Una pianificazione efficace è la spina dorsale di una distribuzione efficiente delle risorse, consentendo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Ad esempio, considera un team di cinque persone che lavora contemporaneamente su dieci compiti. Come puoi distribuire il tempo in modo che ogni compito venga completato in tempo? Quanti compiti può gestire contemporaneamente un membro del team senza compromettere l’efficienza e la qualità?
L’Essenza della Pianificazione
La pianificazione fornisce una chiara comprensione di quanto denaro, tempo e membri del team siano necessari per lavorare su un singolo compito. Senza un piano, gli obiettivi per progetti e compiti rimangono irraggiunti.
Principi e Regole della Pianificazione:
Approccio Sistematico
La pianificazione dei compiti di progetto dovrebbe essere una condizione obbligatoria del processo lavorativo per tutti i dipartimenti e i team all’interno dell’azienda.
Flessibilità
Se i dati del progetto o del compito cambiano durante il processo, è cruciale apportare modifiche tempestive. Uno strumento di gestione dei compiti fornisce la flessibilità necessaria per modificare le scadenze, i budget, i team e i partecipanti individuali se necessario.
Registrazione
Questo potrebbe essere la registrazione di una scadenza, di un budget o delle spese di tempo pianificate per lavorare a un progetto o compito.Accuratezza
Il tempo e il denaro sono due parametri chiave nella pianificazione. Specifica la scadenza esatta per completare il progetto o il compito e il budget pianificato.
Pianificazione dei Processi Lavorativi in un Sistema di Gestione Progetti
Un sistema di gestione progetti organizza i processi lavorativi. Crea progetti e compiti all’interno del sistema, specifica le spese pianificate, registra il tempo trascorso, monitora il carico del team e i contributi dei membri individuali.
Com’è un Piano di Progetto
Nella finestra “Piano” quando crei un progetto, puoi specificare la quantità di tempo e il budget pianificati.
Perché è Importante Suddividere un Progetto in Compiti Separati
Molti membri del team di uno o più team possono lavorare su un singolo progetto. Ognuno ha il proprio ruolo e, per evitare confusione nei ruoli, è importante creare compiti separati all’interno del progetto.In questo modo, ogni membro del team vede informazioni sul proprio compito e sulla sua scadenza.
Com’è un Piano di Compiti e Sottocompiti
Come per la creazione di un progetto, quando crei un compito o un sottocompito, puoi specificare le spese pianificate nella finestra “Piano”. Se i membri del team utilizzano un timer per registrare il tempo trascorso o inseriscono manualmente le effettive spese di tempo e denaro, puoi confrontare e adeguare il piano e le cifre reali.
Scadenza
Imposta una chiara scadenza per il progetto, i compiti e i sottocompiti. Comprendere le scadenze consente al team di allocare correttamente il tempo per completare il lavoro e raggiungere l’obiettivo in tempo.Pianificazione di un Progetto o Compito con una Data di Inizio Futura
Se il team è occupato, ma arriva un nuovo progetto o compiti da un cliente, puoi aggiungerli al sistema di gestione progetti con una data di inizio futura.
Strumenti di Pianificazione nei Gestori di Compiti:
Strumenti di pianificazione visiva per progetti e compiti forniscono accesso a informazioni attuali sul carico del team, gli stati dei compiti, le fasi di completamento, le spese pianificate, ecc.
Grafico di Gantt
Uno strumento visivo per monitorare il processo di lavoro e il piano di un progetto. La pianificazione su un grafico di Gantt include le date di inizio e fine di un compito, le spese pianificate e le dipendenze dei compiti.
Kanban
In precedenza una semplice bacheca con adesivi colorati, oggi è uno strumento visivo per pianificare e monitorare il processo di lavoro in un gestore di compiti. Come il Grafico di Gantt, Kanban consente di tenere traccia delle informazioni su tutti i compiti del progetto, mostrando il loro stato, i livelli di priorità e le scadenze.
Calendario
Visualizza i compiti con scadenze in arrivo all’interno del mese corrente. Analizza il carico del team e regola le scadenze dei compiti se necessario a causa di un carico eccessivo che influisce sull’efficienza.
Digest Morning
Attiva il digest morning per ricevere email quotidiane con informazioni su compiti e sottocompiti prossimi o scaduti. La pianificazione quotidiana può iniziare analizzando il carico attuale del team e il numero di tali compiti e sottocompiti.
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