14 апреля 2021   •   Алина Кривенец   •   18 min read

Как контролировать реализацию проекта

Контроль выполнения проекта — это сравнение плановых сроков и бюджетов с фактическими на отдельных этапах работы над проектом. Если раньше контроль качества проекта сводился к заполнению сотни бумаг (часть из которых терялась, конечно), то сегодня контролировать реализацию проекта можно с помощью системы управления проектами.

Теперь вся работа над проектом будет в рамках одной системы. То есть: больше нет бумажных отчетов, приблизительного сведения затрат по проекту в конце месяца, беспричинного срыва дедлайнов и хаотичного выполнения задач.

Контроль проекта сводится к систематизации, генерации отчетности за любой период, отслеживанию затрат по проекту на разных этапах его выполнения.

Как завести проект в систему? Этапы выполнения:


  • Создайте проект. Название должно быть понятным и лаконичным, описание — точным.
  • Добавьте файлы. Если для реализации проекта команде важно работать с файлами — добавьте их.
  • Укажите сроки. Наличие дедлайнов позволит детально распланировать работу над проектом.
  • Укажите плановые расходы. Это может быть количество времени и бюджет, предположительно необходимые для реализации проекта, или одно из двух: время или бюджет.

Назначьте Руководителя проекта и Ответственного. Это может быть один и тот же человек или разные.
Наличие Руководителя и Ответственного повышает шансы успешной реализации проекта. Задача Руководителя — мониторинг выполнения проекта и контроль.

Задача Ответственного — придерживаться заранее утвержденного плана по проекту (о планировании расскажем отдельно), коммуницировать с командой, вовремя выявлять и вносить изменения, готовить отчетность по проекту и т.д.

Выберите статус и метки. Для каждого проекта внутри системы управления можно выбрать всего один статус и несколько меток. Статус и метки могут меняться в процессе реализации проекта. Такие инструменты контроля, как статус и метки, станут ключевыми.

Где и как применить набор меток и статус для контроля реализации проекта мы детально опишем в блоке «Инструменты для контроля реализации проект.

Выберите команду проекта. Над проектом может работать одна или несколько команд, а также отдельные участники одной команды или разных.



Планирование выполнения задач по проекту. Зачем разбивать проект на отдельные задачи

Когда проект и информация по нему внесены в сервис управления проектами, следующий этап — разбивка проекта на отдельные задачи. Как и для проекта, для каждой отдельной задачи можно указать: название, папку (выбрать команду, которой принадлежит эта задача), Ответственного, статус и метки, срок выполнения, плановые расходы, команду.

Также можно добавить файлы и комментарии к задаче.
Контроль задач сотрудников будет осуществляться с помощью инструментов, которые в проектном менеджменте улучшают эффективность работы всей команды, каждого отдельного участника и приводят к успешной реализации всего проекта.



Как контролировать исполнение задач

По каждой задаче есть исходные данные, которые в процессе работы могут меняться. Например: было запланировано для выполнения задачи двадцать часов, но по факту ушло тридцать.

Сравнение Плана и Факта дает возможность аргументировать клиенту, почему расходы по конкретной задаче нужно скорректировать.

Контроль выполнения поставленных задач лучше доверить одному сотруднику. Например: это может быть Ответственный по задаче.


Инструменты для контроля реализации проекта и задач

Теперь, когда в рамках проекта созданы и оформлены отдельные задачи, важно эффективно использовать инструменты контроля.

Процесс внедрения системы управления проектами может быть для команды непростым (все новое часто воспринимается болезненно), поэтому важно объяснить, почему тот или иной инструмент важны для общего результата команды и эффективности каждого отдельного участника.

Вы можете самостоятельно протестировать сервис управления проектами, после чего сможете помочь команде с адаптацией к новым правилам ведения проектов и задач. Также можно назначить ответственного за обучение команды.


Инструмент № 1 — Таймер

Таймер можно использовать для каждой отдельной задачи. Если над задачей работает несколько человек, таймеры по окончанию работы над задачей суммируются, но при этом каждый участник видит свои данные и может использовать их в отчете.



Таймер дает возможность контролировать фактические затраты времени по задаче. Использование таймера станет полезной привычкой, если донести до команды важность этого инструмента.


Почему важно запускать таймер по задаче?

Становятся понятны фактические затраты времени, и если они отличаются от плана — это можно показать Руководителю или клиенту для внесения изменений в плановые затраты.

Если не все сотрудники запускают таймер на старте работы над задачей, они могут внести фактические затраты по окончанию: количество затраченного времени и стоимость этого времени или что-то одно.

Вопрос: Как контролировать время? — один из самых частных. Руководители, менеджеры проекта, клиенты хотят контролировать время по проекту и отдельным задачам. Контроль затраченного времени исключает ошибки, которые могут стоить денег, репутации и конечного результата.



Инструмент № 2 — Календарь

Все задачи, для которых был указан при создании крайний срок выполнения, будут отображаться на Календаре. Но это не все преимущества Календаря внутри системы управления проектами.

На Календаре также можно:

  • видеть даты начала и крайнего срока отпусков\больничных у сотрудников
  • фильтровать задачи по меткам, статусам, приоритету
  • фильтровать задачи по внесенным данным, вложенным файлам




Инструмент № 3 — Канбан

Это доска визуализации, на которой отображены все задачи на разных этапаха выполнения. Этап выполнения = статус. То есть, для того, чтобы задача перемещалась по Канбану, для нее важно указать статус.

Преимущество Канбан, как визуального инструмента контроля реализации задач — это возможность перетягивать задачу от одного этапа к другому. Визуально Канбан выглядит как отдельные колонки (раньше это были цветные стикеры на физической доске). Каждая колонка соответствует определенному статусу.

Например: есть задача по созданию коммерческого предложения. Первый этап — написание. Для этой задачи будет добавлен статус «Написание». После того, как текст будет написан, задачу можно перенести на следующий этап (перетащить в следующую колонку), изменив тем самым статус на «Оформление».




Инструмент № 4 — Диаграмма Ганта

Еще один инструмент визуального контроля. На Диаграмме Ганта отображаются проекты, задачи и подзадачи. На Диаграмме можно менять срок по задаче, например, не переходя к ее редактированию.

Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.
Контроль выполнения задач с помощью Диаграммы Ганта основывается на визуальной цветной индикации сроков, создании связей между задачами. Например: если срок по задаче задерживается, это отобразится на Диаграмме Ганта цветным индикатором.

Как связывать задачи между собой на Диаграмме Ганта? Можно связать дату финиша одной задачи с датой старта другой, если они связаны между собой и результат второй зависит от успешного завершения первой.

Полезные опции на Диаграмме Ганта для контроля реализации проектов и задач: отпуска, больничные, рабочие дни сотрудников и выходные.
Понимание того, когда именно тот или другой участник команды уходит в отпуск, позволит скорректировать рабочий процесс так, чтобы работа над проектом не останавливалась. Например, можно передать Ответственность за выполнение задачи временно отсутствующего сотрудника другому участнику команды.




Инструмент № 5 — Отчеты

В системе управления проектами можно генерировать и выгружать отчеты за любой период и по нужным вам параметрам. То есть, теперь отчетность не будет закрываться в конце месяца, где за основу берутся приблизительные данные. В выгруженном отчете за день, неделю, месяц, год или любой выбранный вручную период, будет отображаться точная информация по задачам проекта.

Например: отчет по задачам с указанием плановых затрат, с указанием фактических затрат, с запущенным таймером, с комментариями или без них, задачи по определенным меткам и статусам, за приоритетом и датой финиша.
Вариативность отчетов позволяет сделает контроль реализации проекта и задач гибким. Самостоятельно выбирайте сроки и параметры генерации отчета. Для новых проектов лучшего всего делать отчет за небольшой период: день, неделя. Так можно скорректировать рабочий процесс вовремя и избежать ошибок, которые могут стоить денег.




На что обратить внимание при выборе системы управления проектами?


  • Наличие инструментов для количественного контроля (время и деньги)
  • Наличие инструментов для визуального контроля (Канбан, Календарь, Диаграмма Ганта, Отчет)
  • Удобство использования. Важно, чтобы функционал системы был понятен и удобен в использовании всей команде: от бухгалтера — до разработчика.
  • Возможность детализации данных по проектам и задачам (наличие фильтров)

Создать план выполнения проекта, добавить проект в систему и разбить его на отдельные задачи можно прямо сейчас. Протестируйте инструменты контроля реализации проектов и задач и выберите те, которые максимально подойдут с учетом специфики вашего бизнеса.

FAQ

Что такое исполнение проекта?

Это процесс координации человеческих, временных и прочих типов ресурсов, выделенных для выполнения плана и достижения поставленной цели. Во время исполнения проекта его руководитель занимается не только организацией и интеграцией, но также анализом и выявлением отклонений между текущим исполнением и первоначальным планом. При возникновении необходимости менеджер проекта инициирует запросы на изменения, составляет прогнозы по срокам и бюджету проекта. Грамотный контроль должен касаться всех параметров и проводиться с периодичностью, указанной в базовом плане.

Какую роль играют контроль и мониторинг в реализации проекта?

Контроль и мониторинг реализации проекта — непрерывный процесс наблюдения, регулирования и анализа прогресса проекта, способствующий достижению поставленных целей в запланированные сроки. В случае выявления расхождения между текущим статусом проектных работ с тем, что указано в плане, проводится анализ для выяснения причины отклонения и принятия корректирующих мер. Как правило, это влечет за собой необходимость в изменении, например, результатов проекта, его содержания, проектной документации либо плана управления проектом.

Какие этапы содержит процесс инициации проекта?

Инициация — важнейшая стадия проекта, характеризующаяся прохождением определенных этапов для его успешного запуска. Сюда входят: разработка концепции проекта, ее рассмотрение и утверждение, четкое определение задач и целей проекта, формирование устава, определение участников проектной группы и всех заинтересованных лиц, принятие решения об обеспечении ресурсами первой фазы проекта. Результатом инициации проекта выступает авторизация и санкционирование старта проекта либо нового этапа его жизненного цикла.

Что такое контрольные точки проекта?

Контрольные точки проекта — это набор конкретных промежуточных результатов, определяемых еще на этапе планирования проекта, и по которым составляется и визуализируется расписание (результаты привязываются к датам их получения). Описание контрольных точек содержит информацию о сроках выполнения запланированных задач и о том, что будет результатом их выполнения. При достижении контрольных точек производится сопоставление фактических показателей (на момент достижения контрольной точки) с плановыми.

Кто выступает участником проекта?

Под данным термином подразумеваются все физические и юридические лица, принимающие участие в работе над проектом, а также те, чьи интересы затрагиваются в процессе его реализации. Выделяют три группы участников проекта: основная команда (совместно работают над достижением цели и находятся в тесном контакте между собой), расширенная (способствует основной группе, но непосредственного участия в осуществлении проекта не принимает) и заинтересованные стороны (влияют на участников обеих групп, но не вступают в сотрудничество с ними).

Сколько видов контроля предполагает реализация проекта?

Три вида контроля: предварительный, текущий, заключительный. Предварительный осуществляется до начала работ, он направлен на контроль всех видов ресурсов, согласно установленным к ним требованиям и предельным величинам. Текущий контроль производят уже на этапе реализации проекта, путем сравнения достигнутых результатов с установленными по качеству, времени, бюджету, ресурсам. Завершающий контроль происходит на завершающей стадии проекта, его цель — интегральная оценка реализации проекта в целом.

Что такое контроль проекта?

Контроль проекта — систематически проводимый процесс обработки информации, направленный на выявление различий между плановыми величинами и взятыми для сравнения, и анализ выявленных отклонений. Контроль должен обеспечивать: мониторинг, выявление отклонений от целей проекта, прогноз последствий, а также обоснование необходимости в корректирующем воздействии.

Что такое критерии успеха проекта?

Критерии успеха проекта — совокупность сформулированных на этапе его планирования качественных и/или количественных показателей, позволяющих судить о степени успешности проекта. Они должны быть четко выделены, оценены и продуманы. Показателями успешности проекта выступают: его качество, удовлетворяющее либо превышающее ожидания заказчика, завершение проекта согласно установленным срокам и выделенному бюджету.

Как определить контрольные точки проекта?

Определение контрольных точек производится на этапе планирования проекта, после чего составляется их расписание (результаты привязываются к датам их достижения), визуализируется и регулярно контролируется. Определение контрольных точек включает в себя: определение продуктов проекта, назначение и согласование обоснованных сроков их достижения, назначение ответственного лица, кто сможет подтвердить получение результата и его соответствие заявленному качеству, а также того, кто может независимо контролировать выполнение контрольных точек и правила контроля.

esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через