Quando gerentes ou gerentes de projeto cometem erros durante a formação da tarefa, uma cadeia de eventos irreversível começa: a equipe ou membros individuais não entendem o objetivo da tarefa, não veem os prazos e não se sentem responsáveis pelo resultado.
Tarefas orais são tarefas inexistentes. Documente cada tarefa em um gerenciador de tarefas e use a abordagem SMART ao defini-las.
Definindo Tarefas Usando a Tecnologia SMART
Qualquer tarefa deve ser:
- S (Específica) – clara e específica
- M (Mensurável) – mensurável
- A (Atingível) – alcançável
- R (Relevante) – relevante
- T (Temporal) – com prazo definido
Como Definir Tarefas Corretamente
- Documente Todas as Tarefas no Gerenciador de Tarefas
- Crie um Guia de Definição de Tarefas
O acesso ao guia interno dentro do gerenciador de tarefas pode ser para toda a equipe ou apenas para aqueles que criam tarefas.
Guia Passo a Passo para Definir Tarefas em um Gerenciador de Tarefas
Aqui está como uma tarefa bem definida aparece em um gerenciador de tarefas. Vamos examinar em detalhes como configurar corretamente uma tarefa.
Escreva o Título da Tarefa
O título deve refletir a essência da tarefa, ser compreensível e conciso. Deve ser redigido de maneira que torne claro sobre o que se trata sem entrar em descrições detalhadas.Fazer Crie um protótipo do site para o cliente XX.
Esse título responde às perguntas: O que fazer? Para quem fazer? Informações adicionais podem ser colocadas nos comentários da tarefa.
Não Fazer Tarefa urgente para Alexander do departamento de marketing para quarta-feira.
- Atribua Responsabilidade
A falta de responsabilidade pelos resultados é uma das razões pelas quais as tarefas permanecem não cumpridas. A pessoa responsável pela conclusão da tarefa controla o fluxo de trabalho, pode criar relatórios intermediários e fazer alterações.Se a equipe tiver perguntas sobre a tarefa durante o trabalho, a pessoa responsável fornecerá respostas, mais informações ou esclarecerá detalhes com o cliente, se necessário.
Adicione Seguidores ou Participantes
Se uma equipe de várias pessoas está trabalhando na tarefa, os seguidores da tarefa receberão notificações sobre as alterações por e‑mail e no sistema. Os participantes veem as informações da tarefa e podem acompanhar seu progresso.
Durante a tarefa, as responsabilidades podem mudar, e outros membros da equipe podem entrar.
- Defina Prazos
Esses podem ser o prazo final para concluir a tarefa ou um intervalo de “início-fim”. Prazos claros permitem uma gestão de tempo eficiente. Se os prazos forem claros, a equipe trabalha em direção ao resultado.- Defina Despesas Planejadas
Determine quanto tempo e dinheiro serão necessários para concluir a tarefa com sucesso. O gerenciador de tarefas tem uma opção “Planejamento” onde você pode especificar o número de horas e o orçamento para a tarefa, ou apenas um desses.Comparar despesas planejadas e reais durante o trabalho permite uma resposta rápida a mudanças. Os membros da equipe podem usar um cronômetro para acompanhar o tempo gasto nas tarefas.
- Descreva a Tarefa
Escreva as informações da tarefa, sua importância, metas e requisitos na janela de descrição. Escreva claramente para que a equipe que trabalha na tarefa e a pessoa responsável não tenham dúvidas após a leitura. A tarefa deve ser compreensível, importante e mensurável.Opções adicionais na janela de descrição da tarefa:
- Upload de arquivos
- Lista de verificação
- Menção a membros da equipe nos comentários
- Atribua Prioridade, Adicione Rótulos e Status
Prioridade, status e rótulos são opções adicionais para definir tarefas efetivamente.A prioridade pode variar de 1 a 10, sendo dez a mais alta. Geralmente, as tarefas com maior prioridade são feitas primeiro. A prioridade é atribuída ao criar ou editar uma tarefa.
Status e rótulos servem como marcadores para o progresso da tarefa e aspectos específicos do processo de trabalho. Uma tarefa pode ter um status e vários rótulos.
- Por tipo de trabalho: “Instalação,” “Design,” “Revisões”
- Por características de tempo: “Abril,” “Setembro,” etc.
- Por características de qualidade: “Muito Bom,” “Super,” “Feito Perfeitamente,” etc.
Exemplo de Configurações de Tarefa:
- Crie um logotipo para a empresa XXX.
- Escreva uma proposta comercial para o cliente XX.
- Prepare um relatório para o projeto do Cliente XXX para fevereiro de 2020.
- Pague pelos serviços de consultoria da Empresa X.
- Aperfeiçoe o layout da apresentação para o departamento de vendas.
Como Controlar a Conclusão das Tarefas
Usando um gerenciador de tarefas, você obtém várias ferramentas de controle eficazes:- Relatórios
- Calendário
- Kanban
- Gráfico de Gantt
Kanban é uma representação visual das fases da tarefa em um quadro. O status da tarefa pode ser alterado durante o trabalho, e as tarefas podem ser movidas de uma fase para outra usando o Kanban.
4 Erros Típicos na Definição de Tarefas
1Falta de Compreensão do Resultado Final
A equipe que trabalha na tarefa deve entender o resultado final.
Qual deve ser o resultado? Se o projeto é o objetivo global, então cada tarefa individual dentro do projeto é um objetivo intermediário que leva à realização do global.
2 Prazos Irrealistas
Determine o prazo para cada tarefa, considerando a complexidade, o número de funcionários envolvidos, a carga de trabalho da equipe e os participantes individuais no momento.
Prazos irrealistas podem levar a dois cenários negativos: a tarefa será feita mal ou não será feita.
3 Tarefas Complexas
Tarefas complexas devem ser divididas em tarefas mais simples. Uma tarefa complexa = várias tarefas simples. Cada tarefa deve se concentrar em alcançar um objetivo.
4 Informações Incompletas
As informações para a tarefa devem ser exaustivas. Considere quais outros recursos a pessoa responsável pode precisar para começar a trabalhar imediatamente.
Motivar e Fazer Perguntas
Uma tarefa importante de um gerente ou gerente de projeto é motivar a equipe. Por exemplo: “Se completarmos essa tarefa a tempo, então…”. A motivação pode ser um bônus, um dia de saída da equipe ou uma reunião onde a conquista de cada membro da equipe é reconhecida.
Faça perguntas durante a tarefa: A tarefa está clara? Quais dificuldades surgiram? O que precisa ser mudado e por quê? O interesse do gerente em alcançar o objetivo comum motiva a equipe a trabalhar efetivamente.
Solicitar Feedback
A vantagem de definir tarefas em um gerenciador de tarefas é a capacidade de direcionar um participante específico em vez de toda a equipe. Por exemplo, se dez pessoas estão trabalhando em uma tarefa e você precisa se dirigir a uma pessoa, mencione‑a com @ nos comentários da tarefa para esclarecer se tudo está claro e se informações adicionais são necessárias.
Como Criar Uma Tarefa em um Gerenciador de Tarefas Usando a Tecnologia SMART
Tente criar uma tarefa agora mesmo. Após a criação, convide a equipe para avaliar a acessibilidade e a informatividade da tarefa.