Планування –– це основа ефективного розподілу ресурсів, завдяки чому досягаються поставлені цілі.
Наприклад: команда з п’яти чоловік працює одночасно над десятьма задачами. Як розподілити час, щоб кожна задача була виконана вчасно? Скільки задач одночасно може вести один учасник команди, щоб ефективність і якість роботи були високими?
Відсутність плану –– це нереалізовані цілі по проектам і задачам в майбутньому.
Принципи і правила планування:
- Системність
Планування проектних задач повинно бути обов’язковою умовою робочого процесу для всіх відділів і команд в компанії.
- Гнучкість
Якщо дані по проекту або задачі змінилися в процесі роботи — важливо вчасно внести зміни. Такий інструмент для планування задач, як таск-менеджер, забезпечує гнучкість для кожної окремої задачі: можна змінити термін, бюджет, команду і окремих учасників, при необхідності.
- Фіксація
Це може бути фіксація дедлайну, бюджету, планових витрат часу для роботи над проектом або задачею.
- Точність
Час і гроші –– два ключові параметри в плануванні. Вказуйте точний термін завершення проекту і задачі, а також плановий бюджет.
Як планувати робочий процес в системі управління проектами
Система управління проектами систематизує робочі процеси. Створюйте проекти і задачі всередині системи, вказуйте планові витрати, фіксуйте витрачений час, контролюйте завантаження команди і її учасників.
Як виглядає план для проекту
У вікні “План” при створенні проекту, можна вказати планову кількість часу і бюджет.
Чому проект важливо розбити на окремі задачі
Над одним проектом можуть працювати учасники однієї або різних команд. У кожного своя роль в команді, і щоб ролі не змішувалися –– важливо створювати окремі задачі в рамках проекту.
Так кожен учасник команди бачить інформацію по своїй задачі і термін її виконання.
Як виглядає план для задачі і підзадачі
Як і при створенні проекту, створюючи задачу або підзадачу, ви можете вказати планові витрати в вікні “План”. Якщо в процесі роботи учасники команди будуть фіксувати витрачений час за допомогою таймера або внесуть вручну фактичні витрати часу і грошей, план і факт можна буде порівняти і скорегувати.
Дедлайн
Встановлюйте чіткий дедлайн для проекту, задач і підзадач до нього. Розуміння термінів дозволить команді розподілити час правильно, щоб завершити роботу і прийти до поставленої мети вчасно.
Як спланувати проект або задачу з датою старту в майбутньому
Якщо команда завантажена, а від клієнта прийшов новий проект або задачі –– їх можна додати в систему управління проектами, вказавши дату старту в майбутньому.
Інструменти планування в таск-менеджері:
Візуальні інструменти планування проектів та задач –– це доступ до актуальної інформації щодо завантаження команди, статусів задач, етапів їх виконання, планових витрат і т.д.
- Діаграма Ґанта
візуальний інструмент для відстеження робочого процесу і плану по проекту. Планування на Діаграмі Ґанта включає: термін старту і завершення задачі, планові витрати, зв’язки між задачами.
Усі задачі проекту відображаються списком зліва, справа — інформація по кожній із задач. Якщо для відстеження інформації за всіма задачами проекту потрібно заходити в кожну окрему задачу, то на Діаграмі Ганта зібрана інформація по всім задачам.
На Діаграмі Ганта можна вносити зміни в план задачі, змінювати термін, створювати зв’язки між задачами. Наприклад: можна з’єднати закінчення однієї задачі з початком іншої, якщо ці задачі пов’язані між собою. Також можна відфільтрувати задачі за термінами: термінові, з готовністю на сьогодні, на завтра, на тиждень, на місяць і т.д.
- Канбан
Раніше це була звичайна дошка з кольоровими стікерами, сьогодні — один з візуальних інструментів планування і контролю робочого процесу в таск-менеджері. Як і на Діаграмі Ґанта, по Канбан можна відстежити інформацію по усіх задачах проекту: на якому етапі виконання перебувають, рівень пріоритету, терміни.
Наприклад: щоб побачити по Канбан термінові задачі, досить вибрати відповідний фільтр.
Планування роботи по Канбан –– це відстеження статусів задач і розуміння навантаження по команді в цілому. Статус задачі = етап виконання. Всі задачі по Канбан відображаються в колонках з відповідним статусом.
Наприклад: якщо для задачі був призначений статус “У роботі”, вона відобразиться у відповідній колонці.
Відстежуючи по Канбан статус задачі, терміни її виконання і завантаження команди в цілому, можна вносити зміни в план.
Наприклад: якщо задач зі статусом “В роботі” зібралося дуже багато і команда не справляється з навантаженням, для деяких задач можна продовжити термін або тимчасово поставити на паузу, виділивши пріоритет для ключових задач.
- Календар
Переглядайте задачі з крайнім терміном завершення в поточному місяці. Аналізуйте завантаження команди, змінюйте терміни задач, якщо через надмірну навантаження ефективність знижується, а терміни зміщуються.
Також на Календарі можна додати нову задачу, натиснувши на вікно з плановою датою завершення цієї задачі.
На Календарі в Worksection відображаються Дні Народження співробітників, дати відпусток і лікарняних. Ця інформація дозволяє коригувати план.
Наприклад: якщо хтось із співробітників в поточному місяці йде у відпустку, його задачі можна передати іншому учаснику команди, щоб робочий процес не ставав на паузу.
Активуйте ранковий дайджест
Ранковий дайджест – це відправка на вашу електронну пошту інформації по задачам і підзадачам, терміни яких добігають кінця або вже закінчились. Щоденне планування може починатися з аналізу поточного завантаження команди, а також кількості таких задач і підзадач.