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Come Assegnare Efficacemente i Compiti al Tuo Team
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Compiti ACCORTO Squadre

Come Assegnare Efficacemente i Compiti al Tuo Team

Quan­do i man­ag­er o i project man­ag­er com­met­tono errori durante la fase di for­mazione del com­pi­to, inizia una cate­na di even­ti irre­versibile: il team o i sin­goli mem­bri non com­pren­dono l’o­bi­et­ti­vo del com­pi­to, non vedono le sca­den­ze e non si sentono respon­s­abili del risultato.

I com­pi­ti orali sono com­pi­ti inesisten­ti. Doc­u­men­ta ogni attiv­ità in un gestore di attiv­ità e uti­liz­za l’ap­proc­cio SMART nel­la sua definizione.

Impostazione dei Com­pi­ti Uti­liz­zan­do la Tec­nolo­gia SMART

Qual­si­asi com­pi­to dovrebbe essere:
  • S (Speci­fi­co) – chiaro e specifico
  • M (Mis­ura­bile) – misurabile
  • A (Rag­giun­gi­bile) – raggiungibile
  • R (Ril­e­vante) – rilevante
  • T (Lim­i­ta­to nel tem­po) – vin­co­la­to nel tempo
I com­pi­ti SMART han­no una log­i­ca e una strut­tura sem­pli­ci, ma soprat­tut­to, han­no un obi­et­ti­vo e delle sca­den­ze chiara­mente definiti.

Come Impostare i Com­pi­ti Correttamente

  • Doc­u­men­ta tut­ti i com­pi­ti nel gestore di attività 
Se un com­pi­to è asseg­na­to oral­mente, in un mes­sen­ger o via email, c’è un’al­ta prob­a­bil­ità che ven­ga per­so. La cor­rispon­den­za nei mes­sen­ger o via email è scomoda.
  • Crea una Gui­da all’Im­postazione dei Compiti 
Ques­ta dovrebbe essere una gui­da inter­na all’azien­da che descrive le regole per impostare i com­pi­ti. Ad esem­pio: in quale ordine i com­pi­ti ven­gono pre­si in cari­co (per pri­or­ità, per sca­den­ze, ecc.), chi può chi­ud­ere i com­pi­ti, con­trol­lo obbli­ga­to­rio del super­vi­sore pri­ma di chi­ud­ere un com­pi­to, e altre opzioni.

L’ac­ces­so alla gui­da inter­na all’in­ter­no del gestore di attiv­ità può essere per l’in­tero team o solo per col­oro che cre­ano compiti.

Gui­da Pas­so-Pas­so per Impostare Com­pi­ti in un Gestore di Attività

Ecco come appare un com­pi­to imposta­to cor­ret­ta­mente in un gestore di attiv­ità. Esamini­amo in det­taglio come impostare un com­pi­to correttamente.

Scrivi il Tito­lo del Compito

Il tito­lo dovrebbe riflet­tere l’essen­za del com­pi­to, essere com­pren­si­bile e con­ciso. Dovrebbe essere scrit­to in modo tale da ren­dere chiaro di cosa si trat­ta sen­za entrare in descrizioni dettagliate.

Fai Crea un pro­totipo del sito web per il cliente XX.

Questo tito­lo risponde alle domande: Cosa fare? Per chi far­lo? Infor­mazioni aggiun­tive pos­sono essere inserite nei com­men­ti del compito.

Non fare Com­pi­to urgente per Alexan­der del dipar­ti­men­to mar­ket­ing per mercoledì.

  • Asseg­na Responsabilità

Una man­can­za di respon­s­abil­ità per i risul­tati è una delle ragioni per cui i com­pi­ti riman­gono non sod­dis­fat­ti. La per­sona respon­s­abile del com­ple­ta­men­to del com­pi­to con­trol­la il flus­so di lavoro, può creare rap­por­ti inter­me­di e apportare modifiche.

Se il team ha domande sul com­pi­to durante il lavoro, la per­sona respon­s­abile fornirà risposte, ulte­ri­ori infor­mazioni, o chiarirà i det­tagli con il cliente se necessario.

Aggiun­gi Seguaci o Partecipanti

Se un team di più per­sone sta lavo­ran­do al com­pi­to, i seguaci del com­pi­to ricev­er­an­no noti­fiche sui cam­bi­a­men­ti via email e nel sis­tema. I parte­ci­pan­ti vedono le infor­mazioni sul com­pi­to e pos­sono mon­i­torarne l’avanzamento.

Durante il com­pi­to, le respon­s­abil­ità pos­sono cam­biare e altri mem­bri del team pos­sono unirsi.

  • Impos­ta Scadenze

Questi pos­sono essere la sca­den­za finale per com­pletare il com­pi­to o un inter­val­lo di tem­po “inizio-fine”. Sca­den­ze chiare con­sentono una ges­tione effi­cace del tem­po. Se le sca­den­ze sono chiare, il team lavo­ra ver­so il risultato.

  • Impos­ta Spese Pianificate

Deter­mi­na quan­to tem­po e denaro saran­no nec­es­sari per com­pletare con suc­ces­so il com­pi­to. Il gestore di attiv­ità ha un’opzione “Piani­fi­ca” in cui puoi speci­fi­care il numero di ore e il bud­get per il com­pi­to, oppure solo uno di questi.

Con­frontare le spese piani­fi­cate e quelle effet­tive durante il lavoro con­sente di rispon­dere rap­i­da­mente ai cam­bi­a­men­ti. I mem­bri del team pos­sono uti­liz­zare un timer per mon­i­torare il tem­po imp­ie­ga­to sui compiti.

  • Descrivi il Compito

Scrivi le infor­mazioni sul com­pi­to, la sua impor­tan­za, gli obi­et­tivi e i req­ui­si­ti nel­la fines­tra di descrizione. Scrivi chiara­mente in modo che il team che lavo­ra sul com­pi­to e la per­sona respon­s­abile non abbiano domande dopo aver let­to. Il com­pi­to dovrebbe essere com­pren­si­bile, impor­tante e misurabile.

Opzioni aggiun­tive nel­la fines­tra di descrizione del compito:
  1. Cari­ca­men­to file
  2. Lista di controllo
  3. Meniona i mem­bri del team nei commenti
Lavo­ran­do a un com­pi­to come team, se c’è una richi­es­ta, un com­men­to o una doman­da per un mem­bro speci­fi­co del team, men­zion­ali nel­la fines­tra dei com­men­ti per ridurre al min­i­mo le pos­si­bil­ità di perdere infor­mazioni importanti.

  • Asseg­na Pri­or­ità, Aggiun­gi Etichette e Stati

La pri­or­ità, gli sta­ti e le etichette sono opzioni aggiun­tive per impostare effi­cace­mente i compiti.

La pri­or­ità può vari­are da 1 a 10, con dieci come la mas­si­ma. Di soli­to, i com­pi­ti con la pri­or­ità più alta ven­gono ese­gui­ti per pri­mi. La pri­or­ità viene asseg­na­ta quan­do si crea o si mod­i­fi­ca un compito.

Sta­ti ed etichette ser­vono come indi­ca­tori del pro­gres­so del com­pi­to e di aspet­ti speci­fi­ci del proces­so lavo­ra­ti­vo. Un com­pi­to può avere uno sta­to e più etichette.

Esem­pio di Etichette:
  • Per tipo di lavoro: “Instal­lazione,” “Design,” “Revi­sioni”
  • Per carat­ter­is­tiche tem­po­rali: “Aprile,” “Set­tem­bre,” ecc.
  • Per carat­ter­is­tiche di qual­ità: “Molto Buono,” “Super,” “Fat­to Per­fet­ta­mente,” ecc.
Esempi di Impostazioni dei Compiti:
  • Crea un logo per l’azien­da XXX.
  • Scrivi una pro­pos­ta com­mer­ciale per il cliente XX.
  • Prepara un rap­por­to per il prog­et­to del Cliente XXX per feb­braio 2020.
  • Paga per i servizi di con­sulen­za del­la Soci­età X.
  • Raf­fi­na il lay­out del­la pre­sen­tazione per il dipar­ti­men­to vendite.

Come Con­trol­lare il Com­ple­ta­men­to dei Compiti

Uti­liz­zan­do un gestore di attiv­ità, ottieni diver­si stru­men­ti di con­trol­lo efficaci:
  1. Rap­por­ti
  2. Cal­en­dario
  3. Kan­ban
  4. Dia­gram­ma di Gantt
Oltre ad avere una per­sona respon­s­abile e sca­den­ze pre­cise, puoi con­trol­lare i com­pi­ti tramite Rap­por­ti, Cal­en­dario e Kan­ban. I rap­por­ti ti con­sentono di fil­trare i com­pi­ti in base agli para­metri nec­es­sari, e il Cal­en­dario aiu­ta a mon­i­torare il com­ple­ta­men­to dei com­pi­ti entro le sca­den­ze, i liv­el­li di pri­or­ità e altri parametri.

Kan­ban è una rap­p­re­sen­tazione visi­va delle fasi dei com­pi­ti su una bacheca. Lo sta­to del com­pi­to può essere cam­bi­a­to durante il lavoro e i com­pi­ti pos­sono essere spo­sta­ti da una fase all’al­tra uti­liz­zan­do Kanban.

4 Errori Tipi­ci nel­l’Im­postazione dei Compiti

1Man­can­za di Com­pren­sione del Risul­ta­to Finale 
Il team che lavo­ra sul com­pi­to deve com­pren­dere il risul­ta­to finale.

Quale dovrebbe essere il risul­ta­to? Se il prog­et­to è l’o­bi­et­ti­vo glob­ale, allo­ra ogni sin­go­lo com­pi­to all’in­ter­no del prog­et­to è un obi­et­ti­vo inter­me­dio che por­ta al rag­giung­i­men­to del globale.

2 Sca­den­ze Irrealistiche 
Deter­mi­na la sca­den­za per ogni com­pi­to, con­sideran­do la com­p­lessità, il numero di dipen­den­ti coin­volti, il cari­co di lavoro del team e i parte­ci­pan­ti indi­vid­u­ali in quel momento.

Sca­den­ze irre­al­is­tiche pos­sono portare a due sce­nari neg­a­tivi: il com­pi­to sarà fat­to male o non sarà fat­to affatto.

3 Com­pi­ti Complessi 
I com­pi­ti com­p­lessi dovreb­bero essere sud­di­visi in com­pi­ti più sem­pli­ci. Un com­pi­to com­p­lesso = diver­si com­pi­ti sem­pli­ci. Ogni com­pi­to dovrebbe con­cen­trar­si sul rag­giung­i­men­to di un obiettivo.

4 Incom­pletez­za
Le infor­mazioni per il com­pi­to devono essere esaus­tive. Con­sid­era quali altre risorse la per­sona respon­s­abile potrebbe aver bisog­no per iniziare a lavo­rare immediatamente.

Moti­va e Fai Domande


Un com­pi­to impor­tante di un man­ag­er o di un project man­ag­er è moti­vare il team. Ad esem­pio: “Se com­ple­ti­amo questo com­pi­to in tem­po, allo­ra…”. La moti­vazione può essere un bonus, una usci­ta di team o un incon­tro in cui viene riconosci­u­to il rag­giung­i­men­to di cias­cun mem­bro del team.

Fai domande durante il com­pi­to: Il com­pi­to è chiaro? Quali dif­fi­coltà sono emerse? Cosa deve essere cam­bi­a­to e per­ché? L’in­ter­esse del man­ag­er per il rag­giung­i­men­to del­l’o­bi­et­ti­vo comune moti­va il team a lavo­rare in modo efficace.

Richie­di Feedback

Il van­tag­gio di impostare com­pi­ti in un gestore di attiv­ità è la pos­si­bil­ità di ind­i­riz­zarsi a un parte­ci­pante speci­fi­co piut­tosto che all’in­tero team. Ad esem­pio, se dieci per­sone stan­no lavo­ran­do a un com­pi­to e devi riv­ol­ger­ti a una per­sona, men­zion­ala con @ nei com­men­ti del com­pi­to per speci­fi­care se tut­to è chiaro e se sono nec­es­sarie ulte­ri­ori informazioni.

Come Creare un Com­pi­to in un Gestore di Attiv­ità Uti­liz­zan­do la Tec­nolo­gia SMART

Pro­va a creare un com­pi­to pro­prio ora. Dopo la creazione, invi­ta il team a val­utare l’ac­ces­si­bil­ità e l’in­for­ma­tiv­ità del compito.
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