Controlar um projeto envolve sistematizar, gerar relatórios para qualquer período e monitorar os custos do projeto em várias fases de sua implementação.
O que é um Plano de Projeto?
Um plano de projeto é um documento que define os objetivos, tarefas, recursos e etapas da execução do projeto, junto com seu cronograma. Inclui um cronograma de trabalho, custos, riscos e estratégias de gerenciamento para alcançar os objetivos do projeto de forma eficaz.
Um plano de implementação de projeto é um documento estratégico que delimita os objetivos, tarefas, prazos e recursos necessários para a execução bem-sucedida do projeto. Cria uma estrutura clara voltada para a realização de metas.
Como Criar um Plano de Implementação de Projeto
Criar um plano de implementação de projeto é um passo crítico para o sucesso. A descrição geral define os principais parâmetros e objetivos do projeto, estabelecendo uma estrutura básica para uma análise detalhada posterior.
Passo 1: Definir Objetivos e Parâmetros do Projeto
O primeiro passo é definir os objetivos e principais parâmetros, ajudando a formar o conceito geral do projeto, que inclui:
- Objetivos
- Escopo de trabalho
- Condições chave de execução
Passo 2: Estratégia de Execução e Alocação de Recursos
O segundo passo envolve o desenvolvimento de uma estratégia para executar tarefas específicas e identificar os recursos necessários para sua implementação. Descrever cada tarefa e identificar os principais participantes ajuda a evitar mal-entendidos e garante o uso eficiente dos recursos.
Passo 3: Plano de Comunicação e Métricas de Sucesso
O terceiro passo foca no desenvolvimento de um plano de comunicação e na definição de métricas de sucesso. Garantir comunicação interna e externa eficaz assegura o entendimento mútuo entre todas as partes e respostas oportunas a mudanças. Definir métricas de sucesso fornece critérios específicos para a avaliação de resultados.
Passo 4: Gerenciamento de Riscos
O quarto passo consiste em identificar riscos e desenvolver estratégias de gerenciamento. Analisar possíveis desafios e se preparar para sua resolução torna o plano mais flexível e adaptável a mudanças.
Passo 5: Resumo e Refinamento Final
O passo final é resumir e refinar todo o plano. Isso envolve uma revisão final de todas as etapas, considerando todas as correções e melhorias. A fase final garante a completude e a consistência do plano de implementação do projeto antes da execução.
Controlando as Fases de Implementação do Projeto
Controlar as fases da implementação do projeto envolve comparar cronogramas e orçamentos planejados com números reais em várias etapas do trabalho do projeto. No passado, o controle de qualidade de um projeto envolvia preencher uma infinidade de papéis (alguns dos quais inevitavelmente eram perdidos), mas hoje, a implementação do projeto pode ser monitorada usando um sistema de gerenciamento de projetos.
Agora, todo o trabalho do projeto estará dentro de um único sistema. Isso significa que não haverá mais relatórios em papel, relatórios de despesas grosseiros no final do mês, prazos não explicados e execução de tarefas caótica.
Etapas de Implementação do Projeto
- Criar um Projeto: O nome deve ser claro e conciso, e a descrição deve ser precisa.
- Adicionar Arquivos: Se a equipe precisar trabalhar com arquivos para a implementação do projeto, adicione-os.
- Definir Prazos: Ter prazos permite planejar detalhadamente o trabalho do projeto.
- Especificar Despesas Planejadas: Isso pode incluir a quantidade de tempo e orçamento provavelmente necessários para a implementação do projeto, ou um dos dois: tempo ou orçamento.
- Atribuir um Gerente de Projeto e Pessoa Responsável: Isso pode ser a mesma pessoa ou indivíduos diferentes.
Ter um Gerente de Projeto e uma Pessoa Responsável aumenta as chances de implementação bem-sucedida do projeto. A tarefa do Gerente é monitorar e controlar a execução do projeto. A tarefa da Pessoa Responsável é seguir o plano de projeto pré-aprovado, comunicar-se com a equipe, identificar e fazer mudanças prontamente, preparar relatórios do projeto e mais. - Selecionar Status e Tags: Cada projeto dentro do sistema de gerenciamento pode ter um status e várias tags. Status e tags podem mudar durante as fases de implementação do projeto. Ferramentas de controle, como status e tags, tornam-se elementos chave.
Planejando a Execução das Tarefas do Projeto
Quando o projeto e suas informações são inseridos no serviço de gerenciamento de projetos, o próximo passo é dividir o projeto em tarefas individuais. Assim como o projeto, cada tarefa pode incluir:
- Título
- Pasta (selecione a equipe à qual a tarefa pertence)
- Pessoa Responsável
- Status e Tags
- Prazos
- Despesas Planejadas
- Equipe
Como Controlar a Execução das Tarefas
Cada tarefa possui dados iniciais que podem mudar durante o processo de trabalho. Por exemplo: se 20 horas foram planejadas para uma tarefa, mas 30 foram realmente gastas.
Comparar o Planejado e o Real permite justificar ao cliente por que despesas específicas da tarefa precisam ser ajustadas.
É melhor confiar o controle da execução das tarefas a um funcionário, como a Pessoa Responsável pela tarefa.
Ferramentas para Controlar a Implementação do Projeto e das Tarefas
Agora que as tarefas individuais dentro do projeto foram criadas e documentadas, é crucial utilizar eficazmente as ferramentas de controle.
O processo de implementação de um sistema de gerenciamento de projetos pode ser desafiador para a equipe (qualquer coisa nova geralmente é recebida com resistência), então é essencial explicar por que ferramentas específicas são importantes para os resultados gerais da equipe e a eficiência de cada membro.
Você pode testar independentemente o serviço de gerenciamento de projetos, e depois ajudar a equipe a se adaptar novas regras de gerenciamento de projetos e tarefas. Alternativamente, designe alguém responsável por treinar a equipe.
Ferramenta #1: Temporizador
O temporizador pode ser usado para cada tarefa. Se várias pessoas trabalham em uma tarefa, os totais dos temporizadores são somados, mas cada participante vê seus próprios dados e pode usá-los em relatórios.
O temporizador permite controlar o tempo real gasto em uma tarefa. Usar o temporizador se tornará um hábito benéfico se a equipe entender sua importância.
Por que é importante iniciar o temporizador para uma tarefa?
Ele clarifica os gastos de tempo reais, e se eles diferirem do plano, isso pode ser mostrado ao Gerente ou cliente para ajustes no plano.
Se nem todos os funcionários iniciarem o temporizador no início de uma tarefa, eles podem inserir o tempo real gasto depois: a quantidade de tempo e custo desse tempo ou apenas um dos dois.
Ferramenta #2: Calendário
Todas as tarefas com prazos definidos aparecerão no Calendário. Mas isso não é tudo que o Calendário oferece dentro do sistema de gerenciamento de projetos.
No Calendário, você também pode:
- Ver as datas de início e fim de férias/licenças médicas dos funcionários
- Filtrar tarefas por tags, status, prioridades
- Filtrar tarefas por dados inseridos, arquivos anexados
Ferramenta #3: Kanban
Esta é uma ferramenta de visualização que mostra tarefas em diferentes estágios de execução.Estágio de execução = status. Para mover uma tarefa no Kanban, um status deve ser definido.A vantagem do Kanban como ferramenta de controle visual é a capacidade de arrastar tarefas de um estágio para outro. Visualmente, o Kanban se parece com colunas separadas (anteriormente, eram adesivos coloridos em um quadro físico). Cada coluna corresponde a um status específico.
Por exemplo, existe uma tarefa para criar uma proposta comercial. O primeiro estágio é a redação. Essa tarefa receberá o status “Redação”. Depois que o texto for escrito, a tarefa poderá ser movida para o próximo estágio (arrastada para a próxima coluna), mudando o status para “Design”.
Ferramenta #4: Gráfico de Gantt
Outra ferramenta visual de controle. Projetos, tarefas e subtarefas são exibidos no Gráfico de Gantt. Você pode mudar o prazo de uma tarefa no Gráfico de Gantt sem editar a tarefa.
O Gráfico de Gantt é um roteiro do projeto que rastreia conexões entre tarefas, pontos críticos, datas de início e fim da execução das tarefas.
Controle a execução das tarefas com o Gráfico de Gantt com base em indicadores de cor visuais de prazos e criando conexões entre tarefas. Por exemplo, se o prazo de uma tarefa for atrasado, isso será indicado no Gráfico de Gantt com um indicador de cor.
Como vincular tarefas no Gráfico de Gantt?
Você pode vincular a data de término de uma tarefa à data de início de outra se elas estiverem relacionadas e o resultado da segunda tarefa depender da conclusão bem-sucedida da primeira.
Ferramenta #5: Relatórios
Sistemas de gerenciamento de projetos podem gerar e exportar relatórios para qualquer período e parâmetros necessários. Os relatórios não são mais encerrados no final do mês com base em dados aproximados. O relatório exportado para um dia, semana, mês, ano ou qualquer período selecionado manualmente mostrará informações exatas sobre as tarefas do projeto.
Por exemplo, um relatório sobre tarefas com despesas planejadas, despesas reais, início do temporizador, com ou sem comentários, tarefas com determinadas tags e status, por prioridade e data de conclusão.
A variabilidade dos relatórios torna o controle de projeto e tarefa flexível. Escolha os prazos e parâmetros para a geração de relatórios você mesmo. Para novos projetos, é melhor fazer relatórios para curtos períodos: dia, semana. Isso permite ajustes oportunos do processo de trabalho e evita erros custosos.
O que considerar ao escolher um sistema de gerenciamento de projetos?
- Disponibilidade de ferramentas para controle quantitativo (tempo e dinheiro)
- Disponibilidade de ferramentas para controle visual (Kanban, Calendário, Gráfico de Gantt, Relatório)
- Facilidade de uso: é essencial que a funcionalidade do sistema seja compreensível e conveniente para toda a equipe, do contador ao desenvolvedor.
- Capacidade de detalhar dados sobre projetos e tarefas (disponibilidade de filtros)