Kontrola projektu polega na systematyzacji, generowaniu raportów za dowolny okres oraz śledzeniu kosztów projektu na różnych etapach jego realizacji.
Czym jest plan projektu?
Plan projektu to dokument, który definiuje cele, zadania, zasoby i etapy realizacji projektu, wraz z ich harmonogramem. Zawiera harmonogram pracy, koszty, ryzyka oraz strategie zarządzania, aby skutecznie osiągnąć cele projektu.
Plan wdrożenia projektu to dokument strategiczny określający cele, zadania, terminy i zasoby niezbędne do pomyślnej realizacji projektu. Tworzy jasną strukturę mającą na celu osiągnięcie celów.
Jak stworzyć plan wdrożenia projektu
Stworzenie planu wdrożenia projektu jest krytycznym krokiem ku do sukcesu. Opis ogólny określa główne parametry i cele projektu, ustanawiając podstawową strukturę do dalszej szczegółowej analizy.
Krok 1: Zdefiniuj cele i parametry projektu
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów i głównych parametrów, co pomaga w sformułowaniu ogólnej koncepcji projektu, która obejmuje:
- Cele
- Zakres pracy
- Kluczowe warunki realizacji
Krok 2: Strategia wykonania i alokacja zasobów
Drugim krokiem jest opracowanie strategii realizacji konkretnych zadań oraz zidentyfikowanie zasobów potrzebnych do ich wdrożenia. Opis każdego zadania i zidentyfikowanie kluczowych uczestników pomaga uniknąć nieporozumień i zapewnia skuteczne wykorzystanie zasobów.
Krok 3: Plan komunikacji i wskaźniki sukcesu
Trzeci krok koncentruje się na opracowaniu planu komunikacji i zdefiniowaniu wskaźników sukcesu. Zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej gwarantuje wzajemne zrozumienie wśród wszystkich stron oraz terminową reakcję na zmiany. Definiowanie wskaźników sukcesu dostarcza konkretnych kryteriów do oceny wyników.
Krok 4: Zarządzanie ryzykiem
Czwarty krok składa się z identyfikacji ryzyk oraz opracowania strategii zarządzania. Analizowanie potencjalnych wyzwań i przygotowanie się na ich rozwiązanie sprawia, że plan staje się bardziej elastyczny i dostosowujący się do zmian.
Krok 5: Podsumowanie i finalne dopracowanie
Ostatnim krokiem jest podsumowanie i dopracowanie całego planu. Obejmuje to końcowy przegląd wszystkich kroków, uwzględniając wszystkie korekty i poprawki. Ostateczny etap zapewnia kompletność i spójność planu wdrożenia projektu przed jego realizacją.
Kontrola etapów realizacji projektu
Kontrola etapów realizacji projektu polega na porównaniu zaplanowanych harmonogramów i budżetów z rzeczywistymi danymi na różnych etapach prac projektowych. W przeszłości kontrola jakości projektu polegała na wypełnianiu licznych dokumentów (z których niektóre nieuchronnie się gubiły), ale dziś realizację projektu można monitorować przy użyciu systemu zarządzania projektami.
Teraz wszystkie prace projektowe będą w jednym systemie. Oznacza to koniec papierowych raportów, szacunkowych raportów wydatków na koniec miesiąca, niejasnych niezrealizowanych terminów oraz chaotycznego wykonywania zadań.
Etapy realizacji projektu
- Utwórz projekt: Nazwa powinna być jasna i zwięzła, a opis precyzyjny.
- Dodaj pliki: Jeśli zespół musi pracować z plikami do realizacji projektu, dodaj je.
- Określ terminy: Posiadanie terminów pozwala na szczegółowe planowanie prac projektowych.
- Określ planowane wydatki: Może to obejmować ilość czasu i budżetu prawdopodobnie potrzebnego do realizacji projektu, lub jedno z dwóch: czas lub budżet.
- Przydziel kierownika projektu i osobę odpowiedzialną: Mogą to być te same osoby lub różne osoby.
Posiadanie kierownika projektu i osoby odpowiedzialnej zwiększa szanse na pomyślną realizację projekt. Zadaniem Kierownika jest monitorowanie i kontrolowanie realizacji projektu. Zadaniem Osoby odpowiedzialnej jest podążanie za zatwierdzonym planem projektu, komunikowanie się z zespołem, szybkiego identyfikowanie i wprowadzanie zmian, przygotowywanie raportów projektowych i inne. - Wybierz status i tagi: Każdy projekt w systemie zarządzania może mieć jeden status i kilka tagów. Status i tagi mogą się zmieniać w trakcie realizacji projektu. Narzędzia kontrolne, takie jak status i tagi, stają się kluczowymi elementami.
Planowanie wykonania zadań projektu
Gdy projekt i jego informacje są wprowadzone do usługi zarządzania projektami, następnym krokiem jest rozbicie projektu na pojedyncze zadania. Podobnie jak w projekcie, każde zadanie może obejmować:
- Tytuł
- Folder (wybierz zespół, do którego należy zadanie)
- Osoba odpowiedzialna
- Status i tagi
- Termin
- Planowane wydatki
- Zespół
Jak kontrolować wykonanie zadań
Każde zadanie ma dane początkowe, które mogą się zmieniać w trakcie procesu pracy. Na przykład: jeśli zaplanowano 20 godzin na zadanie, ale faktycznie wydano 30.
Porównanie planu i fakty pozwala uzasadnić klientowi, dlaczego konkretne wydatki na zadanie muszą być dostosowywane.
Najlepiej powierzyć kontrolę wykonania zadań jednemu pracownikowi, takiemu jak Osoba odpowiedzialna za zadanie.
Narzędzia do kontrolowania realizacji projektu i zadań
Teraz, gdy poszczególne zadania w ramach projektu są stworzone i udokumentowane, kluczowe jest skuteczne wykorzystanie narzędzi kontrolnych.
Proces wdrażania systemu zarządzania projektami może być wyzwaniem dla zespołu (wszystko nowe często spotyka się z oporem), dlatego ważne jest wyjaśnienie, dlaczego konkretne narzędzia są istotne dla ogólnych wyników zespołu i efektywności każdego członka.
Możesz samodzielnie przetestować usługę zarządzania projektami, a następnie pomóc zespołowi dostosować się do nowych zasad zarządzania projektami i zadaniami. Alternatywnie, wyznacz kogoś odpowiedzialnego za szkolenie zespołu.
Narzędzie #1: Stoper
Stoper może być używany dla każdego zadania. Jeśli w zadaniu pracuje kilka osób, sumuje się wyniki stoperów, ale każdy uczestnik widzi swoje dane i może włączyć to do raportów.
Stoper pozwala kontrolować rzeczywisty czas spędzany na zadaniu. Korzystanie ze stopera stanie się korzystnym nawykiem, jeśli zespół zrozumie jego znaczenie.
Dlaczego ważne jest rozpoczęcie stopera dla zadania?
Wyjaśnia to rzeczywiste wydatki czasowe, a jeśli różnią się one od planu, można to pokazać Menedżerowi lub klientowi w celu dostosowania planu.
Jeśli nie wszyscy pracownicy uruchomią stoper na początku zadania, mogą później wprowadzić rzeczywisty czas spędzony: ilość czasu i koszt tego czasu lub tylko jeden z tych dwóch.
Narzędzie #2: Kalendarz
Wszystkie zadania z ustalonymi terminami pojawią się w Kalendarzu. Ale to nie wszystkie zalety Kalendarza w systemie zarządzania projektami.
W Kalendarzu można również:
- Zobaczyć daty rozpoczęcia i zakończenia urlopów/zwolnień chorobowych pracowników
- Filtrować zadania według tagów, statusów, priorytetów
- Filtrować zadania według wprowadzonych danych, załączonych plików
Narzędzie #3: Kanban
To tablica wizualizacyjna pokazująca zadania na różnych etapach wykonania. Etap wykonania = status. Aby przenieść zadanie na Kanban, musi być ustawiony status.Zaletą Kanban jako narzędzia wizualnej kontroli jest możliwość przeciągania zadań z jednego etapu do drugiego. Wizualnie, Kanban wygląda jak oddzielne kolumny (wcześniej były to kolorowe naklejki na fizycznej tablicy). Każda kolumna odpowiada konkretnemu statusowi.
Na przykład istnieje zadanie stworzenia propozycji handlowej. Pierwszym etapem jest pisanie. To zadanie otrzyma status “Pisanie”. Po napisaniu tekstu, zadanie może być przeniesione do następnego etapu (przeciągnięte do następnej kolumny), zmieniając status na “Projektowanie”.
Narzędzie #4: Wykres Gantta
Kolejne wizualne narzędzie kontroli. Projekty, zadania oraz podzadania są wyświetlane na Wykresie Gantta. Możesz zmienić termin zadania na Wykresie Gantta bez edytowania zadania.
Wykres Gantta to mapa drogowa projektu, która śledzi powiązania między zadaniami, kluczowe punkty, daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadań.
Kontroluj wykonanie zadań na Wykresie Gantta w oparciu o wizualne wskaźniki kolorów terminów oraz tworzenie powiązań między zadaniami. Na przykład, jeśli termin zadania jest opóźniony, zostanie to wskazane na Wykresie Gantta za pomocą wskaźnika kolorów.
Jak łączyć zadania na Wykresie Gantta?
Możesz połączyć datę zakończenia jednego zadania z datą rozpoczęcia innego, jeśli są ze sobą powiązane, a wynik drugiego zadania zależy od pomyślnego zakończenia pierwszego.
Narzędzie #5: Raporty
Systemy zarządzania projektami mogą generować i eksportować raporty za dowolny okres i potrzebne parametry. Raporty nie zamykają się już na koniec miesiąca na podstawie przybliżonych danych. Eksportowany raport za dzień, tydzień, miesiąc, rok lub dowolny ręcznie wybrany okres pokaże dokładne informacje dotyczące zadań projektowych.
Na przykład raport dotyczący zadań z planowanymi wydatkami, rzeczywistymi wydatkami, czasem rozpoczęcia stopera, z lub bez komentarzy, zadaniami z konkretnymi tagami i statusami, według priorytetu i daty zakończenia.
Zmienne raporty sprawiają, że kontrola projektów i zadań jest elastyczna. Wybierz samodzielnie okresy czasu i parametry dla generowania raportów. Dla nowych projektów najlepiej robić raporty za krótkie okresy: dzień, tydzień. To pozwala na terminowe dostosowanie procesu pracy i unikanie kosztownych błędów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania projektami?
- Dostępność narzędzi do kontroli ilościowej (czas i pieniądze)
- Dostępność narzędzi do kontroli wizualnej (Kanban, Kalendarz, Wykres Gantta, Raport)
- Łatwość użycia: istotne jest, aby funkcjonalność systemu była zrozumiała i wygodna dla całego zespołu, od księgowego po programistę.
- Możliwość szczegółowego opisu danych dotyczących projektów i zadań (dostępność filtrów)