Une planification efficace est la colonne vertébrale d’une distribution efficace des ressources, permettant d’atteindre les objectifs fixés.
Par exemple, considérez une équipe de cinq personnes travaillant simultanément sur dix tâches. Comment pouvez-vous répartir le temps pour que chaque tâche soit complétée à temps ? Combien de tâches un membre d’équipe peut-il gérer simultanément sans compromettre l’efficacité et la qualité ?
L’Essence de la Planification
La planification fournit une compréhension claire de combien d’argent, de temps et de membres d’équipe sont nécessaires pour travailler sur une tâche unique. Sans plan, les objectifs des projets et des tâches restent inachevés.
Principes et Règles de la Planification :
Approche Systématique
La planification des tâches de projet doit être une condition obligatoire du processus de travail pour tous les départements et équipes au sein de l’entreprise.
Flexibilité
Si les données du projet ou de la tâche changent au cours du processus, il est crucial de procéder à des ajustements en temps voulu. Un outil de gestion des tâches offre la flexibilité nécessaire pour modifier les délais, les budgets, les équipes et les participants individuels si nécessaire.
Enregistrement
Cela pourrait être l’enregistrement d’un délai, d’un budget ou des dépenses de temps prévues pour travailler sur un projet ou une tâche.Précision
Le temps et l’argent sont deux paramètres clés de la planification. Spécifiez la date limite exacte pour terminer le projet ou la tâche ainsi que le budget prévu.
Planification des Procédés de Travail dans un Système de Gestion de Projet
Un système de gestion de projet organise les processus de travail. Créez des projets et des tâches au sein du système, spécifiez les dépenses prévues, enregistrez le temps passé, surveillez la charge d’équipe et les contributions des membres individuels.
À quoi ressemble un Plan de Projet
Dans la fenêtre “Plan” lors de la création d’un projet, vous pouvez spécifier le montant de temps et le budget prévus.
Pourquoi il est important de décomposer un projet en tâches séparées
Plusieurs membres de l’équipe d’une ou plusieurs équipes peuvent travailler sur un seul projet. Chacun a son rôle, et pour éviter la confusion des rôles, il est important de créer des tâches séparées au sein du projet.De cette manière, chaque membre de l’équipe voit l’information concernant sa tâche et son délai.
À quoi ressemblent les Plans de Tâches et de Sous-tâches
Comme lors de la création d’un projet, lorsque vous créez une tâche ou une sous-tâche, vous pouvez spécifier les dépenses prévues dans la fenêtre “Plan”. Si les membres de l’équipe utilisent un chronomètre pour enregistrer le temps passé ou saisissent manuellement les dépenses réelles de temps et d’argent, vous pouvez comparer et ajuster le plan et les chiffres réels.
Date Limite
Fixez une date limite claire pour le projet, les tâches et les sous-tâches. Comprendre les délais permet à l’équipe d’allouer correctement le temps pour terminer le travail et atteindre l’objectif à temps.Planification d’un Projet ou d’une Tâche avec une Date de Début Futur
Si l’équipe est occupée, mais qu’un nouveau projet ou des tâches d’un client arrivent, vous pouvez les ajouter au système de gestion de projet avec une date de début future.
Outils de Planification dans les Gestionnaires de Tâches :
Les outils de planification visuels pour les projets et les tâches fournissent un accès à des informations actuelles sur la charge d’équipe, les statuts des tâches, les étapes d’achèvement, les dépenses prévues, etc.
Diagramme de Gantt
Un outil visuel pour suivre le processus de travail et le plan d’un projet. La planification sur un diagramme de Gantt inclut les dates de début et de fin d’une tâche, les dépenses prévues et les dépendances des tâches.
Kanban
Auparavant un simple tableau avec des autocollants colorés, aujourd’hui c’est un outil visuel pour planifier et surveiller le processus de travail dans un gestionnaire de tâches. Comme le Diagramme de Gantt, Kanban vous permet de suivre les informations sur toutes les tâches de projet, montrant leur statut, leurs niveaux de priorité et leurs délais.
Calendrier
Voir les tasks avec des délais à venir dans le mois courant. Analysez la charge d’équipe, ajustez les délais des tâches si nécessaire en raison d’une charge excessive affectant l’efficacité.
Digest Matinal
Activez le digest matinal pour recevoir des e‑mails quotidiens avec des informations sur les tâches et sous-tâches proches ou dépassées de leurs délais. La planification quotidienne peut commencer par une analyse de la charge actuelle de l’équipe et du nombre de telles tâches et sous-tâches.
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