5 мая 2021   •   Алина Кривенец   •   12 min read

Как эффективно ставить задачи сотрудникам

Когда руководитель или проектный менеджер делают ошибки еще на этапе постановки задачи, запускается необратимая цепочка: команда или отдельные участники не понимают цель задачи, не видят сроков, не чувствуют ответственности за результат.

Устные задачи — несуществующие задачи. Фиксируйте каждую задачу в таск-менеджере и используйте SMART подход при ее оформлении.


Постановка задачи по технологии SMART

Любая задача должна быть:

  • S (Specific) — конкретная
  • M (Measurable) — измеримая
  • A (Achievable) — достижимая
  • R (Relevant) — значимая
  • T (Time Bound) — ограниченная во времени
Smart-задачи имеют простую логику и структуру, но самое главное — они имеют четко прописанную цель и сроки выполнения.


Как правильно ставить задачи


  • Фиксируйте все задачи в таск-менеджере.
Если задача ставится устно, в мессенджере или по электронной почте, шанс, что задача будет потеряна — велик. Вести переписку по задаче в мессенджере или по электронной почте неудобно.

  • Создайте инструкцию по постановке задач
Это будет внутренняя инструкции компании, в которой вы опишете правила постановки задач. Например: в каком порядке задачи берутся в работу (по приоритету, по срокам и т.д.), кто может закрывать задачу, обязательна ли проверка руководителя перед закрытием задачи и другие опции.

Доступ ко внутренней инструкции внутри таск-менеджера может быть для всех команды или только для тех, кто создает задачи.


Постановка задач в таск-менеджере. Пошаговое руководство

Так выглядит готовая задача в таск-менеджере. Теперь рассмотрим подробно, как оформить задачу эффективно.




Напишите название задачи

Название должно раскрывать суть задачи, быть понятным и лаконичным. Название должно быть написано так, чтобы было понятно о чем речь, не проваливаясь в описание.

Надо —— Создать прототип сайта для клиента XX.

Название этой задачи отвечает на вопросы: Что сделать? Для кого сделать? Дополнительную информацию по задаче вы сможете разместить в комментариях к ней.


Как не нужно писать название задачи

На надо —— Срочная задача Александру из отдела маркетинга на среду.


  • Выберите ответственного
Отсутствие ответственности за результат — одна из причин нереализованности задачи. Ответственный по задаче контролирует рабочий процесс, может создавать промежуточные отчеты, вносить изменения.



Если у команды в процессе работы возникают вопросы по задаче — ответственный даст ответы, больше информации, уточнит данные у клиента (если нужно).



  • Добавьте подписчиков или участников.
Если над задачей работает команда из нескольких человек. Подписчики задачи будут получать уведомления об изменениях в задаче на электронную почту и в самой системе. Участники видят информацию по задаче и могут отслеживать ход ее выполнения.

В процессе работы над задачей ответственные могут меняться, могут подключаться другие участники команды.

  • Установите сроки
Это может быть крайний срок завершения работы над задачей или срок в формате старт-финиш«. Четкие дедлайны позволяют эффективно распоряжаться рабочим временем. Если по задаче понятны сроки, команда работает на результат.




  • Установите плановые расходы

Сколько времени и денег понадобится, чтобы выполнение задачи было успешным? В таск-менеджере есть опция «План», где можно указать количество часов и бюджет задачи, или что-то одно.

Сопоставление плановых и фактических расходов в процессе работы — это быстрая реакция на изменения. В процессе работы участники команды могут запускать таймер, чтобы фиксировать количество затраченного на задачу времени.


Внесение затрат в задачу

Также могут внести количество времени и стоимость в фактические расходы после завершения работы над задачей. Например: если факт отличается от плана и бюджет оказался больше предполагаемого, эта информация передается руководителю или клиенту.

Сравнение плана и факта значительно сокращает шанс финансовых и временных потерь.


  • Опишите задачу

В окно описания напишите информацию по задаче, важность, цель, требования. Пишите так, чтобы после прочтения у команды, которая работает над задачей и Ответственного, не оставалось вопросов. Задача должна быть понятной, важной, измеримой.



Дополнительные опции в окне описания задачи:

  1. Загрузка файлов
  2. Чек-лист
  3. Отметка участника команды, к которому обращаетесь

Когда над задачей работает команда, а есть просьба, комментарий или вопрос к отдельному участнику команды — отметьте его в окне комментария. Так шансы на потерю важного среди общей информации по задаче сводятся к минимуму.



  • Назначьте приоритет. Добавьте метки и статусы

Приоритет, статусы и метки — дополнительные опции для эффективной постановки задачи.

Приоритет можно выбрать от 1 до 10, где десять — максимальный приоритет. Обычно, задачи с максимальным приоритетом выполняются в первую очередь.



Приоритет указывается при создании или редактировании задачи.

Статусы и метки — как маркеры этапов выполнения задачи и особенностей рабочего процесса. У задачи может быть один статус и набор меток. Статус — это показатель этапа работы. Например: задача взята в работу и ей присвоен статус «В работе».



Когда работа над задачей будет завершена, ее статус будет изменен на «Готово». Меток к задаче может быть несколько, в отличии от статуса. С помощью меток задача получает маркировку особенностей рабочего процесса. Пример меток по типу работы: «Монтаж», «Оформление», «Правки». Пример меток по временным характеристикам: «Апрель», «Сентябрь» и т.д.

Пример меток по качественным характеристикам: «Отлично», «Супер», «Сделано прекрасно» и т.д. То есть, для одной задачи можно сделать сет меток, где будут использованы метки с указанием типа работы, времени, качества и т.д. В аккаунте есть стандартный набор меток. Также можно создать свой, учитывая специфику работу компании.


Примеры постановки задач:
  • Создать логотип для компании ХХХ.
  • Написать коммерческое предложение для клиента ХХ.
  • Подготовить отчет по проекту Клиента ХХХ за февраль 2020
  • Оплатить услуги консалтинга компании Х
  • Доработать макет презентации для отдела продаж.


Как контролировать выполнение задач?

Работая с задачами в таск-менеджере, вы получаете несколько эффективных инструментов контроля:

  1. Отчеты
  2. Календарь
  3. Канбан
  4. Диаграмма Ганта

Кроме наличия Ответственного и точных сроков по задаче, для контроля используйте Отчеты, Календарь и Канбан. В отчетах можно делать выборку задач из списка по нужным параметрам, в Календаре — отслеживайте выполнение задач по срокам, уровню приоритета, с включенным таймером, с указанием плановых расходов и по другим параметрам.



Канбан — визуальное отображение этапов задач на доске. Если задаче был присвоен статус, в процессе работы этот статус можно менять, а также перетаскивать задачу от одного этапе к другому по Канбан.

4 типичных ошибки в постановке задач


1 Нет понимания конечного результата.
Команда, которая работает над задачей, должна понимать конечный результат.

Что должно получиться в итоге? К какому результату команда должна прийти, работая над задачей? Если проект — это глобальная цель, то каждая отдельная задача в рамках этого проекта — промежуточная цель, которая приведет к достижению глобальной.

Команда, которая не понимает важность и целесообразность задачи, работает над ее реализацией неохотно: эффективность снижается, сроки смещаются.

2 Нереалистичные сроки.

Для каждой задачи важно определить срок выполнения с учетом: уровня сложности, количества задействованных для ее выполнения сотрудников, загрузки команды и отдельных участников на текущий момент.

Нереалистичные сроки могут привести к двум негативным сценариям: задача будет выполнена некачественно или не будет выполнена совсем.

Когда задача имеет высокий уровень сложности, но при этом горящие сроки — команда неохотно приступает к ее реализации и может найтись сотня причин, почему, например, она будет выполнена не сейчас, а позже. То, что непонятно и сложно откладывается на «потом».

3 Сложные задачи.

Например: в одной задаче есть несколько уровней сложности. Сложные задачи важно разбить на более простые. Одна сложная задача = несколько простых. Одна задача должна фокусироваться на достижении одной цели. Можно также создать в рамках одной сложной задачи несколько простых подзадач.




4 Неполная информация. Информация по задаче должна быть исчерпывающей: Подумайте какие еще ресурсы понадобятся ответственному, чтобы мог он мог приступить к выполнению незамедлительно.

Когда информации по задаче мало, часто команда додумывает сама: Кто-то боится задавать вопрос, кто-то надеется разобраться в процессе.


Мотивируйте и задавайте вопросы

Одна из важных задач руководителя или проектного менеджера — мотивировать команду. Например: «Если мы завершим эту задаче в срок, то...». Мотивацией может быть: премия, командный отдых, неформальное собрание, на котором заслуга каждого участника команды будет озвучена руководителем.

Задавайте вопросы в процессе работы над задачей. Задача понятна? Какие трудности возникли? Что нужно изменить и почему? Заинтересованность руководителя в достижении общей цели мотивирует команду работать эффективно и на результат.


Просите обратную связь

Преимущество постановки задач в таск-менеджере — возможность обратиться не ко всей команде, а к нужному участнику. Например: если над задачей работает десять человек, а вы хотите обратиться в кому-то одному, отметьте его через @ в комментариях к задаче и уточните, все ли понятно и нужна ли дополнительная информация по задаче.

Как создать задачу в таск-менеджере по SMART технологии? Попробуйте создать задачу прямо сейчас. После создания, пригласите команду оценить доступность задачи и ее информативность.

esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через