Kiedy menedżerowie lub kierownicy projektów popełniają błędy podczas etapu formułowania zadań, rozpoczyna się nieodwracalny łańcuch zdarzeń: zespół lub poszczególni członkowie nie rozumieją celu zadania, nie widzą terminów i nie czują się odpowiedzialni za wynik.
Zadania ustne nie istnieją. Udokumentuj każde zadanie w menedżerze zadań i użyj podejścia SMART podczas jego definiowania.
Ustalanie zadań przy użyciu technologii SMART
Każde zadanie powinno być:
- S (Specific) – jasne i konkretne
- M (Measurable) – mierzalne
- A (Achievable) – osiągalne
- R (Relevant) – istotne
- T (Time Bound) – czasowo określone
Jak poprawnie ustawić zadania
- Udokumentuj wszystkie zadania w menedżerze zadań
- Stwórz przewodnik po ustalaniu zadań
Dostęp do wewnętrznego przewodnika w menedżerze zadań może mieć cały zespół lub tylko osoby tworzące zadania.
Krok po kroku - przewodnik po ustalaniu zadań w menedżerze zadań
Oto jak powinno wyglądać poprawnie ustawione zadanie w menedżerze zadań. Przyjrzyjmy się dokładniej, jak poprawnie skonfigurować zadanie.
Napisz Tytuł Zadania
Tytuł powinien odzwierciedlać istotę zadania, być zrozumiały i zwięzły. Powinien być napisany w sposób, który jasno określa, o co chodzi bez wchodzenia w szczegółowe opisy.Zrób Stworzyć prototyp strony internetowej dla klienta XX.
Tytuł ten odpowiada na pytania: Co zrobić? Dla kogo to zrobić? Dodatkowe informacje mogą być umieszczone w komentarzach do zadania.
Nie rób Pilne zadanie dla Aleksandra z działu marketingu na środę.
- Przydziel Odpowiedzialność
Brak odpowiedzialności za wyniki to jeden z powodów, dla których zadania pozostają niewykonane. Osoba odpowiedzialna za realizację zadania kontroluje przepływ pracy, może tworzyć raporty interim i wprowadzać zmiany.Jeśli zespół ma pytania dotyczące zadania podczas pracy, osoba odpowiedzialna udzieli odpowiedzi, dodatkowych informacji lub wyjaśni szczegóły z klientem, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Dodaj Obserwatorów lub Uczestników
Jeśli zespół złożony z kilku osób pracuje nad zadaniem, obserwatorzy zadań otrzymają powiadomienia o zmianach za pośrednictwem e-maila i w systemie. Uczestnicy widzą informacje o zadaniu i mogą śledzić jego postępy.
Podczas realizacji zadania odpowiedzialności mogą się zmieniać, a inni członkowie zespołu mogą dołączyć.
- Ustal Terminy
Terminy mogą być końcowym terminem na wykonanie zadania lub ramami czasowymi „start- zakończenie”. Klarowne terminy pozwalają na efektywne zarządzanie czasem. Jeśli terminy są jasne, zespół pracuje w kierunku osiągnięcia wyniku.- Ustal Planowane Wydatki
Określ, ile czasu i pieniędzy będzie potrzebne na pomyślne zakończenie zadania. Menedżer zadań ma opcję „Plan”, w której możesz określić liczbę godzin i budżet na zadanie, lub tylko jedną z tych opcji.Porównywanie planowanych i rzeczywistych wydatków podczas pracy pozwala szybko reagować na zmiany. Członkowie zespołu mogą używać timera do śledzenia czasu spędzonego na zadaniach.
- Opisz Zadanie
Napisz informacje o zadaniu, jego znaczeniu, celach i wymaganiach w oknie opisu. Napisz wyraźnie, aby zespół pracujący nad zadaniem i osoba odpowiedzialna nie miały pytań po przeczytaniu. Zadanie powinno być zrozumiałe, istotne i mierzalne.Dodatkowe opcje w oknie opisu zadania:
- Przesyłanie plików
- Lista kontrolna
- Wzmianka członków zespołu w komentarzach
- Przypisz Priorytet, Dodaj Etykiety i Statusy
Priorytet, statusy i etykiety są dodatkowymi opcjami efektywnego ustalania zadań.Priorytet może wynosić od 1 do 10, przy czym dziesiątka to najwyższy. Zwykle zadania o najwyższym priorytecie wykonywane są w pierwszej kolejności. Priorytet jest przydzielany podczas tworzenia lub edytowania zadania.
Statusy i etykiety służą jako oznaczenia postępu zadania oraz konkretnych aspektów procesu pracy. Zadanie może mieć jeden status i wiele etykiet.
- Według rodzaju pracy: "Instalacja," "Projekt," "Rewizje"
- Według charakterystyki czasowej: "Kwiecień," "Wrzesień," itd.
- Według charakterystyki jakościowej: "Bardzo Dobry," "Super," "Zrobione Perfekcyjnie," itd.
Przykład Ustawień Zadań:
- Stwórz logo dla firmy XXX.
- Napisz propozycję handlową dla klienta XX.
- Przygotuj raport dla projektu Klienta XXX na luty 2020.
- Opłać usługi doradcze od Firmy X.
- Udoskonal układ prezentacji dla działu sprzedaży.
Jak Kontrolować Wykonanie Zadania
Dzięki menedżerowi zadań otrzymujesz kilka efektywnych narzędzi kontrolnych:- Raporty
- Kalendarz
- Kanban
- Wykres Gantta
Kanban jest wizualną reprezentacją etapów zadania na tablicy. Status zadania może być zmieniany w trakcie pracy, a zadania mogą być przenoszone z jednego etapu na drugi przy użyciu Kanban.
4 Typowe Błędy przy Ustalaniu Zadań
1 Brak Zrozumienia Końcowego Wyniku
Zespół pracujący nad zadaniem musi rozumieć końcowy wynik.
Jak powinien wyglądać wynik? Jeśli projekt jest celem globalnym, to każde poszczególne zadanie w ramach projektu jest celem pośrednim prowadzącym do osiągnięcia celu globalnego.
2 Nierealistyczne Terminy
Określ termin dla każdego zadania, uwzględniając złożoność, liczbę zaangażowanych pracowników, obciążenie zespołu oraz uczestników indywidualnych w danym momencie.
Nierealistyczne terminy mogą prowadzić do dwóch negatywnych scenariuszy: zadanie zostanie wykonane źle lub wcale.
3 Złożone Zadania
Złożone zadania powinny być dzielone na prostsze. Jedno złożone zadanie = kilka prostych. Każde zadanie powinno skoncentrować się na osiągnięciu jednego celu.
4 Niekompletne
Informacje Informacje dla zadania powinny być wyczerpujące. Zastanów się, jakie inne zasoby mogą być potrzebne osobie odpowiedzialnej, aby mogła natychmiast rozpocząć pracę.
Motywuj i Pytaj
Jednym z ważnych zadań menedżera lub kierownika projektu jest motywowanie zespołu. Na przykład: "Jeśli wykonamy to zadanie na czas, to...". Motywacja może być bonus, wyjazd zespołowy lub spotkanie, na którym uznawane są osiągnięcia każdego członka zespołu.
Zadawaj pytania podczas wykonywania zadania: Czy zadanie jest jasne? Jakie trudności się pojawiły? Co należy zmienić i dlaczego? Zainteresowanie menedżera osiągnięciem wspólnego celu motywuje zespół do efektywnej pracy.
Proś o Feedback
Zaletą ustalania zadań w menedżerze zadań jest możliwość adresowania do konkretnego uczestnika, a nie do całego zespołu. Na przykład, jeśli dziesięć osób pracuje nad zadaniem i musisz zwrócić się do jednej osoby, wspomnij ją przy użyciu @ w komentarzach do zadania, aby potwierdzić, czy wszystko jest jasne i czy potrzebne są dodatkowe informacje.
Jak Stworzyć Zadanie w Menedżerze Zadań przy Użyciu Technologii SMART
Spróbuj stworzyć zadanie już teraz. Po utworzeniu zaproś zespół do oceny dostępności i informacyjności zadania.