Как планировать задачи в компании

Планирование —— это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели.

Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить время, чтобы каждая задача была выполнена вовремя? Сколько задач одновременно может вести один участник команды, чтобы эффективность и качество работы были высокими?

Планирование дает четкое понимание: сколько денег, времени, участников команды нужно для работы над одной задачей.
Отсутствие плана —— это нереализованные цели по проектам и задачам в будущем.


Принципы и правила планирования:

  • Системность
Планирование проектных задач должно быть обязательным условием рабочего процесса для всех отделов и команд в компании.

  • Гибкость
Если данные по проекту или задаче изменились в процессе работы — важно вовремя внести изменения. Такой инструмент для планирования задач, как таск-менеджер, обеспечит гибкость для каждой отдельной задачи: можно изменить срок, бюджет, команду и отдельных участников, при необходимости.

  • Фиксация
Это может быть фиксация дедлайна, бюджета, планового расхода времени для работы над проектом или задачей.

  • Точность
Время и деньги —— два ключевых параметра в планировании. Указывайте точный срок завершения проекта и задачи, а также планируемый бюджет.


Как планировать рабочий процесс в системе управления проектами

Система управления проектами систематизирует рабочие процессы. Создавайте проекты и задачи внутри системы, указывайте плановые расходы, фиксируйте затраченное время, контролируйте загрузку команды и ее участников.


Как выглядит план для проекта
В окне «План» при создании проекта, можно указать предполагаемое количество времени и бюджет.




Почему проект важно разбить на отдельные задачи

Над одним проектом могут работать участники одной или разных команд. У каждого своя роль в команде, поэтому важно создавать индивидуальные задачи для сотрудников в рамках проекта.

Так каждый участник команды видит информацию по своей задаче и срок ее выполнения.


Как выглядит план для задачи и подзадачи
Как и при создании проекта, создавая задачу или подзадачу, вы можете указать плановые расходы в окне «План». Если в процессе работы участники команды будут фиксировать затраченное время с помощью таймера или внесут вручную фактические затраты времени и денег, план и факт можно будет сравнить и скорректировать.


Дедлайн

Устанавливайте четкий дедлайн для проекта, задач и подзадач к нему. Понимание сроков позволит команде распределить время правильно, чтобы завершить работу и прийти к поставленной цели в срок.

Как спланировать проект или задачу с датой старта в будущем
Если команда загружена, а от клиента пришел новый проект или задача — их можно добавить в систему управления проектами, указав дату старта в будущем.




Инструменты планирования в таск-менеджере:

Визуальные инструменты планирования проектов и задач —— это доступ к актуальной информации по загрузке команды, статусам задач, этапам их выполнения, плановым расходам и т.д.

Визуальные инструменты гибкие, что позволяет быстро корректировать данные по задаче, при необходимости.

  • Диаграмма Ганта
Визуальный инструмент для отслеживания рабочего процесса и плана по проекту. Планирование на Диаграмме Ганта включает: срок старта и завершения задачи, плановые расходы, связи между задачами.

Все задачи проекта отображаются списком слева, справа —— информация по каждой из задач. Если для отслеживания информации по всем задачам проекта нужно заходить в каждую отдельную задачу, то на Диаграмме Ганта собрана информация по всем задачам.

На Диаграмме Ганта можно вносить изменения в план задачи, менять срок, создавать связи между задачами. Например: можно соединить окончание одной задачи с началом другой, если эти задачи связаны между собой.

Также можно отфильтровать задачи по срокам: горящие, с датой завершения на сегодня, на завтра, на неделю, на месяц и т.д.





  • Канбан
Раньше это была обычная доска с цветными стикерами, сегодня — один из визуальных инструментов планирования и контроля рабочего процесса в таск-менеджере. Как и на Диаграмме Ганта, по Канбан можно отследить информацию по всем задачам проекта: на каком этапе выполнения находятся, уровень приоритета, сроки.

Например: чтобы увидеть по Канбан задачи с горящими сроками, достаточно выбрать соответствующий фильтр.

Планирование работы по Канбан — это отслеживание статусов задач и понимание нагрузки по команде в целом. Статус задачи = этап выполнения. Все задачи по Канбан отображаются в колонках с соответствующим статусом.

Например: если для задачи был назначен статус «В работе», она отобразится в соответствующей колонке.

Отслеживая по Канбан статус задачи, сроки ее выполнения и загрузку команды в целом, можно вносить изменения в план.

Например: если задач со статусом «В работе» собралось слишком много и команда не справляется с нагрузкой, по некоторым из задач можно продлить срок или временно поставить на паузу, выделив приоритет для ключевых задач.




  • Календарь
Просматривайте задачи с крайним сроком завершения в текущем месяце. Анализируйте загрузку команды, меняйте сроки задач, если из-за чрезмерной нагрузки эффективность снижается, а сроки по задачам смещаются.

Также на Календаре можно добавить новую задачу, нажав на окно с планируемой датой завершения этой задачи.



На Календаре в Worksection отображаются Дни Рождения сотрудников, даты отпусков и больничных. Эта информация позволяет корректировать план.

Например: если кто-то из сотрудников в текущем месяце уходит в отпуск, его задачи можно передать другому участнику команды, чтобы рабочий процесс не становился на паузу.


Активируйте утренний дайджест

Дайджест по утрам —— это отправка на вашу электронную почту информации по задачам и подзадачам, срок которых подходит к завершению или уже истек. Ежедневное планирование может начинаться с анализа текущей загрузки команды, а также количества таких задач и подзадач.

esc
Поделиться в
или
Бизнес-кейсы
Никита Ловиков, СЕО и основатель веб-студии Letsmake.site, поделился с нами опытом пользования Worksection. Кроме того, Никита рассказал интересные инсайты об успешности и неуспешности проектов, а также...
13 декабря 2023   •   4 min read
Бизнес-кейсы
Вместе с Иваном Тригубом, сооснователем и СЕО компании SPLIT Development обсудили становление его компании и особенности проектов, преимущества Worksection по сравнению с Jira, а также проблемы фикс-прайса...
3 декабря 2023   •   4 min read
Бизнес-кейсы
Евгений Савельев, управляющий партнер юридической компании Avitar, рассказал о работе команды по Worksection, в чем ценность сервиса для юристов и о преимуществах тайм-трекинга. Расскажите о компании...
30 октября 2023   •   3 min read
Начните работу прямо сейчас
Введите, пожалуйста, свой настоящий email 🙂
Вторжение России в Украину Worksection прекратил работу на территории РФ Почему?