A ORNER está operando no mercado ucraniano há 11 anos e conta com uma equipe de 40 especialistas. Esses são designers, marketeiros, logísticos, contadores e outros departamentos.
A empresa está em constante crescimento e testando novas direções. O ritmo de desenvolvimento moldou a necessidade da empresa de gerenciar diversos processos de forma transparente. A ORNER implementou o Worksection para manter o controle e escalar os negócios sem caos.
Sobre a empresa
ORNER é uma marca ucraniana que desenvolve e produz presentes de qualidade a preços acessíveis. Os produtos da empresa incluem utensílios de mesa, papelaria, jogos de tabuleiro, têxteis, etc. A marca coopera apenas com fabricantes ucranianos e controla cada etapa do processo de produção, desde a ideia até o produto final.
A equipe de 40 especialistas processa com sucesso 100.000 pedidos por ano, criando novos designs e testando constantemente novos formatos.
Solicitação
A ORNER usou Trello antes de começar a trabalhar com o Worksection. Depois de um tempo, a ferramenta já não atendia às necessidades da empresa. As tarefas se acumulavam em forma de listas, e era difícil acompanhar as mudanças.
“O Trello é mais como um caderno de tarefas, e precisávamos de uma ferramenta com funcionalidades avançadas para sistematizá-las”, — Olena Sidenko, Diretora de Arte da ORNER
Além da gestão caótica de tarefas, havia dificuldades com o armazenamento e compartilhamento de arquivos. Era impossível fazer upload de documentos grandes, o que criava problemas para designers, marketeiros e outras equipes.
A aprovação de layouts, a criação de materiais e especificações técnicas requer acesso constante às versões mais recentes dos documentos. Mas, devido às limitações do Trello, informações importantes eram frequentemente perdidas.
Esses desafios geraram a necessidade de uma plataforma que sistematizasse a gestão de tarefas e proporcionasse um gerenciamento de arquivos conveniente em um único sistema.
Desafios do Cliente
Implementação do novo sistema
Problema: A transição do Trello para o Worksection exigiu o aprendizado de uma nova ferramenta junto com a revisão dos fluxos de trabalho estabelecidos. Como o Trello havia se tornado parte da rotina diária, essas mudanças causaram resistência da equipe e exigiram tempo para adaptação.
Solução: A empresa deu atenção especial ao processo de adaptação. Cada funcionário recebeu tempo suficiente para dominar o Worksection sem pressão desnecessária.
“Tenho certeza de que as mudanças devem acontecer de forma orgânica, caso contrário, não duram muito”, – Olena Sidenko, Diretora de Arte da ORNER
A empresa designou uma pessoa responsável para gerenciar o processo de implementação da transição para o Worksection. Consultas com o gerente do Worksection ajudaram a aprofundar o conhecimento do sistema e entender como personalizar melhor a ferramenta às necessidades da equipe.
O Worksection oferece uma forma conveniente de migrar do Trello graças ao recurso de importação automática de dados. Em apenas alguns minutos, você poderá transferir todas as suas tarefas e projetos.
Agora a empresa criou projetos separados no Worksection para cada área de negócios. As tarefas são divididas em categorias, como atuais, novas ideias e pendentes.
Unificação das ferramentas de trabalho
O problema: As tarefas eram definidas via e‑mail ou mensageiros, licenças médicas e férias eram anotadas em um serviço separado, e os arquivos de trabalho eram armazenados em diferentes ferramentas. Isso complicou o processo de gestão devido à necessidade de reconciliação constante entre as ferramentas.
Solução: O Worksection unificou todos os processos em um sistema, simplificando a gestão de tarefas e o compartilhamento de arquivos.
A funcionalidade dos horários dos funcionários permite ver quem da equipe está de férias ou de licença médica. Isso possibilitou abandonar outras ferramentas para controlar os dias de folga dos funcionários.
“A função de marcar férias e licenças médicas é ótima. É conveniente entrar em uma tarefa e ver se a pessoa responsável está de férias ou doente”, – Olena Sidenko, Diretora de Arte da ORNER
Estruturação do trabalho
Problema: A falta de um sistema de monitoramento dificultava o cumprimento dos prazos. Era complicado coordenar muitas tarefas com diferentes status e prioridades. Como resultado, as tarefas eram adiadas em certas etapas.
Solução: O uso de status personalizados ajudou a sistematizar os fluxos de trabalho e responder rapidamente a etapas problemáticas. Além disso, a equipe designou uma pessoa responsável para monitorar atualizações e prazos no Worksection.
Isso reduziu significativamente o risco de perder prazos e melhorou a continuidade dos processos. Essa abordagem aumentou a previsibilidade das tarefas e minimizou o tempo perdido devido a inconsistências na equipe.
Controle e planejamento da carga de trabalho
Problema: A falta de dados precisos sobre o tempo gasto nas tarefas levou a imprecisões no planejamento da carga de trabalho. Os prazos eram definidos de forma aproximada e as cargas de trabalho desiguais eram estressantes para a equipe.
Solução: A implementação de um rastreador de tempo permitiu à equipe medir objetivamente o tempo gasto em tarefas. Isso ajudou a planejar os prazos mais precisamente e evitar sobrecarga da equipe.
“É importante conseguir identificar o momento em que as mudanças já não melhoram o resultado. Graças ao rastreador de tempo, você pode ver quanto tempo é gasto em cada etapa e se vale a pena gastar mais recursos nisso”, – Olena Sidenko, Diretora de Arte da ORNER.
O sistema de relatórios transparente forneceu dados reais para analisar a produtividade e planejar corretamente futuros projetos. Compreender a carga de trabalho da equipe ajudou a alocar recursos de forma eficiente, otimizar fluxos de trabalho e reduzir o risco de perder prazos.
Muitas notificações e atualizações
O problema: As notificações de atualização de tarefas estavam sendo enviadas para e‑mails de trabalho, causando confusão e entupindo as caixas de entrada. Como resultado, mensagens importantes se perdiam na bagunça e a equipe poderia perder atualizações críticas.
Solução: A integração do Worksection com o Telegram permitiu à equipe receber notificações em um formato conveniente e responder rapidamente às mudanças. Isso simplificou a comunicação entre os participantes da tarefa e eliminou a necessidade de criar chats separados para discussões.
“A integração do Worksection com o Telegram facilitou muito nosso trabalho. Todas as notificações estão sempre ao nosso alcance, e podemos ver instantaneamente as atualizações nas tarefas”, disse Olena Sidenko, Diretora de Arte da ORNER.
A versão móvel do Worksection fornece acesso instantâneo às atualizações, o que é especialmente importante para revisões e aprovações rápidas.