Contrôler un projet implique de systématiser, de générer des rapports pour toute période, et de suivre les coûts du projet à différentes étapes de sa mise en œuvre.
Qu’est-ce qu’un Plan de Projet ?
Un plan de projet est un document qui définit les objectifs, les tâches, les ressources et les étapes de l’exécution du projet, ainsi que leur calendrier. Il comprend un calendrier de travail, des coûts, des risques, et des stratégies de gestion pour atteindre efficacement les objectifs du projet.
Un plan d’implémentation de projet est un document stratégique décrivant les objectifs, les tâches, les délais et les ressources nécessaires pour une exécution réussie du projet. Il crée une structure claire visant à atteindre les objectifs.
Comment Créer un Plan d’Implémentation de Projet
Créer un plan d’implémentation de projet est une étape critique pour le succès. La description générale définit les principaux paramètres et objectifs du projet, établissant une structure de base pour un examen plus détaillé ultérieur.
Étape 1 : Définir les Objectifs et Paramètres du Projet
La première étape consiste à définir les objectifs et les principaux paramètres, aidant à former le concept global du projet, qui comprend :
- Objectifs
- Portée du travail
- Conditions d’exécution clés
Étape 2 : Stratégie d’Exécution et Allocation des Ressources
La deuxième étape consiste à développer une stratégie pour exécuter des tâches spécifiques et à identifier les ressources nécessaires à leur mise en œuvre. Décrire chaque tâche et identifier les participants clés aide à éviter les malentendus et assure une utilisation efficace des ressources.
Étape 3 : Plan de Communication et Métriques de Succès
La troisième étape se concentre sur le développement d’un plan de communication et la définition des métriques de succès. Assurer une communication interne et externe efficace garantit une compréhension mutuelle entre toutes les parties et une réponse rapide aux changements. La définition des métriques de succès fournit des critères spécifiques pour évaluer les résultats.
Étape 4 : Gestion des Risques
La quatrième étape consiste à identifier les risques et à développer des stratégies de gestion. L’analyse des défis potentiels et la préparation à leur résolution rendent le plan plus flexible et adaptable aux changements.
Étape 5 : Résumé et Perfectionnement Final
L’étape finale consiste à résumer et à peaufiner l’ensemble du plan. Cela implique une révision finale de toutes les étapes, tenant compte de toutes les corrections et améliorations. L’étape de conclusion garantit la complétude et la cohérence du plan d’implémentation du projet implementation avant l’exécution.
Contrôler les Étapes de Mise en Œuvre du Projet
Contrôler les étapes de la mise en œuvre du projet implique de comparer les délais et budgets prévus avec les chiffres réels à différentes étapes des travaux du projet. Par le passé, le contrôle de la qualité d’un projet impliquait de remplir de nombreux documents (dont certains finissaient inévitablement par se perdre), mais aujourd’hui, la mise en œuvre du projet peut être surveillée à l’aide d’un système de gestion de projet.
Maintenant, tout le travail du projet sera dentro d’un système unique. Cela signifie plus de rapports papier, de rapports de dépenses approximatifs à la fin du mois, de délais manqués inexpliqués, et d’exécution chaotique des tâches.
Étapes de Mise en Œuvre du Projet
- Créer un Projet : Le nom doit être clair et concis, et la description doit être précise.
- Ajouter des Fichiers : Si l’équipe doit travailler avec des fichiers pour la mise en œuvre du projet, les ajouter.
- Fixer des Délais : Avoir des délais permet une planification détaillée des travaux du projet.
- Spécifier les Dépenses Prévues : Cela peut inclure le montant de temps et le budget nécessaires pour la mise en œuvre du projet, ou l’un des deux : temps ou budget.
- Assigner un Responsable de Projet et une Personne Responsable : Cela peut être la même personne ou des individus différents.
Avoir un Responsable de Projet et une Personne Responsable augmente les chances de réussite de la mise en œuvre du projet. La tâche du Responsable est de surveiller et de contrôler l’exécution du projet. La tâche de la Personne Responsable est de suivre le plan de projet pré-approuvé, de communiquer avec l’équipe, d’identifier et de mettre en œuvre des changements rapidement, de préparer des rapports de projet, et plus encore. - Sélectionner le Statut et les Étiquettes : Chaque projet au sein du système de gestion peut avoir un statut et plusieurs étiquettes. Le statut et les étiquettes peuvent changer au cours des étapes de mise en œuvre du projet. Les outils de contrôle, tels que le statut et les étiquettes, deviennent des éléments clés.
Planification de l’Exécution des Tâches pour le Projet
Lorsque le projet et ses informations sont entrés dans le service de gestion de projet, la prochaine étape consiste à décomposer le projet en tâches individuelles. Comme pour le projet, chaque tâche peut inclure :
- Titre
- Dossier (sélectionner l’équipe à laquelle la tâche appartient)
- Personne Responsable
- Statut et Étiquettes
- Deadline
- Dépenses Prévues
- Équipe
Comment Contrôler l’Exécution des Tâches
Chaque tâche a des données initiales qui peuvent changer au cours du processus de travail. Par exemple : si 20 heures étaient planifiées pour une tâche mais que 30 ont été réellement dépensées.
Comparer le Plan et le Fait permet de justifier au client pourquoi les dépenses spécifiques de la tâche doivent être ajustées.
Il est préférable de confier le contrôle de l’exécution des tâches à un employé, tel que la Personne Responsable de la tâche.
Outils pour Contrôler la Mise en Œuvre du Projet et des Tâches
Maintenant que les tâches individuelles au sein du projet sont créées et documentées, il est crucial d’utiliser efficacement les outils de contrôle.
Le processus de mise en œuvre d’un système de gestion de projet peut être difficile pour l’équipe (tout ce qui est nouveau est souvent accueilli avec résistance), donc il est essentiel d’expliquer pourquoi des outils spécifiques sont importants pour les résultats globaux de l’équipe et l’efficacité de chaque membre.
Vous pouvez tester indépendamment le service de gestion de projet, puis aider l’équipe à s’adapter aux nouvelles règles de gestion de projet et de tâches. Alternativement, nommer quelqu’un responsable de la formation de l’équipe.
Outil n°1 : Minuteur
Le minuteur peut être utilisé pour chaque tâche. Si plusieurs personnes travaillent sur une tâche, les totaux des minuteurs sont additionnés, mais chaque participant voit ses données et peut les utiliser dans les rapports.
Le minuteur permet de contrôler le temps réel passé sur une tâche. Utiliser le minuteur deviendra une habitude bénéfique si l’équipe comprend son importance.
Pourquoi est-il important de démarrer le minuteur pour une tâche ?
Il clarifie les dépenses de temps réelles, et si elles diffèrent du plan, cela peut être montré au Responsable ou au client pour des ajustements du plan.
Si tous les employés né démarrent pas le minuteur au début d’une tâche, ils peuvent entrer le temps réel passé par la suite : la quantité de temps et le coût de ce temps ou juste l’un des deux.
Outil n°2 : Calendrier
Toutes les tâches avec des délais fixés apparaîtront sur le Calendrier. Mais ce n’est pas tout les avantages du Calendrier au sein du système de gestion de projet.
Sur le Calendrier, vous pouvez aussi :
- Voir les dates de début et de fin des vacances/congés maladie des employés
- Filtrer les tâches par étiquettes, statuts, priorités
- Filtrer les tâches par données saisies, fichiers joints
Outil n°3 : Kanban
Il s’agit d’un tableau de visualisation montrant les tâches à différents stades d’exécution. Stage d’exécution = statut. Pour déplacer une tâche sur Kanban, un statut doit être défini.L’avantage de Kanban en tant qu’outil de contrôle visuel est la capacité de faire glisser les tâches d’un stade à un autre. Visuellement, Kanban ressemble à des colonnes séparées (auparavant, c’étaient des autocollants colorés sur un tableau physique). Chaque colonne correspond à un statut spécifique.
Par exemple, il y a une tâche à créer une proposition commerciale. La première étape est l’écriture. Cette tâche recevra le statut “Écriture”. Après que le texte soit écrit, la tâche peut être déplacée à l’étape suivante (glissée vers la colonne suivante), en changeant le statut en “Conception”.
Outil n°4 : Diagramme de Gantt
Un autre outil de contrôle visuel. Les projets, tâches et sous-tâches sont affichés sur le Diagramme de Gantt. Vous pouvez changer la date limite d’une tâche sur le Diagramme de Gantt sans éditer la tâche.
Le Diagramme de Gantt est une feuille de route du projet traçant les connexions entre les tâches, les points critiques, les dates de début et de fin de l’exécution des tâches.
Contrôlez l’exécution des tâches avec le Diagramme de Gantt basé sur des indicateurs de couleur visuels des délais et créant des connexions entre les tâches. Par exemple, si la date limite d’une tâche est retardée, cela sera indiqué sur le Diagramme de Gantt par un indicateur de couleur.
Comment lier des tâches sur le Diagramme de Gantt ?
Vous pouvez lier la date de fin d’une tâche à la date de début d’une autre si elles sont liées et que le résultat de la seconde tâche dépend de l’achèvement réussi de la première.
Outil n°5 : Rapports
Les systèmes de gestion de projet peuvent générer et exporter des rapports pour toute période et les paramètres nécessaires. Les rapports né se ferment plus à la fin du mois sur la base de données approximatives. Le rapport exporté pour un jour, une semaine, un mois, un an, ou toute période sélectionnée manuellement montrera des informations exactes sur les tâches du projet.
Par exemple, un rapport sur les tâches avec les dépenses prévues, les dépenses réelles, le début du minuteur, avec ou sans commentaires, les tâches avec certaines étiquettes et statut, par priorité et date de fin.
La variabilité des rapports rend le contrôle des projets et des tâches flexible. Choisissez vous-même les délais et paramètres pour la génération de rapports. Pour les nouveaux projets, il est préférable de faire des rapports sur de courtes périodes : jour, semaine. Cela permet d’ajuster en temps utile le processus de travail et d’éviter des erreurs coûteuses.
À quoi faire attention lors du choix d’un système de gestion de projet ?
- Disponibilité des outils pour le contrôle quantitatif (temps et argent)
- Disponibilité des outils pour le contrôle visuel (Kanban, Calendrier, Diagramme de Gantt, Rapport)
- Facilité d’utilisation : il est essentiel que la fonctionnalité du système soit compréhensible et pratique pour toute l’équipe, de l’expert-comptable au développeur.
- Capacité à détailler les données sur les projets et les tâches (disponibilité de filtres)