Planificarea eficientă este baza distribuției eficiente a resurselor, permițând atingerea obiectivelor stabilite.
De exemplu, considerați o echipă de cinci persoane care lucrează simultan la zece sarcini. Cum puteți distribui timpul astfel încât fiecare sarcină să fie finalizată la timp? Câte sarcini poate gestiona un membru al echipei simultan fără a compromite eficiența și calitatea?
Esența Planificării
Planificarea oferă o înțelegere clară a cât de mulți bani, timp și membri ai echipei sunt necesari pentru a lucra la o singură sarcină. Fără un plan, obiectivele pentru proiecte și sarcini rămân neîndeplinite.
Principii și Reguli ale Planificării:
Abordare Sistematică
Planificarea sarcinilor de proiect ar trebui să fie o condiție obligatorie a procesului de lucru pentru toate departamentele și echipele din cadrul companiei.
Flexibilitate
Dacă datele despre proiect sau sarcină se schimbă în timpul procesului, este crucial să faceți ajustări la timp. Un instrument de gestionare a sarcinilor oferă flexibilitatea necesară pentru ca fiecare sarcină să modifice termenele limită, bugetele, echipele și participanții individuali, dacă este necesar.
Înregistrare
Aceasta ar putea fi înregistrarea unei date limită, a unui buget sau a cheltuielilor de timp planificate pentru lucrul la un proiect sau o sarcină.Precizie
Timpul și banii sunt două parametri-cheie în planificare. Specificați data limită exactă pentru finalizarea proiectului sau sarcinii și bugetul planificat.
Planificarea Proceselor de Lucru într-un Sistem de Management al Proiectelor
Un sistem de management al proiectelor organizează procesele de lucru. Creați proiecte și sarcini în cadrul sistemului, specificați cheltuielile planificate, înregistrați timpul petrecut, monitorizați sarcina echipei și contribuțiile membrilor individuali.
Cum Arată un Plan de Proiect
În fereastra “Plan” atunci când creați un proiect, puteți specifica cantitatea planificată de timp și buget.
De ce este important să împărțiți un proiect în sarcini separate
Mai mulți membri ai echipei dintr‑o sau mai multe echipe pot lucra la un singur proiect. Fiecare are rolul său, iar pentru a preveni confuzia rolurilor, este important să creați sarcini separate în cadrul proiectului.În acest fel, fiecare membru al echipei vede informațiile despre sarcina sa și data limită.
Cum Arată Planurile de Sarcină și Subsarcină
La fel ca la crearea unui proiect, când creați o sarcină sau o subsarcină, puteți specifica cheltuielile planificate în fereastra “Plan”. Dacă membrii echipei folosesc un cronometru pentru a înregistra timpul petrecut sau introduc manual cheltuielile de timp și bani, puteți compara și ajusta planul și cifrele reale.
Data Limită
Stabiliți o dată limită clară pentru proiect, sarcini și subsarci. Înțelegerea termenelor limită permite echipei să aloce timpul corespunzător pentru a finaliza munca și a atinge obiectivul la timp.Planificarea unui Proiect sau a unei Sarcini cu o Dată de Începere Viitoare
Dacă echipa este ocupată, dar un nou proiect sau sarcini din partea unui client vin, le puteți adăuga în sistemul de management al proiectelor cu o dată de începere viitoare.
Instrumente de Planificare în Managerii de Sarcini:
Instrumentele vizuale de planificare pentru proiecte și sarcini oferă acces la informații curente despre sarcina echipei, starea sarcinilor, etapele de finalizare, cheltuielile planificate etc.
Diagrama Gantt
Un instrument vizual pentru urmărirea procesului de lucru și planului pentru un proiect. Planificarea pe o diagramă Gantt include datele de început și de sfârșit ale unei sarcini, cheltuielile planificate și dependențele sarcinii.
Kanban
Anterior o tablă simplă cu autocolante colorate, astăzi este un instrument vizual pentru planificarea și monitorizarea procesului de lucru într-un manager de sarcini. La fel ca Diagrama Gantt, Kanban permite urmărirea informațiilor despre toate sarcinile proiectului, arătând statutul lor, nivelurile de prioritate și termenele limită.
Calendar
Vizionați sarcinile cu termene limită în următoarea lună. Analizați sarcina echipei, ajustați termenele limită ale sarcinilor dacă este necesar din cauza unei sarcini excesive care afectează eficiența.
Digestul de Dimineață
Activați digestul de dimineață pentru a primi emailuri zilnice cu informații despre sarcini și subsarcini care se apropie sau au depășit termenele limită. Planificarea zilnică poate începe cu analiza sarcinii curente a echipei și a numărului acestor sarcini și subsarcini.
Mai Multe Despre Capacitățile Worksection pentru Afaceri
Pentru mai multe informații despre cum Worksection poate ajuta în planificarea și managementul afacerilor, vizitați blogul nostru. Worksection oferă o abordare structurată pentru monitorizarea orelor de lucru și integrează diverse instrumente de management al proiectelor pentru a spori eficiența organizatorică și luarea deciziilor.