Controllare un progetto implica sistematizzare, generare report per qualsiasi periodo e monitorare i costi del progetto in vari stadi della sua realizzazione.
Che cos’è un Piano di Progetto?
Un piano di progetto è un documento che definisce obiettivi, compiti, risorse e fasi di esecuzione del progetto, insieme alla loro tempistica. Include un programma di lavoro, costi, rischi e strategie di gestione per raggiungere efficacemente gli obiettivi del progetto.
Un piano di attuazione del progetto è un documento strategico che delinea obiettivi, compiti, scadenze e risorse necessarie per l’esecuzione di successo del progetto. Crea una struttura chiara volta a raggiungere gli obiettivi.
Come Creare un Piano di Attuazione del Progetto
Creare un piano di attuazione del progetto è un passo critico per il successo. La descrizione generale definisce i principali parametri e obiettivi del progetto, stabilendo una struttura di base per ulteriori revisioni dettagliate.
Passo 1: Definire Obiettivi e Parametri del Progetto
Il primo passo consiste nel definire gli obiettivi e i principali parametri, aiutando a formare il concetto generale del progetto, che include:
- Obiettivi
- Ambito di lavoro
- Condizioni chiave di esecuzione
Passo 2: Strategia di Esecuzione e Assegnazione delle Risorse
Il secondo passo consiste nello sviluppare una strategia per l’esecuzione di compiti specifici e identificare le risorse necessarie per la loro attuazione. Descrivere ogni compito e identificare i partecipanti chiave aiuta ad evitare malintesi e garantisce un uso efficiente delle risorse.
Passo 3: Piano di Comunicazione e Metriche di Successo
Il terzo passo si concentra sullo sviluppo di un piano di comunicazione e sulla definizione delle metriche di successo. Garantire una comunicazione interna ed esterna efficace assicura una comprensione reciproca tra tutte le parti e una risposta tempestiva ai cambiamenti. Definire le metriche di successo fornisce criteri specifici per valutare i risultati.
Passo 4: Gestione del Rischio
Il quarto passo consiste nell’identificare i rischi e sviluppare strategie di gestione. Analizzare le potenziali sfide e prepararsi alla loro risoluzione rende il piano più flessibile e adattabile ai cambiamenti.
Passo 5: Riepilogo e Affinamento Finale
Il passo finale è riassumere e affinare l’intero piano. Ciò comporta un’ultima revisione di tutti i passaggi, considerando tutte le correzioni e i miglioramenti. La fase conclusiva garantisce la completezza e la coerenza del piano di attuazione del progetto intra l’esecuzione.
Controllo delle Fasi di Attuazione del Progetto
Controllare le fasi di attuazione del progetto implica confrontare le tempistiche e i budget pianificati con le cifre effettive in vari stadi del lavoro del progetto. In passato, il controllo qualità di un progetto comportava la compilazione di numerosi documenti (alcuni dei quali inevitabilmente andavano persi), ma oggi, l’attuazione del progetto può essere monitorata utilizzando un sistema di gestione del progetto.
Ora, tutto il lavoro del progetto sarà all’interno di un unico sistema. Ciò significa niente più report cartacei, report di spese grossolane alla fine del mese, scadenze non rispettate senza spiegazione e un’esecuzione dei compiti caotica.
Fasi di Attuazione del Progetto
- Creare un Progetto: Il nome dovrebbe essere chiaro e conciso, e la descrizione dovrebbe essere precisa.
- Aggiungere File: Se il team deve lavorare con file per l’attuazione del progetto, aggiungerli.
- Stabilire Scadenze: Avere scadenze consente una pianificazione dettagliata del lavoro del progetto.
- Specificare le Spese Pianificate: Questo può includere la quantità di tempo e budget probabilmente necessari per l’attuazione del progetto, o uno dei due: tempo o budget.
- Assegnare un Manager di Progetto e una Persona Responsabile: Questa può essere la stessa persona o diversi individui.
Avere un Manager di Progetto e una Persona Responsabile aumenta le probabilità di attuazione di successo del progetto. Il compito del Manager è monitorare e controllare l’esecuzione del progetto. Il compito della Persona Responsabile è seguire il piano di progetto pre-approvato, comunicare con il team, identificare e apportare modifiche tempestivamente, preparare report di progetto, e altro ancora. - Selezionare Stato e Tag: Ogni progetto all’interno del sistema di gestione può avere uno stato e diversi tag. Stato e tag possono cambiare durante le fasi di attuazione del progetto. Gli strumenti di controllo come stato e tag diventano elementi chiave.
Pianificare l’Esecuzione dei Compiti per il Progetto
Quando il progetto e le sue informazioni sono inserite nel servizio di gestione del progetto, il passo successivo è suddividere il progetto in compiti individuali. Come per il progetto, ogni compito può includere:
- Titolo
- Cartella (selezionare il team a cui appartiene il compito)
- Persona Responsabile
- Stato e Tag
- Scadenza
- Spese Pianificate
- Team
Come Controllare l’Esecuzione dei Compiti
Ogni compito ha dati iniziali che possono cambiare durante il processo di lavoro. Ad esempio: se per un compito erano pianificati 20 ore ma né sono state effettivamente spese 30.
Confrontare il Piano e il Fattore consente di giustificare al cliente perché determinate spese di compito devono essere adeguate.
È meglio affidare il controllo dell’esecuzione dei compiti a un dipendente, come la Persona Responsabile del compito.
Strumenti per Controllare l’Attuazione di Progetti e Compiti
Ora che i compiti individuali all’interno del progetto sono stati creati e documentati, è fondamentale utilizzare efficacemente gli strumenti di controllo.
Il processo di attuazione di un sistema di gestione del progetto può essere impegnativo per il team (tutto ciò che è nuovo è spesso accolto con resistenza), quindi è essenziale spiegare perché strumenti specifici sono importanti per i risultati complessivi del team e l’efficienza di ciascun membro.
Puoi testare autonomamente il servizio di gestione del progetto, quindi aiutare il team ad adattarsi alle nuove regole di gestione di progetti e compiti. In alternativa, nomina qualcuno responsabile per la formazione del team.
Strumento #1: Timer
Il timer può essere utilizzato per ogni compito. Se più persone lavorano su un compito, i totali dei timer vengono sommati, ma ogni partecipante vede i propri dati e può utilizzarli nei report.
Il timer consente di controllare il tempo effettivamente speso su un compito. Usare il timer diventerà un’abitudine vantaggiosa se il team comprende la sua importanza.
Perché è importante avviare il timer per un compito?
Chiarisce le spese di tempo effettivo, e se differiscono dal piano, questo può essere mostrato al Manager o al cliente per adeguamenti del piano.
Se non tutti i dipendenti avviano il timer all’inizio di un compito, possono inserire il tempo effettivo speso in seguito: la quantità di tempo e il costo di questo tempo o solo uno dei due.
Strumento #2: Calendario
Tutti i compiti con scadenze impostate appariranno sul Calendario. Ma non sono tutti i vantaggi del Calendario all’interno del sistema di gestione del progetto.
Sul Calendario, puoi anche:
- Vedere le date di inizio e fine di ferie/malattie per i dipendenti
- Filtrare i compiti per tag, stati, priorità
- Filtrare i compiti per dati inseriti, file allegati
Strumento #3: Kanban
Questo è un tabellone di visualizzazione che mostra i compiti a diversi stadi di esecuzione. Stadio di esecuzione = stato. Per spostare un compito su Kanban, deve essere impostato uno stato.Il vantaggio di Kanban come strumento di controllo visivo è la possibilità di trascinare i compiti da uno stadio all’altro. Visivamente, Kanban appare come colonne separate (precedentemente, questi erano adesivi colorati su una bacheca fisica). Ogni colonna corrisponde a uno stato specifico.
Ad esempio, c’è un compito da creare una proposta commerciale. La prima fase è la scrittura. Questo compito avrà lo stato “Scrittura”. Dopo che il testo è scritto, il compito può essere spostato allo stadio successivo (trascinato nella colonna successiva), cambiando lo stato in “Design”.
Strumento #4: Diagramma di Gantt
Un altro strumento di controllo visivo. I progetti, i compiti e i sottocompiti sono visualizzati nel Diagramma di Gantt. Puoi modificare la data di scadenza di un compito nel Diagramma di Gantt senza modificare il compito.
Il Diagramma di Gantt è una mappa del progetto che traccia le connessioni tra i compiti, punti critici, date di inizio e fine dell’esecuzione dei compiti.
Controlla l’esecuzione dei compiti con il Diagramma di Gantt basato su indicatori visivi colorati delle scadenze e creazione di connessioni tra compiti. Ad esempio, se la scadenza di un compito è ritardata, verrà indicato nel Diagramma di Gantt con un indicatore di colore.
Come collegare i compiti nel Diagramma di Gantt?
Puoi collegare la data di fine di un compito alla data di inizio di un altro se sono correlati e il risultato del secondo compito dipende dal completamento con successo del primo.
Strumento #5: Report
I sistemi di gestione dei progetti possono generare ed esportare report per qualsiasi periodo e parametri necessari. I report non si chiudono più alla fine del mese sulla base di dati approssimativi. Il report esportato per un giorno, settimana, mese, anno o qualsiasi periodo selezionato manualmente mostrerà informazioni esatte sui compiti del progetto.
Ad esempio, un report sui compiti con spese pianificate, spese effettive, inizio timer, con o senza commenti, compiti con determinati tag e stato, per priorità e data di fine.
La variabilità dei report rende il controllo di progetti e compiti flessibile. Scegli tu stesso le tempistiche e i parametri per la generazione dei report. Per i nuovi progetti, è meglio fare report per brevi periodi: giorno, settimana. Questo consente di regolare tempestivamente il processo lavorativo e di evitare errori costosi.
Cosa Cercare Quando si Sceglie un Sistema di Gestione del Progetto?
- Disponibilità di strumenti per il controllo quantitativo (tempo e denaro)
- Disponibilità di strumenti per il controllo visivo (Kanban, Calendario, Diagramma di Gantt, Report)
- Facilità d’uso: è essenziale che le funzionalità del sistema siano comprensibili e convenienti per l’intero team, dall’addetto contabile allo sviluppatore.
- Capacità di dettagliare i dati sui progetti e compiti (disponibilità di filtri)