Коли керівник або проектний менеджер роблять помилки ще на етапі формування завдання, запускається незворотній ланцюжок: команда або окремі учасники не розуміють мету завдання, не бачать термінів, не відчувають відповідальності за результат.
Усні завдання –– неіснуючі завдання. Фіксуйте кожне завдання в таск-менеджері і використовуйте SMART підхід при його оформленні.
Постановка завдання за технологією SMART
Будь-яке завдання має бути:
- S (Specific) –– конкретне
- M (Measurable) –– вимірюване
- A (Achievable) –– досяжне
- R (Relevant) –– значуще
- T (Time Bound) –– обмежене в часі
Smart-завдання мають просту логіку і структуру, але найголовніше –– вони мають чітко прописану мету і терміни виконання.
Як правильно ставити завдання
- Фіксуйте всі завдання в таск-менеджері.
Якщо завдання ставиться усно, в месенджері або по електронній пошті, шанс, що воно буде втрачене –– великий. Вести листування в месенджері або по електронній пошті незручно.
- Створіть інструкцію з постановки завдань.
Це буде внутрішня інструкції компанії, в якій ви опишете правила постановки завдань. Наприклад: в якому порядку завдання беруться в роботу (за пріоритетом, за термінами і т.д.), хто може закривати завдання, обов’язкова перевірка керівника перед закриттям завдання та інші опції.
Доступ до внутрішньої інструкції всередині таск-менеджера може бути для всіх команди або тільки для тих учасників, хто створює завдання.
Постановка завдань в таск-менеджері. Покрокове керівництво
Так виглядає готове завдання в таск-менеджері. Тепер розглянемо детально, як оформити завдання правильно.
Напишіть назву завдання
Назва повинна розкривати суть завдання, бути зрозумілою і лаконічною. Назва повинна бути написана так, щоб було зрозуміло про що мова, не “провалюючись” в детальний опис.
Треба –– Створити прототип сайту для клієнта XX.
Назва цього завдання відповідає на питання: Що зробити? Для кого зробити? Додаткову інформацію по завданню ви можете розмістити в коментарях до неї.
Як не потрібно писати назву завдання
Не треба –– Термінове завдання Олександру з відділу маркетингу на середу.
- Виберіть відповідального
Відсутність відповідальності за результат –– одна з причин нереалізованості завдання. Відповідальний за виконання завдання контролює робочий процес, може створювати проміжні звіти, вносити зміни.
Якщо у команди в процесі роботи виникають питання до завдання — відповідальний дасть відповіді, більше інформації, уточнить дані у клієнта (якщо потрібно).
Додайте підписників або учасників
Якщо над завданням працює команда з кількох людей. Підписники завдання будуть отримувати повідомлення про зміни в завданні на електронну пошту і в самій системі. Учасники бачать інформацію по завданням і можуть відслідковувати хід їх виконання.
В процесі роботи над завданням, відповідальні можуть змінюватися, можуть підключатися інші учасники команди.
- Встановіть терміни
Це може бути крайній термін завершення роботи над завданням або термін в форматі “старт-фініш”. Чіткі дедлайни дозволяють ефективно розпоряджатися робочим часом. Якщо терміни для завдання зрозумілі, команда працює на результат.
- Встановіть планові витрати
Скільки часу і грошей знадобиться, щоб виконання завдання було успішним? У таск-менеджері є опція “План”, де можна вказати кількість годин і бюджет завдання, або щось одне.
Зіставлення планових і фактичних витрат в процесі роботи –– це швидка реакція на зміни. В процесі роботи учасники команди можуть запускати таймер, щоб фіксувати кількість витраченого на завдання часу.
Внесення витрат у задачу
Також можуть внести кількість часу і вартість в фактичні витрати після завершення роботи над задачею. Наприклад: якщо факт відрізняється від плану і бюджет виявився більше передбачуваного, ця інформація передається керівнику або клієнту.
Порівняння плану і факту значно скорочує шанс фінансових і часових втрат.
- Опишіть завдання
У вікно опису напишіть інформацію до завдання, важливість, мету, вимоги. Пишіть так, щоб після прочитання у команди, яка працює над завданням і Відповідального, не залишалося питань. Завдання має бути зрозумілим, важливим, вимірюваним.
Додаткові опції у вікні опису завдання:
- Завантаження файлів
- Чек-лист
- Відмітка учасника команди, до якого звертаєтесь
Коли над завданням працює команда, а є прохання, коментар або питання до окремого учасника команди –– відзначте його в вікні коментаря. Так шанси на втрату важливого, серед загальної інформації, зводяться до мінімуму.
- Призначте пріоритет. Додайте мітки і статуси
Пріоритет, статуси і мітки –– додаткові опції для ефективної постановки завдання.
Пріоритет можна вибрати від 1 до 10, де десять — максимальний. Зазвичай, завдання з максимальним пріоритетом виконуються в першу чергу.
Пріоритет вказується при створенні або редагуванні завдання.
Статуси і мітки –– як маркери етапів виконання завдання і особливостей робочого процесу. Завдання може мати один статус і набір міток. Статус — це показник етапу роботи. Наприклад: завдання взято в роботу і йому надано статус “В роботі”.
Коли робота над завданням буде завершена, його статус буде змінено на “Готово”. Міток до задачі може бути декілька, на відміну від статусу. За допомогою міток, завдання отримує маркування особливостей робочого процесу. Приклад міток за типом роботи: “Монтаж”, “Оформлення”, “Правки”.
Приклад міток за часовими характеристиками: “Квітень”, “Вересень” і т.д. Приклад міток за якісними характеристиками: “Дуже добре”, “Супер”, “Зроблено чудово” і т.д. Тобто, для одного завдання можна зробити сет міток, де будуть використані мітки із зазначенням типу роботи, часу, якості і т.д. В акаунті є стандартний набір міток. Також можна створити свій, з огляду на специфіку роботи компанії.
Приклади постановки завдань:
- Створити логотип для компанії ХХХ.
- Написати комерційну пропозицію для клієнта ХХ.
- Підготувати звіт по проекту Клієнта ХХХ за лютий 2020
- Оплатити послуги консалтингу компанії Х
- Доопрацювати макет презентації для відділу продажів.
Як контролювати виконання завдання?
Працюючи із завданнями в таск-менеджері, ви отримуєте декілька ефективних інструментів контролю:
- Звіти
- Календар
- Канбан
- Діаграма Ґанта
Крім наявності Відповідального і точних термінів для завдання, контролювати виконання можна за допомогою Звітів, Календаря і Канбан. У звітах можна робити вибірку завдань зі списку за потрібними параметрами, в Календарі –– відстежуйте виконання завдань за термінами, рівнем пріоритету, з включеним таймером, із зазначенням планових витрат та за іншими параметрами.
Канбан –– візуальне відображення етапів завдань на дошці. Якщо завданню було присвоєно статус, в процесі роботи цей статус можна змінювати, а також перетягувати завдання від одного етапу до іншого по Канбан.
4 типових помилки в постановці завдань
1 Немає розуміння кінцевого результату
Команда, яка працює над завданням, повинна розуміти кінцевий результат.
Що має бути в результаті? До якого результату команда повинна прийти, працюючи над завданням? Якщо проект –– це глобальна мета, то кожне окреме завдання в рамках цього проекту –– проміжна мета, яка приведе до досягнення глобальної.
Команда, яка не розуміє важливість і доцільність завдання, працює над його реалізацією неохоче: ефективність знижується, терміни зміщуються.
2 Нереалістичні терміни.
Для кожного завдання важливо визначити термін виконання з урахуванням: рівня складності, кількості задіяних для його виконання співробітників, завантаження команди і окремих учасників на поточний момент.
Коли завдання має високий рівень складності, але при цьому “палаючий” термін виконання –– команда неохоче приступає до реалізації і може знайтися сотня причин, чому, наприклад, воно буде виконано не зараз, а пізніше. Те, що незрозуміло і складно, відкладається на “потім”.
3 Складні завдання.
Наприклад: в одному завданні є кілька рівнів складності. Складні завдання важливо розбити на більш прості. Одна складна задача = кілька простих. Одна задача повинна фокусуватися на досягненні однієї мети. Можна також створити в рамках однієї складної задачі кілька простих підзадач.
4 Неповна інформація.
Інформація для завдання повинна бути вичерпною: Подумайте, які ще ресурси знадобляться для Відповідального, щоб він міг приступити до виконання негайно.
Коли інформації мало, часто команда додумує сама: хтось боїться запитати, хтось сподівається розібратися в процесі.
Мотивуйте і задавайте питання
Одне з важливих завдань керівника або проектного менеджера — мотивувати команду. Наприклад: “Якщо ми завершимо цю задачу в термін, то …”. Мотивацією може бути: премія, командний відпочинок, неформальне зібрання, на якому заслуга кожного учасника команди буде озвучена керівником.
Задавайте питання в процесі роботи над завданням. Завдання зрозуміле? Які труднощі виникли? Що потрібно змінити і чому? Зацікавленість керівника в досягненні загальної мети мотивує команду працювати ефективно і на результат.
Просіть зворотний зв’язок
Перевага постановки завдань в таск-менеджері –– можливість звернутися не до всієї команди, а до потрібного учасника. Наприклад: якщо над завданням працює десять чоловік, а ви хочете звернутися до когось одного, позначте його через @ в коментарях до завдання і уточніть, чи все зрозуміло і чи потрібна додаткова інформація.
Як створити завдання в таск-менеджері по SMART технології? Спробуйте створити завдання прямо зараз. Після створення, запросіть команду оцінити доступність завдання і його інформативність.