ORNER работает на украинском рынке уже 11 лет и имеет команду из 40 специалистов. Это дизайнеры, маркетологи, логисты, бухгалтеры и другие отделы.
Компания постоянно растет и пробует новые направления. Темпы развития сформировали необходимость компании управлять различными процессами прозрачно. ORNER внедрил Worksection для поддержания контроля и масштабирования бизнеса без хаоса.
О компании
ORNER — это украинский бренд, который разрабатывает и производит качественные подарки по доступным ценам. Продукты компании включают посуду, канцелярские товары, настольные игры, текстиль и т. д. Бренд сотрудничает только с украинскими производителями и контролирует каждый этап производственного процесса, от идеи до готового продукта.
Команда из 40 специалистов успешно обрабатывает 100 000 заказов в год, создавая новые дизайны и постоянно тестируя новые форматы.
Запрос
ORNER использовал Trello до того, как начал работать с Worksection. Со временем этот инструмент перестал удовлетворять потребности компании. Задачи накапливались в виде списков, и было трудно отслеживать изменения.
“Trello больше похож на записную книжку для задач, и нам нужен был инструмент с расширенной функциональностью для их систематизации”, — Олена Сиденко, Арт-директор ORNER
Помимо хаотичного управления задачами, возникали трудности с хранением и обменом файлами. Загружать большие документы было невозможно, что создавало проблемы для дизайнеров, маркетологов и других команд.
Утверждение макетов, создание рекламных материалов и технических заданий требует постоянного доступа к последним версиям документов. Но из-за ограничений Trello важная информация часто терялась.
Эти проблемы создали потребность в платформе, которая систематизировала бы управление задачами и предоставляла удобное управление файлами в одной системе.
Проблемы клиента
Внедрение новой системы
Проблема: Переход с Trello на Worksection потребовал изучения нового инструмента вместе с пересмотром устоявшихся рабочих процессов. Поскольку Trello стал частью повседневной рутины, эти изменения вызвали сопротивление со стороны команды и потребовали времени для адаптации.
Решение: Компания особое внимание уделила процессу адаптации. Каждому сотруднику было предоставлено достаточно времени для освоения Worksection без лишнего давления.
“Я уверена, что изменения должны происходить органично, иначе они не закрепляются надолго”, – Олена Сиденко, Арт-директор ORNER
Компания назначила ответственного человека для управления процессом внедрения перехода на Worksection. Консультации с менеджером Worksection помогли глубже разобраться в системе и понять, как лучше настроить инструмент под нужды команды.
Worksection предлагает удобный способ миграции с Trello благодаря функции автоматического импорта данных. Всего за несколько минут вы сможете перенести все свои задачи и проекты.
Теперь компания создала отдельные проекты в Worksection для каждой сферы бизнеса. Задачи делятся на категории, такие как текущие, новые идеи и ожидающие.
Унификация рабочих инструментов
Проблема: Задачи ставились через электронную почту или мессенджеры, больничные листы и отпуска отмечались в отдельном сервисе, а рабочие файлы хранились в разных инструментах. Это усложняло процесс управления из-за необходимости постоянного согласования между инструментами.
Решение: Worksection объединил все процессы в одной системе, упростив управление задачами и обмен файлами.
Функциональность графиков сотрудников позволяет видеть, кто из команды в отпуске или на больничном. Это дало возможность отказаться от других инструментов для контроля выходных дней сотрудников.
“Функция отметки отпусков и больничных отличная. Удобно вводить задачу и видеть, находится ли ответственный в отпуске или на больничном”, – Олена Сиденко, Арт-директор ORNER
Структурирование работы
Проблема: Отсутствие системы мониторинга усложняло соблюдение сроков. Было сложно координировать множество задач с разными статусами и приоритетами. В результате задачи задерживались на определенных этапах.
Решение: Использование пользовательских статусов помогло систематизировать рабочие процессы и быстро реагировать на проблемные этапы. В дополнение команда назначила ответственного человека для мониторинга обновлений и сроков в Worksection.
Это значительно снизило риск пропуска сроков и улучшило непрерывность процессов. Этот подход увеличил предсказуемость задач и минимизировал время, потраченное из-за несоответствий в команде.
Контроль и планирование нагрузки
Проблема: Отсутствие точных данных о времени, затраченном на задачи, приводило к неточностям в планировании нагрузки. Сроки устанавливались ориентировочно, а нерегулярная нагрузка создавала стресс для команды.
Решение: Внедрение трекера времени позволило команде объективно измерять время, затраченное на задачи. Это помогло более точно планировать сроки и избегать перегрузки команды.
“Важно уметь определять момент, когда изменения больше не улучшают результат. Благодаря трекеру времени вы можете видеть, сколько времени затрачивается на каждый этап и стоит ли выделять на него больше ресурсов”, – Олена Сиденко, Арт-директор ORNER.
Прозрачная система отчетности предоставила реальные данные для анализа продуктивности и правильного планирования будущих проектов. Понимание нагрузки команды помогло эффективно распределять ресурсы, оптимизировать рабочие процессы и снизить риск пропуска сроков.
Множество уведомлений и обновлений
Проблема: Уведомления об обновлениях задач отправлялись на рабочие электронные почты, что вызывало путаницу и засорение почтовых ящиков. В результате важные сообщения терялись среди множества писем, и команда могла пропустить критические обновления.
Решение: Интеграция Worksection с Telegram позволила команде получать уведомления в удобном формате и быстро реагировать на изменения. Это упростило коммуникацию между участниками задач и исключило необходимость создавать отдельные чаты для обсуждений.
“Интеграция Worksection с Telegram значительно упростила нашу работу. Все уведомления всегда под рукой, и мы можем мгновенно видеть обновления по задачам”, — сказала Олена Сиденко, Арт-директор ORNER.
Мобильная версия Worksection предоставляет мгновенный доступ к обновлениям, что особенно важно для быстрых обзоров и утверждений.