14 апреля 2021   •   Алина Кривенец   •   12 min read

Как контролировать реализацию проекта

Контроль выполнения проекта — это сравнение плановых сроков и бюджетов с фактическими на отдельных этапах работы над проектом. Если раньше контроль качества проекта сводился к заполнению сотни бумаг (часть из которых терялась, конечно), то сегодня контролировать реализацию проекта можно с помощью системы управления проектами.

Теперь вся работа над проектом будет в рамках одной системы. То есть: больше нет бумажных отчетов, приблизительного сведения затрат по проекту в конце месяца, беспричинного срыва дедлайнов и хаотичного выполнения задач.

Контроль проекта сводится к систематизации, генерации отчетности за любой период, отслеживанию затрат по проекту на разных этапах его выполнения.

Как завести проект в систему? Этапы выполнения:


  • Создайте проект. Название должно быть понятным и лаконичным, описание — точным.
  • Добавьте файлы. Если для реализации проекта команде важно работать с файлами — добавьте их.
  • Укажите сроки. Наличие дедлайнов позволит детально распланировать работу над проектом.
  • Укажите плановые расходы. Это может быть количество времени и бюджет, предположительно необходимые для реализации проекта, или одно из двух: время или бюджет.

Назначьте Руководителя проекта и Ответственного. Это может быть один и тот же человек или разные.
Наличие Руководителя и Ответственного повышает шансы успешной реализации проекта. Задача Руководителя — мониторинг выполнения проекта и контроль.

Задача Ответственного — придерживаться заранее утвержденного плана по проекту (о планировании расскажем отдельно), коммуницировать с командой, вовремя выявлять и вносить изменения, готовить отчетность по проекту и т.д.

Выберите статус и метки. Для каждого проекта внутри системы управления можно выбрать всего один статус и несколько меток. Статус и метки могут меняться в процессе реализации проекта. Такие инструменты контроля, как статус и метки, станут ключевыми.

Где и как применить набор меток и статус для контроля реализации проекта мы детально опишем в блоке «Инструменты для контроля реализации проект.

Выберите команду проекта. Над проектом может работать одна или несколько команд, а также отдельные участники одной команды или разных.



Планирование выполнения задач по проекту. Зачем разбивать проект на отдельные задачи

Когда проект и информация по нему внесены в сервис управления проектами, следующий этап — разбивка проекта на отдельные задачи. Как и для проекта, для каждой отдельной задачи можно указать: название, папку (выбрать команду, которой принадлежит эта задача), Ответственного, статус и метки, срок выполнения, плановые расходы, команду.

Также можно добавить файлы и комментарии к задаче.
Контроль задач сотрудников будет осуществляться с помощью инструментов, которые в проектном менеджменте улучшают эффективность работы всей команды, каждого отдельного участника и приводят к успешной реализации всего проекта.



Как контролировать исполнение задач

По каждой задаче есть исходные данные, которые в процессе работы могут меняться. Например: было запланировано для выполнения задачи двадцать часов, но по факту ушло тридцать.

Сравнение Плана и Факта дает возможность аргументировать клиенту, почему расходы по конкретной задаче нужно скорректировать.

Контроль выполнения поставленных задач лучше доверить одному сотруднику. Например: это может быть Ответственный по задаче.


Инструменты для контроля реализации проекта и задач

Теперь, когда в рамках проекта созданы и оформлены отдельные задачи, важно эффективно использовать инструменты контроля.

Процесс внедрения системы управления проектами может быть для команды непростым (все новое часто воспринимается болезненно), поэтому важно объяснить, почему тот или иной инструмент важны для общего результата команды и эффективности каждого отдельного участника.

Вы можете самостоятельно протестировать сервис управления проектами, после чего сможете помочь команде с адаптацией к новым правилам ведения проектов и задач. Также можно назначить ответственного за обучение команды.


Инструмент № 1 — Таймер

Таймер можно использовать для каждой отдельной задачи. Если над задачей работает несколько человек, таймеры по окончанию работы над задачей суммируются, но при этом каждый участник видит свои данные и может использовать их в отчете.



Таймер дает возможность контролировать фактические затраты времени по задаче. Использование таймера станет полезной привычкой, если донести до команды важность этого инструмента.


Почему важно запускать таймер по задаче?

Становятся понятны фактические затраты времени, и если они отличаются от плана — это можно показать Руководителю или клиенту для внесения изменений в плановые затраты.

Если не все сотрудники запускают таймер на старте работы над задачей, они могут внести фактические затраты по окончанию: количество затраченного времени и стоимость этого времени или что-то одно.

Вопрос: Как контролировать время? — один из самых частных. Руководители, менеджеры проекта, клиенты хотят контролировать время по проекту и отдельным задачам. Контроль затраченного времени исключает ошибки, которые могут стоить денег, репутации и конечного результата.



Инструмент № 2 — Календарь

Все задачи, для которых был указан при создании крайний срок выполнения, будут отображаться на Календаре. Но это не все преимущества Календаря внутри системы управления проектами.

На Календаре также можно:

  • видеть даты начала и крайнего срока отпусков\больничных у сотрудников
  • фильтровать задачи по меткам, статусам, приоритету
  • фильтровать задачи по внесенным данным, вложенным файлам




Инструмент № 3 — Канбан

Это доска визуализации, на которой отображены все задачи на разных этапаха выполнения. Этап выполнения = статус. То есть, для того, чтобы задача перемещалась по Канбану, для нее важно указать статус.

Преимущество Канбан, как визуального инструмента контроля реализации задач — это возможность перетягивать задачу от одного этапа к другому. Визуально Канбан выглядит как отдельные колонки (раньше это были цветные стикеры на физической доске). Каждая колонка соответствует определенному статусу.

Например: есть задача по созданию коммерческого предложения. Первый этап — написание. Для этой задачи будет добавлен статус «Написание». После того, как текст будет написан, задачу можно перенести на следующий этап (перетащить в следующую колонку), изменив тем самым статус на «Оформление».




Инструмент № 4 — Диаграмма Ганта

Еще один инструмент визуального контроля. На Диаграмме Ганта отображаются проекты, задачи и подзадачи. На Диаграмме можно менять срок по задаче, например, не переходя к ее редактированию.

Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.
Контроль выполнения задач с помощью Диаграммы Ганта основывается на визуальной цветной индикации сроков, создании связей между задачами. Например: если срок по задаче задерживается, это отобразится на Диаграмме Ганта цветным индикатором.

Как связывать задачи между собой на Диаграмме Ганта? Можно связать дату финиша одной задачи с датой старта другой, если они связаны между собой и результат второй зависит от успешного завершения первой.

Полезные опции на Диаграмме Ганта для контроля реализации проектов и задач: отпуска, больничные, рабочие дни сотрудников и выходные.
Понимание того, когда именно тот или другой участник команды уходит в отпуск, позволит скорректировать рабочий процесс так, чтобы работа над проектом не останавливалась. Например, можно передать Ответственность за выполнение задачи временно отсутствующего сотрудника другому участнику команды.




Инструмент № 5 — Отчеты

В системе управления проектами можно генерировать и выгружать отчеты за любой период и по нужным вам параметрам. То есть, теперь отчетность не будет закрываться в конце месяца, где за основу берутся приблизительные данные. В выгруженном отчете за день, неделю, месяц, год или любой выбранный вручную период, будет отображаться точная информация по задачам проекта.

Например: отчет по задачам с указанием плановых затрат, с указанием фактических затрат, с запущенным таймером, с комментариями или без них, задачи по определенным меткам и статусам, за приоритетом и датой финиша.
Вариативность отчетов позволяет сделает контроль реализации проекта и задач гибким. Самостоятельно выбирайте сроки и параметры генерации отчета. Для новых проектов лучшего всего делать отчет за небольшой период: день, неделя. Так можно скорректировать рабочий процесс вовремя и избежать ошибок, которые могут стоить денег.




На что обратить внимание при выборе системы управления проектами?


  • Наличие инструментов для количественного контроля (время и деньги)
  • Наличие инструментов для визуального контроля (Канбан, Календарь, Диаграмма Ганта, Отчет)
  • Удобство использования. Важно, чтобы функционал системы был понятен и удобен в использовании всей команде: от бухгалтера — до разработчика.
  • Возможность детализации данных по проектам и задачам (наличие фильтров)

Создать план выполнения проекта, добавить проект в систему и разбить его на отдельные задачи можно прямо сейчас. Протестируйте инструменты контроля реализации проектов и задач и выберите те, которые максимально подойдут с учетом специфики вашего бизнеса.

esc
Поделиться в
или
Если проектный менеджмент – это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является...
13 мая 2021   •   12 min read
У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами – тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути. Если кривая...
12 мая 2021   •   14 min read
Планирование –– это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели. Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить...
11 мая 2021   •   8 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через