Řízení projektu zahrnuje systematizaci, generování zpráv za jakékoli období a sledování nákladů projektu v různých fázích jeho realizace.
Co je projektový plán?
Projektový plán je dokument, který definuje cíle, úkoly, zdroje a fáze realizace projektu, spolu s časovým harmonogramem. Obsahuje pracovní plán, náklady, rizika a strategie řízení pro efektivní dosažení cílů projektu.
Plán realizace projektu je strategický dokument popisující cíle, úkoly, termíny a zdroje potřebné pro úspěšnou realizaci projektu. Vytváří jasnou strukturu zaměřenou na dosažení cílů.
Jak vytvořit plán realizace projektu
Vytvoření plánu realizace projektu je kritickým krokem k úspěchu. Obecný popis definuje hlavní parametry a cíle projektu, čímž vytváří základní strukturu pro další podrobné zhodnocení.
Krok 1: Definujte cíle a parametry projektu
Prvním krokem je definování cílů a hlavních parametrů, které pomáhají utvářet celkovou koncepci projektu, která zahrnuje:
- Cíle
- Rozsah práce
- Klíčové podmínky realizace
Krok 2: Strategie realizace a přidělení zdrojů
Druhý krok zahrnuje vývoj strategie pro realizaci konkrétních úkolů a identifikaci zdrojů potřebných pro jejich provedení. Popis každého úkolu a identifikace klíčových účastníků pomáhá vyhnout se nedorozuměním a zajišťuje efektivní využití zdrojů.
Krok 3: Komunikační plán a metriky úspěchu
Třetí krok se zaměřuje na vývoj komunikačního plánu a definování metrik úspěchu. Zajištění efektivní interní a externí komunikace zaručuje vzájemné porozumění mezi všemi stranami a včasnou reakci na změny. Definování metrik úspěchu poskytuje konkrétní kritéria pro hodnocení výsledků.
Krok 4: Řízení rizik
Čtvrtý krok spočívá v identifikaci rizik a vývoji strategií řízení. Analýza potenciálních výzev a příprava na jejich řešení činí plán flexibilnějším a přizpůsobivějším změnám.
Krok 5: Shrnutí a konečné doladění
Posledním krokem je shrnutí a doladění celého plánu. To zahrnuje konečné přezkoumání všech kroků, zohlednění všech oprav a vylepšení. Závěrečná fáze zajišťuje úplnost a konzistenci plánu realizace projektu před jeho realizací.
Kontrola fází realizace projektu
Kontrola fází realizace projektu zahrnuje porovnání plánovaných časových harmonogramů a rozpočtů s aktuálními údaji v různých fázích projektové práce. V minulosti zahrnovala kontrola kvality projektu vyplňování řady dokumentů (z nichž některé se nevyhnutelně ztratily), ale dnes lze realizaci projektu sledovat pomocí systému řízení projektu.
Teď bude veškerá práce na projektu v rámci jednoho systému. To znamená, že nejsou více potřebné papírové zprávy, hrubé výkazy nákladů na konci měsíce, neodůvodněné zmeškání termínů a chaotické plnění úkolů.
Kroky realizace projektu
- Vytvořit projekt: Název by měl být jasný a stručný, a popis by měl být přesný.
- Přidat soubory: Pokud tým potřebuje pracovat se soubory pro realizaci projektu, přidejte je.
- Nastavit termíny: Mít termíny umožňuje podrobné plánování projektové práce.
- Specifikovat plánované náklady: To může zahrnovat množství času a rozpočtu, které budou pravděpodobně potřeba na realizaci projektu, nebo jedna ze dvou: čas nebo rozpočet.
- Přiřadit projektového manažera a odpovědnou osobu: Toto může být stejná osoba nebo různé jednotlivce.
Mít projektového manažera a odpovědnou osobu zvyšuje šanci na úspěšnou realizaci projektu. Úkolem manažera je sledovat a kontrolovat realizaci projektu. Úkolem odpovědné osoby je řídit se předem schváleným plánem projektu, komunikovat s týmem, včas identifikovat a provádět změny, připravovat projektové zprávy a další. - Vybrat status a tagy: Každý projekt v rámci systému řízení může mít jeden status a několik tagů. Status a tagy se mohou měnit během fází realizace projektu. Kontrolní nástroje, jako je status a tagy, se stávají klíčovými prvky.
Plánování plnění úkolů pro projekt
Až budou projekt a jeho informace zadány do služby řízení projektu, dalším krokem je rozdělit projekt na jednotlivé úkoly. Stejně jako u projektu, i každý úkol může zahrnovat:
- Název
- Složka (vyberte tým, ke kterému úkol patří)
- Odpovědná osoba
- Status a tagy
- Termín
- Plánované náklady
- Tým
Jak kontrolovat plnění úkolů
Každý úkol má počáteční data, která se mohou během pracovního procesu měnit. Například: pokud bylo pro úkol naplánováno 20 hodin, ale 30 bylo skutečně stráveno.
Porovnání plánu a skutečnosti umožňuje odůvodnit klientovi, proč je třeba upravit konkrétní náklady na úkol.
Je nejlepší svěřit kontrolu plnění úkolu jednomu zaměstnanci, například odpovědné osobě za úkol.
Nástroje pro kontrolu realizace projektu a úkolů
Jakmile jsou vytvořeny a zdokumentovány jednotlivé úkoly v rámci projektu, je zásadní efektivně používat kontrolní nástroje.
Proces implementace systému řízení projektu může být pro tým náročný (cokoliv nového je často provázeno odporem), proto je důležité vysvětlit, proč jsou konkrétní nástroje důležité pro celkové výsledky týmu a efektivitu každého člena.
Projektový a úkolový řízení můžete nezávisle vyzkoušet službu řízení projektů, poté pomoci týmu přizpůsobit se novým pravidlům řízení projektů a úkolů. Alternativně můžete jmenovat někoho zodpovědného za školení týmu.
Nástroj č. 1: Časovač
Časovač může být použit pro každý úkol. Pokud na úkolu pracuje více lidí, sumují se celkové časy časovačů, ale každý účastník vidí svá data a může použít je ve zprávách.
Časovač umožňuje kontrolu skutečného času stráveného na úkolu. Používání časovače se stane prospěšným zvykem, pokud tým pochopí jeho důležitost.
Proč je důležité spustit časovač pro úkol?
Upřesní skutečné časové náklady, a pokud se liší od plánu, může to být ukázáno manažerovi nebo klientovi pro úpravy plánu.
Pokud všechny zaměstnanci nezačnou časovač na začátku úkolu, mohou později zadat skutečný čas strávený: množství času a náklady tohoto času nebo pouze jeden z těchto dvou.
Nástroj č. 2: Kalendář
Všechny úkoly s nastavenými termíny se zobrazí v Kalendáři. Ale to není všechno, co Kalendář nabízí v systému řízení projektů.
Na Kalendáři můžete také:
- Vidět začátek a konec dovolených/nemocenských pro zaměstnance
- Filtrujte úkoly podle tagů, stavů, priorit
- Filtrujte úkoly podle zadaných dat, připojených souborů
Nástroj č. 3: Kanban
To je vizualizační tabule, která ukazuje úkoly v různých fázích realizace.Fáze realizace = status. Aby bylo možné posunout úkol na Kanban, musí být nastaven stav.Výhoda Kanbanu jako vizuálního kontrolního nástroje je schopnost táhnout úkoly z jedné fáze do druhé. Vizuálně Kanban vypadá jako samostatné sloupce (dříve to byly barevné nálepky na fyzické tabuli). Každý sloupec odpovídá specifickému stavu.
Například existuje úkol vytvořit obchodní nabídku. První fáze je psaní. Tomuto úkolu bude přiřazen status „Psaní“. Po napsání textu může být úkol přesunut do další fáze (přetažen do dalšího sloupce), změní se status na „Návrh“.
Nástroj č. 4: Ganttův diagram
Další vizuální kontrolní nástroj. Projekty, úkoly a podúkoly jsou zobrazeny v Ganttově diagramu. Můžete změnit termín úkolu v Ganttově diagramu bez úpravy úkolu.
Ganttův diagram je roadmap projektu sledující vazby mezi úkoly, kritické body, začátky a konce termínů plnění úkolů.
Kontrolujte plnění úkolů pomocí Ganttova diagramu na základě vizuálních barevných ukazatelů termínů a vytváření vazeb mezi úkoly. Například, pokud dojde k zpoždění termínu úkolu, bude na Ganttově diagramu označeno barevným ukazatelem.
Jak propojit úkoly v Ganttově diagramu?
Můžete propojit datum dokončení jednoho úkolu s datem zahájení druhého, pokud jsou navzájem spojeny a výsledek druhého úkolu závisí na úspěšném dokončení prvního.
Nástroj č. 5: Zprávy
Systémy řízení projektů mohou generovat a exportovat zprávy za jakékoli období a potřebné parametry. Zprávy se již na konci měsíce neuzavírají na základě přibližných dat. Exportovaná zpráva za den, týden, měsíc, rok nebo jakékoli ručně vybrané období ukáže přesné informace o projektech a úkolech.
Například zpráva o úkolech s plánovanými náklady, skutečnými náklady, začátkem časovače, s komentáři nebo bez, úkoly s určitými tagy a stavem, podle priority a data dokončení.
Variabilita zpráv činí kontrolu projektů a úkolů flexibilní. Zvolte si časové období a parametry pro generování zpráv. U nových projektů je nejlepší provádět zprávy za krátká období: den, týden. To umožňuje včasné úpravy pracovního procesu a vyhnout se nákladným chybám.
Na co se zaměřit při výběru systému řízení projektů?
- Dostupnost nástrojů pro kvantitativní kontrolu (čas a peníze)
- Dostupnost nástrojů pro vizuální kontrolu (Kanban, Kalendář, Ganttův diagram, Zpráva)
- Jednoduchost použití: je důležité, aby byla funkčnost systému srozumitelná a pohodlná pro celý tým, od účetní po vývojáře.
- Možnost podrobněji rozvést údaje o projektech a úkolech (dostupnost filtrů)