La planificación efectiva es la columna vertebral de una distribución eficiente de recursos, lo que permite alcanzar los objetivos establecidos.
Por ejemplo, considera un equipo de cinco personas trabajando simultáneamente en diez tareas. ¿Cómo puedes distribuir el tiempo para que cada tarea se complete a tiempo? ¿Cuántas tareas puede manejar un miembro del equipo simultáneamente sin comprometer la eficiencia y la calidad?
La Esencia de la Planificación
La planificación proporciona una comprensión clara de cuántos recursos, tiempo y miembros del equipo se requieren para trabajar en una sola tarea. Sin un plan, los objetivos de los proyectos y tareas permanecen sin cumplirse.
Principios y Reglas de la Planificación:
Enfoque Sistemático
La planificación de tareas del proyecto debe ser una condición obligatoria del proceso de trabajo para todos los departamentos y equipos dentro de la empresa.
Flexibilidad
Si los datos del proyecto o de la tarea cambian durante el proceso, es crucial hacer ajustes a tiempo. Una herramienta de gestión de tareas proporciona la flexibilidad para que cada tarea modifique plazos, presupuestos, equipos y participantes individuales si es necesario.
Registro
Esto podría ser registrar un plazo, presupuesto o gastos de tiempo planificados para trabajar en un proyecto o tarea.Precisión
El tiempo y el dinero son dos parámetros clave en la planificación. Especifica el plazo exacto para completar el proyecto o tarea y el presupuesto planificado.
Planificación de Procesos de Trabajo en un Sistema de Gestión de Proyectos
Un sistema de gestión de proyectos organiza los procesos de trabajo. Crea proyectos y tareas dentro del sistema, especifica gastos planificados, registra el tiempo gastado, monitorea la carga del equipo y las contribuciones de cada miembro.
Cómo Se Ve un Plan de Proyecto
En la ventana “Plan” al crear un proyecto, puedes especificar la cantidad de tiempo y presupuesto planificado.
Por Qué Es Importante Dividir un Proyecto en Tareas Separadas
Varios miembros del equipo de uno o varios equipos pueden trabajar en un solo proyecto. Cada uno tiene su rol, y para evitar confusiones de rol, es importante crear tareas separadas dentro del proyecto.De esta manera, cada miembro del equipo ve información sobre su tarea y su plazo.
Cómo Se Ven los Planes de Tareas y Subtareas
Al igual que al crear un proyecto, cuando creas una tarea o subtarea, puedes especificar los gastos planificados en la ventana “Plan”. Si los miembros del equipo utilizan un temporizador para registrar el tiempo gastado o ingresan manualmente los gastos reales de tiempo y dinero, puedes comparar y ajustar el plan y las cifras reales.
Plazo
Establece un plazo claro para el proyecto, las tareas y las subtareas. Comprender los plazos permite al equipo asignar el tiempo adecuadamente para completar el trabajo y lograr el objetivo a tiempo.Planificación de un Proyecto o Tarea con una Fecha de Inicio Futura
Si el equipo está ocupado, pero llega un nuevo proyecto o tareas de un cliente, puedes agregarlas al sistema de gestión de proyectos con una fecha de inicio futura.
Herramientas de Planificación en Gestores de Tareas:
Las herramientas de planificación visual para proyectos y tareas proporcionan acceso a información actual sobre la carga del equipo, estados de las tareas, etapas de finalización, gastos planificados, etc.
Diagrama de Gantt
Una herramienta visual para rastrear el proceso de trabajo y el plan de un proyecto. La planificación en un diagrama de Gantt incluye las fechas de inicio y finalización de una tarea, gastos planificados y dependencias de tareas.
Kanban
Anteriormente era una simple pizarra con etiquetas de colores, hoy es una herramienta visual para la planificación y el monitoreo del proceso de trabajo en un gestor de tareas. Al igual que el Diagrama de Gantt, Kanban te permite rastrear información sobre todas las tareas del proyecto, mostrando su estado, niveles de prioridad y plazos.
Calendario
Visualiza las tareas con plazos aproximados dentro del mes actual. Analiza la carga del equipo, ajusta los plazos de las tareas si es necesario debido a una carga excesiva que afecte la eficiencia.
Resumen de la Mañana
Activa el resumen de la mañana para recibir correos electrónicos diarios con información sobre tareas y subtareas que se acercan o han pasado sus plazos. La planificación diaria puede comenzar analizando la carga actual del equipo y la cantidad de tales tareas y subtareas.
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