Skuteczne planowanie jest podstawą efektywnej dystrybucji zasobów, umożliwiając osiągnięcie wyznaczonych celów.
Na przykład, rozważ zespół pięciu osób pracujących jednocześnie nad dziesięcioma zadaniami. Jak można rozdzielić czas, aby każde zadanie zostało zrealizowane na czas? Ile zadań może obsługiwać jeden członek zespołu równocześnie, nie kompromitując efektywności i jakości?
Istota Planowania
Planowanie zapewnia jasne zrozumienie, ile pieniędzy, czasu i członków zespołu jest potrzebnych do pracy nad pojedynczym zadaniem. Bez planu cele projektów i zadań pozostają nieosiągnięte.
Zasady i Reguły Planowania:
Systematyczne Podejście
Planowanie zadań projektowych powinno być obowiązkowym warunkiem procesu pracy dla wszystkich działów i zespołów w firmie.
Elastyczność
Jeśli dane projektu lub zadania zmieniają się w trakcie procesu, kluczowe jest dokonanie odpowiednich korekt na czas. Narzędzie do zarządzania zadaniami zapewnia elastyczność każdemu zadaniu w modyfikacji terminów, budżetów, zespołów i uczestników indywidualnych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Rejestrowanie
Może to być rejestrowanie terminu, budżetu lub planowanych wydatków czasowych na pracę nad projektem lub zadaniem.Dokładność
Czas i pieniądze to dwa kluczowe parametry w planowaniu. Określ dokładny termin zakończenia projektu lub zadania oraz planowany budżet.
Planowanie Procesów Pracy w Systemie Zarządzania Projektami
System zarządzania projektami organizuje procesy pracy. Twórz projekty i zadania w systemie, określaj planowane wydatki, rejestruj czas pracy, monitoruj obciążenie zespołu i wkład indywidualnych członków.
Jak Wygląda Plan Projektu
W oknie “Plan” podczas tworzenia projektu możesz określić planowaną ilość czasu i budżetu.
Dlaczego Ważne Jest Podzielenie Projektu na Osobne Zadania
Wielu członków zespołu z jednego lub różnych zespołów może pracować nad jednym projektem. Każdy ma swoją rolę, a aby zapobiec zamieszaniu ról, ważne jest tworzenie osobnych zadań w ramach projektu.W ten sposób każdy członek zespołu widzi informacje o swoim zadaniu i jego terminie.
Jak Wyglądają Plany Zadań i Podzadań
Podobnie jak przy tworzeniu projektu, podczas tworzenia zadania lub podzadania możesz określić planowane wydatki w oknie “Plan”. Jeśli członkowie zespołu używają timera do rejestrowania czasu pracy lub ręcznie wprowadzają rzeczywiste wydatki czasowe i finansowe, możesz porównać i dostosować plan i rzeczywiste dane.
Termin
Ustal jasny termin dla projektu, zadań i podzadań. Zrozumienie terminów pozwala zespołowi odpowiednio przydzielić czas na wykonanie pracy i osiągnięcie celu na czas.Planowanie Projektu lub Zadania z Przyszłą Datą Rozpoczęcia
Jeśli zespół jest zajęty, ale przychodzi nowy projekt lub zadania od klienta, możesz je dodać do systemu zarządzania projektami z przyszłą datą rozpoczęcia.
Narzędzia Planowania w Menedżerach Zasad:
Wizualne narzędzia planowania dla projektów i zadań zapewniają dostęp do aktualnych informacji o obciążeniu zespołu, statusach zadań, etapach realizacji, planowanych wydatkach itp.
Diagram Gantta
Wizualne narzędzie do śledzenia procesu pracy i planu projektu. Planowanie na diagramie Gantta obejmuje daty rozpoczęcia i zakończenia zadania, planowane wydatki oraz zależności między zadaniami.
Kanban
Dawniej prosta tablica z kolorowymi naklejkami, dzisiaj jest wizualnym narzędziem do planowania i monitorowania procesu pracy w menedżerze zadań. Podobnie jak Diagram Gantta, Kanban pozwala na śledzenie informacji o wszystkich zadaniach projektu, pokazując ich status, poziomy priorytetów i terminy.
Kalendarz
Wyświetl zadania z nadchodzącymi terminami w obecnym miesiącu. Analizuj obciążenie zespołu, dostosowuj terminy zadań, jeśli to konieczne, ze względu na nadmierne obciążenie wpływające na efektywność.
Poranny Przegląd
Aktywuj poranny przegląd, aby otrzymywać codzienne e‑maile z informacjami o zadaniach i podzadaniach zbliżających się lub przekraczających ich terminy. Codzienne planowanie można rozpocząć od analizy aktualnego obciążenia zespołu oraz liczby takich zadań i podzadań.
Więcej o Możliwościach Worksection dla Biznesu
Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak Worksection może pomóc w planowaniu i zarządzaniu biznesem, odwiedź naszego bloga. Worksection zapewnia strukturalne podejście do śledzenia godzin pracy oraz integruje różne narzędzia zarządzania projektami w celu zwiększenia efektywności organizacyjnej i podejmowania decyzji.