Как контролировать реализацию проекта

Это процесс координации человеческих, временных и прочих типов ресурсов, выделенных для выполнения плана и достижения поставленной цели. Во время исполнения проекта его руководитель занимается не только организацией и интеграцией, но также анализом и выявлением отклонений между текущим исполнением и первоначальным планом. При возникновении необходимости менеджер проекта инициирует запросы на изменения, составляет прогнозы по срокам и бюджету проекта. Грамотный контроль должен касаться всех параметров и проводиться с периодичностью, указанной в базовом плане.

Контроль и мониторинг реализации проекта — непрерывный процесс наблюдения, регулирования и анализа прогресса проекта, способствующий достижению поставленных целей в запланированные сроки. В случае выявления расхождения между текущим статусом проектных работ с тем, что указано в плане, проводится анализ для выяснения причины отклонения и принятия корректирующих мер. Как правило, это влечет за собой необходимость в изменении, например, результатов проекта, его содержания, проектной документации либо плана управления проектом.

Инициация — важнейшая стадия проекта, характеризующаяся прохождением определенных этапов для его успешного запуска. Сюда входят: разработка концепции проекта, ее рассмотрение и утверждение, четкое определение задач и целей проекта, формирование устава, определение участников проектной группы и всех заинтересованных лиц, принятие решения об обеспечении ресурсами первой фазы проекта. Результатом инициации проекта выступает авторизация и санкционирование старта проекта либо нового этапа его жизненного цикла.

Контрольные точки проекта — это набор конкретных промежуточных результатов, определяемых еще на этапе планирования проекта, и по которым составляется и визуализируется расписание (результаты привязываются к датам их получения). Описание контрольных точек содержит информацию о сроках выполнения запланированных задач и о том, что будет результатом их выполнения. При достижении контрольных точек производится сопоставление фактических показателей (на момент достижения контрольной точки) с плановыми.

Под данным термином подразумеваются все физические и юридические лица, принимающие участие в работе над проектом, а также те, чьи интересы затрагиваются в процессе его реализации. Выделяют три группы участников проекта: основная команда (совместно работают над достижением цели и находятся в тесном контакте между собой), расширенная (способствует основной группе, но непосредственного участия в осуществлении проекта не принимает) и заинтересованные стороны (влияют на участников обеих групп, но не вступают в сотрудничество с ними).

Три вида контроля: предварительный, текущий, заключительный. Предварительный осуществляется до начала работ, он направлен на контроль всех видов ресурсов, согласно установленным к ним требованиям и предельным величинам. Текущий контроль производят уже на этапе реализации проекта, путем сравнения достигнутых результатов с установленными по качеству, времени, бюджету, ресурсам. Завершающий контроль происходит на завершающей стадии проекта, его цель — интегральная оценка реализации проекта в целом.

Контроль проекта — систематически проводимый процесс обработки информации, направленный на выявление различий между плановыми величинами и взятыми для сравнения, и анализ выявленных отклонений. Контроль должен обеспечивать: мониторинг, выявление отклонений от целей проекта, прогноз последствий, а также обоснование необходимости в корректирующем воздействии.

Критерии успеха проекта — совокупность сформулированных на этапе его планирования качественных и/или количественных показателей, позволяющих судить о степени успешности проекта. Они должны быть четко выделены, оценены и продуманы. Показателями успешности проекта выступают: его качество, удовлетворяющее либо превышающее ожидания заказчика, завершение проекта согласно установленным срокам и выделенному бюджету.

Определение контрольных точек производится на этапе планирования проекта, после чего составляется их расписание (результаты привязываются к датам их достижения), визуализируется и регулярно контролируется. Определение контрольных точек включает в себя: определение продуктов проекта, назначение и согласование обоснованных сроков их достижения, назначение ответственного лица, кто сможет подтвердить получение результата и его соответствие заявленному качеству, а также того, кто может независимо контролировать выполнение контрольных точек и правила контроля.