Планирование —— это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели.
Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить время, чтобы каждая задача была выполнена вовремя? Сколько задач одновременно может вести один участник команды, чтобы эффективность и качество работы были высокими?
Отсутствие плана —— это нереализованные цели по проектам и задачам в будущем.
Принципы и правила планирования:
- Системность
Планирование проектных задач должно быть обязательным условием рабочего процесса для всех отделов и команд в компании.
- Гибкость
Если данные по проекту или задаче изменились в процессе работы — важно вовремя внести изменения. Такой инструмент для планирования задач, как таск-менеджер, обеспечит гибкость для каждой отдельной задачи: можно изменить срок, бюджет, команду и отдельных участников, при необходимости.
- Фиксация
Это может быть фиксация дедлайна, бюджета, планового расхода времени для работы над проектом или задачей.
- Точность
Время и деньги —— два ключевых параметра в планировании. Указывайте точный срок завершения проекта и задачи, а также планируемый бюджет.
Как планировать рабочий процесс в системе управления проектами
Система управления проектами систематизирует рабочие процессы. Создавайте проекты и задачи внутри системы, указывайте плановые расходы, фиксируйте затраченное время, контролируйте загрузку команды и ее участников.
Как выглядит план для проекта
В окне «План» при создании проекта, можно указать предполагаемое количество времени и бюджет.
Почему проект важно разбить на отдельные задачи
Над одним проектом могут работать участники одной или разных команд. У каждого своя роль в команде, поэтому важно создавать индивидуальные задачи для сотрудников в рамках проекта.
Так каждый участник команды видит информацию по своей задаче и срок ее выполнения.
Как выглядит план для задачи и подзадачи
Как и при создании проекта, создавая задачу или подзадачу, вы можете указать плановые расходы в окне «План». Если в процессе работы участники команды будут фиксировать затраченное время с помощью таймера или внесут вручную фактические затраты времени и денег, план и факт можно будет сравнить и скорректировать.
Дедлайн
Устанавливайте четкий дедлайн для проекта, задач и подзадач к нему. Понимание сроков позволит команде распределить время правильно, чтобы завершить работу и прийти к поставленной цели в срок.
Как спланировать проект или задачу с датой старта в будущем
Если команда загружена, а от клиента пришел новый проект или задача — их можно добавить в систему управления проектами, указав дату старта в будущем.
Инструменты планирования в таск-менеджере:
Визуальные инструменты планирования проектов и задач —— это доступ к актуальной информации по загрузке команды, статусам задач, этапам их выполнения, плановым расходам и т.д.
- Диаграмма Ганта
Визуальный инструмент для отслеживания рабочего процесса и плана по проекту. Планирование на Диаграмме Ганта включает: срок старта и завершения задачи, плановые расходы, связи между задачами.
Все задачи проекта отображаются списком слева, справа —— информация по каждой из задач. Если для отслеживания информации по всем задачам проекта нужно заходить в каждую отдельную задачу, то на Диаграмме Ганта собрана информация по всем задачам.
На Диаграмме Ганта можно вносить изменения в план задачи, менять срок, создавать связи между задачами. Например: можно соединить окончание одной задачи с началом другой, если эти задачи связаны между собой.
Также можно отфильтровать задачи по срокам: горящие, с датой завершения на сегодня, на завтра, на неделю, на месяц и т.д.
- Канбан
Раньше это была обычная доска с цветными стикерами, сегодня — один из визуальных инструментов планирования и контроля рабочего процесса в таск-менеджере. Как и на Диаграмме Ганта, по Канбан можно отследить информацию по всем задачам проекта: на каком этапе выполнения находятся, уровень приоритета, сроки.
Например: чтобы увидеть по Канбан задачи с горящими сроками, достаточно выбрать соответствующий фильтр.
Планирование работы по Канбан — это отслеживание статусов задач и понимание нагрузки по команде в целом. Статус задачи = этап выполнения. Все задачи по Канбан отображаются в колонках с соответствующим статусом.
Например: если для задачи был назначен статус «В работе», она отобразится в соответствующей колонке.
Отслеживая по Канбан статус задачи, сроки ее выполнения и загрузку команды в целом, можно вносить изменения в план.
Например: если задач со статусом «В работе» собралось слишком много и команда не справляется с нагрузкой, по некоторым из задач можно продлить срок или временно поставить на паузу, выделив приоритет для ключевых задач.
- Календарь
Просматривайте задачи с крайним сроком завершения в текущем месяце. Анализируйте загрузку команды, меняйте сроки задач, если из-за чрезмерной нагрузки эффективность снижается, а сроки по задачам смещаются.
Также на Календаре можно добавить новую задачу, нажав на окно с планируемой датой завершения этой задачи.
На Календаре в Worksection отображаются Дни Рождения сотрудников, даты отпусков и больничных. Эта информация позволяет корректировать план.
Например: если кто-то из сотрудников в текущем месяце уходит в отпуск, его задачи можно передать другому участнику команды, чтобы рабочий процесс не становился на паузу.
Активируйте утренний дайджест
Дайджест по утрам —— это отправка на вашу электронную почту информации по задачам и подзадачам, срок которых подходит к завершению или уже истек. Ежедневное планирование может начинаться с анализа текущей загрузки команды, а также количества таких задач и подзадач.