O planejamento eficaz é a espinha dorsal da distribuição eficiente de recursos, permitindo a realização de metas estabelecidas.
Por exemplo, considere uma equipe de cinco pessoas trabalhando simultaneamente em dez tarefas. Como você pode distribuir o tempo para que cada tarefa seja concluída a tempo? Quantas tarefas um membro da equipe pode gerenciar simultaneamente sem comprometer a eficiência e a qualidade?
A Essência do Planejamento
O planejamento fornece uma compreensão clara de quanto dinheiro, tempo e membros da equipe são necessários para trabalhar em uma única tarefa. Sem um plano, as metas para projetos e tarefas permanecem inatingíveis.
Princípios e Regras do Planejamento:
Abordagem Sistemática
O planejamento das tarefas do projeto deve ser uma condição obrigatória do processo de trabalho para todos os departamentos e equipes dentro da empresa.
Flexibilidade
Se os dados do projeto ou tarefa mudarem durante o processo, é crucial fazer ajustes em tempo hábil. Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas fornece a flexibilidade para que cada tarefa modifique prazos, orçamentos, equipes e participantes individuais, se necessário.
Registro
Isso pode ser o registro de um prazo, orçamento ou gastos planejados para trabalhar em um projeto ou tarefa.Precisão
O tempo e o dinheiro são dois parâmetros chave no planejamento. Especifique o prazo exato para a conclusão do projeto ou tarefa e o orçamento planejado.
Planejamento dos Processos de Trabalho em um Sistema de Gestão de Projetos
Um sistema de gestão de projetos organiza os processos de trabalho. Crie projetos e tarefas dentro do sistema, especifique os gastos planejados, registre o tempo gasto, monitore a carga da equipe e as contribuições individuais dos membros.
Como é um Plano de Projeto
No painel “Plano” ao criar um projeto, você pode especificar a quantidade planejada de tempo e orçamento.
Por Que É Importante Dividir um Projeto em Tarefas Separadas
Vários membros da equipe de uma ou várias equipes podem trabalhar em um único projeto. Cada um tem seu papel, e para evitar confusão de papéis, é importante criar tarefas separadas dentro do projeto.Dessa forma, cada membro da equipe vê informações sobre sua tarefa e seu prazo.
Como são os Planos de Tarefa e Subtarefa
Assim como ao criar um projeto, ao criar uma tarefa ou subtarefa, você pode especificar os gastos planejados na janela “Plano”. Se os membros da equipe usarem um cronômetro para registrar o tempo gasto ou inserirem manualmente os gastos reais de tempo e dinheiro, você pode comparar e ajustar o plano e os números reais.
Prazo
Defina um prazo claro para o projeto, tarefas e subtarefas. Compreender os prazos permite que a equipe aloque o tempo adequadamente para concluir o trabalho e atingir a meta a tempo.Planejando um Projeto ou Tarefa com uma Data de Início Futura
Se a equipe estiver ocupada, mas um novo projeto ou tarefas de um cliente entrar, você pode adicioná-los ao sistema de gestão de projetos com uma data de início futura.
Ferramentas de Planejamento em Gerenciadores de Tarefas:
Ferramentas de planejamento visual para projetos e tarefas fornecem acesso a informações atuais sobre a carga da equipe, status das tarefas, estágios de conclusão, gastos planejados, etc.
Gráfico de Gantt
Uma ferramenta visual para rastrear o processo de trabalho e o plano de um projeto. O planejamento em um gráfico de Gantt inclui as datas de início e término de uma tarefa, gastos planejados e dependências de tarefas.
Kanban
Anteriormente um quadro simples com adesivos coloridos, hoje é uma ferramenta visual para planejar e monitorar o processo de trabalho em um gerenciador de tarefas. Como o Gráfico de Gantt, o Kanban permite rastrear informações sobre todas as tarefas do projeto, mostrando seu status, níveis de prioridade e prazos.
Calendário
Veja tarefas com prazos próximos dentro do mês atual. Analise a carga da equipe, ajuste os prazos das tarefas se necessário devido à carga excessiva que afeta a eficiência.
Resumo da Manhã
Ative o resumo da manhã para receber e‑mails diários com informações sobre tarefas e subtarefas próximas ou ultrapassadas de seus prazos. O planejamento diário pode começar com a análise da carga atual da equipe e do número de tais tarefas e subtarefas.
Mais Sobre as Capacidades do Worksection para Empresas
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