11 травня 2021   •   Алiна Кривенець   •   8 min read

Як планувати задачі в компанії

Планування —— це основа ефективного розподілу ресурсів, завдяки чому досягаються поставлені цілі.

Наприклад: команда з п’яти чоловік працює одночасно над десятьма задачами. Як розподілити час, щоб кожна задача була виконана вчасно? Скільки задач одночасно може вести один учасник команди, щоб ефективність і якість роботи були високими?

Планування дає чітке розуміння: скільки грошей, часу, учасників команди потрібно для роботи над однією задачею.

Відсутність плану —— це нереалізовані цілі по проектам і задачам в майбутньому.


Принципи і правила планування:

  • Системність
Планування проектних задач повинно бути обов’язковою умовою робочого процесу для всіх відділів і команд в компанії.

  • Гнучкість
Якщо дані по проекту або задачі змінилися в процесі роботи — важливо вчасно внести зміни. Такий інструмент для планування задач, як таск-менеджер, забезпечує гнучкість для кожної окремої задачі: можна змінити термін, бюджет, команду і окремих учасників, при необхідності.

  • Фіксація
Це може бути фіксація дедлайну, бюджету, планових витрат часу для роботи над проектом або задачею.

  • Точність
Час і гроші —— два ключові параметри в плануванні. Вказуйте точний термін завершення проекту і задачі, а також плановий бюджет.


Як планувати робочий процес в системі управління проектами

Система управління проектами систематизує робочі процеси. Створюйте проекти і задачі всередині системи, вказуйте планові витрати, фіксуйте витрачений час, контролюйте завантаження команди і її учасників.

Як виглядає план для проекту
У вікні «План» при створенні проекту, можна вказати планову кількість часу і бюджет.


Чому проект важливо розбити на окремі задачі

Над одним проектом можуть працювати учасники однієї або різних команд. У кожного своя роль в команді, і щоб ролі не змішувалися —— важливо створювати окремі задачі в рамках проекту.

Так кожен учасник команди бачить інформацію по своїй задачі і термін її виконання.

Як виглядає план для задачі і підзадачі
Як і при створенні проекту, створюючи задачу або підзадачу, ви можете вказати планові витрати в вікні «План». Якщо в процесі роботи учасники команди будуть фіксувати витрачений час за допомогою таймера або внесуть вручну фактичні витрати часу і грошей, план і факт можна буде порівняти і скорегувати.



Дедлайн

Встановлюйте чіткий дедлайн для проекту, задач і підзадач до нього. Розуміння термінів дозволить команді розподілити час правильно, щоб завершити роботу і прийти до поставленої мети вчасно.

Як спланувати проект або задачу з датою старту в майбутньому

Якщо команда завантажена, а від клієнта прийшов новий проект або задачі —— їх можна додати в систему управління проектами, вказавши дату старту в майбутньому.



Інструменти планування в таск-менеджері:

Візуальні інструменти планування проектів та задач —— це доступ до актуальної інформації щодо завантаження команди, статусів задач, етапів їх виконання, планових витрат і т.д.

Візуальні інструменти гнучкі, що дозволяє швидко коригувати дані задачі, при необхідності.

  • Діаграма Ґанта
візуальний інструмент для відстеження робочого процесу і плану по проекту. Планування на Діаграмі Ґанта включає: термін старту і завершення задачі, планові витрати, зв’язки між задачами.

Усі задачі проекту відображаються списком зліва, справа — інформація по кожній із задач. Якщо для відстеження інформації за всіма задачами проекту потрібно заходити в кожну окрему задачу, то на Діаграмі Ганта зібрана інформація по всім задачам.

На Діаграмі Ганта можна вносити зміни в план задачі, змінювати термін, створювати зв’язки між задачами. Наприклад: можна з’єднати закінчення однієї задачі з початком іншої, якщо ці задачі пов’язані між собою. Також можна відфільтрувати задачі за термінами: термінові, з готовністю на сьогодні, на завтра, на тиждень, на місяць і т.д.



  • Канбан
Раніше це була звичайна дошка з кольоровими стікерами, сьогодні — один з візуальних інструментів планування і контролю робочого процесу в таск-менеджері. Як і на Діаграмі Ґанта, по Канбан можна відстежити інформацію по усіх задачах проекту: на якому етапі виконання перебувають, рівень пріоритету, терміни.

Наприклад: щоб побачити по Канбан термінові задачі, досить вибрати відповідний фільтр.

Планування роботи по Канбан —— це відстеження статусів задач і розуміння навантаження по команді в цілому. Статус задачі = етап виконання. Всі задачі по Канбан відображаються в колонках з відповідним статусом.

Наприклад: якщо для задачі був призначений статус «У роботі», вона відобразиться у відповідній колонці.

Відстежуючи по Канбан статус задачі, терміни її виконання і завантаження команди в цілому, можна вносити зміни в план.

Наприклад: якщо задач зі статусом «В роботі» зібралося дуже багато і команда не справляється з навантаженням, для деяких задач можна продовжити термін або тимчасово поставити на паузу, виділивши пріоритет для ключових задач.




  • Календар
Переглядайте задачі з крайнім терміном завершення в поточному місяці. Аналізуйте завантаження команди, змінюйте терміни задач, якщо через надмірну навантаження ефективність знижується, а терміни зміщуються.

Також на Календарі можна додати нову задачу, натиснувши на вікно з плановою датою завершення цієї задачі.



На Календарі в Worksection відображаються Дні Народження співробітників, дати відпусток і лікарняних. Ця інформація дозволяє коригувати план.

Наприклад: якщо хтось із співробітників в поточному місяці йде у відпустку, його задачі можна передати іншому учаснику команди, щоб робочий процес не ставав на паузу.


Активуйте ранковий дайджест

Ранковий дайджест — це відправка на вашу електронну пошту інформації по задачам і підзадачам, терміни яких добігають кінця або вже закінчились. Щоденне планування може починатися з аналізу поточного завантаження команди, а також кількості таких задач і підзадач.

esc
Поділитись у
или
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через