worksection
Blog
Cum să controlați implementarea proiectului
  •     •   8 min read

Cum să controlați implementarea proiectului

Con­trolul unui proiect implică sis­tem­ati­zarea, gener­area rapoartelor pen­tru orice perioadă și urmărirea cos­turilor proiec­tu­lui în diferite etape ale imple­men­tării sale.

Ce este un Plan de Proiect?

Un plan de proiect este un doc­u­ment care definește obiec­tivele, sarcinile, resurse­le și etapele exe­cuției proiec­tu­lui, împre­ună cu cronolo­gia aces­to­ra. Include un pro­gram de lucru, cos­turi, riscuri și strate­gii de man­age­ment pen­tru a atinge efi­cient obiec­tivele proiectului.

Un plan de imple­mentare a proiec­tu­lui este un doc­u­ment strate­gic care con­turează obiec­tivele, sarcinile, termenele lim­ită și resurse­le nece­sare pen­tru o exe­cuție de suc­ces a proiec­tu­lui. Creează o struc­tură clară des­ti­nat să atingă obiectivele.

Cum să Creezi un Plan de Imple­mentare a Proiectului

Crearea unui plan de imple­mentare a proiec­tu­lui este un pas esențial pen­tru suc­ces. Descrierea gen­er­ală definește para­metrii și obiec­tivele prin­ci­pale ale proiec­tu­lui, sta­bilind o struc­tură de bază pen­tru o revizuire detal­i­ată ulterioară.

Pasul 1: Definirea Obiec­tivelor și Para­metrilor Proiectului

Primul pas este definirea obiec­tivelor și para­metrilor prin­ci­pali, ajutând la for­marea con­cep­tu­lui gen­er­al al proiec­tu­lui, care include:
  • Obiec­tive
  • Dome­ni­ul de lucru
  • Condiții cheie de execuție
O anal­iză detal­i­ată a obiec­tivelor per­mite deter­minarea pre­cisă a ceea ce tre­buie atins, în timp ce sta­bilirea para­metrilor definește dome­ni­ul și lim­itele proiectului.

Pasul 2: Strate­gia de Exe­cuție și Alo­carea Resurselor

Al doilea pas implică dez­voltarea unei strate­gii pen­tru exe­cutarea sarcinilor speci­fice și iden­ti­fi­carea resurselor nece­sare pen­tru imple­mentarea aces­to­ra. Descrierea fiecărei sarci­ni și iden­ti­fi­carea par­tic­i­panților cheie ajută la evitarea neînțelegerilor și asig­ură uti­lizarea efi­cien­tă a resurselor.

Pasul 3: Plan­ul de Comu­ni­care și Metri­cile de Succes

Al treilea pas se con­cen­trează pe dez­voltarea unui plan de comu­ni­care și definirea metri­cilor de suc­ces. Asig­u­rarea unei comu­nicări efi­ciente interne și externe garan­tează înțelegerea rec­i­procă între toate părțile și răspun­sul punc­tu­al la schim­bări. Definirea metri­cilor de suc­ces oferă cri­terii speci­fice pen­tru eval­u­area rezultatelor.

Pasul 4: Man­age­men­tul Riscurilor

Al patrulea pas con­stă în iden­ti­fi­carea riscurilor și dez­voltarea strate­gi­ilor de man­age­ment. Analizarea provocărilor potențiale și pregătirea pen­tru rezolvarea aces­to­ra face ca plan­ul să fie mai flex­i­bil și adapt­abil la schimbări.

Pasul 5: Rezu­mat și Finalizare Finală

Ultim­ul pas este rezu­mat­ul și rafinarea întreg­u­lui plan. Aces­ta implică o revizuire finală a tutur­or pașilor, luând în con­sid­er­are toate corec­turile și îmbunătățir­ile. Eta­pa de încheiere asig­ură integri­tatea și coerența plan­u­lui de imple­mentare a proiec­tu­lui înainte de execuție.

Con­trolul Etapelor de Imple­mentare a Proiectului

Con­trolul etapelor de imple­mentare a proiec­tu­lui implică com­para­rea termenelor lim­ită și bugetelor plan­i­fi­cate cu cifrele reale în diferite etape ale lucrărilor de proiect. În tre­cut, con­trolul cal­ității unui proiect impli­ca com­pletarea numeroaselor doc­u­mente (unele din­tre care s‑au pier­dut inevitabil), dar astăzi, imple­mentarea proiec­tu­lui poate fi mon­i­tor­iza­tă folosind un sis­tem de man­age­ment al proiectelor.

Acum, toate lucrările de proiect vor fi într-un sin­gur sis­tem. Asta înseam­nă că nu mai sunt rapor­turi pe hâr­tie, rapoarte de chel­tu­ieli brute la sfârși­t­ul lunii, întârzieri inex­plic­a­bile și exe­cuție haotică a sarcinilor.

Pașii Imple­men­tării Proiectului

  • Creează un Proiect: Numele ar tre­bui să fie clar și con­cis, iar descrierea ar tre­bui să fie precisă.
  • Adaugă Fișiere: Dacă echipa tre­buie să lucreze cu fișiere pen­tru imple­mentarea proiec­tu­lui, adaugă-le.
  • Sta­bilește Termene Lim­ită: Sta­bilirea termenelor per­mite plan­i­fi­carea detal­i­ată a lucrărilor de proiect.
  • Speci­fi­ca Chel­tu­ielile Plan­i­fi­cate: Aceas­ta poate include can­ti­tatea de timp și buge­tul prob­a­bil nece­sar pen­tru imple­mentarea proiec­tu­lui, sau unul din cele două: timp sau buget.
  • Assignă un Man­ag­er de Proiect și o Per­soană Respon­s­abilă: Aces­ta poate fi aceeași per­soană sau indi­vizi difer­iți.

    A avea un Man­ag­er de Proiect și o Per­soană Respon­s­abilă crește șanse­le de imple­mentare de suc­ces a proiec­tu­lui. Sarci­na Man­ageru­lui este de a mon­i­tor­iza și con­tro­la exe­cuția proiec­tu­lui. Sarci­na Per­soanei Respon­s­abile este de a urma plan­ul de proiect pre-apro­bat, de a comu­ni­ca cu echipa, de a iden­ti­fi­ca prompt și de a face mod­i­ficări, de a pregăti rapoarte de proiect și multe altele.
  • Selectează Starea și Etichetele: Fiecare proiect din cadrul sis­temu­lui de man­age­ment poate avea o stare și mai multe etichete. Starea și etichetele pot varia în tim­pul etapelor de imple­mentare ale proiec­tu­lui. Instru­mentele de con­trol, cum ar fi starea și etichetele, devin ele­mente cheie.

Plan­i­fi­carea Exe­cuției Sarcinilor pen­tru Proiect

Când proiec­tul și infor­mați­ile sale sunt intro­duse în ser­vi­ci­ul de man­age­ment al proiectelor, urmă­torul pas este împărțirea proiec­tu­lui în sarci­ni indi­vid­uale. La fel ca proiec­tul, fiecare sarcină poate include:
  • Titlu
  • Fold­er (selectează echipa căreia îi aparține sarcina)
  • Per­soana Responsabilă
  • Stare și Etichete
  • Ter­men Limită
  • Chel­tu­ieli Planificate
  • Echipa
Fișiere și comen­tarii pot fi, de aseme­nea, adău­gate la sarcină. Con­trolul sarcinilor va fi facil­i­tat de instru­mente care îmbunătățesc efi­ciența întregii echipe, a fiecărui mem­bru și con­duc la imple­mentarea de suc­ces a proiectului.

Cum să Con­trolezi Exe­cuția Sarcinilor

Fiecare sarcină are date inițiale care pot varia în tim­pul pro­ce­su­lui de lucru. De exem­plu: dacă au fost plan­i­fi­cate 20 de ore pen­tru o sarcină, dar s‑au chel­tu­it de fapt 30.

Com­para­rea Plan­u­lui și Fap­tu­lui per­mite jus­ti­fi­carea către client de ce chel­tu­ielile pen­tru o sarcină speci­fică tre­buie ajustate.

Cel mai bine este să încred­ințezi con­trolul exe­cuției sarcinilor unei sin­gure per­soane, cum ar fi Per­soana Respon­s­abilă pen­tru sarcină.

Instru­mente pen­tru Con­trolul Imple­men­tării Proiec­tu­lui și Sarcinilor

Acum că sarcinile indi­vid­uale din cadrul proiec­tu­lui sunt cre­ate și doc­u­men­tate, este cru­cial să folosești efi­cient instru­mentele de control.

Pro­ce­sul de imple­mentare a unui sis­tem de man­age­ment al proiec­tu­lui poate fi provo­ca­tor pen­tru echipă (orice nou este ade­sea întâmp­inat cu rezis­tență), așa că este esențial să expli­ci de ce instru­mentele speci­fice sunt impor­tante pen­tru rezul­tatele gen­erale ale echipei și efi­ciența fiecărui membru.

Poti tes­ta inde­pen­dent ser­vi­ci­ul de man­age­ment al proiectelor, apoi ajută echipa să se adapteze la noile reg­uli de man­age­ment al proiec­tu­lui și sarcinilor. Alter­na­tiv, numește pe cine­va respon­s­abil pen­tru instru­irea echipei.

Instru­ment #1: Cronometru

Cronometrul poate fi folosit pen­tru fiecare sarcină. Dacă mai multe per­soane lucrează la o sarcină, totalul cronometru­lui este sumat, dar fiecare par­tic­i­pant își vede datele și poate folosi aces­te date în rapoarte.

Cronometrul per­mite con­trolul tim­pu­lui efec­tiv petre­cut pe o sarcină. Uti­lizarea cronometru­lui va deveni o obi­cei benef­ic dacă echipa înțelege impor­tanța sa.


De ce este impor­tant să pornești cronometrul pen­tru o sarcină?

Clar­i­fică chel­tu­ielile tem­po­rale reale, iar dacă aces­tea diferă de plan, acest lucru poate fi ară­tat Man­ageru­lui sau clien­tu­lui pen­tru ajustări ale planului.

Dacă nu toți anga­jații por­nesc cronometrul la începutul unei sarci­ni, pot intro­duce tim­pul efec­tiv petre­cut ulte­ri­or: can­ti­tatea de timp și cos­tul aces­tui timp sau doar unul din­tre cele două.

Instru­ment #2: Calendar

T toate sarcinile cu termene lim­ită sta­bilite vor apărea pe Cal­en­dar. Dar aces­tea nu sunt toate avan­ta­jele Cal­en­daru­lui din cadrul sis­temu­lui de man­age­ment al proiectelor.

Pe Cal­en­dar, poți de asemenea:
  • Vede datele începă­toare și de finalizare ale concediilor/​absențelor pen­tru angajați
  • Fil­tra sarcinile după etichete, stări, priorități
  • Fil­tra sarcinile după datele intro­duse, fișierele anexate

Instru­ment #3: Kanban

​Aceas­ta este o tablă de vizualizare care arată sarcinile în diferite etape de exe­cuție. Eta­pa de exe­cuție = stare. Pen­tru a muta o sarcină pe Kan­ban, tre­buie setată o stare.

Avan­ta­jul Kan­ban ca instru­ment de con­trol vizual este capac­i­tatea de a trasa sarcinile dintr‑o etapă în alta. Vizual, Kan­ban arată ca coloane sep­a­rate (ante­ri­or, aces­tea erau abți­bil­duri col­orate pe o tablă fiz­ică). Fiecare coloană core­spunde unei stări specifice.

De exem­plu, există o sarcină de a crea o prop­unere com­er­cială. Pri­ma etapă este scrierea. Această sarcină va pri­mi statu­tul ​„Scriere”. După ce tex­tul este scris, sarci­na poate fi mutată la eta­pa urmă­toare (trasă în coloana urmă­toare), schim­bând statu­tul în ​„Design”.

Instru­ment #4: Dia­gra­ma Gantt

Un alt instru­ment de con­trol vizual. Proiectele, sarcinile și sub-sarcinile sunt afișate pe Dia­gra­ma Gantt. Poți schim­ba ter­menul unei sarci­ni pe Dia­gra­ma Gantt fără a edi­ta sarcina.

Dia­gra­ma Gantt este o foaie de par­curs a proiec­tu­lui care urmărește conex­i­u­nile din­tre sarci­ni, punctele crit­ice, datele de început și de sfârșit ale exe­cuției sarcinilor.
Con­trolul exe­cuției sarcinilor cu Dia­gra­ma Gantt se bazează pe indi­ca­torii de culoare vizuali ai termenelor și crearea legă­turilor între sarci­ni. De exem­plu, dacă ter­menul unei sarci­ni este întârzi­at, aces­ta va fi indi­cat pe Dia­gra­ma Gantt cu un indi­ca­tor de culoare.

Cum să legi sarcinile pe Dia­gra­ma Gantt?

Poti lega data de finalizare a unei sarci­ni de data de început a alteia dacă aces­tea sunt legate și rezul­tat­ul celei de a doua sarci­ni depinde de finalizarea cu suc­ces a primei.

Instru­ment #5: Rapoarte

Sis­temele de man­age­ment al proiectelor pot gen­era și expor­ta rapoarte pen­tru orice perioadă și para­metrii nece­sari. Rapoartele nu se mai încheie la sfârși­t­ul lunii pe baza datelor aprox­i­ma­tive. Rapor­tul expor­tat pen­tru o zi, săp­tămână, lună, an sau orice perioadă selec­tată man­u­al va ară­ta infor­mații exacte despre sarcinile proiectului.

De exem­plu, un raport despre sarcinile cu chel­tu­ieli plan­i­fi­cate, chel­tu­ieli reale, începerea cronometru­lui, cu sau fără comen­tarii, sarci­ni cu anu­mite etichete și stare, după pri­or­i­tate și data de finalizare.
Vari­abil­i­tatea rapoartelor face con­trolul proiec­tu­lui și al sarcinilor flex­i­bil. Alege sin­gur inter­valele de timp și para­metrii pen­tru gener­area rapoartelor. Pen­tru proiectele noi, este mai bine să faci rapoarte pen­tru perioade scurte: zi, săp­tămână. Acest lucru per­mite ajustarea la timp a pro­ce­su­lui de lucru și evitarea greșelilor costisitoare.

Ce să cauți când ale­gi un Sis­tem de Man­age­ment al Proiectului?

  • Disponi­bil­i­tatea instru­mentelor pen­tru con­trolul can­ti­ta­tiv (timp și bani)
  • Disponi­bil­i­tatea instru­mentelor pen­tru con­trolul vizual (Kan­ban, Cal­en­dar, Dia­gra­ma Gantt, Raport)
  • Facil­i­tatea uti­lizării: este esențial ca funcțion­al­i­tatea sis­temu­lui să fie înțe­leasă și con­ven­abilă pen­tru întrea­ga echipă, de la con­tabil la developer.
  • Capac­i­tatea de a detalia datele despre proiecte și sarci­ni (disponi­bil­i­tatea filtrului)
​​Creează un plan de imple­mentare a proiec­tu­lui, adaugă proiec­tul în sis­tem și împarte‑l în sarci­ni indi­vid­uale chiar acum. Testează instru­mentele de con­trol al imple­men­tării proiec­tu­lui și sarcinilor și alege ace­lea care se potrivesc cel mai bine speci­fi­cu­lui afac­erii tale.​
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula