Когда руководитель или проектный менеджер делают ошибки еще на этапе постановки задачи, запускается необратимая цепочка: команда или отдельные участники не понимают цель задачи, не видят сроков, не чувствуют ответственности за результат.
Устные задачи — несуществующие задачи. Фиксируйте каждую задачу в таск-менеджере и используйте
SMART подход при ее оформлении.
Постановка задачи по технологии SMART
Любая задача должна быть:
- S (Specific) — конкретная
- M (Measurable) — измеримая
- A (Achievable) — достижимая
- R (Relevant) — значимая
- T (Time Bound) — ограниченная во времени
Smart-задачи имеют простую логику и структуру, но самое главное — они имеют четко прописанную цель и сроки выполнения.
Как правильно ставить задачи
- Фиксируйте все задачи в таск-менеджере.
Если задача ставится устно, в мессенджере или по электронной почте, шанс, что задача будет потеряна — велик. Вести переписку по задаче в мессенджере или по электронной почте неудобно.
- Создайте инструкцию по постановке задач
Это будет внутренняя инструкции компании, в которой вы опишете правила постановки задач. Например: в каком порядке задачи берутся в работу (по приоритету, по срокам и т.д.), кто может закрывать задачу, обязательна ли проверка руководителя перед закрытием задачи и другие опции.
Доступ ко внутренней инструкции внутри таск-менеджера может быть для всех команды или только для тех, кто создает задачи.
Постановка задач в таск-менеджере. Пошаговое руководство
Так выглядит готовая задача в таск-менеджере. Теперь рассмотрим подробно, как оформить задачу эффективно.
Напишите название задачи
Название должно раскрывать суть задачи, быть понятным и лаконичным. Название должно быть написано так, чтобы было понятно о чем речь, не проваливаясь в описание.
Надо —— Создать прототип сайта для клиента XX.
Название этой задачи отвечает на вопросы: Что сделать? Для кого сделать? Дополнительную информацию по задаче вы сможете разместить в комментариях к ней.
Как не нужно писать название задачи
На надо —— Срочная задача Александру из отдела маркетинга на среду.
Отсутствие ответственности за результат — одна из причин нереализованности задачи. Ответственный по задаче контролирует рабочий процесс, может создавать промежуточные отчеты, вносить изменения.
Если у команды в процессе работы возникают вопросы по задаче — ответственный даст ответы, больше информации, уточнит данные у клиента (если нужно).
- Добавьте подписчиков или участников.
Если над задачей работает команда из нескольких человек. Подписчики задачи будут получать уведомления об изменениях в задаче на электронную почту и в самой системе. Участники видят информацию по задаче и могут отслеживать ход ее выполнения.
В процессе работы над задачей ответственные могут меняться, могут подключаться другие участники команды.
Это может быть крайний срок завершения работы над задачей или срок в формате старт-финиш«. Четкие дедлайны позволяют эффективно распоряжаться рабочим временем. Если по задаче понятны сроки, команда работает на результат.
- Установите плановые расходы
Сколько времени и денег понадобится, чтобы выполнение задачи было успешным? В таск-менеджере есть опция «План», где можно указать количество часов и бюджет задачи, или что-то одно.
Сопоставление плановых и фактических расходов в процессе работы — это быстрая реакция на изменения. В процессе работы участники команды могут запускать таймер, чтобы фиксировать количество затраченного на задачу времени.
Внесение затрат в задачу
Также могут внести количество времени и стоимость в фактические расходы после завершения работы над задачей. Например: если факт отличается от плана и бюджет оказался больше предполагаемого, эта информация передается руководителю или клиенту.
Сравнение плана и факта значительно сокращает шанс финансовых и временных потерь.
В окно описания напишите информацию по задаче, важность, цель, требования. Пишите так, чтобы после прочтения у команды, которая работает над задачей и Ответственного, не оставалось вопросов. Задача должна быть понятной, важной, измеримой.
Дополнительные опции в окне описания задачи:
- Загрузка файлов
- Чек-лист
- Отметка участника команды, к которому обращаетесь
Когда над задачей работает команда, а есть просьба, комментарий или вопрос к отдельному участнику команды — отметьте его в окне комментария. Так шансы на потерю важного среди общей информации по задаче сводятся к минимуму.
- Назначьте приоритет. Добавьте метки и статусы
Приоритет, статусы и метки — дополнительные опции для эффективной постановки задачи.
Приоритет можно выбрать от 1 до 10, где десять — максимальный приоритет. Обычно, задачи с максимальным приоритетом выполняются в первую очередь.
Приоритет указывается при создании или редактировании задачи.
Статусы и метки — как маркеры этапов выполнения задачи и особенностей рабочего процесса. У задачи может быть один статус и набор меток. Статус — это показатель этапа работы. Например: задача взята в работу и ей присвоен статус «В работе».
Когда работа над задачей будет завершена, ее статус будет изменен на «Готово». Меток к задаче может быть несколько, в отличии от статуса. С помощью меток задача получает маркировку особенностей рабочего процесса. Пример меток по типу работы: «Монтаж», «Оформление», «Правки». Пример меток по временным характеристикам: «Апрель», «Сентябрь» и т.д.
Пример меток по качественным характеристикам: «Отлично», «Супер», «Сделано прекрасно» и т.д. То есть, для одной задачи можно сделать сет меток, где будут использованы метки с указанием типа работы, времени, качества и т.д. В аккаунте есть стандартный набор меток. Также можно создать свой, учитывая специфику работу компании.
Примеры постановки задач:
- Создать логотип для компании ХХХ.
- Написать коммерческое предложение для клиента ХХ.
- Подготовить отчет по проекту Клиента ХХХ за февраль 2020
- Оплатить услуги консалтинга компании Х
- Доработать макет презентации для отдела продаж.
Как контролировать выполнение задач?
Работая с задачами в таск-менеджере, вы получаете несколько эффективных инструментов контроля:
- Отчеты
- Календарь
- Канбан
- Диаграмма Ганта
Кроме наличия Ответственного и точных сроков по задаче, для контроля используйте Отчеты, Календарь и Канбан. В отчетах можно делать выборку задач из списка по нужным параметрам, в Календаре — отслеживайте выполнение задач по срокам, уровню приоритета, с включенным таймером, с указанием плановых расходов и по другим параметрам.
Канбан — визуальное отображение этапов задач на доске. Если задаче был присвоен статус, в процессе работы этот статус можно менять, а также перетаскивать задачу от одного этапе к другому по Канбан.
4 типичных ошибки в постановке задач
1 Нет понимания конечного результата.
Команда, которая работает над задачей, должна понимать конечный результат.
Что должно получиться в итоге? К какому результату команда должна прийти, работая над задачей? Если проект — это глобальная цель, то каждая отдельная задача в рамках этого проекта — промежуточная цель, которая приведет к достижению глобальной.
Команда, которая не понимает важность и целесообразность задачи, работает над ее реализацией неохотно: эффективность снижается, сроки смещаются.
2 Нереалистичные сроки.
Для каждой задачи важно определить срок выполнения с учетом: уровня сложности, количества задействованных для ее выполнения сотрудников, загрузки команды и отдельных участников на текущий момент.
Нереалистичные сроки могут привести к двум негативным сценариям: задача будет выполнена некачественно или не будет выполнена совсем.
Когда задача имеет высокий уровень сложности, но при этом горящие сроки — команда неохотно приступает к ее реализации и может найтись сотня причин, почему, например, она будет выполнена не сейчас, а позже. То, что непонятно и сложно откладывается на «потом».
3 Сложные задачи.
Например: в одной задаче есть несколько уровней сложности. Сложные задачи важно разбить на более простые. Одна сложная задача = несколько простых. Одна задача должна фокусироваться на достижении одной цели. Можно также создать в рамках одной сложной задачи несколько простых подзадач.
4 Неполная информация. Информация по задаче должна быть исчерпывающей: Подумайте какие еще ресурсы понадобятся ответственному, чтобы мог он мог приступить к выполнению незамедлительно.
Когда информации по задаче мало, часто команда додумывает сама: Кто-то боится задавать вопрос, кто-то надеется разобраться в процессе.
Мотивируйте и задавайте вопросы
Одна из важных задач руководителя или проектного менеджера — мотивировать команду. Например: «Если мы завершим эту задаче в срок, то...». Мотивацией может быть: премия, командный отдых, неформальное собрание, на котором заслуга каждого участника команды будет озвучена руководителем.
Задавайте вопросы в процессе работы над задачей. Задача понятна? Какие трудности возникли? Что нужно изменить и почему? Заинтересованность руководителя в достижении общей цели мотивирует команду работать эффективно и на результат.
Просите обратную связь
Преимущество постановки задач в таск-менеджере — возможность обратиться не ко всей команде, а к нужному участнику. Например: если над задачей работает десять человек, а вы хотите обратиться в кому-то одному, отметьте его через @ в комментариях к задаче и уточните, все ли понятно и нужна ли дополнительная информация по задаче.
Как создать задачу в таск-менеджере по SMART технологии? Попробуйте
создать задачу прямо сейчас. После создания, пригласите команду оценить доступность задачи и ее информативность.
FAQ
Как четко ставить задачи?
Эффективное управление проектами базируется на использовании SMART подхода при постановке и оформлении каждой новой задачи. Это подразумевает, что она должна быть зафиксирована в таск-менеджере, и соответствовать следующим критериям: конкретность, измеримость, достижимость, значимость и ограниченность во времени. Создание внутренней инструкции по постановке задач способствует тому, что они будут ставиться четко и грамотно.
Как правильно осуществлять контроль выполнения задач?
Удобный способ эффективно контролировать выполнение задач проекта — использование онлайн-сервиса Worksection, который предлагает обширный функционал и встроенные Agile инструменты. Благодаря предоставляемым Worksection возможностям, удается грамотно оценивать временные затраты, производить анализ эффективности, отслеживать текущий статус задачи и многое иные факторы. Платформа оснащена простым для понимания интерфейсом, и легко адаптируется под конкретные цели компаний различного масштаба и направленности.
Какие критерии нужно использовать администратору при постановке задач опытному сотруднику?
Одна из ключевых базовых компетенций эффективного управленца — умение грамотно ставить задачи своим подчиненным. В современной практике управления проектами есть ряд критериев, которые обязаны соответствовать поставленной цели. Согласно им, правильно сформулированные задачи должны быть: конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и такими, которые можно соотнести с конкретно обозначенным временным сроком.
Какие задачи стоят перед руководителем?
Руководитель проекта выступает связующим звеном между заказчиком и командой исполнителей, а его основной функцией выступает обеспечение выполнения задач проекта. Кроме нее, перед руководителем проекта ставится ряд других задач: планирование, постановка задач исполнителям и контроль их выполнения, мониторинг, анализ, а также управление рисками в течение всего жизненного цикла проекта.
Как правильно работать с подчиненными?
Три важнейшие составляющие правильно выстроенного взаимодействия руководителя со своими подчиненными: высокий профессионализм, умение грамотно делегировать полномочия и корректная коммуникация с исполнителями. Благодаря искусной комбинации трех перечисленных составляющих успешный руководитель может повысить результативность труда своих подчиненных.
Как контролировать выполнение задач на удаленке?
Очень эффективное и удобное в использовании решение для контроля выполнения задач проекта удаленными сотрудниками — сервис управления проектами Worksection. Платформа адаптирована для командной работы по Agile, Kanban, Scrum, и снабжена обширным функционалом, позволяющим контролировать удаленных сотрудников и вести грамотный учет их рабочего времени.
Как осуществлять контроль выполнения задач сотрудниками?
Работа с задачами в таск-менеджере предоставляет ряд эффективных инструментов для осуществления контроля. Отчеты позволяют производить выборку из перечня по всем требуемым параметрам, календарь обеспечивает отслеживание выполнения задач по статусу приоритета и по срокам, Канбан — не только эффективный, но и очень удобный инструмент контроля, представляющий собой визуальное отображение этапов реализации задач на доске. Статус, присвоенный той или иной задаче, может быть изменен, а задача может «передвигаться» по доске от одного этапа к следующему.
Как выполнять задачи в срок?
Сдача задач в точно обозначенный срок — один из ключевых показателей успешного управления проектом. Для достижения поставленной цели важно придерживаться трех ключевых принципов: грамотно налаженная двухсторонняя связь между руководителем и подчиненными, правильное распределение задач, а также приоритет в вопросе «многозадачность либо фокусировка». Эффективным инструментом для отслеживания задач и их отображения на графике выступает Worksection — система управления проектами, оснащенная обширным арсеналом функций и инструментов.
Как правильно давать поручения?
Во-первых, поручение должно быть дано руководителем непосредственно исполнителю, а не через посредников. Во-вторых, важно, снабдить подчиненного ключевой информацией: о цели данной работы, конечном сроке ее исполнения и т.д. В-третьих, у сотрудника могут возникнуть вопросы касательно порученного ему задания или идеи по его реализации, их также следует выслушать.
