Effektive Planung ist das Rückgrat einer effizienten Ressourcenverteilung, die die Erreichung der gesetzten Ziele ermöglicht.
Zum Beispiel, denken Sie an ein Team von fünf Personen, die gleichzeitig an zehn Aufgaben arbeiten. Wie können Sie die Zeit verteilen, damit jede Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird? Wie viele Aufgaben kann ein Teammitglied gleichzeitig übernehmen, ohne Effizienz und Qualität zu gefährden?
Das Wesen der Planung
Planung bietet ein klares Verständnis darüber, wie viel Geld, Zeit und Teammitglieder erforderlich sind, um an einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten. Ohne einen Plan bleiben die Ziele für Projekte und Aufgaben unerreicht.
Grundsätze und Regeln der Planung:
Systematischer Ansatz
Planung von Projektaufgaben sollte eine verbindliche Bedingung des Arbeitsprozesses für alle Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens sein.
Flexibilität
Wenn sich Projekt- oder Aufgabendaten während des Prozesses ändern, ist es entscheidend, rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen. Ein Aufgabenmanager-Tool bietet die Flexibilität, für jede Aufgabe Fristen, Budgets, Teams und individuelle Teilnehmer bei Bedarf zu ändern.
Aufzeichnung
Dies könnte die Aufzeichnung einer Frist, eines Budgets oder geplanter Zeitaufwendungen für die Arbeit an einem Projekt oder einer Aufgabe sein.Genauigkeit
Zeit und Geld sind zwei Schlüsselparameter in der Planung. Geben Sie die genaue Frist für den Abschluss des Projekts oder der Aufgabe und das geplante Budget an.
Planung von Arbeitsprozessen in einem Projektmanagementsystem
Ein Projektmanagementsystem organisiert Arbeitsprozesse. Erstellen Sie Projekte und Aufgaben innerhalb des Systems, geben Sie geplante Aufwendungen an, zeichnen Sie die aufgewendete Zeit auf, überwachen Sie die Teamlast und die Beiträge einzelner Mitglieder.
Wie ein Projektplan aussieht
Im “Plan”-Fenster beim Erstellen eines Projekts können Sie die geplante Zeitmenge und das Budget angeben.
Warum es wichtig ist, ein Projekt in separate Aufgaben zu unterteilen
Mehrere Teammitglieder aus einem oder verschiedenen Teams können an einem einzigen Projekt arbeiten. Jeder hat seine Rolle, und um Rollenkonfusion zu vermeiden, ist es wichtig, separate Aufgaben innerhalb des Projekts zu erstellen.Auf diese Weise sieht jedes Teammitglied Informationen über seine Aufgabe und deren Fälligkeit.
Wie Aufgaben- und Unteraufgabenpläne aussehen
Wie beim Erstellen eines Projekts können Sie beim Erstellen einer Aufgabe oder Unteraufgabe die geplanten Aufwendungen im “Plan”-Fenster angeben. Wenn Teammitglieder einen Timer verwenden, um die aufgewendete Zeit aufzuzeichnen, oder manuell die tatsächlichen Zeit- und Geldaufwendungen eingeben, können Sie die Plan- und Ist-Zahlen vergleichen und anpassen.
Frist
Setzen Sie eine klare Frist für das Projekt, die Aufgaben und Unteraufgaben. Das Verständnis von Fristen ermöglicht es dem Team, die Zeit angemessen einzuteilen, um die Arbeit abzuschließen und das Ziel rechtzeitig zu erreichen.Planung eines Projekts oder einer Aufgabe mit einem zukünftigen Startdatum
Wenn das Team beschäftigt ist, aber ein neues Projekt oder Aufgaben von einem Kunden eingeht, können Sie diese mit einem zukünftigen Startdatum im Projektmanagementsystem hinzufügen.
Planungswerkzeuge in Aufgabenmanagern:
Visuelle Planungswerkzeuge für Projekte und Aufgaben bieten Zugriff auf aktuelle Informationen über die Teamlast, Aufgabenstatus, Fertigstellungsstufen, geplante Ausgaben usw.
Gantt-Diagramm
Ein visuelles Werkzeug zum Verfolgen des Arbeitsprozesses und des Plans für ein Projekt. Die Planung auf einem Gantt-Diagramm umfasst die Start- und Enddaten einer Aufgabe, geplante Ausgaben und Aufgabenzusammenhänge.
Kanban
Früher ein einfaches Brett mit bunten Aufklebern, heute ist es ein visuelles Werkzeug zur Planung und Überwachung des Arbeitsprozesses in einem Aufgabenmanager. Wie das Gantt-Diagramm ermöglicht es Kanban, Informationen zu allen Projektaufgaben zu verfolgen, einschließlich ihres Status, Prioritätsniveaus und Fristen.
Kalender
Betrachten Sie Aufgaben mit bevorstehenden Fristen im aktuellen Monat. Analysieren Sie die Teamlast und passen Sie die Aufgabendaten gegebenenfalls an, wenn eine Überlastung die Effizienz beeinträchtigt.
Morgendliche Zusammenfassung
Aktivieren Sie die morgendliche Zusammenfassung, um tägliche E‑Mails mit Informationen zu Aufgaben und Unteraufgaben zu erhalten, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern oder darüber hinaus. Die tägliche Planung kann mit der Analyse der aktuellen Teamlast und der Anzahl solcher Aufgaben und Unteraufgaben beginnen.
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