worksection
Blog
Comment attribuer efficacement des tâches à votre équipe
  •     •   6 min read
Tâches INTELLIGENT Équipes

Comment attribuer efficacement des tâches à votre équipe

Lorsque les man­agers ou chefs de pro­jet com­met­tent des erreurs lors de la phase de for­ma­tion des tâch­es, une chaîne d’événe­ments irréversible com­mence : l’équipe ou les mem­bres indi­vidu­els né com­pren­nent pas l’ob­jec­tif de la tâche, né voient pas les délais et né se sen­tent pas respon­s­ables du résultat.

Les tâch­es orales sont des tâch­es inex­is­tantes. Doc­u­mentez chaque tâche dans un ges­tion­naire de tâch­es et utilisez l’ap­proche SMART lors de sa définition.

Définir des Tâch­es en Util­isant la Tech­nolo­gie SMART

Toute tâche doit être :
  • S (Spé­ci­fique) – claire et spécifique
  • M (Mesurable) – mesurable
  • A (Atteignable) – atteignable
  • R (Per­ti­nent) – per­ti­nent
  • T (Tem­porelle­ment défi­ni) – lim­ité dans le temps
Les tâch­es SMART ont une logique et une struc­ture sim­ples, mais surtout, elles ont un objec­tif claire­ment défi­ni et des délais.

Com­ment Définir Cor­recte­ment des Tâches

  • Doc­u­mentez Toutes les Tâch­es dans le Ges­tion­naire de Tâches
Si une tâche est assignée orale­ment, par mes­sagerie ou par e‑mail, la chance qu’elle soit per­due est élevée. La cor­re­spon­dance dans les mes­sageries ou par e‑mail est incommode.
  • Créez un Guide de Déf­i­ni­tion des Tâches
Cela doit être un guide interne de l’en­tre­prise décrivant les règles de déf­i­ni­tion des tâch­es. Par exem­ple : dans quel ordre les tâch­es sont pris­es en charge (par pri­or­ité, par délais, etc.), qui peut clô­tur­er les tâch­es, véri­fi­ca­tion oblig­a­toire par le super­viseur avant la clô­ture d’une tâche, et d’autres options.

L’ac­cès au guide interne au sein du ges­tion­naire de tâch­es peut être pour toute l’équipe ou seule­ment pour ceux qui créent des tâches.

Guide Étape par Étape pour Définir des Tâch­es dans un Ges­tion­naire de Tâches

Voici à quoi ressem­ble une tâche cor­recte­ment définie dans un ges­tion­naire de tâch­es. Exam­inons en détail com­ment con­fig­ur­er une tâche correctement.

Écrivez le Titre de la Tâche

Le titre doit refléter l’essence de la tâche, être com­préhen­si­ble et con­cis. Il doit être écrit d’une manière qui clar­i­fie de quoi il s’ag­it sans entr­er dans des descrip­tions détaillées.

À faire Créer un pro­to­type du site web pour le client XX.

Ce titre répond aux ques­tions : Que faire ? Pour qui le faire ? Des infor­ma­tions sup­plé­men­taires peu­vent être placées dans les com­men­taires de la tâche.

À né pas faire Tâche urgente pour Alexan­dre du départe­ment mar­ket­ing pour mercredi.

  • Attribuer des Responsabilités

Un man­qué de respon­s­abil­ité pour les résul­tats est une des raisons pour lesquelles les tâch­es restent inachevées. La per­son­ne respon­s­able de l’exé­cu­tion de la tâche con­trôle le flux de tra­vail, peut établir des rap­ports inter­mé­di­aires et apporter des modifications.

Si l’équipe a des ques­tions sur la tâche pen­dant le tra­vail, la per­son­ne respon­s­able fourni­ra des répons­es, plus d’in­for­ma­tions, ou clar­i­fiera des détails avec le client si nécessaire.

Ajouter des Suiveurs ou des Participants

Si une équipe de plusieurs per­son­nes tra­vaille sur la tâche, les suiveurs de la tâche recevront des noti­fi­ca­tions con­cer­nant les change­ments par e‑mail et dans le sys­tème. Les par­tic­i­pants voient les infor­ma­tions sur la tâche et peu­vent suiv­re son avancement.

Pen­dant la tâche, les respon­s­abil­ités peu­vent chang­er et d’autres mem­bres de l’équipe peu­vent rejoindre.

  • Définir des Échéances

Celles-ci peu­vent être la date lim­ite finale pour achev­er la tâche ou une péri­ode de « début-fin ». Des échéances claires per­me­t­tent une ges­tion du temps effi­cace. Si les échéances sont claires, l’équipe tra­vaille vers le résultat.

  • Définir les Dépens­es Prévisionnelles

Déter­minez com­bi­en de temps et d’ar­gent seront néces­saires pour réalis­er la tâche avec suc­cès. Le ges­tion­naire de tâch­es a une option « Plan » où vous pou­vez spé­ci­fi­er le nom­bre d’heures et le bud­get pour la tâche, ou juste l’un de ces éléments.

Com­par­er les dépens­es prévues et réelles pen­dant le tra­vail per­met de réa­gir rapi­de­ment aux change­ments. Les mem­bres de l’équipe peu­vent utilis­er un chronomètre pour suiv­re le temps passé sur les tâches.

  • Décrire la Tâche

Rédi­gez les infor­ma­tions sur la tâche, son impor­tance, ses objec­tifs et ses exi­gences dans la fenêtre de descrip­tion. Écrivez claire­ment afin que l’équipe qui tra­vaille sur la tâche et la per­son­ne respon­s­able n’aient pas de ques­tions après lec­ture. La tâche doit être com­préhen­si­ble, impor­tante et mesurable.

Options sup­plé­men­taires dans la fenêtre de descrip­tion de la tâche :
  1. Télécharge­ment de fichier
  2. Liste de contrôle
  3. Men­tion­ner les mem­bres de l’équipe dans les commentaires
Lorsqu’une équipe tra­vaille sur une tâche, s’il y a une demande, un com­men­taire ou une ques­tion pour un mem­bre spé­ci­fique de l’équipe, men­tion­nez-le dans la fenêtre de com­men­taire pour min­imiser les risques de per­dre des infor­ma­tions importantes.

  • Attribuer une Pri­or­ité, Ajouter des Éti­quettes et des Statuts

Pri­or­ité, statuts, et éti­quettes sont des options sup­plé­men­taires pour définir effi­cace­ment des tâches.

Pri­or­ité peut vari­er de 1 à 10, 10 étant le plus élevé. En général, les tâch­es les plus pri­or­i­taires sont faites en pre­mier. La pri­or­ité est attribuée lors de la créa­tion ou de l’édi­tion d’une tâche.

Statuts et éti­quettes ser­vent de mar­queurs pour le pro­grès de la tâche et les aspects spé­ci­fiques du proces­sus de tra­vail. Une tâche peut avoir un statut et plusieurs étiquettes.

Exem­ple d’Étiquettes :
  • Par type de tra­vail : “Instal­la­tion,” “Con­cep­tion,” “Révi­sions”
  • Par car­ac­téris­tiques tem­porelles : “Avril,” “Sep­tem­bre,” etc.
  • Par car­ac­téris­tiques de qual­ité : “Très Bön,” “Super,” “Fait Par­faite­ment,” etc.
Exemples de Paramètres de Tâche :
  • Créer un logo pour l’en­tre­prise XXX.
  • Écrire une propo­si­tion com­mer­ciale pour le client XX.
  • Pré­par­er un rap­port pour le pro­jet du Client XXX pour févri­er 2020.
  • Pay­er pour les ser­vices de con­seil de la Société X.
  • Affin­er la mise en page de la présen­ta­tion pour le départe­ment des ventes.

Com­ment Con­trôler l’Achève­ment des Tâches

En util­isant un ges­tion­naire de tâch­es, vous obtenez plusieurs out­ils de con­trôle efficaces :
  1. Rap­ports
  2. Cal­en­dri­er
  3. Kan­ban
  4. Dia­gramme de Gantt
En plus d’avoir une per­son­ne respon­s­able et des délais pré­cis, vous pou­vez con­trôler les tâch­es via les Rap­ports, le Cal­en­dri­er et le Kan­ban. Les rap­ports vous per­me­t­tent de fil­tr­er les tâch­es selon des paramètres néces­saires, et le cal­en­dri­er aide à suiv­re l’achève­ment des tâch­es par échéances, niveaux de pri­or­ité et autres paramètres.

Kan­ban est une représen­ta­tion visuelle des étapes des tâch­es sur un tableau. Le statut de la tâche peut être changé pen­dant le tra­vail, et les tâch­es peu­vent être déplacées d’une étape à l’autre à l’aide de Kanban.

4 Erreurs Typ­iques dans la Déf­i­ni­tion des Tâches

1Man­qué de Com­préhen­sion du Résul­tat Final 
L’équipe tra­vail­lant sur la tâche doit com­pren­dre le résul­tat final. 

Quel doit être le résul­tat ? Si le pro­jet est l’ob­jec­tif glob­al, alors chaque tâche indi­vidu­elle dans le pro­jet est un objec­tif inter­mé­di­aire menant à l’at­teinte de celui-ci.

2 Délais Iréalistes 
Déter­minez la date lim­ite pour chaque tâche, en ten­ant compte de la com­plex­ité, du nom­bre d’em­ployés impliqués, de la charge de tra­vail de l’équipe et des par­tic­i­pants indi­vidu­els à ce moment-là.

Des délais irréal­istes peu­vent con­duire à deux scé­nar­ios négat­ifs : la tâche sera mal faite ou pas du tout.

3 Tâch­es Complexes 
Les tâch­es com­plex­es doivent être décom­posées en tâch­es plus sim­ples. Une tâche com­plexe = plusieurs tâch­es sim­ples. Chaque tâche doit se con­cen­tr­er sur l’at­teinte d’un objectif.

4 Incom­plète
Infor­ma­tion Les infor­ma­tions con­cer­nant la tâche doivent être exhaus­tives. Con­sid­érez quels autres ressources la per­son­ne respon­s­able pour­rait avoir besoin pour com­mencer à tra­vailler immédiatement.

Motiv­er et Pos­er des Questions


Une tâche impor­tante d’un man­ag­er ou chef de pro­jet est de motiv­er l’équipe. Par exem­ple : “Si nous achevons cette tâche à temps, alors…”. La moti­va­tion peut être un bonus, une sor­tie d’équipe, ou une réu­nion où l’ac­com­plisse­ment de chaque mem­bre de l’équipe est reconnu.

Posez des ques­tions pen­dant la tâche : La tâche est-elle claire ? Quelles dif­fi­cultés sont apparues ? Que doit-on chang­er et pourquoi ? L’in­térêt du man­ag­er pour attein­dre l’ob­jec­tif com­mun motive l’équipe à tra­vailler efficacement.

Deman­der des Retours

L’a­van­tage de définir des tâch­es dans un ges­tion­naire de tâch­es est la pos­si­bil­ité de s’adress­er à un par­tic­i­pant spé­ci­fique plutôt qu’à toute l’équipe. Par exem­ple, si dix per­son­nes tra­vail­lent sur une tâche et que vous devez vous adress­er à une per­son­ne, men­tion­nez-la avec @ dans les com­men­taires de la tâche pour clar­i­fi­er si tout est clair et si des infor­ma­tions sup­plé­men­taires sont nécessaires.

Com­ment Créer une Tâche dans un Ges­tion­naire de Tâch­es en Util­isant la Tech­nolo­gie SMART

Essayez de créer une tâche dès main­tenant. Après créa­tion, invitez l’équipe à éval­uer l’ac­ces­si­bil­ité et l’in­for­ma­tive­ness de la tâche.
⇆

esc
Partager sur
или
École PM
Pourquoi le suivi du temps de Worksection est le meilleur choix pour contrôler les ressources du projet.
Pourquoi le suivi du temps de Worksection est le meilleur choix pour contrôler les ressources de projet Les heures sont enregistrées de mémoire et souvent avec des retards. Les feuilles de temps ne sont...
2 mai 2025   •   8 min read
École PM
Pourquoi Kanban Worksection est le meilleur choix pour la gestion de projet
Les tâches dispersées à travers les discussions et les tableaux rendent difficile le contrôle de l'exécution du projet. La direction doit passer la majeure partie de son temps à synchroniser l'équipe...
1 mai 2025   •   8 min read
École PM
Pourquoi le diagramme de Gantt de Worksection est le meilleur choix pour la gestion
Le manque de compréhension des délais de projet, des retards constants, des difficultés à coordonner les processus avec les entrepreneurs. Le budget augmente, et le résultat est constamment reporté. C...
30 avril 2025   •   8 min read
Commencez maintenant
Veuillez entrer votre véritable email 🙂
Annuler
Numérique Gannt Rapport Agence Dossier de projet Optimiser Vente Plus 49...
Numérique Gannt Rapport Agence Dossier de projet Optimiser Vente Mots clés Vidéo Commentaires Kanban Projets Équipes Gestion de projet diagramme de Gantt Tâches Calendrier Migration MP Secrets du MP Asana Rapports Suivi du temps Commercialisation Trucs et astuces Priorités Suivi du temps Agile Cascade Scrum Gestion des tâches Architecte INTELLIGENT Statuts Plan Minuteur Suivi du temps Télégramme Suivi du temps Étiquettes Maigre Notifications Intégration IL Intégrations API Conseil Entretien référencement Recherche CRM Partenariat Personnes Application Fichiers Planification