Když manažeři nebo projektoví manažeři udělají chyby ve fázi tvorby úkolů, začne nevratný řetězec událostí: tým nebo jednotliví členové nerozumí cíli úkolu, nevidí termíny a necítí zodpovědnost za výsledek.
Ústní úkoly jsou neexistující úkoly. Dokumentujte každý úkol v manažeru úkolů a při jeho definování použijte přístup SMART.
Nastavení úkolů pomocí technologie SMART
Každý úkol by měl být:
- S (Specifický) – jasný a konkrétní
- M (Měřitelný) – měřitelný
- A (Dosažitelný) – dosažitelný
- R (Relevantní) – relevantní
- T (Časově vymezený) – časově vymezený
Jak správně nastavit úkoly
- Dokumentujte všechny úkoly v manažeru úkolů
- Vytvořte příručku pro nastavování úkolů
Přístup k interní příručce v manažeru úkolů může mít celý tým nebo pouze ti, kteří úkoly vytvářejí.
Krok za krokem k nastavování úkolů v manažeru úkolů
Tady je, jak vypadá správně nastavený úkol v manažeru úkolů. Pojďme podrobně prozkoumat, jak správně nastavit úkol.
Napište název úkolu
Název by měl odrážet podstatu úkolu, být srozumitelný a stručný. Měl by být napsán tak, aby bylo jasné, o co se jedná, bez podrobného popisu.Dělat Vytvořit prototyp webových stránek pro klienta XX.
Tento název odpovídá na otázky: Co udělat? Pro koho to udělat? Další informace mohou být uvedeny v komentářích k úkolu.
Nedělat Urgentní úkol pro Alexandra z marketingového oddělení na středu.
- Přiřaďte odpovědnost
Nedostatek odpovědnosti za výsledky je jedním z důvodů, proč úkoly zůstávají nesplněné. Osoba odpovědná za dokončení úkolu řídí pracovní postup, může vytvářet mezisložky a provádět změny.Pokud má tým během práce na úkolu dotazy, odpovědná osoba poskytne odpovědi, další informace, nebo objasní detaily s klientem, pokud je to potřeba.
Přidejte sledovatele nebo účastníky
Pokud tým několika osob pracuje na úkolu, sledovatelé úkolu dostanou oznámení o změnách e-mailem a v systému. Účastníci vidí informace o úkolu a mohou sledovat jeho pokrok.
Během úkolu se mohou měnit odpovědnosti a připojit se i další členové týmu.
- Nastavte termíny
Tyto mohou být konečný termín pro dokončení úkolu nebo časový rámec „začátek-konec“. Jasné termíny umožňují efektivní řízení času. Pokud jsou termíny jasné, tým pracuje na výsledku.- Nastavte plánované náklady
Určete, kolik času a peněz bude potřebných pro úspěšné dokončení úkolu. Manažer úkolů má možnost „Plán“, kde můžete specifikovat počet hodin a rozpočet na úkol, nebo jen jedno z toho.Porovnání plánovaných a skutečných nákladů během práce umožňuje rychlou reakci na změny. Členové týmu mohou použít časovač k sledování času stráveného na úkolech.
- Popište úkol
Napište informace o úkolu, jeho důležitosti, cílech a požadavcích v okně popisu. Pište jasně, aby členové týmu pracující na úkolu a odpovědná osoba neměli po přečtení žádné otázky. Úkol by měl být srozumitelný, důležitý a měřitelný.Další možnosti v okně popisu úkolu:
- Nahrání souboru
- Kontrolní seznam
- Zmínit členy týmu v komentářích
- Přiřaďte prioritu, přidejte štítky a stavy
Priorita, stavy a štítky jsou dalšími možnostmi pro efektivní nastavování úkolů.Priorita může mít rozsah od 1 do 10, přičemž deset je nejvyšší. Obvykle jsou úkoly s nejvyšší prioritou vykonány jako první. Priorita je přiřazena při vytváření nebo úpravě úkolu.
Stavy a štítky slouží jako značky pro pokrok úkolu a specifické aspekty pracovního procesu. Úkol může mít jeden stav a více štítků.
- Podle typu práce: "Instalace," "Design," "Revize"
- Podle časových charakteristik: "Duben," "Září," atd.
- Podle kvalitativních charakteristik: "Velmi dobré," "Super," "Dokončeno dokonale," atd.
Příklad nastavení úkolu:
- Vytvořit logo pro společnost XXX.
- Napsat obchodní nabídku pro klienta XX.
- Připravit zprávu o projektu klienta XXX pro únor 2020.
- Zaplatit za konzultační služby od společnosti X.
- Upravit rozložení prezentace pro obchodní oddělení.
Jak kontrolovat plnění úkolu
Používáním manažera úkolů získáte několik efektivních kontrolních nástrojů:- Zprávy
- Kalendář
- Kanban
- Ganttův diagram
Kanban je vizuální zobrazení fází úkolu na tabuli. Stav úkolu může být během práce měněn a úkoly mohou být přesouvány z jedné fáze do druhé pomocí Kanbanu.
4 typické chyby při nastavování úkolů
1 Nedostatek porozumění konečnému výsledku
Tým pracující na úkolu musí chápat konečný výsledek.
Jaký by měl být výsledek? Pokud je projekt globálním cílem, pak je každý jednotlivý úkol v rámci projektu mezinárodním cílem, který přispívá k dosažení globálního cíle.
2 Nerealistické termíny
Určete termín pro každý úkol, přičemž zohledněte složitost, počet zaměstnanců zapojených, pracovní zátěž týmu a jednotlivých účastníků v daném okamžiku.
Nerealistické termíny mohou vést ke dvěma negativním scénářům: úkol bude proveden špatně nebo vůbec.
3 Složené úkoly
Složené úkoly by měly být rozděleny na jednodušší. Jeden složený úkol = několik jednoduchých. Každý úkol by se měl zaměřit na dosažení jednoho cíle.
4 Neúplné
Informace Informace o úkolu by měly být vyčerpávající. Zvažte, jaké další zdroje by odpovědná osoba mohla potřebovat k okamžitému zahájení práce.
Motivujte a kladte otázky
Jedním z důležitých úkolů manažera nebo projektového manažera je motivovat tým. Například: "Pokud tento úkol dokončíme včas, pak...". Motivace může být bonus, výlet týmu nebo schůzka, na které bude uznána dosažení každého člena týmu.
Položte otázky během úkolu: Je úkol jasný? Jaké obtíže se vyskytly? Co je potřeba změnit a proč? Zájem manažera o dosažení společného cíle motivuje tým k efektivní práci.
Požádejte o zpětnou vazbu
Výhodou nastavování úkolů v manažeru úkolů je schopnost oslovit konkrétní účastníka místo celého týmu. Pokud například deset lidí pracuje na úkolu a potřebujete oslovit jednu osobu, zmiňte ji s @ v komentářích k úkolu, abyste objasnili, zda je vše jasné a zda jsou potřebné další informace.
Jak vytvořit úkol v manažeru úkolů pomocí technologie SMART
Zkuste vytvořit úkol hned teď. Po jeho vytvoření pozvěte tým, aby zhodnotil dostupnost a informativeness úkolu.