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Como Planejar Tarefas de Forma Eficaz em uma Empresa

O plane­ja­men­to efi­caz é a espin­ha dor­sal da dis­tribuição efi­ciente de recur­sos, per­mitin­do a real­iza­ção de metas estabelecidas.

Por exem­p­lo, con­sidere uma equipe de cin­co pes­soas tra­bal­han­do simul­tane­a­mente em dez tare­fas. Como você pode dis­tribuir o tem­po para que cada tare­fa seja con­cluí­da a tem­po? Quan­tas tare­fas um mem­bro da equipe pode geren­ciar simul­tane­a­mente sem com­pro­m­e­ter a efi­ciên­cia e a qualidade?

A Essên­cia do Planejamento

O plane­ja­men­to fornece uma com­preen­são clara de quan­to din­heiro, tem­po e mem­bros da equipe são necessários para tra­bal­har em uma úni­ca tare­fa. Sem um plano, as metas para pro­je­tos e tare­fas per­manecem inatingíveis.

Princí­pios e Regras do Planejamento:

Abor­dagem Sistemática

O plane­ja­men­to das tare­fas do pro­je­to deve ser uma condição obri­gatória do proces­so de tra­bal­ho para todos os depar­ta­men­tos e equipes den­tro da empresa.

Flexibilidade

Se os dados do pro­je­to ou tare­fa mudarem durante o proces­so, é cru­cial faz­er ajustes em tem­po hábil. Uma fer­ra­men­ta de geren­ci­a­men­to de tare­fas fornece a flex­i­bil­i­dade para que cada tare­fa mod­i­fique pra­zos, orça­men­tos, equipes e par­tic­i­pantes indi­vid­u­ais, se necessário.

Reg­istro

Isso pode ser o reg­istro de um pra­zo, orça­men­to ou gas­tos plane­ja­dos para tra­bal­har em um pro­je­to ou tarefa.

Pre­cisão

O tem­po e o din­heiro são dois parâmet­ros chave no plane­ja­men­to. Especi­fique o pra­zo exa­to para a con­clusão do pro­je­to ou tare­fa e o orça­men­to planejado.

Plane­ja­men­to dos Proces­sos de Tra­bal­ho em um Sis­tema de Gestão de Projetos

Um sis­tema de gestão de pro­je­tos orga­ni­za os proces­sos de tra­bal­ho. Crie pro­je­tos e tare­fas den­tro do sis­tema, especi­fique os gas­tos plane­ja­dos, reg­istre o tem­po gas­to, mon­i­tore a car­ga da equipe e as con­tribuições indi­vid­u­ais dos membros.

Como é um Plano de Projeto
No painel Plano” ao cri­ar um pro­je­to, você pode especi­ficar a quan­ti­dade plane­ja­da de tem­po e orçamento.

Por Que É Impor­tante Dividir um Pro­je­to em Tare­fas Separadas

Vários mem­bros da equipe de uma ou várias equipes podem tra­bal­har em um úni­co pro­je­to. Cada um tem seu papel, e para evi­tar con­fusão de papéis, é impor­tante cri­ar tare­fas sep­a­radas den­tro do projeto.

Dessa for­ma, cada mem­bro da equipe vê infor­mações sobre sua tare­fa e seu prazo.

Como são os Planos de Tare­fa e Subtarefa
Assim como ao cri­ar um pro­je­to, ao cri­ar uma tare­fa ou subtare­fa, você pode especi­ficar os gas­tos plane­ja­dos na janela Plano”. Se os mem­bros da equipe usarem um cronômetro para reg­is­trar o tem­po gas­to ou inserirem man­ual­mente os gas­tos reais de tem­po e din­heiro, você pode com­parar e ajus­tar o plano e os números reais.

Pra­zo

Defi­na um pra­zo claro para o pro­je­to, tare­fas e subtare­fas. Com­preen­der os pra­zos per­mite que a equipe aloque o tem­po ade­quada­mente para con­cluir o tra­bal­ho e atin­gir a meta a tempo.

Plane­jan­do um Pro­je­to ou Tare­fa com uma Data de Iní­cio Futura

Se a equipe estiv­er ocu­pa­da, mas um novo pro­je­to ou tare­fas de um cliente entrar, você pode adi­cioná-los ao sis­tema de gestão de pro­je­tos com uma data de iní­cio futura.

Fer­ra­men­tas de Plane­ja­men­to em Geren­ci­adores de Tarefas:

Fer­ra­men­tas de plane­ja­men­to visu­al para pro­je­tos e tare­fas fornecem aces­so a infor­mações atu­ais sobre a car­ga da equipe, sta­tus das tare­fas, está­gios de con­clusão, gas­tos plane­ja­dos, etc.

Grá­fi­co de Gantt

Uma fer­ra­men­ta visu­al para ras­trear o proces­so de tra­bal­ho e o plano de um pro­je­to. O plane­ja­men­to em um grá­fi­co de Gantt inclui as datas de iní­cio e tér­mi­no de uma tare­fa, gas­tos plane­ja­dos e dependên­cias de tarefas.

Kan­ban

Ante­ri­or­mente um quadro sim­ples com ade­sivos col­ori­dos, hoje é uma fer­ra­men­ta visu­al para plane­jar e mon­i­torar o proces­so de tra­bal­ho em um geren­ci­ador de tare­fas. Como o Grá­fi­co de Gantt, o Kan­ban per­mite ras­trear infor­mações sobre todas as tare­fas do pro­je­to, mostran­do seu sta­tus, níveis de pri­or­i­dade e prazos.

Cal­endário

Veja tare­fas com pra­zos próx­i­mos den­tro do mês atu­al. Analise a car­ga da equipe, ajuste os pra­zos das tare­fas se necessário dev­i­do à car­ga exces­si­va que afe­ta a eficiência.

Resumo da Manhã

Ative o resumo da man­hã para rece­ber e‑mails diários com infor­mações sobre tare­fas e subtare­fas próx­i­mas ou ultra­pas­sadas de seus pra­zos. O plane­ja­men­to diário pode começar com a análise da car­ga atu­al da equipe e do número de tais tare­fas e subtarefas.

Mais Sobre as Capaci­dades do Work­sec­tion para Empresas

Para mais insights sobre como o Work­sec­tion pode aju­dar no plane­ja­men­to e gestão de negó­cios, vis­ite nos­so blog. O Work­sec­tion fornece uma abor­dagem estru­tu­ra­da para ras­trea­men­to de horas tra­bal­hadas e inte­gra várias fer­ra­men­tas de gestão de pro­je­tos para mel­ho­rar a efi­ciên­cia orga­ni­za­cional e a toma­da de decisões.

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