WORKSECTION

Система управления персоналом в компании

Система управления персоналом является одной из главных в бизнес-процессах каждого предприятия. Эффективная организация менеджмента существенно влияет на результаты и успешность всей компании. В условиях высокой конкуренции добиться успеха будет легче тем, кто четко выстроит, внедрит и отладит эффективные системы управления бизнес-процессами и персоналом. 

Система управления включает в себя все методы, приемы и технологии, позволяющие систематизировать, визуализировать и нормировать процессы внутри любой компании. 

Системы управления персоналом должна выполнять следующие функции: 

  • планирование, разработка политики и стратегии управления персоналом, анализ рынка труда; 
  • управление наймом и учет персонала через организацию отбора (подбор, собеседования и оценки) и приема персонала; учет работающих, их перемещение и увольнение, документационное обеспечение; 
  • адаптация, оценка, обучение и повышение квалификации персонала; 
  • управление мотивацией, которая включает нормирование трудовых процессов, тарификация оплаты и внедрение систем материального и нематериального поощрения; 
  • управление социальным развитием, которое включает обеспечение охраны здоровья, отдыха, организации социального страхования и т.д.
  • правовое обеспечение, которое включает регулирование правовых аспектов в трудовых отношений, согласование распорядительных и других видов документов; 
  • кадровая документация и информационное обеспечение необходимой технической и информационной документации для работы; 
  • руководство над сотрудниками. 

Управление персоналом – это многоуровневая функция: 

  • высшее руководство решает стратегические задачи и устанавливает приоритеты; 
  • подразделения по управлению кадрами организовывают весь процесс работы с персоналом; 
  • руководители отделов отвечают за оперативную работу с работниками. 
Чтобы эффективно управлять персоналом, необходима не только грамотная мотивация, а и контроль. При этом контроль играет важную роль в разработке дальнейшей стратегии развития персонала, так как позволяет получить обратную связь и определять эффективность каждого отдела на предприятии. Контроль должен осуществляться согласно подобранным индивидуальным параметрам, например, прибыль предприятия, отзывы клиентов, своевременность, количество и качество поставленных перед работником задач и т.д.

Стоит учитывать, что внедренная система управления персоналом с отлаженными функциями и критериями, позволяет оценивать работу персонала без влияния субъективных суждений. 

Работа с системой управления персоналом в ресторанному бизнесе, архитектуре, социальном проекте или государственном учреждении всегда будет отличаться. Но все сводится к общим методологиям, которые имеют свои догмы в разных странах. Например PMBOK или PRINCE2. Worksection, как программа управления персоналом, поможет в реализации большинства проектов, которые могут быть систематизированы. 

Как построить систему управления персоналом

Worksection – это удобная система управления проектами, которая легко масштабируется и обладает большим арсеналом функций. Она позволяет назначать задачи, определять ответственных, создавать множество проектов в рамках одной компании, генерирует диаграмму Ганта, канбан-доски, календарь задач, имеет встроенную систему тайм-трекинга и еще ряд полезных функций.

Система учета рабочего времени

Если в компании почасовая оплата, то благодаря тайм-трекеру отделы финансов и HR смогут:

  • анализировать сколько времени потрачено на каждую из задач и в разрезе клиентов и более точно посчитать маржинальность заказов, эффективность отделов и отдельных сотрудников;
  • HR специалистом и руковидителям отделам/комманд по установленным «меткам» к задачам можно будет проанализировать, какие задачи занимают больше/меньше времени по проекту и скорректировать сроки выполнения, разделить или объединить задачи, изменить ответственных за выполнение или их количество по задачам.

Тайм-трекер также также можно применить для определения уровня умений сотрудника, например, по количеству времени, затраченному на выполнение типовых задач, легче определить достоин ли сотрудник повышения должности (например, junior, middle или senior) и оплаты.

Визуализация

Визуализация процессов внутри компании облегчает работу менеджеров и позволяет взглянуть на проект сверху. Чем глубже команда закапывается в рутинные процессы, тем быстрее теряется общее видение. Визуализация позволяет увидеть слабые и сильные стороны проекта, прописать дедлайны, обнаружить пробелы в работе сотрудников, оценить позицию компании на фоне конкурентов.

Планирование

Чем сложнее проект — тем больше элементов нужно учитывать в процессе планирования. Масштабирование — опасность для любой компании, которая не имеет опыта работы с новыми вызовами. В этом помогает четкое планирование и определение ответственных за задачи. Для постановки целей можно использовать разные методологии и Agile-инструменты, например SMART или North Star Metric, диаграмма Ганта и канбан-доски.

Особенности планирования в Worksection

Для структурирования множества небольших задач в системе используются метки, статусы и канбан-доски. Благодаря этим инструментам и тому, что перечень задач виден, доступен и понятен каждому прикрепленному сотруднику в команде, проекты выполняются эффективнее и в срок.

В Worksection есть возможность формировать отчеты по следующим фильтрам — количество задач в процессе, завершенных и запланированных, затраченное время на целый проект или любую его подзадачу, а также посчитать расходы. Отчеты в разрезе разных параметров можно более оптимально спланировать следующие проекты.

Как контролировать проекты в Worksection

  • Канбан доска – хорошо подойдет для задач, которые не взаимосвязаны между собой, но имеют схожие этапы выполнения. Каждая задача выглядит как отдельная карточка, к которой можно прикрепить исполнителей и устанавливать статус выполнения. Перенеся все проекты и подзадачи на канбан-доску, команда видит на каком этапе находится каждая из задач, сколько проектов завершенных и сколько этапов осталось для выполнения проектов, находящихся в статусе выполнения. 
  • Диаграмма Ганта в Worksection поможет контролировать выполнение взаимосвязанных задач, устанавливать в каком порядке их выполнять, время выполнения на каждую из них, указывать исполнителя, менять сроки и определять зависимости. Если выполнение какого-то этапа задачи заняло больше времени, то после изменения даты окончания, автоматически меняются сроки у связанных с ней задачах. С ее помощью можно наблюдать за выполнением проектов, управлять и контролировать их на каждом этапе. 
Все эти и другие инструменты в Worksection помогают структурировать работу, хранить документы (приказы, должностные и другие инструкции), а также любую информацию обо всех задачах в едином пространстве, эффективнее планировать и управлять всеми проектами, успешно их выполнять и быстрее достигать успеха. Также есть возможность формировать отчеты по разным параметрам, таким например, как денежные расходы, количество завершенных и незавершенных задач, затраченное время на каждый проект.

Экономия

Чем больше данных в руках руководителя, тем лучше он может распоряжаться бюджетом. Работая с системой управления персоналом, менеджер гостиницы может увидеть, кто из персонала простаивает и что приносит больший доход. Руководитель диджитал-студии сможет определить, что эффективнее: нанимать дизайнеров в штат или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний. Главный редактор сможет оценить, какие отделы выполняют редакторский план, а какие вечно срывают дедлайны. Все эти данные можно использовать для экономии костов внутри проекта.

Прозрачность

Система управления персоналом – это инструмент для всех участников процесса, который позволяет им быть честными друг перед другом. Тайм-трекинг – удобный инструмент и для менеджера, который может оценить стоимость общего проекта по времени, и для сотрудников, которые могут адекватно спланировать и оценить свою работу. А потом все эти данные можно предоставить клиенту в доказательство, что его деньги не были потрачены впустую.

Дополнительные возможности Worksection

Создание проектов и подключение участников.

В начале использования Worksection вы создаете первый проект и подключаете к нему руководителей и исполнителей. Проектов может быть множество и команды каждого из них могут быть разными. Вы можете подключать не только своих сотрудников, но и клиентов. По каждому проекту генерируются отчеты. Их можно рассматривать как в контексте отдельных задач, так и стратегически — через диаграмму Ганта, календарь или канбан-доску.

Четкие задачи

Каждая задача должна иметь ответственного. В ней можно прописать сроки исполнения, бюджет и подключить тайм-трекинг. Хорошим инструментом также является возможность присваивать статусы и метки к задачам, чтобы нагляднее видеть, у какой из них больший приоритет или ближайший дедлайн.

Задача может иметь подзадачи. Внутри ее можно также комментировать, отмечать метками статусы, прогресс и приоритетность. Из задач формируется общий прогресс проекта. 

Хранилище файлов

Worksection позволяет хранить файлы внутри системы и использовать их в процессе реализации задач. Можно интегрировать существующие базы из Google Drive и подгружать Google Docs и Google Sheets. А можно и создавать новые файлы прямо внутри проекта, доступные для совместной работы.

Отчеты

Система позволяет формировать отчеты по результатам работы. В них будут учтены все затраты, которые можно дополнять и корректировать. Они разделяются по людям и по дням и могут быть экспортированы в формат Excel.

Благодаря автоматически созданным отчетам, вы сможете узнать насколько фактические затраты времени и бюджета оказались больше/​меньше запланированных, маржу каждого из них, объем выполненных задач за любой период времени, и учесть эти результаты при планировании следующих проектов.

Календарь

Worksection синхронизируется с Google Calendar. Также, автоматически формирует календарь в соответствии со сроками проектов. Можно добавлять дни рождения сотрудников и памятные дни для компании.

Тарифы

Стоимость подписки на Worksection зависит прежде всего от количества проектов и сотрудников в команде.

Контроль задач команды

Программа управления персоналом Worksection позволяет контролировать процесс выполнения задач от начала до завершения. Все реализованные задачи и проекты сохраняются в системе. При необходимости их можно ​“поднять”, просмотреть историю выполнения и вернуть если что-то нужно доработать. 

Каждый проект имеет счетчик прогресса в процентах. Он позволяет стратегически отслеживать достижение целей. Как только одна из задач проекта закрывается, строка завершения заполняется. 

Процесс запуска проекта выглядит так: 

  1. Сначала создается проект. 
  2. В каждом проекте создаются задачи и назначаются ответственные. 
  3. Определяются метки проекта. 
  4. Все задачи автоматически распределяются по Диаграмме Ганта и канбан-доске. 
  5. По мере выполнения задач заполняется строка успеха. 
  6. Завершенный проект отправляется в архив. 

Вам стоит внедрить Worksection, если вы:

    • хотите превратить хаос множества мелких задач в работе в четко структурированные проекты с установленными приоритетами и сроками выполнения; 
    • не хотите дополнительно покупать такие инструменты планирования как тайм-трекер, диаграмма Ганта, канбан-доски и формирование отчетов; 
    • ищете для бизнеса возможность планировать задачи онлайн с возможностью подключать к ним своих работников и клиентов; 
    • хотите, чтобы работать в онлайн-планировщике было понятно и удобно каждому; 
    • знаете что такое принципы Agile и Lean и хотите использовать их в управлении бизнесом; 
    • иметь доступ до такой системы по доступной цене. 

Преимущества Worksection

У Worksection есть ряд уникальных функций и функциональных особенностей, которые выделяют эту систему управления проектами. Среди них: 

Простой интерфейс

Система имеет интуитивно понятный интерфейс, поэтому каждый сотрудник сможет легко разобраться в Worksection, даже не имея опыта работы с онлайн-программами планирования задач. Также благодаря простоте в использовании этап обучения и внедрения занимает немного времени. 

Тайм-трекинг

Worksection — единственная система управления проектами, в которую интегрирован встроенный тайм-трекер. Он позволяет записывать время, потраченное на каждую задачу, фиксировать бюджеты и вносить часы, которые были потрачены ранее. 

Скорость работы

Мы много сил и ресурсов тратим на оптимизацию функциональности нашей системы. Благодаря этому сейчас Worksection — одно из самых быстрых решений на рынке. Это отмечают наши клиенты, которые переходят к нам с других программ. 

Оперативная поддержка 

Мы обеспечиваем качественную и быструю техническую поддержку для наших пользователей.

Интеграции

Если вы раньше пользовались другими инструментами планирования и работы с проектами, например Google Docs и Slack, то можете их интегрировать в новый проект Worksection. Мы не разрабатывали собственный мессенджер и вместо этого подключили удобную интеграцию в Telegram и Slack. Также возможна интеграция с сайтом вашей компании, при которой все заявки, созданные на сайте автоматически будут превращаться в задачи в системе Worksection. 

Безопасность

За 10 лет работы у нас не было ни одной утечки информации. Система Worksection работает в кластере из четырёх дата-центров Tier‑3 класса, разнесенных географически. 

Надежно и безопасно

SSL-шифрование. Отказоустойчивый кластер серверов. Резервное копирование. Возможность подключения собственного FTP сервера. Двухфакторная аутентификация (2FA).

Выгодно и экономно

Цены — лучшие на рынке! Возможно размещение на вашем домене. Бесплатный тариф, каникулы и большие скидки при долгосрочной оплате.

Мобильно и мультиязычно

Бесплатное приложение в App Store и Google Play. Благодаря адаптивному дизайну доступно на любом мобильном устройстве. Работает на украинском, и английском и других языках.

Просто и дружелюбно

Удобный и простой интерфейс — разберется даже «чайник». Автоматическое обновление. Лучшая поддержка. Среднее время ответа меньше 30 минут.

Украинские бизнесы, которые работают с Worksection

Сейчас услугами Worksection пользуется более 1600 клиентов по всему миру. С нами работают диджитал-компании, маркетинговые агентства, архитектурные бюро, медиа, HR-департаменты, государственные агентства и множество других клиентов.
Начните работу прямо сейчас
Введите, пожалуйста, свой настоящий email 🙂
Вторжение России в Украину Worksection прекратил работу на территории РФ Почему?