Контроль проекту зводиться до систематизації, генерації звітності за будь-який період, відстеження витрат за проектом на різних етапах його виконання.
Що таке план проекту?
План проєкту — це документ, що визначає мети, завдання, ресурси, етапи виконання проекту та їх хронологію. Він містить розклад робіт, витрати, ризики та стратегії управління для ефективного досягнення цілей проєкту.
План реалізації проекту є стратегічним документом, що визначає мету, завдання, терміни, та ресурси для успішної реалізації проекту. Він створює чітку структуру, спрямовану на досягнення цілей.
Як скласти план виконання проекту?
Складання плану виконання проекту є критичним етапом для успіху. Загальний опис визначає основні параметри та цілі проекту, створюючи базову структуру для подальшого детального розгляду.Крок 1. Визначення мети та параметрів проекту
Перший крок є визначенням мети та основних параметрів, що допомагає сформувати загальну концепцію проекта, яка містить:
- цілі;
- обсяг робіт;
- ключові умови виконання.
Крок 2. Стратегія виконання та визначення ресурсів
Другий крок є розробкою стратегії виконання конкретних завдань та визначення ресурсів, необхідних для їх реалізації. Опис кожного завдання та визначення ключових учасників допомагають уникнути непорозумінь та забезпечують ефективне використання ресурсів.Крок 3. План комунікацій та метрики успішності
Третій крок фокусується на розробці плану комунікацій та визначенні метрик успішності. Забезпечення ефективної комунікації внутрішньої та зовнішньої гарантує взаєморозуміння всіх сторін та вчасне реагування на зміни. Визначення метрик вимірювання успішності надає конкретні критерії для оцінки результатів.Крок 4. Управління ризиками
Четвертий крок складається визначення ризиків та розробка стратегій управління ними. Аналіз можливих труднощів та підготовка до їхнього вирішення робить план більш гнучким та придатним до змін.
Крок 5. Узагальнення та фінальне уточнення
Останній крок — узагальнення та фінальне уточнення всього плану. Тут проводиться остаточна перевірка всіх кроків, враховуючи всі внесені корективи та вдосконалення. Завершальний етап дозволяє забезпечити повноту та консистентність плану виконання проекту перед його реалізацією.
Контроль етапів реалізації проекту — це порівняння планових термінів і бюджетів з фактичними на окремих етапах роботи над проектом. Якщо раніше контроль якості проекту зводився до заповнення сотні паперів (частина з яких губилася, звичайно), то сьогодні контролювати реалізацію проекту можна за допомогою системи управління проектами.
Тепер уся робота над проектом буде в рамках однієї системи. Тобто: більше немає паперових звітів, приблизних звітів по витратам в кінці місяця, безпричинного зриву дедлайнів і хаотичного виконання задач.
Етапи виконання проекту
- Створіть проект. Назва повинна бути зрозумілою і лаконічною, опис — точним.
- Додайте файли. Якщо для реалізації проекту команді важливо працювати з файлами — додайте їх.
- Вкажіть терміни. Наявність дедлайнів дозволить детально спланувати роботу над проектом.
- Вкажіть планові витрати. Це може бути кількість часу і бюджет, ймовірно необхідні для реалізації проекту, або одне з двох: час або бюджет.
Призначте Керівника проекту та Відповідального. Це може бути одна і та ж людина або різні.
Наявність Керівника і Відповідального підвищує шанси успішної реалізації проекту. Завдання Керівника — моніторинг виконання проекту і контроль. Завдання Відповідального — дотримуватися заздалегідь затвердженого плану по проекту (про планування розповімо окремо), комунікувати з командою, вчасно виявляти та вносити зміни, готувати звітність за проектом і т.д.
Виберіть статус і мітки. Для кожного проекту всередині системи управління можна вибрати усього один статус і кілька міток. Статус і мітки можуть змінюватися в процесі етапів реалізації проекту. Такі інструменти контролю, як статус і мітки, стануть ключовими.
Де і як застосувати набір міток і статус для контролю реалізації проекту ми детально опишемо в блоці «Інструменти для контролю реалізації проекту».
Виберіть команду проекту. Над проектом може працювати одна або кілька команд, а також окремі учасники однієї команди або різних.
Планування виконання задач за проектом. Навіщо розбивати проект на окремі завдання
Коли проект і інформація по ньому внесені в сервіс управління проектами, наступний етап — розбивка проекту на окремі задачі. Як і для проекту, для кожної окремої задачі можна вказати: назву, папку (вибрати команду, якій належить ця задача), Відповідального, статус і мітки, термін виконання, планові витрати, команду.
Також можна додати файли і коментарі до задачі.
Контроль задач співробітників буде здійснюватися за допомогою інструментів, які в проектному менеджменті покращують ефективність роботи усієї команди, кожного окремого учасника і призводять до успішної реалізації усього проекту.
Як контролювати виконання задач проекту
Для кожної задачі є вихідні дані, які в процесі роботи можуть змінюватися. Наприклад: було заплановано для виконання задачі двадцять годин, але за фактом пішло тридцять.
Порівняння Плану і Факту дає можливість аргументувати клієнту, чому витрати по конкретній задачі потрібно коригувати.
Контроль виконання поставлених задач краще довірити одному співробітнику. Наприклад: це може бути Відповідальний за задачу.
Інструменти для контролю реалізації проекту і задач
Тепер, коли в рамках проекту створені і оформлені окремі задачі, важливо ефективно використовувати інструменти контролю.
Процес впровадження системи управління проектами може бути для команди непростим (все нове часто сприймається болісно), тому важливо пояснити, чому той чи інший інструмент важливі для загального результату команди і ефективності кожного окремого учасника.
Ви можете самостійно протестувати сервіс управління проектами, після чого можете допомогти команді з адаптацією до нових правил ведення проектів і задач. Також можна призначити відповідального за навчання команди.
Інструмент №1 — Таймер
Таймер можна використовувати для кожної окремої задачі. Якщо над задачею працює кілька людей, таймери по закінченню роботи сумуються, але при цьому кожен учасник бачить свої дані і може використовувати їх в звіті.
Таймер дає можливість контролювати фактичні витрати часу по задачі. Використання таймера стане корисною звичкою, якщо донести до команди важливість цього інструменту.
Чому важливо запускати таймер до задачі?
Стають зрозумілими фактичні витрати часу, і якщо вони відрізняються від плану — це можна показати Керівнику або клієнту для внесення змін в планові витрати.
Якщо не всі співробітники запускають таймер на старті роботи над задачею, вони можуть внести фактичні витрати по закінченню роботи: кількість витраченого часу і вартість цього часу або щось одне.
Питання: Як контролювати час? — одне з найбільш розповсюджених. Керівники, менеджери проекту, клієнти хочуть контролювати час за проектом і окремими задачами. Контроль витраченого часу виключає помилки, які можуть коштувати грошей, репутації і кінцевого результату.
Інструмент №2 — Календар
Всі задачі, для яких було вказано при створенні крайній термін виконання, будуть відображатися на Календарі. Але це не всі переваги Календаря всередині системи управління проектами.
На Календарі також можна:
- бачити дати початку і крайнього терміну відпусток \ лікарняних у співробітників
- фільтрувати завдання по мітках, статусам, пріоритету
- фільтрувати завдання за внесеними данними, вкладенеми файлами
Інструмент №3 — Канбан
Це дошка візуалізації, на якій відображені всі задачі на різних етапаха виконання. Етап виконання = статус. Тобто, для того, щоб задача переміщалася по Канбан, для неї важливо вказати статус.
Перевага Канбан, як візуального інструменту контролю реалізації задач — це можливість перетягувати задачі від одного етапу до іншого. Візуально Канбан виглядає як окремі колонки (раніше це були кольорові стікери на фізичній дошці). Кожна колонка відповідає певному статусу.
Наприклад: є задача по створенню комерційної пропозиції. Перший етап — написання. Для цієї задачі буде додано статус «Написання». Після того, як текст написаний, задачу можна перенести на наступний етап (перетягнути в наступну колонку), змінивши тим самим статус на «Оформлення».
Інструмент №4 — Діаграма Ґанта
Ще один інструмент візуального контролю. На Діаграмі Ґанта відображаються проекти, задачі і підзадачі. На Діаграмі можна змінювати термін виконання задачі, наприклад, не переходячи до її редагування.
Діаграма Ґанта — дорожня карта проекту, на якій відслідковуються зв’язки між задачами, критичні точки, дати початку і завершення роботи над задачею.
Контроль виконання задач за допомогою Діаграми Ґанта грунтується на візуальній кольоровий індикації термінів, створенні зв’язків між задачами. Наприклад: якщо термін виконання задачі затримується, це відобразиться на Діаграмі Ґанта кольоровим індикатором.
Як зв’язувати задачі між собою на Діаграмі Ґанта? Можна зв’язати дату фінішу однієї задачі з датою старту іншої, якщо вони пов’язані між собою і результат другої залежить від успішного завершення першої.
Розуміння того, коли саме той чи інший учасник команди йде у відпустку, дозволит скорегувати робочий процес так, щоб робота над проектом не зупинялася. Наприклад, можна передати Відповідальність за виконання задачі тимчасово відсутнього співробітника іншому учаснику команди.
Інструмент №5 — Звіти
В системі управління проектами можна генерувати і вивантажувати звіти за будь-який період і за потрібними вам параметрами. Тобто, тепер звітність не буде закриватися в кінці місяця, де за основу беруться приблизні дані. У вивантаженому звіті за день, тиждень, місяць, рік або будь-який обраний вручну період, буде відображатися точна інформація за задачами проекту.
Наприклад: звіт за задачами із зазначенням планових витрат, із зазначенням фактичних витрат, із запущеним таймером, з коментарями чи без них, задачі з певними мітками і статусом, за пріоритетом і датою фінішу.
Варіативність звітів дозволяє зробити контроль реалізації проекту і задач гнучким. Самостійно обирайте терміни і параметри генерації звіту. Для нових проектів краще за все робити звіт за невеликий період: день, тиждень. Так можна скорегувати робочий процес вчасно і уникнути помилок, які можуть коштувати грошей.
На що звернути увагу при виборі системи управління проектами?
- Наявність інструментів для кількісного контролю (час і гроші)
- Наявність інструментів для візуального контролю (Канбан, Календар, Діаграма Ґанта, Звіт)
- Зручність використання. Важливо, щоб функціонал системи був зрозумілий і зручним у використанні всій команді: від бухгалтера — до розробника.
- Можливість деталізації даних по проектам і задачам (наявність фільтрів)
Створити план реалізації проекту, додати проект в систему і розбити його на окремі задачі можна просто зараз. Протестуйте інструменти контролю реалізації проектів і задач та оберіть ті, які максимально підійдуть з урахуванням специфіки вашого бізнесу.