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Cómo Controlar la Implementación del Proyecto
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Cómo Controlar la Implementación del Proyecto

Con­tro­lar un proyec­to impli­ca sis­tem­ati­zar, gener­ar informes para cualquier perío­do y realizar un seguimien­to de los cos­tos del proyec­to en varias eta­pas de su implementación.

¿Qué es un Plan de Proyecto?

Un plan de proyec­to es un doc­u­men­to que define los obje­tivos, las tar­eas, los recur­sos y las eta­pas de eje­cu­ción del proyec­to, jun­to con su crono­gra­ma. Incluye un horario de tra­ba­jo, cos­tos, ries­gos y estrate­gias de gestión para lograr efi­caz­mente los obje­tivos del proyecto.

Un plan de imple­mentación de proyec­to es un doc­u­men­to estratégi­co que esboza los obje­tivos, tar­eas, pla­zos y recur­sos nece­sar­ios para la eje­cu­ción exi­tosa del proyec­to. Crea una estruc­tura clara des­ti­na­da a alcan­zar objetivos.

Cómo Crear un Plan de Imple­mentación de Proyecto

Crear un plan de imple­mentación de proyec­to es un paso críti­co para el éxi­to. La descrip­ción gen­er­al define los prin­ci­pales parámet­ros y obje­tivos del proyec­to, estable­cien­do una estruc­tura bási­ca para una revisión más detal­la­da posterior.

Paso 1: Definir los Obje­tivos y Parámet­ros del Proyecto

El primer paso es definir los obje­tivos y los prin­ci­pales parámet­ros, ayu­dan­do a for­mar el con­cep­to gen­er­al del proyec­to, que incluye:
  • Obje­tivos
  • Alcance del trabajo
  • Condi­ciones clave de ejecución
Un análi­sis detal­la­do de los obje­tivos per­mite deter­mi­nar con pre­cisión qué se nece­si­ta lograr, mien­tras que estable­cer parámet­ros define el alcance y los límites del proyecto.

Paso 2: Estrate­gia de Eje­cu­ción y Asi­gnación de Recursos

El segun­do paso impli­ca desar­rol­lar una estrate­gia para eje­cu­tar tar­eas especí­fi­cas e iden­ti­ficar los recur­sos nece­sar­ios para su imple­mentación. Describir cada tarea e iden­ti­ficar a los par­tic­i­pantes clave ayu­da a evi­tar malen­ten­di­dos y ase­gu­ra el uso efi­ciente de los recursos.

Paso 3: Plan de Comu­ni­cación y Métri­c­as de Éxito

El ter­cer paso se cen­tra en desar­rol­lar un plan de comu­ni­cación y definir métri­c­as de éxi­to. Garan­ti­zar una comu­ni­cación inter­na y exter­na efec­ti­va ase­gu­ra un entendimien­to mutuo entre todas las partes y una respues­ta opor­tu­na a cam­bios. Definir métri­c­as de éxi­to pro­por­ciona cri­te­rios especí­fi­cos para eval­u­ar resultados.

Paso 4: Gestión de Riesgos

El cuar­to paso con­siste en iden­ti­ficar ries­gos y desar­rol­lar estrate­gias de gestión. Analizar los desafíos poten­ciales y prepararse para su res­olu­ción hace que el plan sea más flex­i­ble y adapt­able a cambios.

Paso 5: Resumen y Refi­namien­to Final

El paso final es resumir y refi­nar todo el plan. Esto impli­ca una revisión final de todos los pasos, con­sideran­do todas las cor­rec­ciones y mejo­ras. La eta­pa de con­clusión ase­gu­ra la com­pleti­tud y coheren­cia del plan de imple­mentación del proyec­to i antes de la ejecución.

Con­trolan­do las Eta­pas de Imple­mentación del Proyecto

Con­tro­lar las eta­pas de la imple­mentación del proyec­to impli­ca com­parar los crono­gra­mas y pre­supuestos plan­i­fi­ca­dos con las cifras reales en varias eta­pas del tra­ba­jo del proyec­to. En el pasa­do, el con­trol de cal­i­dad de un proyec­to implic­a­ba com­ple­tar numerosos doc­u­men­tos (algunos de los cuales inevitable­mente se perdían), pero hoy, la imple­mentación del proyec­to se puede mon­i­tore­ar uti­lizan­do un sis­tema de gestión de proyectos.

Aho­ra, todo el tra­ba­jo del proyec­to estará den­tro de un úni­co sis­tema. Esto sig­nifi­ca no más informes en papel, informes de gas­tos aprox­i­ma­dos al final del mes, incumplim­ien­tos inex­pli­ca­dos de pla­zos y eje­cu­ción caóti­ca de tareas.

Pasos de Imple­mentación del Proyecto

  • Crear un Proyec­to: El nom­bre debe ser claro y con­ciso, y la descrip­ción debe ser precisa.
  • Agre­gar Archivos: Si el equipo nece­si­ta tra­ba­jar con archivos para la imple­mentación del proyec­to, agréguelos.
  • Estable­cer Pla­zos: Ten­er pla­zos per­mite una plan­i­fi­cación detal­la­da del tra­ba­jo del proyecto.
  • Especi­ficar Gas­tos Plan­i­fi­ca­dos: Esto puede incluir la can­ti­dad de tiem­po y pre­supuesto que se nece­si­tará para la imple­mentación del proyec­to, o uno de los dos: tiem­po o presupuesto.
  • Asig­nar un Ger­ente de Proyec­to y Per­sona Respon­s­able: Pueden ser la mis­ma per­sona o difer­entes indi­vid­u­os.

    Ten­er un Ger­ente de Proyec­to y una Per­sona Respon­s­able aumen­ta las prob­a­bil­i­dades de una imple­mentación exi­tosa del proyec­to. La tarea del Ger­ente es mon­i­tore­ar y con­tro­lar la eje­cu­ción del proyec­to. La tarea de la Per­sona Respon­s­able es seguir el plan del proyec­to preaproba­do, comu­ni­carse con el equipo, iden­ti­ficar y realizar cam­bios de man­era opor­tu­na, preparar informes del proyec­to, y más.
  • Selec­cionar Esta­do y Eti­que­tas: Cada proyec­to den­tro del sis­tema de gestión puede ten­er un esta­do y varias eti­que­tas. El esta­do y las eti­que­tas pueden cam­biar durante las eta­pas de imple­mentación del proyec­to. Her­ramien­tas de con­trol como el esta­do y las eti­que­tas se vuel­ven ele­men­tos clave.

Plan­i­fi­cación de la Eje­cu­ción de Tar­eas para el Proyecto

Cuan­do el proyec­to y su infor­ma­ción se ingre­san en el ser­vi­cio de gestión de proyec­tos, el sigu­iente paso es des­glosar el proyec­to en tar­eas indi­vid­uales. Como con el proyec­to, cada tarea puede incluir:
  • Títu­lo
  • Car­pe­ta (selec­cione el equipo al que pertenece la tarea)
  • Per­sona Responsable
  • Esta­do y Etiquetas
  • Fecha Límite
  • Gas­tos Planificados
  • Equipo
Tam­bién se pueden agre­gar archivos y comen­tar­ios à la tarea. Con­tro­lar las tar­eas se facil­i­tará con her­ramien­tas que mejo­ran la efi­cien­cia de todo el equipo, de cada miem­bro, y con­ducen à la imple­mentación exi­tosa del proyecto.

Cómo Con­tro­lar la Eje­cu­ción de Tareas

Cada tarea tiene datos ini­ciales que pueden cam­biar durante el pro­ce­so de tra­ba­jo. Por ejem­p­lo: si se plan­earon 20 horas para una tarea pero se real­mente se gas­taron 30.

Com­parar el Plan y el Hecho per­mite jus­ti­ficar al cliente por qué los gas­tos especí­fi­cos de la tarea deben ajustarse.

Lo mejor es con­fi­ar el con­trol de la eje­cu­ción de la tarea a un emplea­do, como la Per­sona Respon­s­able de la tarea.

Her­ramien­tas para Con­tro­lar la Imple­mentación del Proyec­to y las Tareas

Aho­ra que se han crea­do y doc­u­men­ta­do tar­eas indi­vid­uales den­tro del proyec­to, es cru­cial uti­lizar efi­caz­mente las her­ramien­tas de control.

El pro­ce­so de imple­men­tar un sis­tema de gestión de proyec­tos puede ser un desafío para el equipo (cualquier novedad a menudo se encuen­tra con resisten­cia), por lo que es esen­cial explicar por qué her­ramien­tas especí­fi­cas son impor­tantes para los resul­ta­dos gen­erales del equipo y la efi­cien­cia de cada miembro.

Puedes pro­bar de for­ma inde­pen­di­ente el ser­vi­cio de gestión de proyec­tos, luego ayu­dar al equipo a adap­tarse a las nuevas reglas de gestión de proyec­tos y tar­eas. Alter­na­ti­va­mente, des­igna a alguien respon­s­able de capac­i­tar al equipo.

Her­ramien­ta #1: Temporizador

El tem­po­rizador se puede usar para cada tarea. Si varias per­sonas tra­ba­jan en una tarea, los totales de los tem­po­rizadores se suman, pero cada par­tic­i­pante ve sus datos y puede usar­los en informes.

El tem­po­rizador per­mite con­tro­lar el tiem­po real gas­ta­do en una tarea. Usar el tem­po­rizador se con­ver­tirá en un hábito ben­efi­cioso si el equipo com­prende su importancia.


¿Por qué es impor­tante ini­ciar el tem­po­rizador para una tarea?

Aclara los gas­tos de tiem­po reales, y si difieren del plan, esto se puede mostrar al Ger­ente o al cliente para ajustes en el plan.

Si no todos los emplea­d­os ini­cian el tem­po­rizador al prin­ci­pio de una tarea, pueden ingre­sar el tiem­po real gas­ta­do pos­te­ri­or­mente: la can­ti­dad de tiem­po y el cos­to de este tiem­po o solo uno de los dos.

Her­ramien­ta #2: Calendario

Todas las tar­eas con fechas límite estable­ci­das apare­cerán en el Cal­en­dario. Pero eso no son todas las ven­ta­jas del Cal­en­dario den­tro del sis­tema de gestión de proyectos.

En el Cal­en­dario, tam­bién puedes:
  • Ver las fechas de ini­cio y fin de vacaciones/licencias por enfer­medad para los empleados
  • Fil­trar tar­eas por eti­que­tas, esta­dos, prioridades
  • Fil­trar tar­eas por datos ingre­sa­dos, archivos adjuntos

Her­ramien­ta #3: Kanban

Esta es una pizarra de visu­al­ización que mues­tra tar­eas en difer­entes eta­pas de eje­cu­ción. Eta­pa de eje­cu­ción = esta­do. Para mover una tarea en Kan­ban, se debe estable­cer un estado.

La ven­ta­ja de Kan­ban como her­ramien­ta de con­trol visu­al es la capaci­dad de arras­trar tar­eas de una eta­pa a otra. Visual­mente, Kan­ban se parece a colum­nas sep­a­radas (ante­ri­or­mente, estos eran stick­ers de col­ores en una pizarra físi­ca). Cada colum­na cor­re­sponde a un esta­do específico.

Por ejem­p­lo, hay una tarea de crear una prop­ues­ta com­er­cial. La primera eta­pa es escribir. A esta tarea se le dará el esta­do “Escri­bi­en­do”. Después de que se escri­ba el tex­to, la tarea se puede mover à la sigu­iente eta­pa (arrastra­da à la sigu­iente colum­na), cam­bian­do el esta­do a “Dis­eño”.

Her­ramien­ta #4: Grá­fi­co de Gantt

Otra her­ramien­ta de con­trol visu­al. Los proyec­tos, tar­eas y subtar­eas se mues­tran en el Grá­fi­co de Gantt. Puedes cam­biar la fecha límite de una tarea en el Grá­fi­co de Gantt sin edi­tar la tarea.

El Grá­fi­co de Gantt es un mapa de ruta del proyec­to que ras­trea las conex­iones entre tar­eas, pun­tos críti­cos, fechas de ini­cio y fin de eje­cu­ción de tareas.
Con­tro­la la eje­cu­ción de tar­eas con el Grá­fi­co de Gantt basa­do en indi­cadores visuales de col­or de fechas límite y cre­an­do conex­iones de tar­eas. Por ejem­p­lo, si la fecha límite de una tarea se retrasa, se indi­cará en el Grá­fi­co de Gantt con un indi­cador de color.

¿Cómo vin­cu­lar tar­eas en el Grá­fi­co de Gantt?

Puedes vin­cu­lar la fecha de final­ización de una tarea à la fecha de ini­cio de otra si están rela­cionadas y el resul­ta­do de la segun­da tarea depende de la final­ización exi­tosa de la primera.

Her­ramien­ta #5: Informes

Los sis­temas de gestión de proyec­tos pueden gener­ar y expor­tar informes para cualquier perío­do y parámet­ros nece­si­ta­dos. Los informes ya no se cier­ran al final del mes basa­dos en datos aprox­i­ma­dos. El informe expor­ta­do para un día, sem­ana, mes, año o cualquier perío­do selec­ciona­do man­ual­mente mostrará infor­ma­ción exac­ta sobre las tar­eas del proyecto.

Por ejem­p­lo, un informe sobre tar­eas con gas­tos plan­i­fi­ca­dos, gas­tos reales, ini­cio de tem­po­rizador, con o sin comen­tar­ios, tar­eas con cier­tas eti­que­tas y esta­do, por pri­or­i­dad y fecha de finalización.
La vari­abil­i­dad de los informes hace que el con­trol del proyec­to y las tar­eas sea flex­i­ble. Elige los pla­zos y parámet­ros para la gen­eración de informes tú mis­mo. Para nuevos proyec­tos, es mejor hac­er informes para perío­dos cor­tos: día, sem­ana. Esto per­mite un ajuste opor­tuno del pro­ce­so de tra­ba­jo y evi­ta errores costosos.

¿Qué bus­car al ele­gir un sis­tema de gestión de proyectos?

  • Disponi­bil­i­dad de her­ramien­tas para con­trol cuan­ti­ta­ti­vo (tiem­po y dinero)
  • Disponi­bil­i­dad de her­ramien­tas para con­trol visu­al (Kan­ban, Cal­en­dario, Grá­fi­co de Gantt, Informe)
  • Facil­i­dad de uso: es esen­cial que la fun­cional­i­dad del sis­tema sea com­pren­si­ble y con­ve­niente para todo el equipo, des­de el con­table has­ta el desarrollador.
  • Capaci­dad para detal­lar datos sobre proyec­tos y tar­eas (disponi­bil­i­dad de filtros)
Crea un plan de imple­mentación del proyec­to, agre­ga el proyec­to al sis­tema y des­glósa­lo en tar­eas indi­vid­uales aho­ra mis­mo. Prue­ba las her­ramien­tas de con­trol de imple­mentación de proyec­tos y tar­eas y elige las que mejor se ajusten a las especi­fi­ci­dades de tu negocio.
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