Wenn Manager oder Projektleiter während der Aufgabenerstellungsphase Fehler machen, beginnt eine irreversible Kettenreaktion: Das Team oder die einzelnen Mitglieder verstehen das Ziel der Aufgabe nicht, sehen die Fristen nicht und fühlen sich nicht verantwortlich für das Ergebnis.
Mündliche Aufgaben sind nicht existierende Aufgaben. Dokumentieren Sie jede Aufgabe in einem Aufgabenmanager und verwenden Sie den SMART-Ansatz bei der Definition.
Aufgaben mit der SMART-Technologie festlegen
Jede Aufgabe sollte sein:
- S (Spezifisch) – klar und spezifisch
- M (Messbar) – messbar
- A (Erreichbar) – erreichbar
- R (Relevant) – relevant
- T (Zeitgebunden) – zeitlich begrenzt
Wie man Aufgaben korrekt festlegt
- Dokumentieren Sie alle Aufgaben im Aufgabenmanager
- Erstellen Sie einen Leitfaden zur Aufgabenerstellung
Der Zugang zum internen Leitfaden innerhalb des Aufgabenmanagers kann für das gesamte Team oder nur für diejenigen, die Aufgaben erstellen, erfolgen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Festlegung von Aufgaben in einem Aufgabenmanager
So sieht eine korrekt festgelegte Aufgabe in einem Aufgabenmanager aus. Lassen Sie uns im Detail untersuchen, wie man eine Aufgabe richtig einrichtet.
Schreiben Sie den Aufgabentitel
Der Titel sollte das Wesen der Aufgabe widerspiegeln, verständlich und prägnant sein. Er sollte so formuliert sein, dass klar wird, worum es geht, ohne in detaillierte Beschreibungen einzutauchen.Tun Erstellen Sie einen Prototyp der Website für den Kunden XX.
Dieser Titel beantwortet die Fragen: Was zu tun ist? Für wen es getan werden soll? Zusätzliche Informationen können in den Kommentar zur Aufgabe eingefügt werden.
Nicht tun Dringende Aufgabe für Alexander aus der Marketingabteilung für Mittwoch.
- Verantwortung zuweisen
Ein Mangel an Verantwortung für die Ergebnisse ist ein Grund, warum Aufgaben unerfüllt bleiben. Die Person, die für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich ist, kontrolliert den Arbeitsablauf, kann Zwischenberichte erstellen und Änderungen vornehmen.Wenn das Team während der Arbeit Fragen zur Aufgabe hat, wird die verantwortliche Person Antworten geben, mehr Informationen bereitstellen oder bei Bedarf Details mit dem Kunden klären.
Fügen Sie Beobachter oder Teilnehmer hinzu
Wenn ein Team von mehreren Personen an der Aufgabe arbeitet, erhalten die Aufgabe-Begleiter Benachrichtigungen über Änderungen per E‑Mail und im System. Teilnehmer sehen die Aufgabeninformationen und können den Fortschritt verfolgen.
Während der Aufgabe können sich die Verantwortlichkeiten ändern, und es können andere Teammitglieder hinzukommen.
- Setzen Sie Fristen
Dies können die endgültigen Fristen für die Erledigung der Aufgabe oder ein “Start-Finish”-Zeitrahmen sein. Klare Fristen ermöglichen eine effiziente Zeitplanung. Wenn die Fristen klar sind, arbeitet das Team auf das Ergebnis hin.- Setzen Sie geplante Ausgaben fest
Bestimmen Sie, wie viel Zeit und Geld benötigt wird, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Der Aufgabenmanager verfügt über eine Option “Plan”, in der Sie die Anzahl der Stunden und das Budget für die Aufgabe angeben können, oder nur eines davon.Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Ausgaben während der Arbeit ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Änderungen. Teammitglieder können einen Timer verwenden, um die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen.
- Beschreiben Sie die Aufgabe
Schreiben Sie die Aufgabeninformationen, ihre Bedeutung, Ziele und Anforderungen im Beschreibungsfeld. Schreiben Sie klar, damit das Team, das an der Aufgabe arbeitet, und die verantwortliche Person nach dem Lesen keine Fragen haben. Die Aufgabe sollte verständlich, wichtig und messbar sein.Zusätzliche Optionen im Aufgabenbeschreibungsfeld:
- Datei-Upload
- Checkliste
- Teammitglieder in Kommentaren erwähnen
- Priorität festlegen, Labels und Status hinzufügen
Priorität, Status und Labels sind zusätzliche Optionen für eine effektive Aufgabenerstellung.Priorität kann von 1 bis 10 reichen, wobei zehn die höchste ist. In der Regel werden Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst erledigt. Die Priorität wird beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe zugewiesen.
Status und Labels dienen als Marker für den Fortschritt der Aufgabe und spezifische Aspekte des Arbeitsprozesses. Eine Aufgabe kann einen Status und mehrere Labels haben.
- Nach Art der Arbeit: “Installation,” “Design,” “Überarbeitungen”
- Nach zeitlichen Merkmalen: “April,” “September,” usw.
- Nach Qualitätsmerkmalen: “Sehr gut,” “Super,” “Perfekt erledigt,” usw.
Beispiele für Aufgabeneinstellungen:
- Erstellen Sie ein Logo für die Firma XXX.
- Schreiben Sie ein kommerzielles Angebot für den Kunden XX.
- Bereiten Sie einen Bericht für das Projekt des Kunden XXX für Februar 2020 vor.
- Bezahlen Sie für Beratungsdienste von der Firma X.
- Verbessern Sie das Präsentationslayout für die Vertriebsabteilung.
Wie man den Abschluss der Aufgaben kontrolliert
Mit einem Aufgabenmanager erhalten Sie mehrere effektive Kontrollwerkzeuge:- Berichte
- Kalender
- Kanban
- Gantt-Diagramm
Kanban ist eine visuelle Darstellung der Aufgabenphasen auf einem Board. Der Aufgabestatus kann während der Arbeit geändert werden, und Aufgaben können mit Kanban von einer Phase zur anderen verschoben werden.
4 Typische Fehler bei der Aufgabenstellung
1 Mangelndes Verständnis des Endergebnisses
Das Team, das an der Aufgabe arbeitet, muss das Endergebnis verstehen.
Was sollte das Ergebnis sein? Wenn das Projekt das globale Ziel ist, dann ist jede einzelne Aufgabe innerhalb des Projekts ein Zwischenziel, das zur Erreichung des globalen Ziels führt.
2 Unrealistische Fristen
Bestimmen Sie die Frist für jede Aufgabe unter Berücksichtigung der Komplexität, der Anzahl der beteiligten Mitarbeiter, der Arbeitsbelastung des Teams und der individuellen Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt.
Unrealistische Fristen können zu zwei negativen Szenarien führen: Die Aufgabe wird schlecht oder gar nicht erledigt.
3 Komplexe Aufgaben
Komplexe Aufgaben sollten in einfachere aufgeteilt werden. Eine komplexe Aufgabe = mehrere einfache Aufgaben. Jede Aufgabe sollte sich darauf konzentrieren, ein Ziel zu erreichen.
4 Unvollständige Informationen
Die Informationen zur Aufgabe sollten umfassend sein. Berücksichtigen Sie, welche anderen Ressourcen die verantwortliche Person benötigen könnte, um sofort mit der Arbeit zu beginnen.
Motivieren und Fragen stellen
Eine wichtige Aufgabe eines Managers oder Projektmanagers besteht darin, das Team zu motivieren. Zum Beispiel: “Wenn wir diese Aufgabe rechtzeitig erledigen, dann…”. Motivation kann ein Bonus, ein Teamausflug oder ein Meeting sein, in dem die Leistungen jedes Teammitglieds anerkannt werden.
Stellen Sie während der Aufgabe Fragen: Ist die Aufgabe klar? Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten? Was muss geändert werden und warum? Das Interesse des Managers an der Erreichung des gemeinsamen Ziels motiviert das Team, effektiv zu arbeiten.
Feedback anfordern
Der Vorteil der Aufgabenstellung in einem Aufgabenmanager liegt in der Möglichkeit, einen bestimmten Teilnehmer anzusprechen, anstatt das gesamte Team zu kontaktieren. Wenn zum Beispiel zehn Personen an einer Aufgabe arbeiten und Sie eine Person ansprechen möchten, erwähnen Sie sie mit @ in den Kommentaren zur Aufgabe, um zu klären, ob alles klar ist und ob zusätzliche Informationen benötigt werden.
Wie man eine Aufgabe in einem Aufgabenmanager mit SMART-Technologie erstellt
Versuchen Sie noch jetzt, eine Aufgabe zu erstellen. Laden Sie das Team nach der Erstellung ein, die Zugänglichkeit und Informativität der Aufgabe zu bewerten.