ORNER působí na ukrajinském trhu již 11 let a má tým 40 specialistů. Jsou to designéři, marketingoví pracovníci, logistici, účetní a další oddělení.
Společnost neustále roste a zkouší nové směry. Tempo rozvoje utvářelo potřebu společnosti transparentně řídit různé procesy. ORNER implementoval Worksection, aby udržel kontrolu a škáloval podnikání bez chaosu.
O společnosti
ORNER je ukrajinská značka, která vyvíjí a vyrábí kvalitní dárky za dostupné ceny. Produkty společnosti zahrnují nádobí, papírenské zboží, deskové hry, textil atd. Značka spolupracuje pouze s ukrajinskými výrobci a kontroluje každý krok výrobního procesu, od nápadu po hotový výrobek.
Tým 40 specialistů úspěšně zpracovává 100 000 objednávek ročně, vytváří nové designy a neustále testuje nové formáty.
Žádost
ORNER před začátkem spolupráce s Worksection používal Trello. Po určité době už tento nástroj nevyhovoval potřebám společnosti. Úkoly se hromadily v podobě seznamů a bylo obtížné sledovat změny.
“Trello je spíše jako zápisník na úkoly a my jsme potřebovali nástroj s pokročilou funkcionalitou pro jejich systematizaci,” — Olena Sidenko, art director společnosti ORNER
Kromě chaotického řízení úkolů byly problémy s ukládáním a sdílením souborů. Nebylo možné nahrávat velké dokumenty, což vytvářelo problémy pro designéry, marketéry a další týmy.
Schvalování návrhů, vytváření propagačních materiálů a technických specifikací vyžaduje neustálý přístup k nejnovějším verzím dokumentů. Kvůli omezením Trella byly však důležité informace často ztraceny.
Těchto výzev vytvořilo potřebu platformy, která by systematizovala řízení úkolů a poskytovala pohodlné spravování souborů v jednom systému.
Výzvy klienta
Implementace nového systému
Problém: Převedení z Trella na Worksection si vyžádalo naučit se nový nástroj spolu se revizí zavedených pracovních postupů. Vzhledem k tomu, že se Trello stalo součástí každodenní rutiny, tyto změny vyvolaly odpor ze strany týmu a vyžadovaly čas na adaptaci.
Řešení: Společnost věnovala zvláštní pozornost adaptačnímu procesu. Každý zaměstnanec dostal dostatek času na zvládnutí Worksection bez zbytečného tlaku.
“Jsem si jistá, že změny by měly probíhat organicky, jinak se dlouho neudrží,” – Olena Sidenko, art director společnosti ORNER
Společnost jmenovala zodpovědnou osobu pro řízení procesu implementace přechodu na Worksection. Konzultace s manažerem Worksection pomohly hlouběji proniknout do systému a pochopit, jak lépe přizpůsobit nástroj potřebám týmu.
Worksection nabízí pohodlný způsob migrace z Trella díky funkci automatického importu dat. Za pouhých několik minut budete schopni přenést všechny své úkoly a projekty.
Nyní společnost vytvořila v Worksection samostatné projekty pro každou oblast podnikání. Úkoly jsou rozděleny do kategorií, jako jsou aktuální, nové nápady a čekající.
Unifikace pracovních nástrojů
Problém: Úkoly byly nastavovány prostřednictvím e‑mailu nebo messangerů, nemocenské a dovolená byly zaznamenány v samostatné službě a pracovní soubory byly ukládány v různých nástrojích. To komplikovalo proces řízení kvůli nutnosti neustálého usmiřování mezi nástroji.
Řešení: Worksection sjednotil všechny procesy v jednom systému, což zjednodušilo řízení úkolů a sdílení souborů.
Funkčnost plánů zaměstnanců umožňuje vidět, kdo z týmu je na dovolené nebo na nemocenské. To umožnilo opustit jiné nástroje pro kontrolu dnů volna zaměstnanců.
“Funkce označování dovolených a nemocenské je skvělá. Je pohodlné zadat úkol a vidět, zda je zodpovědná osoba na dovolené nebo nemocná,” – Olena Sidenko, art director společnosti ORNER
Strukturování práce
Problém: Nedostatek monitorovacího systému ztěžoval dodržování termínů. Bylo obtížné koordinovat mnoho úkolů s různými stavy a prioritami. V důsledku toho se úkoly zpozdily v některých fázích.
Řešení: Použití vlastních stavů pomohlo systematizovat pracovní postupy a rychle reagovat na problematické fáze. Dále tým jmenoval zodpovědnou osobu pro sledování aktualizací a termínů v Worksection.
To výrazně snížilo riziko propásnutí termínů a zlepšilo kontinuitu procesů. Tento přístup zvýšil předvídatelnost úkolů a minimalizoval čas ztracený kvůli nesrovnalostem v týmu.
Kontrola a plánování pracovního zatížení
Problém: Nedostatek přesných údajů o čase stráveném na úkolech vedl k nepřesnostem v plánování pracovního zatížení. Termíny byly stanoveny přibližně a nerovnoměrná pracovní zatížení byla pro tým stresující.
Řešení: Implementace časového trackeru umožnila týmu objektivně měřit čas strávený na úkolech. To pomohlo plánovat termíny přesněji a vyhnout se přetěžování týmu.
“Je důležité být schopen identifikovat okamžik, kdy změny již nezlepšují výsledek. Díky časovému trackeru vidíte, kolik času je stráveno na každé fázi a zda stojí za to na to investovat více zdrojů,” – Olena Sidenko, art director společnosti ORNER.
Transparentní systém reportování poskytl skutečná data pro analýzu produktivity a správné plánování budoucích projektů. Pochopení pracovního zatížení týmu pomohlo efektivně přidělovat zdroje, optimalizovat pracovní procesy a snížit riziko propásnutí termínů.
Spousta oznámení a aktualizací
Problém: Oznámení o aktualizaci úkolů byla posílána na pracovní e‑maily, což způsobovalo zmatek a zahlcovalo doručenou poštu. V důsledku toho se důležité zprávy ztrácely v přeplněném prostoru a tým mohl přehlédnout kritické aktualizace.
Řešení: Integrace Worksection s Telegramem umožnila týmu přijímat oznámení v pohodlném formátu a rychle reagovat na změny. Zjednodušila komunikaci mezi účastníky úkolů a odstranila potřebu vytvářet samostatné chaty pro diskuse.
“Integrace Worksection s Telegramem nám podstatně ulehčila práci. Všechna oznámení jsou vždy po ruce a můžeme okamžitě vidět aktualizace k úkolům,” řekla Olena Sidenko, art director společnosti ORNER.
Mobilní verze Worksection poskytuje okamžitý přístup k aktualizacím, což je zvláště důležité pro rychlé revize a schvalování.