ORNER ha estado operando en el mercado ucraniano durante 11 años y cuenta con un equipo de 40 especialistas. Estos son diseñadores, mercadólogos, logísticos, contadores y otros departamentos.
La empresa está en constante crecimiento y probando nuevas direcciones. El ritmo de desarrollo ha moldeado la necesidad de manejar varios procesos de manera transparente. ORNER implementó Worksection para mantener el control y escalar el negocio sin caos.
Acerca de la empresa
ORNER es una marca ucraniana que desarrolla y produce regalos de calidad a precios asequibles. Los productos de la empresa incluyen artículos de mesa, papelería, juegos de mesa, textiles, etc. La marca coopera solo con fabricantes ucranianos y controla cada etapa del proceso de producción, desde la idea hasta el producto terminado.
El equipo de 40 especialistas procesa 100,000 pedidos al año, creando nuevos diseños y probando constantemente nuevos formatos.
Solicitud
ORNER utilizó Trello antes de comenzar a trabajar con Worksection. Después de un tiempo, la herramienta ya no satisfacía las necesidades de la empresa. Las tareas se acumulaban en forma de listas y era difícil rastrear los cambios.
“Trello es más como un cuaderno para tareas, y necesitábamos una herramienta con funcionalidad avanzada para sistematizarlas”, — Olena Sidenko, Directora de Arte en ORNER
Además de la gestión caótica de tareas, había dificultades con el almacenamiento y compartición de archivos. Era imposible subir documentos grandes, lo que creó problemas para diseñadores, mercadólogos y otros equipos.
Aprobar maquetas, crear materiales complementarios y especificaciones técnicas requieren acceso constante a las versiones más recientes de los documentos. Pero debido a las limitaciones de Trello, a menudo se perdía información importante.
Estos desafíos crearon la necesidad de una plataforma que sistematizara la gestión de tareas y proporcionara una gestión de archivos conveniente en un solo sistema.
Desafíos del cliente
Implementación del nuevo sistema
Problema: Cambiar de Trello a Worksection requería aprender una nueva herramienta junto con revisar flujos de trabajo establecidos. Dado que Trello se había vuelto parte de la rutina diaria, estos cambios causaron resistencia en el equipo y requirieron tiempo para adaptarse.
Solución: La empresa prestó especial atención al proceso de adaptación. Cada empleado recibió suficiente tiempo para dominar Worksection sin presión innecesaria.
“Estoy segura de que los cambios deben ocurrir de manera orgánica, de lo contrario, no se mantienen por mucho tiempo”, – Olena Sidenko, Directora de Arte en ORNER
La empresa designó a una persona responsable para gestionar el proceso de implementación de Worksection. Las consultas con el gerente de Worksection ayudaron a profundizar en el sistema y entender cómo personalizar mejor la herramienta a las necesidades del equipo.
Worksection ofrece una manera conveniente de migrar desde Trello gracias à la función de importación automática de datos. En solo unos minutos, podrás transferir todas tus tareas y proyectos.
Ahora la empresa ha creado proyectos separados en Worksection para cada área de negocio. Las tareas se dividen en categorías, como actuales, nuevas ideas y pendientes.
Unificación de herramientas de trabajo
El problema: Las tareas se establecían a través de correos electrónicos o mensajeros, las licencias por enfermedad y vacaciones se anotaban en un servicio separado, y los archivos de trabajo se almacenaban en diferentes herramientas. Esto complicó el proceso de gestión debido à la necesidad de constante reconciliación entre herramientas.
Solución: Worksection unificó todos los procesos en un solo sistema, simplificando la gestión de tareas y el intercambio de archivos.
La funcionalidad de los horarios de los empleados permite ver quién del equipo está de vacaciones o en licencia por enfermedad. Esto hizo posible abandonar otras herramientas para controlar los días libres de los empleados.
“La función de marcar vacaciones y licencias por enfermedad es excelente. Es conveniente ingresar una tarea y ver si la persona encargada está de vacaciones o enferma”, – Olena Sidenko, Directora de Arte en ORNER
Estructuración del trabajo
Problema: La falta de un sistema de monitoreo dificultaba cumplir con los plazos. Era complicado coordinar muchas tareas con diferentes estados y prioridades. Como resultado, las tareas se retrasaban en ciertas etapas.
Solución: El uso de estados personalizados ayudó a sistematizar los flujos de trabajo y responder rápidamente a etapas problemáticas. Además, el equipo nombró a una persona responsable para monitorear actualizaciones y plazos en Worksection.
Esto redujo significativamente el riesgo de perder plazos y mejoró la continuidad del proceso. Este enfoque aumentó la previsibilidad de las tareas y minimizó el tiempo perdido debido a inconsistencias en el equipo.
Control y planificación de la carga laboral
Problema: La falta de datos precisos sobre el tiempo dedicado a las tareas conducía a inexactitudes en la planificación de la carga laboral. Los plazos se fijaban de manera aproximada, y las cargas de trabajo desiguales generaban estrés en el equipo.
Solución: Implementar un rastreador de tiempo permitió al equipo medir objetivamente el tiempo dedicado a las tareas. Esto ayudó a planificar los plazos con mayor precisión y evitar sobrecargar al equipo.
“Es importante poder identificar el momento en que los cambios ya no mejoran el resultado. Gracias al rastreador de tiempo, puedes ver cuánto tiempo se dedica a cada etapa y si vale la pena gastar más recursos en ella”, – Olena Sidenko, Directora de Arte en ORNER.
El sistema de informes transparente proporcionó datos reales para analizar la productividad y planificar adecuadamente proyectos futuros. Comprender la carga de trabajo del equipo ayudó a asignar recursos de manera eficiente, optimizar flujos de trabajo y reducir el riesgo de perder plazos.
Muchos avisos y actualizaciones
El problema: Las notificaciones de actualización de tareas se enviaban a correos electrónicos de trabajo, causando confusión y saturando bandejas de entrada. Como resultado, mensajes importantes se perdían en la confusión y el equipo podía perder actualizaciones críticas.
Solución: La integración de Worksection con Telegram permitió al equipo recibir notificaciones en un formato conveniente y responder rápidamente a los cambios. Simplificó la comunicación entre los participantes de las tareas y eliminó la necesidad de crear chats separados para discusiones.
“La integración de Worksection con Telegram ha facilitado mucho nuestro trabajo. Todas las notificaciones están siempre al alcance de la mano, y podemos ver instantáneamente las actualizaciones sobre las tareas”, dijo Olena Sidenko, Directora de Arte en ORNER.
La versión móvil de Worksection proporciona acceso instantáneo a actualizaciones, lo que es especialmente importante para revisiones y aprobaciones rápidas.