worksection
Blog
Cum să asignați eficient sarcini echipei dumneavoastră
  •     •   6 min read

Cum să asignați eficient sarcini echipei dumneavoastră

Când man­agerii sau man­agerii de proiect fac greșeli în tim­pul etapei de for­mare a sarcinilor, o serie de eveni­mente ire­versibile începe: echipa sau mem­brii indi­vid­u­ali nu înțe­leg obiec­tivul sarcinii, nu văd termenele lim­ită și nu se simt răspun­ză­tori pen­tru rezultat.

Sarcinile orale sunt sarci­ni ine­fi­ciente. Doc­u­men­tați fiecare sarcină într-un man­ag­er de sarci­ni și uti­liza­ți abor­darea SMART atun­ci când o definiți.

Sta­bilirea Sarcinilor Folosind Tehnolo­gia SMART

Orice sarcină ar tre­bui să fie:
  • S (Spe­cif­ic) – clară și specifică
  • M (Măsura­bilă) – măsurabilă
  • A (Real­iz­abilă) – realizabilă
  • R (Rel­e­van­tă) – relevantă
  • T (Lim­i­tată în Timp) – lim­i­tată în timp
Sarcinile SMART au o log­ică și o struc­tură sim­ple, dar cel mai impor­tant, au un obiec­tiv clar definit și termene limită.

Cum să Sta­bil­im Corect Sarcinile

  • Doc­u­men­tați Toate Sarcinile în Man­agerul de Sarcini
Dacă o sarcină este atribuită oral, într-un mes­sen­ger sau prin email, șansa ca aceas­ta să se piardă este mare. Core­spon­den­ta în mesageri sau prin email este inconfortabilă.
  • Creează un Ghid de Sta­bilire a Sarcinilor
Aceas­ta ar tre­bui să fie un ghid intern al com­paniei care descrie reg­ulile pen­tru sta­bilirea sarcinilor. De exem­plu: în ce ordine sunt pre­lu­ate sarcinile (după pri­or­i­tate, după termene lim­ită etc.), cine poate închide sarcinile, ver­i­ficări oblig­a­torii de către supraveg­hetor înainte de a închide o sarcină și alte opțiuni.

Acce­sul la ghidul intern din man­agerul de sarci­ni poate fi pen­tru întrea­ga echipă sau doar pen­tru cei care creează sarcini.

Ghid Pas cu Pas pen­tru Sta­bilirea Sarcinilor într-un Man­ag­er de Sarcini

Iată cum arată o sarcină setată corect într-un man­ag­er de sarci­ni. Să exam­inăm în detal­iu cum să con­fig­urăm corect o sarcină.

Scrie Titlul Sarcinii

​Titlul ar tre­bui să reflecte esența sarcinii, să fie înțelegă­tor și con­cis. Ar tre­bui să fie redac­tat într-un mod care să facă clar despre ce este vor­ba fără a intra în detalii extinse.

Fa Crează un pro­totip al site-ului pen­tru clien­tul XX.

Aceast titlu răspunde la între­bările: Ce tre­buie făcut? Pen­tru cine tre­buie făcut? Infor­mați­ile supli­menta­re pot fi plasate în comen­tar­i­ul sarcinii.

Nu fa Sarcină urgen­tă pen­tru Alexan­der din depar­ta­men­tul de mar­ket­ing pen­tru miercuri.

  • Atribuie Respon­s­abil­i­tate​​​​​​​​​​​​

Lip­sa respon­s­abil­ității pen­tru rezul­tate este un motiv pen­tru care sarcinile rămân neîn­depli­n­ite. Per­soana respon­s­abilă de finalizarea sarcinii con­trolează flux­ul de lucru, poate crea rapoarte inter­me­di­are și face modificări.

Dacă echipa are între­bări despre sarcină în tim­pul lucru­lui, per­soana respon­s­abilă va oferi răspun­suri, infor­mații supli­menta­re sau va clar­i­fi­ca detalii cu clien­tul, dacă este necesar.

Adaugă Urmări­tori sau Participanți

Dacă o echipă de mai multe per­soane lucrează la sarcină, urmă­torii sarcinii vor pri­mi noti­ficări despre mod­i­ficări prin email și în sis­tem. Par­tic­i­panții văd infor­mați­ile despre sarcină și pot urmări pro­gre­sul acesteia.

Pe par­cur­sul sarcinii, respon­s­abil­itățile se pot schim­ba și alți mem­bri ai echipei pot adera.

  • Sta­bilește Termene Limită​​​​​​​​​​​​​

Aces­tea pot fi ter­menul final pen­tru finalizarea sarcinii sau un inter­val de timp ​„început-final”. Termenele lim­ită clare per­mit o ges­tionare efi­cien­tă a tim­pu­lui. Dacă termenele lim­ită sunt clare, echipa lucrează în direcția rezultatelor.

  • Sta­bilește Chel­tu­ieli Planificate​​​​​​​​​​​​​

Deter­mină cât timp și bani vor fi nece­sari pen­tru finalizarea cu suc­ces a sarcinii. Man­agerul de sarci­ni are o opți­une ​„Plan” unde poți speci­fi­ca numărul de ore și buge­tul pen­tru sarcină sau doar unul din­tre acestea.

Com­para­rea chel­tu­ielilor plan­i­fi­cate și reale pe par­cur­sul lucru­lui per­mite o reacție rapidă la mod­i­ficări. Mem­brii echipei pot folosi un cronometru pen­tru a urmări tim­pul petre­cut pe sarcini.

  • Descrie Sarci­na​​​​​​​​​​​​​​​

Scrie infor­mați­ile despre sarcină, impor­tanța aces­teia, obiec­tivele și cer­ințele în fer­eas­tra de descriere. Scrie clar ast­fel încât echipa care lucrează la sarcină și per­soana respon­s­abilă să nu aibă între­bări după citire. Sarci­na tre­buie să fie înțelegă­toare, impor­tan­tă și măsurabilă.

Opți­u­ni supli­menta­re în fer­eas­tra de descriere a sarcinii:
  1. Încăr­care fișier
  2. Listă de verificare
  3. Menționarea mem­brilor echipei în comentarii
Când lucrezi la o sarcină ca echipă, dacă există o solic­itare, comen­tar­iu sau între­bare pen­tru un mem­bru spe­cif­ic al echipei, menționează‑l în fer­eas­tra de comen­tarii pen­tru a min­i­miza șanse­le de a pierde infor­mații importante.

  • Atribuie Pri­or­i­tate, Adaugă Etichete și Statusuri​​​​​​​​​​​​​​

Pri­or­i­tatea, sta­tusurile și etichetele reprez­in­tă opți­u­ni supli­menta­re pen­tru setarea efi­cien­tă a sarcinilor.

Pri­or­i­tatea poate varia de la 1 la 10, cu zece fiind cea mai mare. De obi­cei, sarcinile cu cea mai mare pri­or­i­tate sunt real­izate primele. Pri­or­i­tatea este atribuită atun­ci când creezi sau editezi o sarcină.

Sta­tusurile și etichetele servesc ca mar­curi pen­tru pro­gre­sul sarcinii și aspecte speci­fice ale pro­ce­su­lui de lucru. O sarcină poate avea un sin­gur sta­tus și mul­ti­ple etichete.

Exem­plu de Etichete:
  • După tip­ul de muncă: ​“Insta­lare,” ​“Design,” ​“Revizii”
  • După car­ac­ter­is­ti­cile de timp: ​“Aprilie,” ​“Sep­tem­brie,” etc.
  • După car­ac­ter­is­ti­cile de cal­i­tate: ​“Foarte Bun,” ​“Super,” ​“Exe­cu­tat Per­fect,” etc.
Exemple de Setări pentru Sarcini:
  • Crează un logo pen­tru com­pa­nia XXX.
  • Scrie o prop­unere com­er­cială pen­tru clien­tul XX.
  • Pregătește un raport pen­tru proiec­tul Clien­tu­lui XXX pen­tru feb­ru­ar­ie 2020.
  • Plătește pen­tru ser­vici­ile de con­sul­tanță de la Com­pa­nia X.
  • Îmbunătățește aspec­tul prezen­tării pen­tru depar­ta­men­tul de vânzări.

Cum să Con­trolezi Finalizarea Sarcinilor

​Folosind un man­ag­er de sarci­ni, obții mai multe instru­mente efi­ciente de control:
  1. Rapoarte
  2. Cal­en­dar
  3. Kan­ban
  4. Dia­gramă Gantt
Pe lângă numirea unei per­soane respon­s­abile și termene clare, poți con­tro­la sarcinile prin Rapoarte, Cal­en­dar și Kan­ban. Rapoartele îți per­mit să fil­trezi sarcinile după para­metrii nece­sari, iar Cal­en­darul ajută la urmărirea final­izării sarcinilor după termene, niveluri de pri­or­i­tate și alți parametrii.

Kan­ban este o reprezentare vizuală a etapelor sarcinilor pe un panou. Sta­tusul sarcinii poate fi schim­bat în tim­pul lucru­lui, iar sarcinile pot fi mutate dintr‑o etapă în alta folosind Kanban.

4 Greșeli Tipice în Sta­bilirea Sarcinilor

1​Lip­sa înțelegerii rezul­tat­u­lui final 
Echipa care lucrează la sarcină tre­buie să înțe­leagă rezul­tat­ul final. 

Ce ar tre­bui să fie rezul­tat­ul? Dacă proiec­tul este obiec­tivul glob­al, atun­ci fiecare sarcină indi­vid­u­ală din cadrul proiec­tu­lui este un obiec­tiv inter­me­di­ar care duce la atin­gerea celui global.

2 Termene Lim­ită nerealiste 
Deter­mină ter­menul lim­ită pen­tru fiecare sarcină, ținând cont de com­plex­i­tate, numărul de anga­jați impli­cați, încăr­că­tu­ra echipei și par­tic­i­panții indi­vid­u­ali în acel moment.

Termenele lim­ită nere­al­iste pot duce la două sce­narii neg­a­tive: sarci­na va fi făcută prost sau deloc.

3 Sarci­ni complexe 
Sarcinile com­plexe ar tre­bui să fie împărțite în sarci­ni mai sim­ple. O sarcină com­plexă = mai multe sarci­ni sim­ple. Fiecare sarcină ar tre­bui să se con­cen­treze pe atin­gerea unui sin­gur obiectiv.

4 Infor­mații incomplete
Infor­mați­ile pen­tru sarcină ar tre­bui să fie exhaus­tive. Ia în con­sid­er­are ce alte resurse ar putea avea nevoie per­soana respon­s­abilă pen­tru a începe ime­di­at lucrul.

Moti­vare și Întrebări


O sarcină impor­tan­tă a unui man­ag­er sau man­ag­er de proiect este să motiveze echipa. De exem­plu: ​“Dacă final­izăm această sarcină la timp, atun­ci…”. Moti­varea poate fi un bonus, o ieșire în echipă sau o întâl­nire în care se recunoaște realizarea fiecărui mem­bru al echipei.

Pune între­bări în tim­pul sarcinii: Este sarci­na clară? Ce difi­cultăți au apărut? Ce tre­buie schim­bat și de ce? Intere­sul man­ageru­lui în atin­gerea obiec­tivu­lui comun motivează echipa să lucreze eficient.

Solic­ită Feedback

Avan­ta­jul sta­bilirii sarcinilor într-un man­ag­er de sarci­ni este capac­i­tatea de a te adresa unui par­tic­i­pant spe­cif­ic, mai degrabă decât întregii echipe. De exem­plu, dacă zece per­soane lucrează la o sarcină și tre­buie să te adresezi unei sin­gure per­soane, menționează-le cu @ în comen­tari­ile sarcinii pen­tru a clar­i­fi­ca dacă totul este clar și dacă sunt nece­sare infor­mații suplimentare.

Cum să Creezi o Sarcină într-un Man­ag­er de Sarci­ni Folosind Tehnolo­gia SMART

Încearcă să creezi o sarcină chiar acum. După creație, invită echipa să eval­ueze acce­si­bil­i­tatea și infor­ma­tiv­i­tatea sarcinii.
​
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula