ORNER activează pe piața ucraineană de 11 ani și are o echipă de 40 de specialiști. Aceștia sunt designeri, markeri, logistici, contabili și alte departamente.
Compania este în continuă creștere și încearcă noi direcții. Ritmul de dezvoltare a determinat nevoia companiei de a gestiona transparent diferite procese. ORNER a implementat Worksection pentru a menține controlul și a scala afacerea fără haos.
Despre companie
ORNER este o marcă ucraineană care dezvoltă și produce cadouri de calitate la prețuri accesibile. Produsele companiei includ veselă, papetărie, jocuri de masă, textile etc. Marca colaborează doar cu producători ucraineni și controlează fiecare etapă a procesului de producție, de la idee la produsul finit.
Echipa de 40 de specialiști procesează 100.000 de comenzi pe an, creând noi designuri și testând constant formate noi.
Solicitare
ORNER a folosit Trello înainte de a începe colaborarea cu Worksection. După un timp, instrumentul nu mai îndeplinea nevoile companiei. Sarcinile s‑au acumulat sub formă de liste, iar urmărirea modificărilor era dificilă.
“Trello este mai mult ca un carnet pentru sarcini, iar noi aveam nevoie de un instrument cu funcționalități avansate pentru a le sistematiza”, — Olena Sidenko, director artistic la ORNER
Pe lângă gestionarea haotică a sarcinilor, au apărut dificultăți cu stocarea și partajarea fișierelor. Era imposibil să se încarce documente mari, ceea ce crea probleme pentru designeri, markeri și alte echipe.
Aprobatul layout-urilor, crearea materialelor și specificațiilor tehnice necesită acces constant la cele mai recente versiuni ale documentelor. Dar din cauza limitărilor Trello, informații importante erau adesea pierdute.
Aceste provocări au creat o nevoie pentru o platformă care să sistematizeze gestionarea sarcinilor și să ofere o gestionare convenabilă a fișierelor într-un singur sistem.
Provocările clientului
Implementarea unui sistem nou
Problema: Tranzitia de la Trello la Worksection a necesitat învățarea unui nou instrument, împreună cu revizuirea fluxurilor de lucru stabilite. Deoarece Trello devenise parte din rutina zilnică, aceste schimbări au provocat rezistență din partea echipei și au necesitat timp pentru adaptare.
Solutia: Compania a acordat o atenție specială procesului de adaptare. Fiecare angajat a primit suficient timp pentru a stăpâni Worksection fără presiune inutilă.
“Sunt sigură că schimbările ar trebui să se întâmple organic, altfel nu se mențin mult timp”, – Olena Sidenko, director artistic la ORNER
Compania a numit o persoană responsabilă pentru a gestiona procesul de implementare pentru a trece la Worksection. Consultările cu managerul Worksection au ajutat la aprofundarea sistemului și la înțelegerea modului în care să personalizăm mai bine instrumentul în funcție de nevoile echipei.
Worksection oferă o modalitate convenabilă de a migra de la Trello datorită funcției automate de import al datelor. În doar câteva minute, veți putea transfera toate sarcinile și proiectele dumneavoastră.
Acum compania a creat proiecte separate în Worksection pentru fiecare domeniu de afaceri. Sarcinile sunt împărțite în categorii, cum ar fi actuale, idei noi și în așteptare.
Unificarea instrumentelor de lucru
Problema: Sarcinile erau stabilite prin e‑mail sau mesagerie, concediul medical și vacanțele erau notate într-un serviciu separat, iar fișierele de lucru erau stocate în instrumente diferite. Acest lucru complica procesul de management din cauza necesității de reconciliere constantă între instrumente.
Solutia: Worksection a unificat toate procesele într-un singur sistem, simplificând gestionarea sarcinilor și partajarea fișierelor.
Funcționalitatea programelor angajaților permite vizualizarea celor care din echipă sunt în vacanță sau în concediu medical. Acest lucru a făcut posibil abandonarea altor instrumente pentru controlul zilelor libere ale angajaților.
“Funcția de marcaj al vacanțelor și concediilor medicale este excelentă. Este convenabil să introduci o sarcină și să vezi dacă persoana responsabilă este în vacanță sau bolnavă”, – Olena Sidenko, director artistic la ORNER
Structurarea muncii
Problema: Lipsa unui sistem de monitorizare a îngreunat respectarea termenelor limită. A fost dificil de coordonat multe sarcini cu statuturi și priorități diferite. Ca urmare, sarcinile au întârziat în anumite etape.
Solutia: Utilizarea statutelor personalizate a ajutat la sistematizarea fluxurilor de lucru și la răspunsul rapid la etapele problematice. În plus, echipa a numit o persoană responsabilă pentru a monitoriza actualizările și termenul limită în Worksection.
Aceasta a redus semnificativ riscul de a rata termenele limită și a îmbunătățit continuitatea proceselor. Această abordare a crescut previzibilitatea sarcinilor și a minimizat timpul pierdut din cauza neconcordanțelor din echipă.
Controlul și planificarea sarcinilor
Problema: Lipsa datelor accurate privind timpul petrecut pe sarcini a dus la inexactități în planificarea volumului de muncă. Termenele limită erau stabilite pe baza unor estimări, iar volumele inegale de muncă erau stresante pentru echipă.
Solutia: Implementarea unui tracker de timp a permis echipei să măsoare obiectiv timpul petrecut pe sarcini. Acest lucru a ajutat la planificarea termenelor limită mai precise și a evitat supraîncărcarea echipei.
“Este important să poți identifica momentul în care schimbările nu mai îmbunătățesc rezultatul. Datorită trackerului de timp, poți vedea cât timp este petrecut pe fiecare etapă și dacă merită să investești mai multe resurse în ea”, – Olena Sidenko, director artistic la ORNER.
Sistemul transparent de raportare a oferit date reale pentru analizarea productivității și planificarea corectă a proiectelor viitoare. Înțelegerea volumului de muncă al echipei a ajutat la alocarea eficientă a resurselor, optimizarea fluxurilor de lucru și reducerea riscului de a rata termenele limită.
Multitudinea notificărilor și actualizărilor
Problema: Notificările de actualizare a sarcinilor erau trimise pe e‑mailurile de lucru, provocând confuzie și blocând căsuțele poștale. Ca urmare, mesajele importante se pierdeau în aglomerație și echipa ar putea să rateze actualizări critice.
Solutia: Integrarea Worksection cu Telegram a permis echipei să primească notificări într-un format convenabil și să răspundă rapid la schimbări. A simplificat comunicarea între participanții la sarcini și a eliminat necesitatea de a crea conversații separate pentru discuții.
“Integrarea Worksection cu Telegram a făcut munca noastră mult mai ușoară. Toate notificările sunt întotdeauna la îndemână, iar noi putem vedea instantaneu actualizările sarcinilor”, a spus Olena Sidenko, director artistic la ORNER.
Versiunea mobilă a Worksection oferă acces instantaneu la actualizări, ceea ce este deosebit de important pentru revizuiri și aprobări rapide.