego poświęcać więcej zasobów”, – Olena Sidenko, Dyrektor Artystyczny w ORNER.
Przezroczysty system raportowania dostarczył rzeczywistych danych do analizy wydajności i właściwego planowania przyszłych projektów. Zrozumienie obciążenia zespołu pomogło w efektywnym przydzielaniu zasobów, optymalizacji przepływów pracy oraz zmniejszeniu ryzyka przekroczenia terminów.
Dużo powiadomień i aktualizacji
Problem: Powiadomienia o aktualizacji zadań były wysyłane na służbowe e‑maile, co powodowało zamieszanie i zatykanie skrzynek odbiorczych. W efekcie ważne wiadomości ginęły w gąszczu, a zespół mógł przegapić ważne aktualizacje.
Rozwiązanie: Integracja Worksection z Telegramem pozwoliła zespołowi otrzymywać powiadomienia w wygodnym formacie i szybko reagować na zmiany. Uprościło to komunikację pomiędzy uczestnikami zadań i wyeliminowało potrzebę tworzenia osobnych czatów do dyskusji.
„Integracja Worksection z Telegramem znacznie ułatwiła naszą pracę. Wszystkie powiadomienia są zawsze w zasięgu ręki, a my możemy natychmiast zobaczyć aktualizacje dotyczące zadań”, powiedziała Olena Sidenko, Dyrektor Artystyczny w ORNER.
Mobilna wersja Worksection zapewnia natychmiastowy dostęp do aktualizacji, co jest szczególnie ważne podczas szybkiej weryfikacji i akceptacji.