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Comment attribuer efficacement des tâches à votre équipe
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Comment attribuer efficacement des tâches à votre équipe

Lorsque les man­agers ou chefs de pro­jet com­met­tent des erreurs lors de la phase de for­ma­tion des tâch­es, une chaîne d’événe­ments irréversible com­mence : l’équipe ou les mem­bres indi­vidu­els né com­pren­nent pas l’ob­jec­tif de la tâche, né voient pas les délais et né se sen­tent pas respon­s­ables du résultat.

Les tâch­es orales sont des tâch­es inex­is­tantes. Doc­u­mentez chaque tâche dans un ges­tion­naire de tâch­es et utilisez l’ap­proche SMART lors de sa définition.

Définir des Tâch­es en Util­isant la Tech­nolo­gie SMART

Toute tâche doit être :
  • S (Spé­ci­fique) – claire et spécifique
  • M (Mesurable) – mesurable
  • A (Atteignable) – atteignable
  • R (Per­ti­nent) – per­ti­nent
  • T (Tem­porelle­ment défi­ni) – lim­ité dans le temps
Les tâch­es SMART ont une logique et une struc­ture sim­ples, mais surtout, elles ont un objec­tif claire­ment défi­ni et des délais.

Com­ment Définir Cor­recte­ment des Tâches

  • Doc­u­mentez Toutes les Tâch­es dans le Ges­tion­naire de Tâches
Si une tâche est assignée orale­ment, par mes­sagerie ou par e‑mail, la chance qu’elle soit per­due est élevée. La cor­re­spon­dance dans les mes­sageries ou par e‑mail est incommode.
  • Créez un Guide de Déf­i­ni­tion des Tâches
Cela doit être un guide interne de l’en­tre­prise décrivant les règles de déf­i­ni­tion des tâch­es. Par exem­ple : dans quel ordre les tâch­es sont pris­es en charge (par pri­or­ité, par délais, etc.), qui peut clô­tur­er les tâch­es, véri­fi­ca­tion oblig­a­toire par le super­viseur avant la clô­ture d’une tâche, et d’autres options.

L’ac­cès au guide interne au sein du ges­tion­naire de tâch­es peut être pour toute l’équipe ou seule­ment pour ceux qui créent des tâches.

Guide Étape par Étape pour Définir des Tâch­es dans un Ges­tion­naire de Tâches

Voici à quoi ressem­ble une tâche cor­recte­ment définie dans un ges­tion­naire de tâch­es. Exam­inons en détail com­ment con­fig­ur­er une tâche correctement.

Écrivez le Titre de la Tâche

Le titre doit refléter l’essence de la tâche, être com­préhen­si­ble et con­cis. Il doit être écrit d’une manière qui clar­i­fie de quoi il s’ag­it sans entr­er dans des descrip­tions détaillées.

À faire Créer un pro­to­type du site web pour le client XX.

Ce titre répond aux ques­tions : Que faire ? Pour qui le faire ? Des infor­ma­tions sup­plé­men­taires peu­vent être placées dans les com­men­taires de la tâche.

À né pas faire Tâche urgente pour Alexan­dre du départe­ment mar­ket­ing pour mercredi.

  • Attribuer des Responsabilités

Un man­qué de respon­s­abil­ité pour les résul­tats est une des raisons pour lesquelles les tâch­es restent inachevées. La per­son­ne respon­s­able de l’exé­cu­tion de la tâche con­trôle le flux de tra­vail, peut établir des rap­ports inter­mé­di­aires et apporter des modifications.

Si l’équipe a des ques­tions sur la tâche pen­dant le tra­vail, la per­son­ne respon­s­able fourni­ra des répons­es, plus d’in­for­ma­tions, ou clar­i­fiera des détails avec le client si nécessaire.

Ajouter des Suiveurs ou des Participants

Si une équipe de plusieurs per­son­nes tra­vaille sur la tâche, les suiveurs de la tâche recevront des noti­fi­ca­tions con­cer­nant les change­ments par e‑mail et dans le sys­tème. Les par­tic­i­pants voient les infor­ma­tions sur la tâche et peu­vent suiv­re son avancement.

Pen­dant la tâche, les respon­s­abil­ités peu­vent chang­er et d’autres mem­bres de l’équipe peu­vent rejoindre.

  • Définir des Échéances

Celles-ci peu­vent être la date lim­ite finale pour achev­er la tâche ou une péri­ode de « début-fin ». Des échéances claires per­me­t­tent une ges­tion du temps effi­cace. Si les échéances sont claires, l’équipe tra­vaille vers le résultat.

  • Définir les Dépens­es Prévisionnelles

Déter­minez com­bi­en de temps et d’ar­gent seront néces­saires pour réalis­er la tâche avec suc­cès. Le ges­tion­naire de tâch­es a une option « Plan » où vous pou­vez spé­ci­fi­er le nom­bre d’heures et le bud­get pour la tâche, ou juste l’un de ces éléments.

Com­par­er les dépens­es prévues et réelles pen­dant le tra­vail per­met de réa­gir rapi­de­ment aux change­ments. Les mem­bres de l’équipe peu­vent utilis­er un chronomètre pour suiv­re le temps passé sur les tâches.

  • Décrire la Tâche

Rédi­gez les infor­ma­tions sur la tâche, son impor­tance, ses objec­tifs et ses exi­gences dans la fenêtre de descrip­tion. Écrivez claire­ment afin que l’équipe qui tra­vaille sur la tâche et la per­son­ne respon­s­able n’aient pas de ques­tions après lec­ture. La tâche doit être com­préhen­si­ble, impor­tante et mesurable.

Options sup­plé­men­taires dans la fenêtre de descrip­tion de la tâche :
  1. Télécharge­ment de fichier
  2. Liste de contrôle
  3. Men­tion­ner les mem­bres de l’équipe dans les commentaires
Lorsqu’une équipe tra­vaille sur une tâche, s’il y a une demande, un com­men­taire ou une ques­tion pour un mem­bre spé­ci­fique de l’équipe, men­tion­nez-le dans la fenêtre de com­men­taire pour min­imiser les risques de per­dre des infor­ma­tions importantes.

  • Attribuer une Pri­or­ité, Ajouter des Éti­quettes et des Statuts

Pri­or­ité, statuts, et éti­quettes sont des options sup­plé­men­taires pour définir effi­cace­ment des tâches.

Pri­or­ité peut vari­er de 1 à 10, 10 étant le plus élevé. En général, les tâch­es les plus pri­or­i­taires sont faites en pre­mier. La pri­or­ité est attribuée lors de la créa­tion ou de l’édi­tion d’une tâche.

Statuts et éti­quettes ser­vent de mar­queurs pour le pro­grès de la tâche et les aspects spé­ci­fiques du proces­sus de tra­vail. Une tâche peut avoir un statut et plusieurs étiquettes.

Exem­ple d’Étiquettes :
  • Par type de tra­vail : “Instal­la­tion,” “Con­cep­tion,” “Révi­sions”
  • Par car­ac­téris­tiques tem­porelles : “Avril,” “Sep­tem­bre,” etc.
  • Par car­ac­téris­tiques de qual­ité : “Très Bön,” “Super,” “Fait Par­faite­ment,” etc.
Exemples de Paramètres de Tâche :
  • Créer un logo pour l’en­tre­prise XXX.
  • Écrire une propo­si­tion com­mer­ciale pour le client XX.
  • Pré­par­er un rap­port pour le pro­jet du Client XXX pour févri­er 2020.
  • Pay­er pour les ser­vices de con­seil de la Société X.
  • Affin­er la mise en page de la présen­ta­tion pour le départe­ment des ventes.

Com­ment Con­trôler l’Achève­ment des Tâches

En util­isant un ges­tion­naire de tâch­es, vous obtenez plusieurs out­ils de con­trôle efficaces :
  1. Rap­ports
  2. Cal­en­dri­er
  3. Kan­ban
  4. Dia­gramme de Gantt
En plus d’avoir une per­son­ne respon­s­able et des délais pré­cis, vous pou­vez con­trôler les tâch­es via les Rap­ports, le Cal­en­dri­er et le Kan­ban. Les rap­ports vous per­me­t­tent de fil­tr­er les tâch­es selon des paramètres néces­saires, et le cal­en­dri­er aide à suiv­re l’achève­ment des tâch­es par échéances, niveaux de pri­or­ité et autres paramètres.

Kan­ban est une représen­ta­tion visuelle des étapes des tâch­es sur un tableau. Le statut de la tâche peut être changé pen­dant le tra­vail, et les tâch­es peu­vent être déplacées d’une étape à l’autre à l’aide de Kanban.

4 Erreurs Typ­iques dans la Déf­i­ni­tion des Tâches

1Man­qué de Com­préhen­sion du Résul­tat Final 
L’équipe tra­vail­lant sur la tâche doit com­pren­dre le résul­tat final. 

Quel doit être le résul­tat ? Si le pro­jet est l’ob­jec­tif glob­al, alors chaque tâche indi­vidu­elle dans le pro­jet est un objec­tif inter­mé­di­aire menant à l’at­teinte de celui-ci.

2 Délais Iréalistes 
Déter­minez la date lim­ite pour chaque tâche, en ten­ant compte de la com­plex­ité, du nom­bre d’em­ployés impliqués, de la charge de tra­vail de l’équipe et des par­tic­i­pants indi­vidu­els à ce moment-là.

Des délais irréal­istes peu­vent con­duire à deux scé­nar­ios négat­ifs : la tâche sera mal faite ou pas du tout.

3 Tâch­es Complexes 
Les tâch­es com­plex­es doivent être décom­posées en tâch­es plus sim­ples. Une tâche com­plexe = plusieurs tâch­es sim­ples. Chaque tâche doit se con­cen­tr­er sur l’at­teinte d’un objectif.

4 Incom­plète
Infor­ma­tion Les infor­ma­tions con­cer­nant la tâche doivent être exhaus­tives. Con­sid­érez quels autres ressources la per­son­ne respon­s­able pour­rait avoir besoin pour com­mencer à tra­vailler immédiatement.

Motiv­er et Pos­er des Questions


Une tâche impor­tante d’un man­ag­er ou chef de pro­jet est de motiv­er l’équipe. Par exem­ple : “Si nous achevons cette tâche à temps, alors…”. La moti­va­tion peut être un bonus, une sor­tie d’équipe, ou une réu­nion où l’ac­com­plisse­ment de chaque mem­bre de l’équipe est reconnu.

Posez des ques­tions pen­dant la tâche : La tâche est-elle claire ? Quelles dif­fi­cultés sont apparues ? Que doit-on chang­er et pourquoi ? L’in­térêt du man­ag­er pour attein­dre l’ob­jec­tif com­mun motive l’équipe à tra­vailler efficacement.

Deman­der des Retours

L’a­van­tage de définir des tâch­es dans un ges­tion­naire de tâch­es est la pos­si­bil­ité de s’adress­er à un par­tic­i­pant spé­ci­fique plutôt qu’à toute l’équipe. Par exem­ple, si dix per­son­nes tra­vail­lent sur une tâche et que vous devez vous adress­er à une per­son­ne, men­tion­nez-la avec @ dans les com­men­taires de la tâche pour clar­i­fi­er si tout est clair et si des infor­ma­tions sup­plé­men­taires sont nécessaires.

Com­ment Créer une Tâche dans un Ges­tion­naire de Tâch­es en Util­isant la Tech­nolo­gie SMART

Essayez de créer une tâche dès main­tenant. Après créa­tion, invitez l’équipe à éval­uer l’ac­ces­si­bil­ité et l’in­for­ma­tive­ness de la tâche.
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